Verkoopoperaties ontrafeld: Wat het is, waarom het belangrijk is, en hoe het goed te doen.

De verkoopafdeling, die in de jaren zeventig bij Xerox ontstond, speelde een sleutelrol bij het prognosebeheer, de strategische planning en het ontwerpen van gebieden. Het was bedoeld om alle taken achter de schermen uit te voeren die niemand wilde doen, maar die essentieel zijn voor het succes van het team. We gaan nu vier decennia verder en verkoopactiviteiten zijn een van de snelst groeiende functies in de verkoop, met een bereik in elk aspect van het verkoopproces.

Gestandaardiseerde en gevestigde verkoopactiviteiten zorgen voor een consistente stroom leads door de pijplijn. Zonder dat kunnen verkoopactiviteiten snel in een staat van wanorde raken, waarbij kansen door de mazen van het net glippen en de omzet afneemt. Volgens het SaleforceState of Sales-rapport is ongeveer 85% van de verkoopprofessionals van mening dat de verkoopactiviteiten in de loop der jaren strategischer zijn geworden. In hetzelfde onderzoek zegt 90% dat verkoopteams een belangrijke rol spelen bij het stimuleren van groei.

Wat is verkoop?

Verkoopactiviteiten is een systeem van gestandaardiseerde processen die alle aspecten van verkoop regelen, van verkoopstrategie, leadbeheer, gebiedsstructurering en afstemming tot verkoopprovisieplannen, optimalisatie, automatisering, gegevensanalyse, training en rapportage. Het stelt verkoopbedrijven in staat om consistent leads te genereren, relaties te onderhouden en verkopen te sluiten om inkomsten te genereren.

Verkoopactiviteiten stellen dagelijkse doelen voor de vertegenwoordigers en hun managers. Dit omvat taken zoals het voltooien van pijplijnfasen en zorgvuldige gegevensinvoer voor de vertegenwoordigers, en werknemersmotivatie, compensatie en middelentoewijzing voor de managers. Een goed gestructureerde en geformaliseerde verkoopactiviteit definieert duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid en stelt processen in om de naleving ervan te garanderen.

Reikwijdte en verantwoordelijkheden van de verkoop

De sales ops teams kunnen bestaan uit een handvol individuen tot meer dan een dozijn experts in een team, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de omvang van de activiteiten. Hun taak is de productiviteit, efficiëntie en zakelijke impact van de verkoopteams te bevorderen. Dit zijn de gebieden waarop het sales operations-proces invloed kan uitoefenen:

1. Organisatie van het verkoopteam

De verkoopafdeling beïnvloedt de organisatie van de verkoopteams om hun efficiëntie en prestaties te maximaliseren. Zij herstructureren de teams ook om goed verkoopgedrag aan te moedigen en een buffer te vormen tegen slechte prestaties. De verkoopafdeling houdt bijvoorbeeld rekening met de sterke en zwakke punten van individuele verkopers en herpositioneert hen om met de klanten te werken waar zij het best presteren.

2. Communicatie met het verkoopteam

Sales ops bouwt de communicatiestructuur in de teams op om transparantie en teamafstemming te garanderen. Ze gebruiken verschillende kanalen voor rapportage over verkopen en campagnes, samen met aankondigingen, nieuws en verkoopwinsten. Zij zorgen ervoor dat alle communicatie die nodig is om topprestaties te leveren aanwezig is en dat de vertegenwoordigers er ten volle gebruik van maken.

3. Verkoopstrategie

Sales operations zijn belast met het opstellen van verkoopstrategieplannen op basis van hun gegevensanalyse en prognoses. Zij bepalen toekomstige verkoopdoelstellingen en komen met strategieën voor de teams om verkoopcycli te verkorten, conversies te verbeteren en verkoopwinsten te maximaliseren.

4. Opleiding

Om voorspelbare prestaties te bereiken, moeten verkopers goed zijn opgeleid in hun rol. Sales operations neemt de verantwoordelijkheid op zich om zowel de bestaande als de nieuwe vertegenwoordigers op te leiden. Zij kunnen ook mentorschapsprogramma's en teambuildingactiviteiten opzetten en HR-managementsoftwaretools gebruiken om een gezonde werkcultuur te bevorderen die verkopers motiveert en de betrokkenheid verbetert.

5. Gebiedsdefinitie

Verkoopgebieden bepalen een aantal variabelen voor verkopers, zoals hun prospectpool, totale omzet, beschikbare commissies en zelfs de werkdruk. Aangezien sales ops verantwoordelijk is voor prognoses en strategie, zijn zij ook verantwoordelijk voor territoria om ervoor te zorgen dat de beste vertegenwoordigers in de juiste gebieden worden geplaatst.

6. Technologiebeheer

Sales ops overbrugt de kloof tussen de technische teams en de verkopers om de juiste tools en training te introduceren die nodig zijn om de verkopers optimaal te laten presteren. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de opleiding en implementatie van de technologie die het verkoopproces stroomlijnt.

7. Het genereren van leads

Sales ops beheert administratieve taken zoals het boeken van afspraken en het genereren van leads met contacten en leads. Als deze taken apart worden afgehandeld, kunnen de verkoopteams zich meer richten op het verkopen en koesteren van leads. Ze communiceren duidelijk wie in de verkoopteams buyer persona's mag volgen en wie de marketingkwalificerende leads krijgt.

8. Ondersteuning van verkoopvertegenwoordigers

De belangrijkste functie van sales ops is het stroomlijnen van het proces zodat verkopers hun werk efficiënt kunnen doen. Dit gebeurt via verschillende taken zoals mentorschap, opleiding voor de rol, het opstellen van contacten, het verstrekken van leads en het beheren van transacties. Ze ondersteunen de verkoper ook op andere manieren door technologie en communicatie mogelijk te maken die helpen meer leads te koesteren en te sluiten.

9. Beheer van verkoopgegevens

Verkoopgegevens zijn cruciaal om inzicht te krijgen in de prestaties van het verkoopproces, de campagne, het product en zelfs de strategie. Sales ops gebruikt deze gegevens om bestaande processen aan te passen of om nieuwe verkoopplannen op te stellen als de gegevens de noodzaak daartoe aangeven. Gegevens uit concurrentieonderzoek, markttrends en interne prestaties worden ook gebruikt om de verkoopstrategie aan te passen en nieuwe doelen te stellen.

10. Verkoopvoorspellingen

Verkoopprognoses zijn een essentiële stap die een referentie vormt voor toekomstige prestaties van de verkoopteams. Sales ops gebruikt gegevens uit eerdere cycli, prestaties en bestaande markttrends om verkoopramingen te maken voor de maand, het kwartaal of het jaar. Prognoses helpen bij belangrijke zakelijke beslissingen zoals het aannemen van nieuwe resources, het opsporen van inefficiënties in verkoopteams of strategieën, en het overstappen op een nieuwe aanpak in tijden van crisis.

11. Planning van verkoopstimulansen

Verkoopstimulansen zijn nodig om vertegenwoordigers te motiveren hun verkoopdoelstellingen te bereiken of te overtreffen. Ze worden aangeboden als aanvulling op de standaardcompensatie, en het is de taak van de verkoopafdeling om uit de verschillende soorten stimuleringsprogramma's te kiezen. Het creëren van goede incentiveprogramma's door sales ops is een manier om de verkopers te laten zien dat hun werk wordt gewaardeerd en dat zij gewaardeerde medewerkers van de organisatie zijn.

12. Verkoopgamificatie

Verkoopgamificatie maakt gebruik van spelmechanismen, -dynamiek en -technieken om gewenst gedrag en verkoopprestaties aan te moedigen. Wanneer gamification correct wordt toegepast, voegt het pit toe aan het verkoopproces en verhoogt het de betrokkenheid. Terwijl verkoopwedstrijden die in het verleden

Hoe uw verkooporganisatie te structureren

Het structureren van uw verkoopactiviteiten vereist dat u duidelijke verkoopdoelstellingen vaststelt en de unieke uitdagingen begrijpt om de doelstellingen te bereiken. Als deze parameters zijn vastgesteld, zullen uw vertegenwoordigers en managers meer duidelijkheid hebben om de verkoopdoelstellingen na te streven. Hier zijn 6 stappen om het goed te doen:

Stap 1: Bepaal de reikwijdte van de activiteiten

Het operationele bereik heeft te maken met de manier waarop uw verkoopproces wordt uitgevoerd. Uw organisatie kan bijvoorbeeld de traditionele cold-calling strategie gebruiken om veel leads tegelijk te benaderen of content marketing en online reclame gebruiken om alleen leads van hoge kwaliteit te genereren. De omvang van de activiteiten is voor beide scenario's verschillend en heeft zijn eigen set verkoopprocessen, rollen, ondersteunende taken en kerngegevens. Van boven naar beneden werkend kunt u een strategie bedenken, een verkoopoperatie opzetten die past bij de strategie, en ten slotte de middelen implementeren om de doelen te bereiken.

Stap 2: Creëer het verkoopproces

The sales process is a standardized set of procedures to find prospects, get them aware of the product, nurture their interest, and finally nudge them toward a purchase. So the sales operations process would involve elements such as cold calling, product introduction, lead qualification calls, and client meetings to present product proposals.

Het typische verkoopproces omvat zowel een verkooptrechter als een verkooppijplijn. De verkooptrechter is een weergave van waar de prospects zich in hun kooptraject bevinden. Hij omvat stadia zoals merkbekendheid, interesse in uw product of dienst, het overwegen van een aanbod en ten slotte het nemen van een aankoopbeslissing. De verkooppijplijn zijn de interne activiteiten waarmee leads door de trechter worden geleid.

# Voorbeeld 1

Hier is een voorbeeld van het verkoopproces van een bedrijf dat een directe, massale aanpak hanteert om leads te genereren:

• Inside sales reps bekijken leads online of via sociale media en voeren hun gegevens in het CRM in.
• Inside sales reps plegen koude gesprekken met leads in het CRM om inzicht te krijgen in hun interesse en behoeften en zetten verkooppresentaties op.
• Externe verkopers maken verkooppresentaties met geïnteresseerde prospects. Als de leads door de trechter naar de prijsstelling gaan, wordt een voorstel gestuurd. Als de presentatie niet overtuigt, worden de leads teruggestuurd voor nurturing via e-mails en daaropvolgende gesprekken.
• Prospects gaan na de prijsopgave over naar de onderhandelingsfase en worden door de adviseur begeleid bij de levering, de voorwaarden en de prijsstelling.
• De prospect neemt een aankoopbeslissing. Als de deal wordt gewonnen, wordt de klant in dienst genomen en overgedragen aan het accountmanagementteam. Als de deal wordt verloren, worden de prospects teruggestuurd naar de nurturing-fase.

# Voorbeeld 2

Hier volgt een voorbeeld van het verkoopproces van een bedrijf dat contentmarketing en online advertenties gebruikt om leads te genereren:

• Prospect vult gegevens in op een online webformulier en wordt automatisch beoordeeld als een lead in het CRM om te worden toegewezen aan een verkoper.
• De vertegenwoordiger probeert via e-mail een afspraak te maken voor verkoopkwalificatie. Als de prospect akkoord gaat, wordt een afspraak gemaakt; zo niet, dan wordt de lead toegevoegd aan een automatische nurturing-lijst.
• De verkoper praat met de klant tijdens de kwalificatievergadering. Als de lead afhaakt, werkt de verkoper het CRM bij om de lead te diskwalificeren en van de e-maillijst te verwijderen.
• Geïnteresseerde prospects onderhandelen met de vertegenwoordigers en bedrijfsadviseurs over voorwaarden, te leveren prestaties en prijzen.
• Na onderhandeling neemt de prospect een aankoopbeslissing. Als de deal wordt gesloten, wordt de prospect opgenomen als klant en overgedragen aan het accountmanagementteam. Als de deal wordt verloren, wordt de prospect teruggestuurd naar de e-maillijst en de nurturing-lus om na enige tijd opnieuw te worden benaderd.

Stap 3: verkoopcijfers en KPI's vaststellen

Verkoopcijfers en Key Performance Indicators (KPI's) zijn essentieel om een objectieve kijk te krijgen op de prestaties van de verkoopteams met betrekking tot historische cijfers en prognoses. Hier zijn enkele van de essentiële kerncijfers die kunnen worden ingevoerd:

Conversie van pijpleidingen

Deze meten de efficiëntie van de pijplijn en het proces. Enkele voorbeelden zijn:

• Leadkwalificatiepercentage: het aantal leads dat zich kwalificeert als prospects voor het product of de dienst.
• Proposal rate: geeft het aantal leads aan die een zakelijk voorstel kregen na een productdemo of -presentatie.
• Deal closing rate: laat zien hoeveel leads omgezet zijn in klanten.

Totaal aantal activiteiten

Deze geven een maatstaf voor de inspanningen van vertegenwoordigers in het verkoopproces. Voorbeelden zijn:

• Totaal geplaatste oproepen: aantal koude oproepen gedurende een periode.
• Telefoontijd: De totale tijd in minuten of uren besteed aan een telefoongesprek met de prospects.
• Verzonden e-mail: totaal aantal e-mails dat gedurende een bepaalde periode ter kennismaking is verzonden.
• Prospectgegevensinvoer: het totaal aan gegevens dat in het CRM is ingevoerd met betrekking tot leads, contactpersonen en andere informatie.

Metriek van de verkoopproductie

Deze cijfers geven de totale omzet aan. Voorbeelden zijn:

• Gegenereerde leads: dit zijn de totale leads die in een bepaalde periode zijn gegenereerd.
• Gesloten deals: het totale aantal prospects dat is omgezet in klanten of cliënten.
• Gegenereerde omzet: totale omzet die de vertegenwoordigers gedurende een bepaalde periode hebben gegenereerd.

Gemiddelde duur metriek

Deze cijfers houden verband met de gemiddelde tijd die aan verkoopactiviteiten wordt besteed. Voorbeelden zijn:

• Lengte van de verkoopcyclus: De gemiddelde tijd die vertegenwoordigers nodig hebben om een deal te sluiten zodra de lead is gegenereerd.
• Leadopvolgingstijd: de gemiddelde tijd die een verkoper nodig heeft om contact op te nemen met de lead na de eerste leadgeneratie.

Stap 4: Ondersteunende verkooptaken opnemen

Ondersteunende taken omvatten alle andere activiteiten die bijdragen tot de optimalisatie van het verkoopproces. Hieronder vallen administratieve taken, werving, onboarding, opleiding en elke andere taak die het verkoopproces rechtstreeks beïnvloedt. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het maken van verkoopprognoses om toekomstige groei en inkomsten in te schatten.
• Marketing materiaal bedenken voor de producten om uit te delen op een aankomend evenement.
• Factureren en factureren van klanten.
• Het bijhouden van verkoopcommissies en incentives die de vertegenwoordigers motiveren om optimaal te presteren.
• Sales en incentive gamification om de betrokkenheid hoog te houden en meer deals te sluiten.
• Onderzoek naar markttrends om inzicht te bieden in verkoopactiviteiten.

Stap 5: Teamrollen en quota bepalen

Zodra u het verkoopproces en de statistieken hebt vastgesteld, is het tijd om teamrollen en quota toe te wijzen. Een duidelijke definitie van rollen, taken en verantwoordelijkheden is essentieel voor een goede controle en voorspelbaarheid van het verkoopproces. Er zijn verschillende aspecten bij de toewijzing van rollen, zoals:

• Het aantal voltijdse of deeltijdse verkopers dat u nodig hebt om uw doelstellingen te bereiken.
• Taken adequaat verdelen over vertegenwoordigers en teamleden met de juiste vaardigheden en niveaus.
• De mate waarin elke manager het verkoopproces overziet.
• Verkoopquota vaststellen voor individuele vertegenwoordigers op basis van hun ervaring.

Stap 6: Tools voor verkoopondersteuning integreren

Het proces van verkoopoperaties legt het kader vast voor het verkoopproces, bepaalt de taken, en stelt doelen en rollen en verantwoordelijkheden vast om zaken van de grond te krijgen. Sales enablement is wat het sales operations proces en de systemen verbetert door belemmeringen voor efficiëntie weg te nemen en taken in te bouwen die de productiviteit verhogen.

Sales enablement kan een oplossing zijn die zo eenvoudig is als het herschikken van de verkoopteams tot het opnemen van technologie die de processen stroomlijnt. Als u bijvoorbeeld merkt dat een verkoopeenheid consequent langere verkoopcycli heeft vanwege niet-verkooptaken die de tijd van de vertegenwoordiger in beslag nemen, dan kan de invoering van een geautomatiseerde tool de cyclustijd verkorten en de efficiëntie verhogen.

Meten van het succes van de verkoop

Het succes van verkoopactiviteiten hangt af van een aantal parameters, zoals inkomsten en de mate waarin deze overeenkomen met de prognoses of deze overtreffen. Succes op lange termijn betekent dat de gestelde doelen consequent en voorspelbaar worden bereikt, en dit kan worden gemeten aan de hand van een aantal maatstaven zoals:

• Prognosenauwkeurigheid: dit is een kritieke maatstaf die uw inzicht in de heersende interne en externe verkoopvariabelen bevestigt. De nauwkeurigheid van de prognose is het procentuele verschil tussen de voorspelde omzet en de werkelijke omzet.
• Gemiddelde verkoopcycluslengte: dit is de gemiddelde tijd tussen het genereren van een lead tot de communicatie met de vertegenwoordiger en het sluiten van een deal. Hoe korter de verkoopcyclus, hoe beter het team presteert.
• Gemiddelde kwartaalopbrengst per rep: deze metriek vertelt u hoe goed uw verkoopteam presteert. Het wordt berekend door de kwartaalinkomsten te delen door het totale aantal verkopers in het team.
• Gemiddelde verkooptijd van een vertegenwoordiger: deze metriek geeft aan hoeveel tijd de vertegenwoordiger besteedt aan verkooptaken versus niet-verkooptaken. Hoe hoger deze metriek is, hoe beter het is voor de verkoop.
• Winstpercentage: De winrate vertelt u hoeveel deals de verkopers hebben gesloten. Het is een indicator van de efficiëntie van de verkoopoperatie en het enablementproces.

Belangrijke instrumenten voor verkoopteams

De efficiëntie van verkoopoperaties kan aanzienlijk worden verhoogd door software te gebruiken die het verkoopproces organiseert, evalueert, beheert en stroomlijnt. Hier zijn enkele van de essentiële hulpmiddelen voor het verkoopproces:

1. CRM-software

CRM-software kan de efficiëntie van de hele verkoopafdeling enorm verbeteren door alle gegevens op één plek te organiseren. Reps en managers kunnen deals in de pijplijn volgen en realtime rapporten over prestaties bekijken. Aspecten van de workflow kunnen ook worden geautomatiseerd en inzichten in het proces kunnen worden verkregen met behulp van AI-functies in de tools. Met toegang tot alle gegevens op de CRM-dashboards kunnen vertegenwoordigers en managers direct rapporten genereren en prognoses maken om de prestaties en belangrijkste statistieken bij te houden.

2. Tools voor verkoopondersteuning

Met verkoopbevorderende tools kunt u alle inhoud en materiaal vanaf één locatie beheren. U kunt alle inhoud en middelen creëren, bewerken, beheren en delen met de vertegenwoordigers en marketingteams om teamoverschrijdende functionaliteit en samenwerking te bevorderen. Tools voor verkoopondersteuning helpen ook om nieuwe vertegenwoordigers sneller in te werken en helpen bij hun opleiding.

3. Tools voor verkoopgamificatie

Verkoopgamificatie maakt het verkoopproces leuk en haalt de verveling uit de taak. Verkopers moeten afwijzingen en mislukte deals kunnen negeren om scherp en betrokken te blijven bij hun werk. Gamification tools houden de vaart erin door gedrag en niet alleen resultaten te belonen en houden het momentum van de verkoopteams vast. Compass, een toonaangevende tool voor verkoopgamificatie, maakt het hele proces eenvoudiger voor organisaties om hun incentiveprogramma's te gamificeren. Met eenvoudige tools voor programmaontwerp, analyses, live dashboards, targetbepaling en op mijlpalen gebaseerde interactieve spelsjablonen kunnen organisaties hun incentiveprogramma's efficiënt beheren.

4. Instrumenten voor gebiedsplanning

Territoriumplanningstools kunnen ook worden beschouwd als onderdeel van sales enablement en zitten vaak in de suite. Deze verbeteren de efficiëntie van de verkoopteams door de juiste gebieden aan de juiste verkopers toe te wijzen en ervoor te zorgen dat de doelmarkt volledig wordt bestreken. Een goede gebiedsplanning is essentieel om ervoor te zorgen dat alle vertegenwoordigers een eerlijke kans hebben om hun cijfers te halen en de hele eenheid vooruit te helpen.

5. Tools voor verkoopstimulansen en commissies

Verkoopstimulansen en commissies zijn van cruciaal belang voor de motivatie en betrokkenheid van verkopers en om ervoor te zorgen dat ze er alles aan doen om hun doelstellingen te halen en te overtreffen. Verschillende organisaties gebruiken verschillende incentiveplannen omhun verkopers op de juiste manier te belonen en zo het beste verkoopgedrag aan te moedigen. Als het handmatig wordt uitgevoerd, is incentive management foutgevoelig en omslachtig.

Verkopers nemen in dergelijke omstandigheden hun toevlucht tot schaduwboekhouding, waardoor tijd verloren gaat die anders voor verkoop kan worden gebruikt. Incentive tools houden de plannen transparant en voorkomen fouten in de commissieberekening, waardoor het vertrouwen in de vertegenwoordigers toeneemt en zij zich blijven concentreren op meer verkopen.

Met Compasskunnen organisaties hun incentiveprogramma's automatiseren en problemen zoals niet op elkaar afgestemde incentivebedragen, frequente correcties en vertragingen in de uitbetaling van incentives elimineren. Aan de positieve kant kunnen ze duidelijke communicatie, verhoogde productiviteit en besparingen op incentivebudgetten zien door inefficiëntie te elimineren.

Slotgedachten

De verkooporganisatie speelt een rol bij alles wat komt kijken bij het genereren van verkoopopbrengsten. Met behulp van technologie kunnen verkoopteams hun gegevens beter beheren om inzichten te vergaren, niet-verkooptaken automatiseren om de productieve tijd te vergroten, en het verkoopproces gamificeren om de motivatie en betrokkenheid op peil te houden. De toekomst van verkoopactiviteiten zal meer technologische proliferatie kennen die de productiviteit van verkopers aanzienlijk zal verhogen.

‍