Di halaman ini
Bisnis bergantung pada jaringan, dan jaringan bergantung pada metode komunikasi yang efektif. Mencari tahu hal yang tepat untuk dikomunikasikan dan media yang tepat untuk berkomunikasi sering kali merupakan bagian tersulit dalam membangun jaringan.
Jika Anda adalah seseorang yang ingin berhubungan dengan kolega, rekanan, klien sebelumnya, atau calon pelanggan - Anda mungkin berpikir untuk mengirimkan email 'touch base' kepada mereka dari waktu ke waktu untuk mengecek.
Tetapi, email basis sentuh bukanlah satu-satunya cara untuk tetap berhubungan dengan seseorang atau membuka aliran komunikasi. Karena email adalah bentuk standar dari jaringan profesional, terkadang terlalu banyak email dapat menjadi terlalu melelahkan dan melelahkan bagi penerimanya.
Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk mengubahnya dengan 9 alternatif baru untuk mengirim email dasar yang sama.
Apa yang dimaksud dengan email "touch base"?
Email "touch base" adalah pesan singkat yang dikirim ke seseorang untuk memberikan pembaruan cepat, check-in, atau mempertahankan kontak reguler.
Email ini sering digunakan untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, berbagi kemajuan atau informasi, atau tetap terhubung. Email ini biasanya bersifat santai dan berfungsi sebagai cara untuk berhubungan dengan seseorang tanpa memerlukan percakapan yang panjang atau formal.
Kerugian mengirim email "touch base"
Jika Anda berpikir bahwa mengirim email adalah cara terbaik untuk memeriksa klien Anda atau bagi Anda untuk mendapatkan informasi baru dari rekan-rekan Anda, coba pikirkan lagi!
Email yang bersifat sentuh, meskipun kelihatannya tidak berbahaya, sering kali disalahartikan dan diabaikan.
Berikut ini adalah beberapa kelemahan dari email basis sentuh di dunia saat ini:
- Email ini dapat dengan mudah hilang di bawah tumpukan email lain yang tidak berguna.
- Bisa jadi dikirim ke spam atau secara tidak sengaja diarsipkan.
- Bisa jadi tidak jelas dan penerima mungkin tidak tahu bagaimana menanggapinya.
- Mungkin diperlukan waktu berhari-hari bagi penerima untuk mendapatkannya dan kemudian menghubungi Anda.
- Esensi dari email atau tujuan dari 'koneksi' bisa saja hilang dalam penerjemahan (alias salah tafsir, tidak jelas, tidak objektif).
Selain itu, jika penerima memiliki terlalu banyak hal yang harus dikerjakan, maka penerima sering kali dapat mengabaikan email berbasis sentuhan. Jika Anda mencari informasi, penerima mungkin akan merasa lelah dan dapat menyebabkan gesekan yang tidak perlu (atau perasaan kurangnya ruang/ mengganggu).
9 Alternatif yang lebih baik untuk email "touch base" yang umum
Setelah Anda memahami ketidakrelevanan email berbasis sentuhan di dunia saat ini, berikut adalah beberapa alternatif yang dapat Anda gunakan untuk mengubahnya dan membuatnya lebih berguna, informatif, dan produktif bagi Anda dan penerima.
1. Email tindak lanjut yang dipersonalisasi
Email tindak lanjut yang dipersonalisasi selalu lebih baik daripada email 'touch base' yang dibuat-buat. Di satu sisi, di mana email dasar tidak jelas dan ambigu, email tindak lanjut yang dipersonalisasi yang ditulis dengan spesifik tentang apa yang ingin Anda ketahui dan apa yang ingin Anda soroti adalah cara yang tepat untuk menarik perhatian seseorang.
Berikut ini adalah contoh singkat yang dapat Anda gunakan:
Semoga email ini dapat membantu Anda!
Saya menindaklanjuti pembicaraan kita dua minggu lalu tentang demonstrasi produk yang mungkin menarik bagi perusahaan Anda. Saya ingin memberi tahu Anda bahwa kami memiliki perangkat lunak uji coba yang siap dan saya ingin bertemu dengan Anda sesuai dengan waktu yang Anda sukai untuk menguji coba produk dan menunjukkan kepada Anda bagaimana hal ini dapat membantu Anda dan perusahaan Anda dengan hasil yang lebih baik dan lebih cepat.
Tolong beritahu saya jika saya dapat menjadwalkan uji coba dan jika kita dapat melakukan sesuatu minggu ini. Kita bisa bekerja berdasarkan ketersediaan waktu kita.
Saya tunggu kabar dari Anda!
Salam,
Matt D
2. Berbagi sumber daya yang berharga
Cara lain yang efektif untuk menyampaikan informasi atau berhubungan adalah dengan membagikan sesuatu yang relevan dengan pekerjaan mereka dan dapat menjadi sumber daya yang berguna.
Hal ini bisa sesederhana artikel berita, blog, whitepaper, atau bahkan tautan ke video di youtube yang membahas topik diskusi yang menarik dan relevan. Jika itu adalah sesuatu yang dapat berguna dan bermanfaat bagi mereka, mereka akan 100% menghubungi Anda, dan ini bisa menjadi tiket Anda ke saluran terbuka.
Sebagai contoh: Jika Anda memiliki klien yang sudah lama hilang di bidang Otomotif dan Anda ingin terhubung kembali dengan mereka untuk peluncuran perangkat lunak otomotif yang akan datang, Anda dapat mengirimkan email kepada mereka:
I came across this video on youtube and instantly thought you would find this informative and useful.
<Insert Link here>
Let me know of your thoughts on this.
Regards,
Robert J
3. Menawarkan bantuan atau dukungan khusus
Jika Anda memiliki rekan kerja yang mungkin perlu Anda hubungi dan periksa atau jika Anda merasa perlu untuk menghubungi mereka untuk mendapatkan informasi, mengirimkan email yang menawarkan dukungan atau bantuan dalam proyek mereka atau area kerja mereka dapat menjadi pemecah kebekuan yang sangat baik.
Bantuan selalu dihargai, dan hal ini dapat menciptakan saluran komunikasi yang terbuka, sehat, dan saling percaya.
Sebagai contoh:
Saya mendengar bahwa Anda telah ditempatkan di proyek CSR dan saya ingin mengucapkan selamat kepada Anda. Saya pernah menjadi bagian dari inisiatif CSR dalam pekerjaan saya sebelumnya dan oleh karena itu saya dapat menawarkan bantuan kepada Anda.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk proyek CSR tahun ini, tolong beritahu saya dan saya akan dengan senang hati membantu Anda.
Selamat dan salam hormat,
Kevin H
4. Meminta umpan balik atau masukan
Cara lain yang bagus untuk mencairkan suasana dan kembali berhubungan dengan rekan kerja atau klien adalah dengan meminta umpan balik atau masukan berharga dari mereka tentang sesuatu.
Tidak hanya merupakan cara yang bagus untuk membuat mereka merasa penting, hal ini juga membantu dalam membuka percakapan, membawa Anda lebih dekat dengan mereka, dan menciptakan peluang besar untuk berhubungan. Orang-orang senang memberikan saran, dan kebanyakan tidak ada yang menolak permintaan bantuan ketika diminta secara eksplisit.
Sebagai contoh:
Saya baru saja pindah ke tim yang berbeda dan saat ini saya bekerja di divisi DevOps. Saya ingat bahwa pengalaman Anda sebelumnya adalah di bagian pengembangan dan oleh karena itu saya ingin meminta saran Anda tentang proyek yang sedang saya tangani.
Saya ingin sekali bertemu untuk minum kopi bersama minggu depan, tergantung pada ketersediaan Anda. Saya akan sangat senang jika memiliki kesempatan untuk menggunakan saran Anda dalam memimpin divisi baru ini mengingat keahlian Anda.
Salam hangat,
Milton K
5. Memberikan pembaruan yang dipersonalisasi
Terkadang, Anda mungkin membutuhkan celah untuk kembali berhubungan dengan pelanggan atau klien yang sudah lama tidak berhubungan dengan Anda. Anda mungkin menemukan diri Anda mencoba terhubung dengan seseorang untuk mendapatkan informasi terbaru tentang proyek yang sedang mereka kerjakan tanpa memaksa.
Apa yang Anda lakukan? Berikan informasi terbaru dari pihak Anda! Ketika seseorang menawarkan kabar terbaru dari pihak mereka, sudah sewajarnya bagi orang lain untuk memberikan informasi tentang apa yang telah mereka lakukan! Ini adalah cara yang bagus untuk membuat orang berbagi dan berbicara sekali lagi!
Sebagai contoh:
Sudah lama sekali sejak terakhir kali kita terhubung! Banyak hal yang menantang bagi saya dalam setahun terakhir ini. Saya telah pindah ke divisi Pra-penjualan dan telah bekerja dengan tim yang terdiri dari para petugas pra-penjualan yang memiliki semangat tinggi dan telah berusaha mengikuti perkembangan industri yang baru. Perusahaan telah meluncurkan beberapa produk baru tahun ini dan saat ini saya sedang mengerjakan peluncuran produk tersebut dan memperluas jaringan saya untuk hal yang sama.
Semoga semuanya berjalan dengan baik di pihak Anda. Bagaimana keadaan di bagian Layanan? Mari kita ngobrol sambil minum kopi atau telepon, sesuai dengan waktu yang kita miliki.
Hormat kami,
Beatrice H
6. Bagikan studi kasus yang relevan
Berbagi studi kasus atau sesuatu yang menarik bagi penerima dapat menjadi cara yang sangat baik untuk membuka saluran komunikasi.
Studi kasus adalah cara terbaik untuk menyediakan sumber daya yang dapat menjadi informasi dan tambahan yang berharga bagi pengetahuan mereka. Bisa juga berupa sesuatu yang mungkin sedang mereka hadapi saat ini dalam pekerjaan atau industri mereka. Memberikan bantuan dengan cara yang rendah hati dan bijaksana merupakan pemecah kebekuan yang bagus dan membuat orang berkomunikasi secara efektif.
Sebagai contoh:
I came across this case study on the effects of XXX on YYY on the internet today and instantly thought of you. Since you are in the same field of research, I think this may serve as information for you. Let me know your thoughts on this.
<Link to the case study>
Kind Regards,
Agatha R
7. Jadwalkan panggilan telepon singkat atau pertemuan video
Salah satu hal terbaik yang bisa Anda lakukan adalah melewatkan email sama sekali dan mengangkat telepon untuk terhubung dengan orang yang dituju. Ini adalah cara tercepat untuk mencairkan suasana, menjadwalkan pertemuan, atau bahkan membuat segala sesuatunya mengalir, dari segi informasi.
Anda dapat mengirimkan email terlebih dahulu untuk mengatur panggilan video atau telepon sehingga Anda berdua dapat mendiskusikan ketersediaan Anda. Panggilan telepon atau video membuat segala sesuatunya menjadi lebih pribadi dan Anda dapat mencapai komunikasi yang efektif.
Sebagai contoh:
Sudah lama sekali sejak terakhir kali kita terhubung. Semoga keadaan Anda baik-baik saja. Ada beberapa prospek menarik yang sedang saya kerjakan saat ini. Saya yakin prospek tersebut akan sangat menarik dan bermanfaat bagi Anda karena saya tahu betapa penasarannya Anda dengan produk-produk teknologi inovatif terbaru.
Beritahu saya kapan kita bisa terhubung melalui telepon untuk melakukan pembicaraan singkat. Kita bisa melakukan sesuatu sesuai dengan ketersediaan waktu kita.
Saya tunggu kabar dari Anda!
Salam,
Chloe H
8. Bagikan kisah sukses atau testimoni
Berbagi kisah sukses atau testimoni dari pelanggan sebelumnya kepada calon pelanggan adalah cara yang bagus untuk terhubung dengan klien. Hal ini akan menanamkan kepercayaan dan nilai pada merek dan orang tersebut.
Anda dapat membagikan blog, vlog, atau postingan dari internet yang membahas produk atau layanan perusahaan Anda melalui email singkat. Hal ini bahkan bisa menjadi langkah yang bagus untuk memulai ketertarikan produk dari calon pelanggan dan mungkin menutup kesepakatan di masa depan.
Sebagai contoh:
Hope this email finds you well!
I wanted to share this post that I came across on the internet that has some testimonials from real customers of our product and services. These are some of the prominent success stories from real clients across the world.
<Insert link here>
Do let me know your thoughts on this and if you have any questions, please feel free to contact me. I would be glad to provide you with more information on our wide product range.
Kindest Regards,
Karen W
9. Rencanakan acara yang relevan atau kesempatan berjejaring
Cara lain yang menarik untuk terhubung dengan klien atau kolega yang ingin Anda jalin hubungan dengan mereka adalah dengan mengundang mereka ke kegiatan bersama yang menarik secara profesional. Ini dapat mencakup acara, seminar, atau pameran teknologi.
Anda juga dapat mengundang mereka ke acara atau konferensi yang mungkin akan Anda hadiri untuk terhubung dengan mereka. Hal ini dapat membuka saluran komunikasi dan membantu membuka peluang untuk berjejaring dengan para pakar industri.
Sebagai contoh:
Semoga email ini sampai kepada Anda dengan baik!
Divisi produk kami mensponsori pameran teknologi di XXX pada hari Sabtu ini dan saya ingin mengundang Anda ke acara yang sama. Ini adalah sebuah konklaf untuk pameran produk regional yang diikuti dengan beberapa peluncuran baru dan makan siang setelahnya.
Saya rasa ini akan sangat berguna dan merupakan forum yang bagus untuk mengejar ketinggalan dan belajar tentang kemajuan terbaru di bidang kita. Tolong beritahu saya jika Anda dapat bergabung dengan kami.
Sampai jumpa di sana!
Salam,
Serena V
Kesimpulan
Ini adalah beberapa alternatif terbaik, paling modern, dan paling kreatif untuk mengirim email berbasis sentuhan yang biasa. Dengan menggunakan pendekatan-pendekatan inovatif ini, Anda dapat berharap untuk mencapai lebih dari sekadar memeriksa klien lama atau calon klien baru; tetapi juga membuka saluran informasi yang tepercaya dan lebih relevan di antara orang-orang.
