Daftar Isi

Penghitungan insentif di Excel telah mendominasi pasar spreadsheet sejak tahun 1990-an, dan tetap menjadi alat yang ampuh untuk analisis data. Ini adalah alat yang ampuh untuk menangani berbagai perhitungan keuangan dan komisi. 

Jangan salah paham. Excel luar biasa karena: 

  1. Serbaguna
  2. Memudahkan pengumpulan data 
  3. Membantu Anda meringkas & memvisualisasikan data 
  4. Mendukung formula
  5. Digunakan di seluruh dunia

Namun, sebuah penelitian menemukan bahwa 88% dari semua spreadsheet mengandung satu atau lebih kesalahan yang parah. Masih ingatkah kita dengan bencana JP Morgan London Whale, di mana JP Morgan mengalami kerugian trading sebesar $6 miliar yang disebabkan oleh kesalahan Excel pada tahun 2012.

Jadi, baik Anda mengelola komisi penjualan, bonus karyawan, atau insentif lainnya, Excel dapat menyederhanakan prosesnya. Namun, seperti perangkat lunak lainnya, perangkat lunak ini tidak luput dari masalah.

Dalam blog ini, kami akan membahas masalah umum yang sering dihadapi orang ketika menghitung insentif di Excel dan memberikan solusi untuk memperbaikinya.

Problems with incentive calculation in Excel sheets & how Xoxoday Compass helps fix them

Spreadsheet tidak pernah dibuat untuk menghitung insentif. Spreadsheet dibuat untuk mengotomatiskan perhitungan matematika sederhana, yang lebih banyak menggunakan matematika daripada logika. Mereka tidak pernah dibuat sebagai bahasa pemrograman tugas berat yang dapat menyederhanakan 28 tingkat if bersarang.

kesalahan umum pada lembar kerja excel1

Jadi, mari kita berhenti memaksa mereka untuk melakukan sesuatu yang tidak seharusnya mereka lakukan.

Here are the common problems with incentive calculation in Excel sheets & how Xoxoday Compass helps fix them.

  1. Manual dan memakan waktu 
  2. Rentan terhadap kesalahan manusia 
  3. Kurangnya visibilitas dan transparansi waktu nyata 
  4. Tidak dibangun untuk skala 
  5. Mahal
  6. Tidak dapat diaudit 
  7. Tidak dapat dibagikan 
  8. Tidak terintegrasi dengan sistem Anda saat ini seperti ERP, CRM, dll. 
  9. Tidak dibuat untuk pelaporan keuangan & kepatuhan hukum 
  10. Tidak dapat mengotomatiskan pembayaran 
  11. Tidak dibangun untuk insentif 

1. Manual dan memakan waktu 

Lembar Excel tidak dapat mengimpor data dari sumber yang sudah ada dan harus dikelola secara manual, yang membosankan, memakan waktu, dan menyisakan banyak ruang untuk kesalahan manual. 

Data yang akan dianalisis harus disalin dan ditempelkan atau, lebih buruk lagi, dimasukkan secara manual. Hal ini dapat dilakukan untuk beberapa repetisi dengan sedikit usaha, tetapi ketika baris dan kolom dalam data bertambah, hal ini menjadi hampir tidak mungkin, sehingga menjadi sangat lambat. 

💡
With Xoxoday Compass, you can easily capture live data and leave it to Compass to auto-calculate in real-time.

2. Rentan terhadap kesalahan manusia 

Selain sangat memakan waktu, lembar kerja Excel juga rentan terhadap kesalahan manual. Excel bukanlah bahasa pengkodean dan hanya dapat menangani perhitungan matematika yang rumit, bukan logika yang kompleks. 

Perhitungan insentif adalah kebalikannya. Perhitungan ini lebih banyak menggunakan logika dan sedikit matematika. Di sinilah intervensi manusia diperlukan. Di sinilah seorang analis bisnis membuat kueri dengan 50 indeks dan 25 pertanyaan bersarang untuk menghitung insentif. Amit-amit jika salah satu dari mereka salah. Sangat mudah bagi kesalahan pengguna untuk merayap ke dalam proses dan mengubah hasil, berpotensi membayar lebih atau kurang kepada perwakilan penjualan Anda. 

💡
With Xoxoday Compass, you can easily build complex incentive programs with the familiarity of Excel within a few clicks. 

3. Kurangnya visibilitas dan transparansi waktu nyata 

Pada lembar Excel atau bahkan versi online-nya, kecuali jika seseorang memperbaruinya secara manual setiap menit, data dengan cepat menjadi usang. Lembar Excel tidak terhubung ke CRM dan ERP langsung dan, karenanya, tidak dapat diperbarui secara real-time. Akibatnya, tidak ada transparansi atau visibilitas data.  

💡
With Xoxoday Compass, the sales reps, managers, admins, HR teams, finance team, and the management have real-time access to incentive statements. Having this data readily available motivates sales reps to see what they’ve earned and how they can earn more.

Apart from motivating your sales team, Compass provides complete transparency into the actual calculations behind the numbers, and your team can trust the numbers they see because they have visibility into how they’re calculated.

4. Tidak dibuat untuk skala 

Para ahli menggambarkan Excel sebagai bahasa pemrograman fungsional. Meskipun Excel menggabungkan analisis data, visualisasi, dan pemrograman secara bersamaan, Excel hanya berfungsi dengan baik jika datanya kecil dan terbatas pada ratusan catatan, dapat dimasukkan secara manual atau dapat disalin dan ditempelkan, dan logikanya lebih bersifat matematis daripada kompleks.  

Organisasi menghadapi tantangan yang signifikan ketika mereka mencoba membangun perangkat lunak insentif di dalam Excel yang membutuhkan logika yang rumit, sehingga tidak memungkinkan untuk menghitung insentif dalam skala besar. 

💡
With Xoxoday Compass, you get the best of Excel, like an intuitive interface along with variables and payout options, and it is scalable for small and gigantic enterprises and start-ups alike. 

5. Mahal 

Ketika Anda menggunakan Excel untuk menghitung insentif penjualan, Anda menggunakan sumber daya, teknologi, sumber daya manusia, dan waktu yang signifikan, dan sumber daya ini memiliki biaya yang terkait dengannya. 

Mengingat 88% dari spreadsheet berisi kesalahan, setiap kali Anda menemukan kesalahan, Anda akan mengeluarkan biaya untuk semua sumber daya ini lagi, sehingga membuatnya tidak ekonomis di semua tingkatan, dan dengan demikian merusak keseimbangan.  

💡
With Xoxoday Compass, you can automate the process and all changes can be handled with just a few clicks. It also saves a lot of time and eliminates inaccuracies and allows your team to spend time on other critical areas of the business.

6. Tidak dapat diaudit 

Pernahkah Anda kembali ke lembar Excel Anda hanya untuk menemukan bahwa itu tidak seperti yang Anda tinggalkan? Atau pernahkah Anda menimpa rumus Anda hanya untuk menemukan #ERROR! di seluruh sel? Jika hal ini membuat Anda merasa seperti Deja Vu, izinkan saya memberi tahu Anda bahwa Anda tidak sendirian. 

Excel tidak menawarkan riwayat setiap perubahan yang dibuat pada setiap sel, dan Anda tidak dapat melihat siapa yang membuat perubahan atau apakah mereka memiliki persetujuan untuk melakukannya. Anda juga tidak dapat mengatur rantai dukungan. Meskipun Google Spreadsheet memperkenalkan fitur untuk mengatasi masalah ini, memeriksa riwayat perubahan untuk setiap sel tidak mungkin dilakukan.  

💡
With Xoxoday Compass, you can easily track history and make auditability easy by showing users who changed what and when. It also facilitates automation and lets you easily add an approval hierarchy.

7. Tidak dapat dibagikan 

Excel mudah dibagikan, bukan? Cukup letakkan sebagai lampiran dalam email. 

Mungkin memang demikian. Namun tidak ketika Anda memiliki tim besar yang terdiri dari ratusan atau ribuan karyawan yang ingin mengakses file yang sama. Di sinilah Excel akan runtuh. Anda bisa membuat spreadsheet insentif di Excel untuk perusahaan Anda, tetapi bagaimana jika Anda ingin membagikannya dengan 50000 karyawan? 

Sekarang, bayangkan perwakilan tersebut dikelompokkan ke dalam 15 rencana insentif yang berbeda. Sekarang tambahkan kerumitan karena pemimpin tim hanya dapat melihat insentif anggota tim mereka, tetapi tidak dapat melihat anggota tim lainnya.  

Anda bisa membuat spreadsheet Excel, namun Anda tidak bisa membagi dan membagikannya dengan cara di mana pengguna hanya bisa melihat informasi yang perlu mereka lihat. Inilah yang membuatnya tidak dapat dibagikan dan menantang. 

💡
With Xoxoday Compass, you get user controls. You can control who sees what data and it is always shared between stakeholders.

8. Tidak terintegrasi dengan sistem Anda saat ini seperti ERP, CRM, dll. 

Excel, meskipun ada versi online, tidak terhubung. Perhitungan insentif yang kompleks membutuhkan data real-time untuk semua sumber seperti CRM, ERP, dan penggajian. Hampir tidak mungkin untuk mengekstrak data dari sumber-sumber ini, mengerjakannya, dan memperbaruinya secara real-time. Proses ini lambat, manual, rawan kesalahan, dan tidak real-time. 

💡
With Xoxoday Compass, you can easily pull this data from your existing systems. You can integrate Compass via webhooks, APIs or SDKs. Link and add gate filters in case of multiple data sources.

Excel adalah alat bantu bisnis yang dibuat untuk perhitungan matematis dengan mekanisme input, proses, dan output yang sederhana. Excel tidak memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi implikasi pajak, apalagi berdasarkan lempengan atau geografis, dan membuat pelaporan keuangan dan kepatuhan hukum tidak tergantung pada perhitungan dan pembayaran insentif. 

💡
With Xoxoday Compass, apart from enabling fair, error-free, and transparent incentive calculations, takes care of user authentication and all security measures like GDPR or ISO and handles geographical tax implications and compliance.

10. Tidak dapat mengotomatiskan pembayaran 

Excel adalah alat bantu penghitungan yang dapat membantu Anda dengan penghitungan insentif akhir. Alat ini tidak dapat melangkah lebih jauh dari itu. Alat ini membuat penghitungan insentif tidak bergantung pada pembayaran insentif. 

Untuk memproses pembayaran, Anda harus mengeluarkan pembayaran secara manual melalui bank atau melalui kartu hadiah, yang menyisakan banyak peluang untuk kesalahan manual. Excel tidak mengizinkan Anda untuk menghubungkannya ke API atau tempat pembayaran apa pun untuk memproses pembayaran. 

💡
With Xoxoday Compass, you can handle geographical tax implications and compliance before incentive payouts. You can consider any or all types of incentive payouts like bank transfers, a reward catalog of more than 20000 digital gift cards, prepaid cards, experiences, and wallets across 80+ countries, credit notes, or good old bank transfers. Payouts can be managed across multiple geographies & currencies seamlessly.

11. Tidak dibangun untuk insentif 

Excel adalah kanvas kosong dengan dua dimensi. Excel tidak dapat menangani kalkulasi yang rumit ditambah dengan logika yang berlapis-lapis. Anda harus menggunakan 10-an dan 20-an if dan indeks bersarang untuk sampai pada nilai akhir. Semoga saja Anda tidak salah menggunakan salah satu dari 20 rumus tersebut. 

💡
With Xoxoday Compass, you can quickly build a logic with n number of variables where your only input is defining the variable, and Compass will take care of the rest. Apart from easy incentive calculation, Compass helps you motivate your sales reps with gamified sales contests with a library of templates to choose from. Compass is also created to handle complex tax implications across geographies and tax brackets to enable seamless payouts. 

Studi Kasus: Merek mobil mewah Jerman meningkatkan penjualan top-line dengan otomatisasi insentif

Sebuah perusahaan otomotif mewah menghadapi tantangan untuk mengkomunikasikan program komisi mereka secara efektif dan melibatkan tim penjualan mereka yang terus berkembang, yang tersebar di 33 lokasi waralaba yang berbeda. Mereka mencari platform terpadu untuk membantu tim penjualan mereka dalam menavigasi program insentif dan membina komunitas yang terhubung dengan tenaga penjualan waralaba mereka.

Solusi

The luxury automotive brand turned to Compass to enhance sales representative productivity with a multifaceted approach. Compass provided a centralized hub for seamless communication of compensation programs, streamlined incentive distribution processes for sales representatives across the country, and increased transparency regarding earned incentives.

Hasil

Compass was pivotal in enhancing engagement within the luxury automotive brand's sales team by offering features such as community groups, Nudges and notifications, and Game templates. Through Compass, the luxury automotive brand achieved the following:

  • Mengkonfigurasi program pembayaran insentif bulanan untuk eksekutif penjualan dan pemimpin tim.
  • Mengelola dan mendistribusikan insentif melalui tim yang terpusat berdasarkan pedoman tunggal.
  • Memanfaatkan Plum, portal penukaran yang luas, untuk menyediakan lebih dari 1700 opsi pembayaran, termasuk kartu hadiah bermerek, kartu tunai, pengalaman, dan banyak lagi.
  • Meluncurkan program-program keterlibatan, trivia, dan kuis dalam berbagai kelompok.

Dampak

The implementation of Compass yielded significant results for the luxury automotive brand, including:

  • Peningkatan penjualan unit sebesar 11% dalam waktu kurang dari 90 hari.
  • Peningkatan 5% dalam jumlah kualifikasi dalam waktu kurang dari 90 hari.
  • An impressive 92.8% adoption rate of Compass by sales teams.
  • Peningkatan 96,2% yang luar biasa dalam penggunaan opsi pembayaran.
💡
Xoxoday Compass ensures a 100% reduction in processing time, 10% savings due to budget leakage, an 80% increase in sales productivity, and 0% opaqueness in communication.

Supercharge your sales team with the world’s leading incentive calculation and automation software. Book a demo now!

Kesimpulan

Excel, meskipun merupakan alat yang serbaguna, memiliki keterbatasan dalam hal penghitungan insentif yang kompleks. Potensi kesalahan manual, kurangnya data waktu nyata, dan kesulitan dalam skalabilitas dapat menjadi tantangan yang signifikan. 

Xoxoday Compass offers a solution that streamlines incentive calculation processes, automates payments, and enhances transparency and accuracy. Leveraging Compass, businesses can supercharge their sales teams, reduce processing time, increase productivity, and eliminate communication opacity, all while ensuring the precision of their incentive calculations.

Buka Rahasia Keterlibatan Terbesar untuk Mempertahankan Karyawan Terbaik Anda.
Pelajari bagaimana

Karishma Bhatnagar

Karishma Bhatnagar LinkedIn

Karishma adalah seorang blogger yang penuh semangat yang memiliki pemahaman mendalam tentang taktik SEO. Ketika dia tidak bekerja, Anda akan menemukannya di pegunungan, menikmati angin segar dan kicauan burung.