Wie man sich in einer E-Mail an Kunden vorstellt

Ein starker und positiver erster Eindruck ist wichtig, wenn Sie sich per E-Mail an potenzielle Kunden oder Geschäftspartner wenden. Egal, ob Sie ein erfahrener Fachmann oder ein Berufsanfänger sind, eine gelungene Einleitung kann den Ton für eine fruchtbare Beziehung angeben.

In diesem Artikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps, Verhaltensregeln und Mustervorlagen an die Hand, damit Sie überzeugende und effektive Einführungs-E-Mails erstellen können, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Beherrschen Sie die Kunst, sich selbstbewusst und charmant vorzustellen, und erleben Sie, wie Ihre Kundenkontakte neue Höhen erklimmen!

Wie Sie sich in einer E-Mail an Kunden vorstellen: 8 Schritte

Hier erfahren Sie, wie Sie sich in einer E-Mail an Kunden vorstellen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

1. Schreiben Sie eine überzeugende Betreffzeile für Kunden:

Die Betreffzeile ist entscheidend, denn sie bestimmt, ob Ihre E-Mail geöffnet oder ignoriert wird. Um sie ansprechend zu gestalten, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Seien Sie spezifisch: Vermitteln Sie den Zweck Ihrer E-Mail auf prägnante Weise. Verwenden Sie zum Beispiel statt einer allgemeinen Betreffzeile wie "Einführung" etwas wie "Einführung: Wir bieten innovative Marketinglösungen für Ihr Unternehmen".
• Personalisieren Sie, wenn möglich: Wenn Sie eine persönliche Verbindung oder einen Bezug haben, geben Sie dies in der Betreffzeile an. Zum Beispiel: "Gegenseitige Verbindung empfahl mir, mich zu melden: Ich stelle mich und mein Fachwissen vor.
• Verwenden Sie eine handlungsorientierte Sprache: Verwenden Sie Verben, die ein Gefühl von Dringlichkeit oder Interesse vermitteln. Zum Beispiel: "Spannende Gelegenheit: Lassen Sie uns heute Ihre Wachstumsstrategie besprechen".

2. Stimmen Sie Ihre Begrüßung auf die Branche und die Situation ab:

Bei der Grußformel sollten Sie unbedingt die Branchennormen, den Grad der Förmlichkeit und die Beziehung zum Empfänger berücksichtigen. Hier sind ein paar Richtlinien, die Sie beachten sollten:

• Förmliche Grüße: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie vertraut Sie sind, entscheiden Sie sich für eine formellere Begrüßung wie "Sehr geehrter [Name des Empfängers]", die für berufliche und geschäftliche Anlässe angemessen ist.
• Legere Grüße: In einigen Branchen oder Situationen, in denen ein lockererer Ton angebracht ist, können Sie eine zwanglose Begrüßung wie "Hallo [Name des Empfängers]" oder "Hi [Name des Empfängers]" verwenden.
• Gehen Sie auf den Titel des Empfängers ein: Wenn der Empfänger einen bestimmten Titel oder eine bestimmte Bezeichnung trägt, sollten Sie ihn entsprechend ansprechen (z. B. "Sehr geehrter Dr. Smith" oder "Hallo Professor Johnson"). Dies zeugt von Respekt und ist eine Anerkennung der beruflichen Leistungen des Empfängers.

3. Schreiben Sie Ihre erste Zeile über sie:

Um den Empfänger sofort anzusprechen, ist es wichtig, echtes Interesse an seiner Arbeit oder seinen Leistungen zu zeigen. Dies kann auf eine prägnante und persönliche Weise geschehen. Hier sind einige Ansätze, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Machen Sie ihnen Komplimente oder würdigen Sie ihre Arbeit: Beginnen Sie damit, eine kürzlich erbrachte Leistung, eine Veröffentlichung oder ein Projekt, an dem die Person beteiligt war, hervorzuheben. Zum Beispiel: "Ich habe kürzlich Ihren aufschlussreichen Artikel über [Thema] gelesen und war von Ihrer einzigartigen Perspektive beeindruckt.
• Verweisen Sie auf eine gemeinsame Verbindung: Wenn Sie einen gemeinsamen Kontakt oder Bekannten haben, erwähnen Sie ihn, um eine Verbindung herzustellen. Zum Beispiel: "John Smith hat mir empfohlen, mich an Sie zu wenden. Er hat mir von Ihrem Fachwissen in [Branche/Feld] vorgeschwärmt".
• Heben Sie gemeinsame Interessen oder Ziele hervor: Wenn Sie gemeinsame Interessen oder Ziele festgestellt haben, erwähnen Sie diese kurz. Dies zeigt, dass Sie recherchiert haben und stellt eine gemeinsame Basis her. Beispiel: "Mir ist aufgefallen, dass Sie sich für nachhaltige Mode engagieren, was sich mit meinem eigenen Engagement für umweltfreundliche Praktiken in der Textilindustrie deckt."

4. Erklären Sie, warum Sie sich melden:

In diesem Teil der E-Mail ist es wichtig, den Grund für Ihre Mitteilung klar zu formulieren. Seien Sie prägnant und konzentrieren Sie sich auf den Zweck Ihrer E-Mail. Hier sind einige Tipps, wie Sie den Grund Ihrer Kontaktaufnahme effektiv erklären können:

• Nennen Sie den Nutzen: Erläutern Sie, wie Ihre E-Mail für den Empfänger wertvoll sein kann. Egal, ob Sie eine Lösung für ein Problem anbieten, eine Zusammenarbeit vorschlagen oder relevante Informationen weitergeben, betonen Sie den Nutzen, den der Empfänger aus der Zusammenarbeit mit Ihnen ziehen kann.
• Zeigen Sie Relevanz: Stellen Sie eine Verbindung zwischen dem Grund für Ihre Kontaktaufnahme und den spezifischen Bedürfnissen, Interessen oder Zielen des Interessenten her. Betonen Sie die Übereinstimmung zwischen dem, was Sie zu bieten haben, und dem, wonach sie suchen. Damit zeigen Sie, dass Sie sich informiert haben und die Situation des Kunden verstehen.
• Personalisieren Sie, wenn möglich: Stimmen Sie Ihre Erklärung auf den Kontext oder die jüngsten Aktivitäten des Empfängers ab. Die Erwähnung spezifischer Details über ihre Arbeit, Erfolge oder Herausforderungen kann dazu beitragen, eine stärkere Verbindung herzustellen und die Chancen auf eine positive Antwort zu erhöhen.

5. Schaffen Sie einen Mehrwert für sie:

Wenn Sie sich in einer E-Mail vorstellen, ist es wichtig, dass Sie dem Empfänger einen Mehrwert bieten. Dies zeigt, dass Sie nicht nur etwas für sich selbst suchen, sondern auch wirklich daran interessiert sind, dem Empfänger einen Nutzen zu bringen. Hier erfahren Sie, wie Sie in Ihrer E-Mail einen Mehrwert bieten können:

• Bieten Sie Einblicke oder Informationen an: Teilen Sie relevante Branchentrends, Markteinblicke oder Daten mit, die dem Empfänger helfen können, neue Perspektiven zu gewinnen oder fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Bereitstellung wertvoller Informationen macht Sie zu einer hilfreichen Ressource.
• Bieten Sie Unterstützung oder eine Lösung an: Wenn Sie ein bestimmtes Problem oder eine Schwierigkeit ansprechen können, mit der der Empfänger konfrontiert ist, bieten Sie Ihr Fachwissen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen als mögliche Lösung an. Erläutern Sie deutlich, wie Ihr Angebot dem Empfänger zugute kommen und seine Arbeit erleichtern oder effizienter machen kann.
• Stellen Sie Verbindungen oder Möglichkeiten vor: Wenn Sie über ein Netzwerk von Kontakten oder Zugang zu Ressourcen verfügen, die für den Empfänger wertvoll sein könnten, bieten Sie ihm an, ihn einzuführen oder ihm Zugang zu diesen Ressourcen zu verschaffen. Damit zeigen Sie, dass Sie bereit sind, mehr zu tun, um dem Empfänger zum Erfolg zu verhelfen.

6. Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln ein:

Ein Call-to-Action (CTA) ist eine klare und spezifische Aufforderung an den Empfänger, die ihn zu den gewünschten nächsten Schritten führt. Er sorgt für Klarheit und fördert das Engagement. Hier sind einige Tipps für die Aufnahme einer Handlungsaufforderung in Ihre E-Mail:

• Seien Sie konkret: Geben Sie klar und deutlich an, was der Empfänger als nächstes tun soll. Egal, ob Sie einen Termin für ein Treffen vereinbaren, weitere Informationen anfordern oder ein Feedback geben möchten, machen Sie Ihre Bitte deutlich.
• Verwenden Sie eine handlungsorientierte Sprache: Formulieren Sie Ihre Aufforderung zum Handeln mit Aktionsverben, um eine Antwort zu erhalten. Zum Beispiel: "Bitte antworten Sie mit Ihrer Verfügbarkeit für einen kurzen Anruf" oder "Klicken Sie auf den Link unten, um das Whitepaper herunterzuladen".
• Setzen Sie, falls erforderlich, eine Frist: Wenn Ihre Anfrage einen zeitkritischen Aspekt hat, wie z. B. ein zeitlich begrenztes Angebot oder die Notwendigkeit einer Antwort bis zu einem bestimmten Datum, erwähnen Sie dies, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln.

7. Sagen Sie "Danke" und melden Sie sich ab:

Wenn Sie Ihre E-Mail mit einer Danksagung und einer angemessenen Abmeldung schließen, bewahren Sie einen höflichen und professionellen Ton. Hier sind einige Tipps für Danksagungen und Abmeldungen:

• Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus: Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers. Ein einfaches "Danke für Ihre Aufmerksamkeit" oder "Ich schätze Ihre Rücksichtnahme" kann viel bewirken.
• Verwenden Sie eine angemessene Schlussformel: Wählen Sie eine Schlussformel, die dem Grad der Förmlichkeit Ihrer E-Mail und den Branchenstandards entspricht. Übliche Optionen sind "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" oder "Vielen Dank". Wenn Sie eine persönlichere oder informellere Beziehung zu dem Empfänger haben, können Sie Abschlusssätze wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Herzliche Grüße" verwenden.
• Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktinformationen an: Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer E-Mail-Signatur Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und relevante Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website usw.) angeben. Dies erleichtert es dem Empfänger, Sie bei Bedarf zu erreichen.

8. Nachfassen bei ihnen

Nachdem Sie sich vorgestellt haben, ist es wichtig, dass Sie nachfassen, wenn Sie keine Antwort erhalten oder das Gespräch fortsetzen möchten. Hier erfahren Sie, wie Sie effektiv nachfassen können:

• Seien Sie geduldig: Geben Sie dem Empfänger eine angemessene Zeit, um zu antworten, bevor Sie nachfassen. Der Zeitrahmen kann je nach Dringlichkeit und Kontext Ihrer E-Mail variieren.
• Senden Sie eine höfliche Erinnerung: Wenn Sie keine Antwort erhalten haben, senden Sie eine kurze und freundliche Nachfass-E-Mail, um den Empfänger sanft an Ihre vorherige Nachricht zu erinnern. Fassen Sie sich kurz und wiederholen Sie Ihre wichtigsten Punkte oder Ihre Aufforderung zum Handeln.
• Bieten Sie zusätzlichen Nutzen: Bieten Sie in Ihrer Folge-E-Mail zusätzliche Informationen, Einblicke oder Ressourcen an, die für den Empfänger wertvoll sein könnten. Damit zeigen Sie Ihr anhaltendes Interesse und Ihre Bereitschaft zu helfen.
• Respektieren Sie deren Entscheidung: Wenn Sie eine Antwort erhalten, in der Ihr Angebot abgelehnt oder Desinteresse bekundet wird, seien Sie höflich und danken Sie für die Antwort. Respektieren Sie ihre Entscheidung und bewahren Sie einen professionellen Ton.

Muster einer Einführungs-E-Mail an Kunden

Weitere Beispiele für solche E-Mails finden Sie in unserem Blog "10+ Muster für Einführungs-E-Mails an Kunden".

Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie sich in einer E-Mail an Kunden vorstellen

Wenn Sie sich in einer E-Mail an Kunden vorstellen, sollten Sie die folgenden Fehler vermeiden:

1. Übermäßig lange Einführungen, die das Interesse des Kunden verlieren können.

2. Grammatikalische Fehler und Tippfehler, die Ihre Glaubwürdigkeit untergraben können.

3. Verwendung allgemeiner oder unpersönlicher Begrüßungen wie "Sehr geehrter Kunde".

4. Sie wirken arrogant oder prahlen mit Ihren Errungenschaften.

5. Verwendung von Fachjargon oder technischer Sprache, die den Kunden verwirren könnte.

6. Angenommen, Sie kennen den Kunden, auch wenn Sie schon einmal mit ihm zusammengearbeitet haben.

7. Unrealistische Behauptungen oder Übertreibung Ihrer Fähigkeiten.

8. Vernachlässigung der spezifischen Bedürfnisse und Interessen des Kunden.

9. Vergessen Sie, Ihre Kontaktdaten für eine einfache Kommunikation anzugeben.

10. Verwendung einer aufdringlichen oder aggressiven Sprache, die auf Kunden abschreckend wirken kann.

11. Verwendung von Klischees oder allgemeinen Phrasen, die Ihrer Einleitung wenig Mehrwert verleihen.

Schlussfolgerung

Eine gut formulierte Einführungs-E-Mail kann der Schlüssel zu einer erfolgreichen Kundenbeziehung sein. Denken Sie daran, sie prägnant, ansprechend und persönlich zu halten und Ihren einzigartigen Wert und Ihre Besonderheiten hervorzuheben. Berücksichtigen Sie immer die Perspektive des Kunden und passen Sie Ihre Botschaft entsprechend an.

Ganz gleich, ob Sie neue Partnerschaften anstreben oder Ihr Netzwerk ausbauen möchten, eine durchdachte Einführung schafft die Voraussetzungen für sinnvolle Verbindungen. Setzen Sie die Tipps und Mustervorlagen, die wir Ihnen zur Verfügung gestellt haben, in die Tat um, und beobachten Sie, wie Ihre E-Mail-Einführungen Türen zu aufregenden Möglichkeiten öffnen.