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Die Provisionsberechnung in Excel dominiert den Markt für Tabellenkalkulationen seit den 1990er Jahren und ist nach wie vor ein leistungsstarkes Werkzeug für die Datenanalyse. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Handhabung verschiedener Finanz- und Provisionsberechnungen.
Verstehen Sie uns nicht falsch. Excel ist erstaunlich, weil:
- Es ist vielseitig
- Erleichtert das Zusammentragen von Daten
- Zusammenfassen und Visualisieren von Daten
- Unterstützt Formeln
- Wird in der ganzen Welt verwendet
Eine Studie ergab jedoch, dass 88 % aller Tabellenkalkulationen einen oder mehrere schwerwiegende Fehler enthalten. Erinnern wir uns nicht alle an das Londoner Wal-Debakel, bei dem JP Morgan im Jahr 2012 einen Handelsverlust von 6 Mrd. USD erlitt, der durch nichts anderes als einen Excel-Fehler verursacht wurde.
Ob Sie nun Verkaufsprovisionen, Mitarbeiterprämien oder andere Anreize verwalten, Excel kann diesen Prozess vereinfachen. Doch wie jede Software ist auch diese nicht vor Problemen gefeit.
In diesem Blog gehen wir auf die häufigsten Probleme ein, die bei der Berechnung von Anreizen in Excel auftreten, und bieten Lösungen für diese Probleme an.
Probleme mit der Berechnung von Anreizen in Excel-Tabellen und wie Xoxoday Compass sie behebt
Tabellenkalkulationen wurden nie entwickelt, um Anreize zu berechnen. Sie wurden entwickelt, um einfache mathematische Berechnungen zu automatisieren, die mehr Mathe als Logik enthielten. Sie wurden nie als schwere Programmiersprache entwickelt, die 28 Ebenen von verschachtelten Wenns vereinfachen könnte.
Wir sollten also aufhören, sie zu etwas zu zwingen, was sie nicht tun sollen.
Hier sind die häufigsten Probleme bei der Berechnung von Anreizen in Excel-Blättern und wie Xoxoday Compass hilft, sie zu beheben.
- Manuell und zeitaufwendig
- Anfällig für menschliches Versagen
- Fehlende Sichtbarkeit und Transparenz in Echtzeit
- Nicht maßstabsgerecht gebaut
- Teuer
- Nicht prüfbar
- Nicht teilbar
- Keine Integration mit Ihren aktuellen Systemen wie ERP, CRM usw.
- Nicht für die Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzipiert
- Zahlungen können nicht automatisiert werden
- Nicht für Anreize gebaut
1. Manuell und zeitaufwendig
Excel-Tabellen können keine Daten aus bestehenden Quellen importieren und müssen manuell verwaltet werden, was mühsam und zeitaufwändig ist und viel Raum für manuelle Fehler lässt.
Die zu analysierenden Daten müssen kopiert und eingefügt oder, was noch schlimmer ist, manuell eingegeben werden. Bei einer Handvoll Wiederholungen ist dies mit geringem Aufwand möglich, aber wenn die Anzahl der Zeilen und Spalten in den Daten zunimmt, wird es praktisch unmöglich, und es wird extrem langsam.
2. Anfällig für menschliches Versagen
Excel-Tabellen sind nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch anfällig für manuelle Fehler. Es ist nicht in erster Linie eine Programmiersprache und kann nur komplexe mathematische Berechnungen, aber keine komplexe Logik verarbeiten.
Die Anreizberechnung ist das genaue Gegenteil. Sie ist mehr logisch und weniger mathematisch. Genau hier ist menschliches Eingreifen gefragt. Hier erstellt ein Unternehmensanalytiker eine Abfrage mit 50 Indizes und 25 verschachtelten Wenns, um den Anreiz zu berechnen. Gott bewahre, wenn eine davon schief geht. Es ist fatal einfach, wenn sich Benutzerfehler in den Prozess einschleichen und die Ergebnisse verfälschen, so dass Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise über- oder unterbezahlt werden.
3. Mangelnde Sichtbarkeit und Transparenz in Echtzeit
In Excel-Tabellen oder sogar in den Online-Versionen sind die Daten schnell veraltet, wenn sie nicht jede Minute von jemandem manuell aktualisiert werden. Excel-Tabellen sind nicht mit Live-CRMs und ERPs verbunden und können daher nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Dies hat zur Folge, dass es keine Transparenz oder Sichtbarkeit der Daten gibt.
Abgesehen davon, dass Compass Ihr Vertriebsteam motiviert, bietet es vollständige Transparenz über die tatsächlichen Berechnungen hinter den Zahlen, und Ihr Team kann den Zahlen, die es sieht, vertrauen, weil es weiß, wie sie berechnet wurden.
4. Nicht maßstabsgerecht gebaut
Experten beschreiben Excel als eine funktionale Programmiersprache. Obwohl Excel Datenanalyse, Visualisierung und Programmierung miteinander verbindet, funktioniert es nur dann gut, wenn die Daten klein und auf Hunderte von Datensätzen beschränkt sind, manuell eingegeben oder kopiert und eingefügt werden können und die Logik eher mathematisch als komplex ist.
Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen, wenn sie versuchen, eine Anreizsoftware in Excel zu erstellen, die eine komplexe Logik erfordert, die es unmöglich macht, Anreize in großem Umfang zu berechnen.
5. Teuer
Wenn Sie Excel für die Berechnung von Verkaufsanreizen verwenden, setzen Sie erhebliche Ressourcen ein, nämlich Technologie, Personal und Zeit, und diese Ressourcen sind mit Kosten verbunden.
In Anbetracht der Tatsache, dass 88 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, entstehen jedes Mal, wenn man auf einen Fehler stößt, erneut Kosten für all diese Ressourcen, was die Sache auf allen Ebenen unwirtschaftlich macht und somit das Gleichgewicht stört.
6. Nicht prüfbar
Sind Sie schon einmal zu Ihrem Excel-Blatt zurückgekehrt, um festzustellen, dass es nicht mehr so ist, wie Sie es verlassen haben? Oder haben Sie schon einmal Ihre Formeln überschrieben, um dann #ERROR! in den Zellen zu finden? Wenn Sie das Gefühl haben, ein Deja Vu zu erleben, sind Sie nicht allein.
Excel bietet keine Historie aller Änderungen, die an den einzelnen Zellen vorgenommen wurden, und Sie können nicht sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat oder ob er überhaupt die Genehmigung dazu hatte. Sie können auch keine Unterstützungskette einrichten. Obwohl Google Sheets Funktionen zur Behebung dieser Probleme eingeführt hat, ist es unmöglich, den Änderungsverlauf für einzelne Zellen zu überprüfen.
7. Nicht teilbar
Excel lässt sich doch leicht weitergeben, oder? Fügen Sie es einfach als Anhang in eine E-Mail ein.
Vielleicht ist das so. Aber nicht, wenn Sie ein großes Team von Hunderten und Tausenden von Mitarbeitern haben, die auf dieselbe Datei zugreifen wollen. Hier bricht Excel zusammen. Sie können in Excel eine Tabelle mit Anreizen für Ihr Unternehmen erstellen, aber was ist, wenn Sie sie für 50000 Mitarbeiter freigeben möchten?
Stellen Sie sich nun vor, dass diese Vertreter in 15 verschiedenen Anreizplänen gruppiert sind. Nun kommt noch hinzu, dass die Teamleiter zwar die Anreize ihrer Teammitglieder sehen können, nicht aber die der anderen Teammitglieder.
Sie können Ihre Excel-Tabelle erstellen, aber Sie können sie nicht so aufteilen und freigeben, dass die Benutzer nur die Informationen sehen, die sie sehen müssen. Genau das macht sie nicht teilbar und schwierig.
8. Lässt sich nicht in Ihre aktuellen Systeme wie ERP, CRM usw. integrieren.
Excel ist, trotz seiner Online-Versionen, nicht vernetzt. Komplexe Incentive-Berechnungen benötigen Echtzeitdaten für alle Quellen wie CRM, ERP und Lohnbuchhaltung. Es ist fast unmöglich, Daten aus diesen Quellen zu extrahieren, sie zu bearbeiten und in Echtzeit zu aktualisieren. Dieser Prozess ist langsam, manuell, fehleranfällig und nicht in Echtzeit.
9. Nicht für die Finanzberichterstattung und die Einhaltung von Gesetzen konzipiert
Excel ist ein Geschäftsinstrument, das für mathematische Berechnungen mit einem einfachen Eingabe-, Verarbeitungs- und Ausgabemechanismus entwickelt wurde. Es erlaubt Ihnen nicht, steuerliche Auswirkungen zu konfigurieren, geschweige denn auf der Grundlage von Steuersätzen oder Regionen, und macht die Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unabhängig von der Berechnung von Anreizen und Auszahlungen.
10. Zahlungen können nicht automatisiert werden
Excel ist ein Berechnungstool, das Ihnen bei der endgültigen Berechnung der Anreize helfen kann. Es kann nicht einmal einen Schritt darüber hinausgehen. Die Berechnung der Anreize ist unabhängig von der Auszahlung der Anreize.
Um Auszahlungen zu verarbeiten, müssen Sie die Zahlungen manuell über die Bank oder über Geschenkkarten freigeben, was viele Möglichkeiten für manuelle Fehler bietet. Excel bietet keine Möglichkeit, es mit APIs oder Zahlungsflüchtlingen zu verbinden, um Zahlungen zu verarbeiten.
11. Nicht für Anreize gebaut
Excel ist eine leere Leinwand mit zwei Dimensionen. Es kann keine komplexen Berechnungen in Verbindung mit mehreren Ebenen von Logik durchführen. Sie werden 10 oder 20 verschachtelte Wenns und Indizes verwenden müssen, um den endgültigen Wert zu erhalten. Gott bewahre, wenn Sie bei einem dieser 20 falsch liegen.
Fallstudie: Eine deutsche Luxus-Automarke steigert ihren Umsatz mit Incentive Automation
Ein Luxus-Automobilunternehmen stand vor der Herausforderung, seine Provisionsprogramme effektiv zu kommunizieren und sein ständig wachsendes Vertriebsteam, das über 33 verschiedene Franchise-Standorte verteilt war, zu binden. Das Unternehmen suchte nach einer einheitlichen Plattform, um sein Vertriebsteam bei der Navigation von Incentive-Programmen zu unterstützen und eine Gemeinschaft mit seinen Franchisenehmern aufzubauen.
Lösung
Die Luxus-Automobilmarke wandte sich an Compass , um die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter mit einem vielschichtigen Ansatz zu verbessern. Compass bot einen zentralen Knotenpunkt für die nahtlose Kommunikation von Vergütungsprogrammen, rationalisierte die Prozesse zur Verteilung von Incentives für die Vertriebsmitarbeiter im ganzen Land und erhöhte die Transparenz hinsichtlich der verdienten Incentives.
Ergebnis
Compass war ausschlaggebend für die Verbesserung des Engagements innerhalb des Vertriebsteams der Luxusautomarke, indem es Funktionen wie Community-Gruppen, Nudges und Benachrichtigungen sowie Spielvorlagen bot. Durch Compass erreichte die Luxusautomarke Folgendes:
- Konfigurierte monatliche Incentive-Programme für Führungskräfte im Vertrieb und Teamleiter.
- Verwaltung und Verteilung der Anreize durch ein zentrales Team auf der Grundlage einer einzigen Richtlinie.
- Plum, ein umfangreiches Einlöseportal, bietet über 1700 Auszahlungsoptionen, darunter Markengeschenkkarten, Geldkarten, Erlebnisse und mehr.
- Einführung von Beschäftigungsprogrammen, Quiz und Quizfragen in verschiedenen Gruppen.
Auswirkungen
Die Implementierung von Compass brachte für die Luxusautomobilmarke bedeutende Ergebnisse, unter anderem:
- Ein Anstieg der Verkaufszahlen um 11 % in weniger als 90 Tagen.
- Eine Steigerung der Anzahl der Qualifikanten um 5 % in weniger als 90 Tagen.
- Beeindruckende 92,8 % Annahme von Compass durch die Vertriebsteams.
- Ein bemerkenswerter Anstieg von 96,2 % bei der Annahme von Auszahlungsoptionen.
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Schlussfolgerung
Excel ist zwar ein vielseitiges Werkzeug, stößt aber bei der Berechnung komplexer Anreize an seine Grenzen. Das Potenzial für manuelle Fehler, das Fehlen von Echtzeitdaten und die Schwierigkeiten bei der Skalierbarkeit können erhebliche Herausforderungen darstellen.
Xoxoday Compass bietet eine Lösung, die die Prozesse zur Berechnung von Prämien rationalisiert, Zahlungen automatisiert und die Transparenz und Genauigkeit verbessert. Durch den Einsatz von Compass können Unternehmen ihre Vertriebsteams stärken, die Bearbeitungszeit verkürzen, die Produktivität steigern und die Undurchsichtigkeit der Kommunikation beseitigen, während sie gleichzeitig die Genauigkeit ihrer Incentive-Berechnungen sicherstellen.
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