Berekening van incentives in Excel-sheets: 11 veelvoorkomende problemen en hoe ze op te lossen

Incentive berekenen in Excel domineert de spreadsheetmarkt al sinds de jaren negentig en het blijft een krachtig hulpmiddel voor gegevensanalyse. Het is een krachtig hulpmiddel voor het verwerken van verschillende financiële en commissieberekeningen. 

Begrijp ons niet verkeerd. Excel is geweldig omdat: 

1. Het is veelzijdig
2. Maakt het verzamelen van gegevens gemakkelijk 
3. Laat u gegevens samenvatten en visualiseren 
4. Ondersteunt formules
5. Wordt over de hele wereld gebruikt

Uit een onderzoek bleek echter dat 88% van alle spreadsheets een of meer ernstige fouten bevat. Herinneren we ons niet allemaal het JP Morgan London Whale-debacle, waarbij JP Morgan in 2012 werd getroffen door een handelsverlies van $ 6 miljard dat werd veroorzaakt door niemand minder dan een Excel-fout?

Dus of je nu verkoopcommissies, bonussen voor werknemers of andere incentives beheert, Excel kan het proces vereenvoudigen. Maar zoals elke software is het niet immuun voor problemen.

In deze blog onderzoeken we de veelvoorkomende problemen die mensen tegenkomen bij het berekenen van incentives in Excel en bieden we oplossingen om ze op te lossen.

Problemen met incentiveberekeningen in Excel-sheets & hoe Xoxoday Compass ze helpt oplossen

Spreadsheets zijn nooit gemaakt om incentives te berekenen. Ze zijn gemaakt om eenvoudige wiskundige berekeningen te automatiseren, die meer wiskunde dan logica bevatten. Ze werden nooit gebouwd als een zware programmeertaal die 28 niveaus van geneste als's kon vereenvoudigen.

Laten we dus ophouden hen te dwingen iets te doen waarvoor ze niet bedoeld zijn.

Hier zijn de veelvoorkomende problemen met het berekenen van incentives in Excel-bladen en hoe Xoxoday Compass helpt ze op te lossen.

1. Handmatig en tijdrovend 
2. Gevoelig voor menselijke fouten 
3. Het ontbreekt aan real-time zichtbaarheid en transparantie 
4. Niet gebouwd op schaal 
5. Dure
6. Niet controleerbaar 
7. Niet deelbaar 
8. Integreert niet met uw huidige systemen zoals ERP, CRM enz. 
9. Niet gebouwd voor financiële rapportage en wettelijke naleving 
10. Kan betalingen niet automatiseren 
11. Niet gebouwd voor incentives 

1. Handmatig en tijdrovend 

Excel-sheets kunnen geen gegevens importeren uit bestaande bronnen en moeten handmatig worden beheerd, wat vervelend en tijdrovend is en veel ruimte laat voor handmatige fouten. 

Te analyseren gegevens moeten worden gekopieerd en geplakt of, erger nog, handmatig worden ingevoerd. Dit kan worden gedaan voor een handvol reps met weinig moeite, maar als de rijen en kolommen in de gegevens toenemen, wordt het vrijwel onmogelijk, waardoor het extreem traag wordt. 

2. Gevoelig voor menselijke fouten 

Excel-sheets zijn niet alleen extreem tijdrovend, maar ook gevoelig voor handmatige fouten. Het is niet primair een coderingstaal en kan alleen complexe wiskundige berekeningen aan, maar geen complexe logica. 

Stimulerende berekening is precies het tegenovergestelde. Het is meer logica en minder wiskunde. Dit is precies waar menselijke tussenkomst nodig is. Hier bouwt een bedrijfsanalist een query met 50 indexen en 25 geneste ifs om de incentive te berekenen. God verhoede het als er één fout gaat. Het is dodelijk eenvoudig voor gebruikersfouten om in het proces te sluipen en de resultaten te beïnvloeden, waardoor uw verkopers mogelijk te veel of te weinig betaald krijgen. 

3. Ontbreekt real-time zichtbaarheid en transparantie 

Op Excel-sheets of zelfs de online versies daarvan raken de gegevens snel verouderd, tenzij iemand ze elke minuut handmatig bijwerkt. Excel-sheets zijn niet verbonden met live CRM's en ERP's en kunnen dus niet in realtime worden bijgewerkt. Als gevolg hiervan is er geen transparantie of zichtbaarheid van gegevens.  

4. Niet gebouwd op schaal 

Experts beschrijven Excel als een functionele programmeertaal. Hoewel Excel gegevensanalyse, visualisatie en programmeren combineert, werkt het alleen goed als de gegevens klein zijn en beperkt tot honderden records, handmatig kunnen worden ingevoerd of kunnen worden gekopieerd en geplakt, en de logica eerder wiskundig dan complex is.  

Organisaties worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen wanneer ze proberen incentivesoftware te bouwen binnen Excel die complexe logica vereist, waardoor het onmogelijk wordt om incentives op schaal te berekenen. 

5. Dure 

Wanneer je Excel gebruikt voor het berekenen van verkoopstimulansen, zet je aanzienlijke middelen in, zoals technologie, personeel en tijd, en aan deze middelen zijn kosten verbonden. 

Als je bedenkt dat 88% van de spreadsheets fouten bevat, maak je elke keer dat je een fout tegenkomt opnieuw de kosten van al deze middelen, waardoor het op alle niveaus onrendabel wordt en de balans doorslaat.  

6. Niet controleerbaar 

Ben je ooit teruggekeerd naar je Excel-sheet om te ontdekken dat het niet is zoals je het achterliet? Of heb je ooit je formule overschreven om vervolgens #ERROR! te vinden in de cellen? Als dit je een gevoel van Deja Vu geeft, dan ben je niet de enige. 

Excel biedt geen geschiedenis van elke wijziging die in elke cel is gemaakt, en je kunt niet zien wie de wijzigingen heeft gemaakt en of ze zelfs de goedkeuring hadden om dat te doen. Je kunt ook geen ondersteuningsketen instellen. Ondanks dat Google Sheets functies introduceert om deze problemen op te lossen, is het controleren van de wijzigingsgeschiedenis voor individuele cellen onmogelijk.  

7. Niet deelbaar 

Excel is makkelijk te delen, toch? Stuur het gewoon als bijlage mee in een e-mail. 

Misschien wel. Maar niet als je een enorm team hebt van honderden en duizenden werknemers die toegang willen tot hetzelfde bestand. Dit is waar Excel in elkaar stort. Je kunt een stimuleringsspreadsheet in Excel maken voor je bedrijf, maar wat als je het wilt delen met 50000 vertegenwoordigers? 

Stel je nu voor dat die vertegenwoordigers gegroepeerd zijn over 15 verschillende incentiveplannen. Voeg daar de complexiteit aan toe dat teamleiders de incentives van hun teamleden kunnen zien, maar niet die van andere teamleden.  

Je kunt je Excel-spreadsheet maken, maar je kunt het niet zo verdelen en delen dat de gebruikers alleen de informatie zien die ze moeten zien. Dit is precies wat het ondeelbaar en uitdagend maakt. 

8. Integreert niet met je huidige systemen zoals ERP, CRM, enz. 

Excel is, ondanks de online versies, niet verbonden. Complexe incentiveberekeningen hebben realtime gegevens nodig voor alle bronnen, zoals CRM, ERP en salarisadministratie. Het is bijna onmogelijk om gegevens uit deze bronnen te halen, ermee te werken en ze realtime bijgewerkt te houden. Dit proces is traag, handmatig, foutgevoelig en niet realtime. 

9. Niet gebouwd voor financiële rapportage en wettelijke naleving 

Excel is een zakelijke tool die is gebouwd voor wiskundige berekeningen met een eenvoudig invoer-, verwerkings- en uitvoermechanisme. Je kunt er geen belastingimplicaties mee configureren, laat staan op basis van slabs of geografische gebieden, en het maakt financiële rapportage en naleving van de wet onafhankelijk van de berekening en uitbetaling van incentives. 

10. Kan betalingen niet automatiseren 

Excel is een rekenprogramma dat je kan helpen met de uiteindelijke berekening van de incentive. Verder dan dat kan het niet gaan. Het houdt de incentiveberekening onafhankelijk van de uitbetaling van incentives. 

Om uitbetalingen te verwerken, moet je handmatig betalingen vrijgeven via de bank of via cadeaubonnen, waardoor er veel kans is op handmatige fouten. Met Excel kun je geen verbinding maken met API's of betalingsmogelijkheden om betalingen te verwerken. 

11. Niet gebouwd voor incentives 

Excel is een leeg canvas met twee dimensies. Het kan geen complexe berekeningen aan met lagen van logica. Je zult je toevlucht moeten nemen tot 10 en 20 geneste als's en indexen om tot de uiteindelijke waarde te komen. God verhoede het als het misgaat met een van die 20. 

Casestudie: Een Duits luxemerk verbetert zijn omzet met geautomatiseerde incentives

Een luxe autobedrijf stond voor de uitdaging om hun commissieprogramma's effectief te communiceren en hun steeds groeiende verkoopteam, verspreid over 33 verschillende franchisevestigingen, te betrekken. Ze zochten naar een uniform platform om hun verkoopteam te helpen bij het navigeren door incentiveprogramma's en het bevorderen van een verbonden gemeenschap met hun franchisenemerverkopers.

Oplossing

Het luxe automerk wendde zich tot Compass om de productiviteit van verkoopvertegenwoordigers te verbeteren met een veelzijdige aanpak. Compass bood een gecentraliseerde hub voor naadloze communicatie van compensatieprogramma's, stroomlijnde distributieprocessen voor incentives voor verkoopvertegenwoordigers in het hele land en verhoogde de transparantie met betrekking tot verdiende incentives.

Resultaat

Compass was cruciaal in het verbeteren van de betrokkenheid binnen het verkoopteam van het luxe automerk door functies aan te bieden zoals communitygroepen, Nudges en meldingen en spelsjablonen. Via Compass heeft het luxe automerk het volgende bereikt:

• Configureerde maandelijkse stimuleringsprogramma's voor sales executives en teamleiders.
• Beheerde en verdeelde incentives via een gecentraliseerd team op basis van één richtlijn.
• Maak gebruik van Plum, een uitgebreid inwisselportaal, om meer dan 1700 uitbetalingsopties te bieden, waaronder merkcadeaubonnen, geldbonnen, ervaringen en meer.
• Lanceerde engagementprogramma's, trivia en quizzen binnen verschillende groepen.

Impact

De implementatie van Compass leverde aanzienlijke resultaten op voor het luxe automerk, waaronder:

• 11% meer verkoop in minder dan 90 dagen.
• Een stijging van 5% in het aantal qualifiers in minder dan 90 dagen.
• Een indrukwekkend adoptiepercentage van 92,8% van Compass door verkoopteams.
• Een opmerkelijke stijging van 96,2% in het gebruik van uitbetalingsopties.

Conclusie

Excel is weliswaar een veelzijdig hulpmiddel, maar heeft zijn beperkingen als het aankomt op complexe incentiveberekeningen. De kans op handmatige fouten, het gebrek aan realtime gegevens en problemen met de schaalbaarheid kunnen een grote uitdaging vormen. 

Xoxoday Compass biedt een oplossing die incentiveberekeningsprocessen stroomlijnt, betalingen automatiseert en de transparantie en nauwkeurigheid verbetert. Door gebruik te maken van Compass kunnen bedrijven hun verkoopteams superchargen, de verwerkingstijd verkorten, de productiviteit verhogen en een einde maken aan ondoorzichtige communicatie, terwijl de nauwkeurigheid van hun incentiveberekeningen gewaarborgd blijft.