On this page
Bedrijven zijn afhankelijk van netwerken en netwerken zijn afhankelijk van effectieve communicatiemethoden. Uitzoeken wat het juiste is om te communiceren en wat het juiste medium is om te communiceren, is vaak het moeilijkste deel van netwerken.
Als je in contact wilt blijven met je collega's, collega's, vorige klanten of potentiële klanten, dan denk je er misschien over om hen van tijd tot tijd een 'touch base' e-mail te sturen.
Maar contact e-mails zijn niet de enige manier om met iemand in contact te blijven of een communicatiestroom te openen. Omdat e-mails de standaardvorm van professioneel netwerken zijn, kunnen een paar te veel e-mails soms te vermoeiend en vermoeiend worden voor de ontvanger.
Dit is je kans om het eens over een andere boeg te gooien met 9 nieuwe alternatieven voor het versturen van dezelfde oude e-mails.
Wat is een "touch base" e-mail?
Een "touch base" e-mail is een kort bericht dat naar iemand wordt gestuurd om een snelle update te geven, in te checken of regelmatig contact te onderhouden.
Ze worden vaak gebruikt om de communicatielijnen open te houden, om vooruitgang of informatie te delen of om contact te houden. Deze e-mails zijn meestal informeel van aard en dienen als een manier om contact te leggen zonder dat er een lang of formeel gesprek voor nodig is.
Nadelen van het sturen van een "touch base" e-mail
Als je denkt dat het versturen van een contactmail de beste manier is om contact te houden met je klanten of om nieuwe informatie te krijgen van je collega's, dan heb je het mis!
Een e-mail, hoe onschuldig die ook lijkt, kan vaak verkeerd worden opgevat en genegeerd.
Hier zijn enkele nadelen van de touch base e-mail in de wereld van vandaag:
- Het kan gemakkelijk verloren gaan onder een stapel andere nutteloze e-mails.
- Het kan naar spam worden gestuurd of per ongeluk worden gearchiveerd.
- Het kan vaag zijn en de ontvanger weet misschien niet hoe hij erop moet reageren.
- Het kan dagen duren voordat de ontvanger er echt aan toe is en vervolgens contact met je opneemt.
- De essentie van de e-mail of het doel van 'verbinding' kan verloren gaan in de vertaling (aka verkeerd geïnterpreteerd, onduidelijk, niet-objectief).
Daar komt nog bij dat als de ontvanger te veel aan zijn hoofd heeft, hij een contactmail vaak kan negeren. Als je op zoek bent naar informatie, kan een ontvanger het vermoeiend vinden en onnodige wrijving veroorzaken (of het gevoel van gebrek aan ruimte/opdringerigheid).
9 Betere alternatieven voor de algemene "touch base"-e-mail
Nu je de irrelevantie van de touch base e-mail in de wereld van vandaag begrijpt, zijn hier enkele alternatieven die je kunt gebruiken om dingen te veranderen en het nuttiger, informatiever en productiever te maken voor zowel jou als de ontvanger.
1. Persoonlijke opvolgmail
Een gepersonaliseerde opvolgmail is altijd beter dan een nep 'touch base' e-mail. Aan de ene kant, waar de 'touch base' e-mail vaag en dubbelzinnig is, is een gepersonaliseerde opvolgmail die geschreven is met specifieke informatie over wat je wilt weten en wat je wilt benadrukken een zekere manier om iemands aandacht te krijgen.
Hier is een snel voorbeeld dat je kunt gebruiken:
Ik hoop dat u het goed maakt met deze e-mail!
Ik vervolg op ons gesprek van twee weken geleden over de productdemonstratie waarin uw bedrijf geïnteresseerd zou kunnen zijn. Ik wilde u laten weten dat we een proefversie van de software klaar hebben en ik zou u graag ontmoeten wanneer het u uitkomt om het product uit te proberen en u te laten zien hoe dit u en uw bedrijf kan helpen met betere, snellere resultaten.
Laat me weten of ik een testrun kan plannen en of we deze week nog iets kunnen regelen. We kunnen werken op basis van onze wederzijdse beschikbaarheid.
Ik kijk ernaar uit om van u te horen!
Groeten,
Matt D
2. Waardevolle bronnen delen
Een andere effectieve manier om informatie te communiceren of om contact op te nemen, is door iets te delen dat relevant is voor hun werk en een nuttige bron kan zijn.
Dit kan zo simpel zijn als een nieuwsartikel, een blog, een whitepaper of zelfs een link naar een video op YouTube waar een interessant en relevant discussieonderwerp wordt besproken. Als het iets is dat nuttig en vindingrijk voor hen kan zijn, zullen ze 100% contact met je opnemen en kan dit je ticket zijn naar een open kanaal.
Bijvoorbeeld: Als je een lang verloren klant in de Automobielsector hebt en je wilt opnieuw contact met hen opnemen voor je aanstaande lancering van automobielsoftware, zou je hen een e-mail kunnen sturen met de volgende tekst:
I came across this video on youtube and instantly thought you would find this informative and useful.
<Insert Link here>
Let me know of your thoughts on this.
Regards,
Robert J
3. Specifieke hulp of ondersteuning bieden
Als je een collega hebt met wie je contact moet opnemen om te controleren of als je een excuus wilt hebben om contact op te nemen om informatie te krijgen, kan het sturen van een e-mail waarin je ondersteuning of hulp aanbiedt voor hun project of werkgebied een enorme ijsbreker zijn.
Hulp wordt altijd gewaardeerd en dit kan leiden tot een open, gezond en vertrouwensvol communicatiekanaal.
Bijvoorbeeld:
Ik hoorde dat je geplaatst bent voor het MVO-project en wil je daarmee feliciteren. In mijn vorige baan heb ik meegewerkt aan MVO-initiatieven en daarom kan ik je wel wat hulp bieden.
Als je ondersteuning nodig hebt bij het opzetten van de MVO-projecten van dit jaar, laat het me weten en ik help je graag.
Gefeliciteerd en vriendelijke groeten,
Kevin H
4. Feedback of input vragen
Een andere geweldige manier om het ijs te breken en weer contact te maken met een collega of klant is door feedback of hun waardevolle input over iets te vragen.
Het is niet alleen een geweldige manier om hen het gevoel te geven dat ze belangrijk zijn, het helpt ook om het gesprek op gang te brengen, brengt je dichter bij hen en creëert een geweldige kans om met hen in contact te komen. Mensen geven graag advies en meestal slaat niemand een verzoek om hulp af als er expliciet om gevraagd wordt.
Bijvoorbeeld:
Ik ben onlangs overgestapt naar een ander team en werk momenteel in de DevOps-afdeling. Ik herinner me dat uw vorige ervaring aan de ontwikkelingskant lag en daarom wilde ik uw advies inwinnen over een huidig project dat ik leid.
Als je beschikbaar bent, zou ik graag volgende week een kop koffie met je drinken. Gezien uw expertise zou ik graag de kans krijgen om uw advies te gebruiken bij het leiden van deze nieuwe divisie.
Met vriendelijke groet,
Milton K
5. Geef een persoonlijke update
Soms heb je een opening nodig om terug te bellen naar een klant of cliënt met wie je het contact bent verloren. Misschien probeer je met iemand in contact te komen voor een update van een project waaraan ze hebben gewerkt zonder opdringerig te zijn.
Wat moet je doen? Geef een update van jouw kant! Als iemand een update aanbiedt, is het niet meer dan normaal dat de andere persoon informatie geeft over wat hij of zij heeft gedaan! Het is een geweldige manier om mensen weer aan het delen en praten te krijgen!
Bijvoorbeeld:
Het is zo lang geleden dat we voor het laatst contact hadden! De dingen aan mijn kant zijn uitdagend geweest het afgelopen jaar. Ik ben overgestapt naar de afdeling Pre-sales en heb gewerkt met een team van zeer gedreven pre-salesmedewerkers en ik heb geprobeerd de nieuwe industrie bij te houden. Het bedrijf heeft dit jaar verschillende nieuwe producten gelanceerd en ik ben momenteel bezig met de lancering ervan en met het uitbreiden van mijn netwerk hiervoor.
Ik hoop dat alles goed gaat aan jouw kant. Hoe gaat het aan de kant van de service? Laten we eens bijpraten tijdens een kopje koffie of per telefoon, afhankelijk van onze wederzijdse beschikbaarheid.
Groeten,
Beatrice H
6. Deel een relevante casestudy
Het delen van een casestudy of iets dat de ontvanger interesseert, kan een uitstekende manier zijn om een communicatiekanaal te openen.
Casestudies zijn een uitstekende manier om een bron aan te reiken die zowel informatief kan zijn als een waardevolle aanvulling op hun kennis. Het kan ook iets zijn waarmee ze op dit moment in hun werk of branche te maken hebben. Hulp bieden op een bescheiden en attente manier is een geweldige ijsbreker en zorgt ervoor dat mensen effectief met elkaar communiceren.
Bijvoorbeeld:
I came across this case study on the effects of XXX on YYY on the internet today and instantly thought of you. Since you are in the same field of research, I think this may serve as information for you. Let me know your thoughts on this.
<Link to the case study>
Kind Regards,
Agatha R
7. Plan een kort telefoongesprek of videovergadering
Een van de beste dingen die je kunt doen is de e-mail helemaal overslaan en de telefoon pakken om contact op te nemen met de beoogde persoon. Dit is de snelste manier om het ijs te breken, een afspraak te maken of zelfs om informatie te verzamelen.
Je zou van tevoren een e-mail kunnen sturen om een video- of telefoongesprek af te spreken, zodat jullie beiden je beschikbaarheid kunnen bespreken. Een telefoon- of videogesprek maakt dingen persoonlijker en je kunt effectieve communicatie tot stand brengen.
Bijvoorbeeld:
Het is al zo lang geleden dat we voor het laatst contact hadden. Ik hoop dat alles goed met je gaat. Er zijn enkele interessante vooruitzichten waar ik momenteel aan werk. Ik weet zeker dat deze interessant en nuttig voor je zijn, want ik weet hoe nieuwsgierig je bent naar de nieuwste innovatieve technische producten.
Laat me weten wanneer we even kunnen bijpraten via de telefoon. We kunnen iets afstemmen op onze beider beschikbaarheid.
Ik kijk ernaar uit om met je bij te praten!
Groeten,
Chloe H
8. Deel succesverhalen of getuigenissen
Succesverhalen of getuigenissen van vorige klanten delen met potentiële klanten is een geweldige manier om contact te leggen met klanten. Het wekt vertrouwen en waardering voor het merk en de persoon.
Je kunt in een snelle e-mail een blog, vlog of een bericht van internet delen waarin het product of de dienst van je bedrijf wordt besproken. Het kan zelfs een grote stap zijn in de richting van productinteresse van een potentiële klant en mogelijk het sluiten van de deal in de toekomst.
Bijvoorbeeld:
Hope this email finds you well!
I wanted to share this post that I came across on the internet that has some testimonials from real customers of our product and services. These are some of the prominent success stories from real clients across the world.
<Insert link here>
Do let me know your thoughts on this and if you have any questions, please feel free to contact me. I would be glad to provide you with more information on our wide product range.
Kindest Regards,
Karen W
9. Plan een relevant evenement of netwerkgelegenheid
Een andere interessante manier om contact te leggen met een klant of collega die je wilt ontmoeten, is door hem of haar uit te nodigen voor een activiteit die voor beide partijen van belang is in professionele zin. Dit kan bijvoorbeeld een evenement, seminar of techbeurs zijn.
Je kunt ze ook uitnodigen voor een evenement of conferentie waar je aanwezig bent om met hen in contact te komen. Dit kan een communicatiekanaal openen en de weg vrijmaken voor netwerken met experts uit de sector.
Bijvoorbeeld:
Hopelijk vindt deze e-mail je goed!
Onze productdivisie sponsort aanstaande zaterdag een techbeurs in XXX en ik wilde je uitnodigen om daar ook heen te gaan. Dit is een bijeenkomst waar regionale producten worden getoond, gevolgd door een paar nieuwe lanceringen en een lunch.
Ik denk dat het heel nuttig zal zijn en het is een geweldig forum om bij te praten en te leren over de recente vooruitgang in ons vakgebied. Laat het me weten als je erbij kunt zijn.
Ik hoop je daar te zien!
Groeten,
Serena V
Conclusie
Dit zijn enkele van de beste, modernste en creatiefste alternatieven voor het versturen van de oude touch-base e-mail. Als je deze innovatieve benaderingen gebruikt, hoop je meer te bereiken dan alleen maar even bijpraten met je oude of toekomstige nieuwe klant; je opent ook een kanaal voor vertrouwde en relevantere informatie tussen mensen.
