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Le aziende si basano sulle reti e le reti si basano su metodi di comunicazione efficaci. Spesso la parte più difficile del networking consiste nel capire quale sia la cosa giusta da comunicare e il mezzo giusto per farlo.
Se siete persone che cercano di entrare in contatto con i vostri colleghi, controparti, clienti precedenti o potenziali, potreste pensare di inviare loro un'e-mail di "contatto" di tanto in tanto, per fare il punto della situazione.
Ma le e-mail di contatto non sono l'unico modo per tenersi in contatto con qualcuno o per aprire un flusso di comunicazione. Poiché le e-mail sono la forma standard di networking professionale, a volte un numero eccessivo di e-mail può diventare eccessivo e stancante per chi le riceve.
Ecco un'occasione per cambiare con 9 nuove alternative all'invio delle solite e-mail di contatto.
Che cos'è un'e-mail "touch base"?
Un'e-mail "di contatto" è un breve messaggio inviato a qualcuno per fornire un rapido aggiornamento, un check-in o per mantenere un contatto regolare.
Spesso viene utilizzata per mantenere aperte le linee di comunicazione, condividere progressi o informazioni o rimanere in contatto. Queste e-mail sono in genere di natura informale e servono a contattare qualcuno senza richiedere una conversazione lunga o formale.
Svantaggi dell'invio di un'email "touch base
Se pensate che l'invio di un'e-mail di contatto sia il modo migliore per controllare i vostri clienti o per ottenere informazioni fresche dalle vostre controparti, ripensateci!
Un'e-mail di contatto, apparentemente innocua, può spesso essere fraintesa e ignorata.
Ecco alcuni svantaggi delle e-mail di contatto nel mondo di oggi:
- Può facilmente perdersi sotto una pila di altre e-mail inutili.
- Potrebbe essere inviato allo spam o archiviato per sbaglio.
- Potrebbe essere vago e il destinatario potrebbe non sapere come rispondere.
- Potrebbero volerci giorni prima che il destinatario riesca a prenderlo e a rispondervi.
- L'essenza dell'e-mail o lo scopo della "connessione" potrebbero andare perduti nella traduzione (ovvero interpretati male, non chiari, non oggettivi).
Inoltre, se il destinatario ha troppo da fare, spesso può ignorare un'e-mail di contatto. Se state cercando informazioni, il destinatario potrebbe trovarlo estenuante e potrebbe causare inutili attriti (o la sensazione di mancanza di spazio/intrusione).
9 Migliori alternative all'e-mail generica "di contatto".
Ora che avete capito l'irrilevanza delle e-mail di contatto nel mondo di oggi, ecco alcune alternative che potete utilizzare per cambiare le cose e renderle più utili, informative e produttive sia per voi che per il destinatario.
1. Email di follow-up personalizzate
Un'e-mail di follow-up personalizzata è sempre meglio di una finta e-mail di "contatto". Da un lato, se l'e-mail di contatto è vaga e ambigua, un'e-mail di follow-up personalizzata, scritta specificando ciò che si vuole sapere e ciò che si vuole evidenziare, è un modo sicuro per attirare l'attenzione di qualcuno.
Ecco un rapido esempio che potete utilizzare:
Spero che questa e-mail la trovi bene!
Faccio seguito alla nostra conversazione di due settimane fa sulla dimostrazione del prodotto che potrebbe interessare alla sua azienda. Volevo farle sapere che abbiamo un software di prova pronto e mi piacerebbe incontrarla in base alla sua convenienza per provare il prodotto e mostrarle come questo può aiutare lei e la sua azienda con risultati migliori e più rapidi.
Per favore, fatemi sapere se posso programmare una prova e se possiamo far funzionare qualcosa questa settimana. Possiamo lavorare in base alla nostra disponibilità reciproca.
Non vedo l'ora di sentirvi!
Saluti,
Matt D
2. Condividere risorse preziose
Un altro modo efficace per comunicare informazioni o per mettersi in contatto è quello di condividere qualcosa che sia rilevante per il loro lavoro e che possa essere una risorsa utile.
Potrebbe trattarsi di un semplice articolo di cronaca, di un blog, di un whitepaper o anche di un link a un video su YouTube in cui si discute di un argomento interessante e rilevante. Se si tratta di qualcosa che può essere utile e ricco di risorse per loro, vi risponderanno al 100% e questo potrebbe essere il vostro biglietto per un canale aperto.
Ad esempio: Se avete un cliente che non conoscete da tempo nel settore automobilistico e desiderate ricontattarlo per il prossimo lancio di un software per l'automotive, potreste inviargli un'e-mail con scritto:
I came across this video on youtube and instantly thought you would find this informative and useful.
<Insert Link here>
Let me know of your thoughts on this.
Regards,
Robert J
3. Offrire assistenza o supporto specifico
Se avete una controparte con la quale avete bisogno di entrare in contatto e di controllare, o se avete bisogno di una scusa per entrare in contatto e ottenere informazioni, inviatele un'e-mail per offrire supporto o assistenza nel loro progetto o nella loro area di lavoro può essere un ottimo rompighiaccio.
L'aiuto è sempre gradito e questo potrebbe portare a un canale di comunicazione aperto, sano e fiducioso.
Ad esempio:
Ho saputo che sei stata inserita in un progetto di CSR e vorrei congratularmi con te per questo. Ho partecipato a iniziative di CSR nel mio precedente lavoro e quindi potrei offrirti un po' di assistenza.
Se hai bisogno di aiuto per i progetti CSR di quest'anno, fammelo sapere e sarò lieto di aiutarti.
Congratulazioni e cordiali saluti,
Kevin H
4. Richiesta di feedback o input
Un altro ottimo modo per rompere il ghiaccio e riprendere i contatti con una controparte o un cliente è chiedere un feedback o il suo prezioso contributo su qualcosa.
Non solo è un ottimo modo per farli sentire importanti, ma aiuta ad approfondire la conversazione, vi avvicina a loro e crea una grande opportunità di contatto. Le persone amano dare consigli e, in genere, nessuno rifiuta una richiesta di aiuto quando questa viene esplicitamente richiesta.
Ad esempio:
Sono passato di recente a un altro team e attualmente lavoro nella divisione DevOps. Ricordo che la sua precedente esperienza era nel settore dello sviluppo e quindi volevo chiederle un consiglio su un progetto che sto seguendo.
Mi piacerebbe incontrarti per un caffè la prossima settimana, in base alla tua disponibilità. Mi piacerebbe avere la possibilità di utilizzare i suoi consigli per dirigere questa nuova divisione, data la sua esperienza.
Cordiali saluti,
Milton K
5. Fornire un aggiornamento personalizzato
A volte può capitare di aver bisogno di un'apertura per tornare da un cliente o da una cliente con cui si è perso il contatto. Potreste cercare di mettervi in contatto con qualcuno per aggiornarlo su un progetto a cui sta lavorando senza essere invadenti.
Cosa fare? Offrite un aggiornamento da parte vostra! Quando qualcuno offre un aggiornamento da parte sua, è naturale che l'altra persona fornisca informazioni su ciò che ha fatto! È un ottimo modo per far sì che le persone condividano e parlino di nuovo!
Ad esempio:
È passato tanto tempo dall'ultima volta che ci siamo sentiti! Quest'anno le cose per me sono state impegnative. Sono passata alla divisione Prevendita e ho lavorato con un team di funzionari prevendita altamente motivati, cercando di stare al passo con il nuovo settore. Quest'anno l'azienda ha lanciato diversi nuovi prodotti e attualmente sto lavorando al loro lancio e all'ampliamento della mia rete di contatti.
Spero che le cose vadano bene per voi. Come vanno le cose per quanto riguarda l'assistenza? Ci sentiamo qualche volta per un caffè o per telefono, in base alla nostra disponibilità reciproca.
Cordiali saluti,
Beatrice H
6. Condividere un caso di studio rilevante
Condividere un caso di studio o qualcosa di interessante per il destinatario può essere un modo eccellente per aprire un canale di comunicazione.
I casi di studio sono un modo eccellente per fornire una risorsa che può essere sia informativa che un'aggiunta preziosa alle loro conoscenze. Potrebbe anche trattarsi di un problema che potrebbero affrontare nel loro lavoro o nel loro settore. Prestare aiuto in modo umile e premuroso è un ottimo modo per rompere il ghiaccio e far comunicare efficacemente le persone.
Ad esempio:
I came across this case study on the effects of XXX on YYY on the internet today and instantly thought of you. Since you are in the same field of research, I think this may serve as information for you. Let me know your thoughts on this.
<Link to the case study>
Kind Regards,
Agatha R
7. Programmare una breve telefonata o un incontro video
Una delle cose migliori che possiate fare è saltare del tutto l'e-mail e prendere il telefono per mettervi in contatto con la persona desiderata. Questo è il modo più veloce per rompere il ghiaccio, fissare un incontro o anche per far circolare le informazioni.
Potreste inviare un'e-mail per fissare una videochiamata o una telefonata, in modo che entrambi possiate discutere della vostra disponibilità. Una telefonata o una videochiamata rendono le cose più personali e consentono una comunicazione efficace.
Ad esempio:
È passato tanto tempo dall'ultima volta che ci siamo sentiti. Spero che le cose vadano bene da voi. Ci sono alcune prospettive interessanti su cui sto lavorando attualmente. Sono sicuro che saranno di grande interesse e utilità per te, perché so quanto sei curiosa di conoscere gli ultimi prodotti tecnologici innovativi.
Mi faccia sapere quando possiamo sentirci al telefono per una breve chiacchierata. Potremmo organizzare qualcosa in base alla disponibilità di entrambi.
Non vedo l'ora di incontrarti!
Saluti,
Chloe H
8. Condividere storie di successo o testimonianze
Condividere storie di successo o testimonianze di precedenti clienti con potenziali clienti è un ottimo modo per entrare in contatto con i clienti. Infonde fiducia e valore al marchio e alla persona.
Potreste condividere un blog, un vlog o un post da internet che parla del prodotto o del servizio della vostra azienda in una rapida e-mail. Può anche essere un ottimo passo per suscitare l'interesse di un potenziale cliente verso il prodotto e, in futuro, per concludere l'affare.
Ad esempio:
Hope this email finds you well!
I wanted to share this post that I came across on the internet that has some testimonials from real customers of our product and services. These are some of the prominent success stories from real clients across the world.
<Insert link here>
Do let me know your thoughts on this and if you have any questions, please feel free to contact me. I would be glad to provide you with more information on our wide product range.
Kindest Regards,
Karen W
9. Pianificare un evento rilevante o un'opportunità di networking
Un altro modo interessante per entrare in contatto con un cliente o un collega con cui si desidera avere un contatto è invitarlo a un'attività di interesse comune in senso professionale. Questo può includere un evento, un seminario o una fiera tecnologica.
Potreste anche invitarli a un evento o a una conferenza a cui partecipate per entrare in contatto con loro. Questo può aprire un canale di comunicazione e contribuire a creare un terreno di networking con gli esperti del settore.
Ad esempio:
Spero che questa e-mail ti trovi bene!
La nostra divisione prodotti sponsorizza una fiera tecnologica a XXX questo sabato e volevo invitarti a partecipare. Si tratta di un conclave per l'esposizione di prodotti regionali, seguito da alcuni nuovi lanci e da un pranzo.
Penso che sarebbe molto utile ed è un ottimo forum per aggiornarsi e conoscere i recenti progressi nel nostro settore. Fatemi sapere se potete unirvi a noi.
Spero di vedervi lì!
Saluti,
Serena V
Conclusione
Queste sono alcune delle alternative migliori, più moderne e più creative per l'invio di semplici e-mail di contatto. Utilizzando questi approcci innovativi, si può sperare di ottenere molto di più di un semplice check-in con un vecchio cliente o un nuovo potenziale cliente, ma anche di aprire un canale di informazioni affidabili e più rilevanti tra le persone.
