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Excel domina il mercato dei fogli di calcolo dagli anni '90 e rimane uno strumento potente per l'analisi dei dati. Purtroppo, la sua stessa potenza lo rende incredibilmente pericoloso anche nelle mani di utenti esperti.
Non fraintendetemi. Excel è fantastico perché:
- È versatile
- Facilita la raccolta dei dati
- Consente di riepilogare e visualizzare i dati
- Formule di supporto
- Viene utilizzato in tutto il mondo
Tuttavia, uno studio ha rilevato che l'88% di tutti i fogli di calcolo contiene uno o più errori gravi. Non ricordiamo tutti la debacle della balena di Londra di JP Morgan, che nel 2012 ha subito una perdita di 6 miliardi di dollari a causa di un errore di Excel?
I problemi dei fogli di calcolo
I fogli di calcolo non sono mai stati costruiti per calcolare gli incentivi. Sono stati costruiti per automatizzare semplici calcoli matematici che avevano più matematica che logica. Non sono mai stati costruiti come un linguaggio di programmazione pesante, in grado di semplificare 28 livelli di if annidati.
Questa immagine dimostra esattamente ciò che facciamo con i fogli di calcolo Excel e i calcoli degli incentivi. E sappiamo tutti cosa succede quando si cerca di incastrare un blocco quadrato in una tavola rotonda.
Esattamente. Non vi daranno mai i risultati che volete o che meritate. Quindi smettiamo di forzarli a fare qualcosa che non sono destinati a fare.
I problemi maggiori di un foglio di calcolo Excel sono:
- Manuale e dispendioso in termini di tempo
- Incline all'errore umano
- Manca la visibilità e la trasparenza in tempo reale
- Non costruito in scala
- Costoso
- Non verificabile
- Non condivisibile
- Non si integra con i sistemi attuali come ERP, CRM, ecc.
- Non è stato creato per la rendicontazione finanziaria e la conformità legale
- Non è possibile automatizzare i pagamenti
- Non costruito per gli incentivi
Torniamo al tavolo da disegno per saperne di più
Ecco ulteriori dettagli per aiutarvi.
1. Manuale e richiede tempo
I fogli Excel non possono importare dati da fonti esistenti e devono essere gestiti manualmente, il che è noioso, richiede tempo e lascia ampio spazio agli errori manuali. I dati da analizzare devono essere copiati e incollati o, peggio ancora, inseriti manualmente. È possibile farlo per una manciata di ripetizioni con poco sforzo, ma quando le righe e le colonne dei dati aumentano, diventa praticamente impossibile e quindi estremamente lento.
Con Compass, è possibile acquisire facilmente i dati in tempo reale e lasciare che Compass li calcoli automaticamente, in tempo reale.
2. Incline all'errore umano
Oltre a richiedere molto tempo, i fogli Excel sono soggetti a errori manuali. Non è principalmente un linguaggio di codifica e può gestire solo calcoli matematici complessi, ma non logiche complesse. Il calcolo degli incentivi è l'esatto contrario. È più logico e meno matematico. È proprio qui che è necessario l'intervento umano. È qui che un analista aziendale costruisce una query con 50 indici e 25 if annidati per calcolare gli incentivi. Dio non voglia che uno di essi vada storto. È fatalmente facile che l'errore dell'utente si insinui nel processo e distorca i risultati, potenzialmente sovrapagando o sottopagando i rappresentanti.
Con Compass è possibile creare facilmente programmi di incentivazione complessi con la familiarità di Excel in pochi clic.
3. Manca la visibilità e la trasparenza in tempo reale
Nei fogli di Excel, o anche nelle sue versioni online, a meno che qualcuno non li aggiorni manualmente ogni minuto, i dati diventano rapidamente obsoleti. I fogli Excel non sono collegati ai CRM e agli ERP e quindi non possono essere aggiornati in tempo reale. Di conseguenza, non c'è trasparenza o visibilità dei dati.
Con Xoxoday Compass , i rappresentanti, i manager, gli amministratori, i team HR, i team finanziari e la direzione hanno accesso in tempo reale ai rendiconti degli incentivi. Avere questi dati a disposizione motiva i rappresentanti a vedere quanto hanno guadagnato e come possono guadagnare di più. Oltre a motivare il team di vendita, Compass offre una trasparenza totale sui calcoli effettivi che stanno dietro ai numeri e il team può fidarsi dei numeri che vede perché ha visibilità su come sono stati calcolati.
4. Non costruito in scala
Gli esperti descrivono Excel come un linguaggio funzionale e di programmazione. Anche se Excel combina insieme analisi dei dati, visualizzazione e programmazione, funziona bene solo quando i dati sono piccoli e limitati a centinaia di record, possono essere inseriti manualmente o copiati e incollati e la logica è più matematica che complessa.
Le organizzazioni devono affrontare sfide importanti quando cercano di costruire un software di incentivazione all'interno di Excel, che richiede una logica complessa che rende impossibile il calcolo degli incentivi su scala. Con Compass si ottiene il meglio di Excel, come un'interfaccia intuitiva con variabili e opzioni di pagamento, ed è scalabile sia per le piccole che per le grandi imprese e le start-up.
5. Costoso
Quando si utilizza Excel per calcolare gli incentivi alle vendite, si impiegano risorse significative, tecnologia, risorse umane e tempo, e queste risorse hanno un costo associato. Considerando che l'88% dei fogli di calcolo contiene errori, ogni volta che ci si imbatte in un errore, si incorre nuovamente nel costo di tutte queste risorse, rendendo l'operazione antieconomica a tutti i livelli e mandando in frantumi l'equilibrio.
Con Compass è possibile automatizzare il processo e gestire tutte le modifiche con pochi clic. Inoltre, consente di risparmiare molto tempo e di eliminare le imprecisioni, permettendo al vostro team di dedicare tempo ad altre aree critiche dell'azienda.
6. Non verificabile
Vi è mai capitato di tornare al vostro foglio excel solo per scoprire che non è come l'avete lasciato? Oppure avete mai sovrascritto la vostra formula solo per trovare #ERROR! nelle celle? Se questo vi dà un senso di Deja Vu, lasciate che vi dica che non siete i soli. Excel non offre una cronologia di tutte le modifiche apportate a ogni singola cella e non è possibile vedere chi ha apportato le modifiche o se ha avuto l'approvazione per farlo. Inoltre, non è possibile impostare una catena di approvazioni. Nonostante Google Fogli abbia introdotto delle funzioni per superare questi problemi, controllare la cronologia delle modifiche per le singole celle è impossibile.
Con Compass è possibile tracciare facilmente la cronologia e semplificare la verifica, mostrando agli utenti chi ha modificato cosa e quando. Inoltre, facilita l'automazione e consente di aggiungere facilmente una gerarchia di approvazione.
7. Non condivisibile
Excel è facile da condividere, giusto? Basta inserirlo come allegato in un'e-mail?
Forse lo è. Ma non quando si ha un team enorme di centinaia e migliaia di dipendenti che vogliono accedere allo stesso file. È qui che Excel crolla. Potete creare un foglio di calcolo degli incentivi in Excel per la vostra azienda, ma cosa succede se volete condividerlo con 50000 rappresentanti? Immaginate che questi rappresentanti siano raggruppati in 15 diversi piani di incentivazione. Aggiungete la complessità del fatto che i team leader possono vedere gli incentivi dei loro membri, ma non quelli degli altri.
Potete costruire il vostro foglio Excel, ma non potete dividerlo e condividerlo in modo che gli utenti possano vedere solo le informazioni che devono vedere. È proprio questo che lo rende non condivisibile e impegnativo.
Con Compass si ottiene il controllo degli utenti. È possibile controllare chi vede quali dati e questi sono sempre condivisi tra le parti interessate.
8. Non si integra con i sistemi attuali come ERP, CRM, ecc.
Excel, nonostante le sue versioni online, non è connesso. I calcoli complessi degli incentivi richiedono dati in tempo reale per tutte le fonti, come il CRM, l'ERP e le buste paga. È quasi impossibile estrarre i dati da queste fonti, lavorarci sopra e tenerli aggiornati in tempo reale. Questo processo è lento, manuale, soggetto a errori e non è in tempo reale.
Con Xoxoday Compass , è possibile estrarre facilmente questi dati dai sistemi esistenti. È possibile integrare Compass tramite webhook, API o SDK. Collegare e aggiungere filtri gate in caso di più fonti di dati.
9. Non è stato costruito per la rendicontazione finanziaria e la conformità legale
Excel è uno strumento aziendale costruito per i calcoli matematici e ha un semplice meccanismo di input, process, output. Non consente di configurare le implicazioni fiscali, né tantomeno di basarsi su fasce o aree geografiche, e rende il reporting finanziario e la conformità legale indipendenti dal calcolo e dai pagamenti degli incentivi.
CompassOltre a consentire un calcolo degli incentivi equo, privo di errori e trasparente, si occupa dell'autenticazione degli utenti e di tutte le misure di sicurezza come GDPR o ISO e gestisce le implicazioni fiscali e la conformità geografica.
10. Non è possibile automatizzare i pagamenti
Excel è uno strumento di calcolo che può aiutare nel calcolo dell'incentivo finale. Non può andare oltre. Il calcolo degli incentivi è indipendente dai pagamenti degli incentivi. Per elaborare i pagamenti, dovrete rilasciare manualmente i pagamenti attraverso la banca o le carte regalo, il che lascia molte opportunità di errori manuali. Excel non consente di collegarsi a nessuna API o a nessun sistema di pagamento per elaborare i pagamenti.
Con Compass è possibile gestire le implicazioni fiscali e la conformità geografica prima dell'erogazione degli incentivi. Potete prendere in considerazione qualsiasi tipo di pagamento di incentivi, come bonifici bancari, catalogo di oltre 20000 carte regalo digitali, carte prepagate, esperienze e portafogli in oltre 80 Paesi, banconote di credito o il buon vecchio bonifico bancario. I pagamenti possono essere gestiti in diverse aree geografiche e valute senza soluzione di continuità.
11. Non costruito per gli incentivi
Excel è una tela bianca a due dimensioni. Non è in grado di gestire calcoli complessi accoppiati a livelli di logica. E dovrete ricorrere a 10 e 20 if e indici annidati per arrivare al valore finale. Dio non voglia che si sbagli con uno di quei 20.
Con Compass è possibile costruire facilmente una logica con un numero n di variabili, dove l'unico input è la definizione della variabile e Compass si occuperà del resto. Oltre alla facilità di calcolo degli incentivi, Compass vi aiuta a motivare i vostri rappresentanti di vendita con concorsi di vendita gamificati, grazie a una libreria di modelli tra cui scegliere. Compass è stato creato anche per gestire le complesse implicazioni fiscali tra le varie aree geografiche e le varie fasce d'imposta, per consentire pagamenti senza soluzione di continuità.
Compass garantisce una riduzione del 100% dei tempi di elaborazione, un risparmio del 10% dovuto alla perdita di budget, un aumento dell'80% della produttività delle vendite e lo 0% di opacità nella comunicazione.
