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Excel ha dominado el mercado de las hojas de cálculo desde la década de 1990, y sigue siendo una poderosa herramienta para el análisis de datos. Por desgracia, su propia potencia lo hace increíblemente peligroso incluso en manos de usuarios experimentados.
No me malinterpretes. Excel es increíble porque:
- Es versátil
- Facilita el cotejo de datos
- Permite resumir y visualizar datos
- Fórmulas de apoyo
- Se utiliza en todo el mundo
Sin embargo, un estudio reveló que el 88% de todas las hojas de cálculo contienen uno o más errores graves. Acaso no recordamos todos la debacle de la Ballena de Londres, en la que JP Morgan sufrió una pérdida de 6.000 millones de dólares en sus operaciones, causada nada menos que por un error de Excel en 2012.
Los problemas de las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo nunca se crearon para calcular incentivos. Se crearon para automatizar cálculos matemáticos sencillos que tenían más de matemática que de lógica. Nunca se construyeron como un lenguaje de programación pesado que pudiera simplificar 28 niveles de ifs anidados.
Esta imagen demuestra exactamente lo que hacemos con las hojas de cálculo Excel y los cálculos de incentivos. Y todos sabemos lo que pasa cuando intentas encajar un bloque cuadrado en un tablero de clavijas redondo.
Exactamente. Nunca te dan los resultados que quieres o mereces. Así que dejemos de obligarles a hacer algo para lo que no están hechos.
Los mayores problemas de una hoja de cálculo Excel son:
- Manual y lento
- Propenso al error humano
- Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
- No está hecho a escala
- Caro
- No auditable
- No compartible
- No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
- No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
- No se pueden automatizar los pagos
- No está hecho para incentivos
Volvamos a la mesa de dibujo y sepamos más
Aquí tienes más detalles para ayudarte.
1. Manual y lento
Las hojas de Excel no pueden importar datos de fuentes existentes y tienen que administrarse manualmente, lo que resulta tedioso, lleva mucho tiempo y deja mucho margen para el error manual. Los datos que hay que analizar tienen que copiarse y pegarse o, peor aún, introducirse manualmente. Puede hacerse para un puñado de repeticiones con poco esfuerzo, pero a medida que aumentan las filas y columnas de los datos, se hace prácticamente imposible, por lo que resulta extremadamente lento.
Con Compass, puede capturar fácilmente datos en directo y dejar que Compass los autocalcule, en tiempo real.
2. Propenso al error humano
Además de consumir mucho tiempo, las hojas de Excel son propensas a los errores manuales. No es principalmente un lenguaje de codificación y sólo puede manejar cálculos matemáticos complejos, pero no lógicas complejas. El cálculo de incentivos es exactamente lo contrario. Es más lógico y menos matemático. Aquí es exactamente donde se requiere la intervención humana. Aquí es donde un analista de negocio construye una consulta con 50 índices y 25 ifs anidados para calcular el incentivo. Dios nos libre si uno de ellos sale mal. Es fatalmente fácil que el error del usuario se cuele en el proceso y distorsione los resultados, pagando potencialmente de más o de menos a sus representantes de ventas.
Con Compass, puede crear fácilmente complejos programas de incentivos con la familiaridad de Excel en unos pocos clics.
3. Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
En las hojas de Excel, o incluso en sus versiones en línea, a menos que alguien las actualice manualmente cada minuto, los datos quedan obsoletos rápidamente. Las hojas de Excel no están conectadas a CRM y ERP en tiempo real, por lo que no pueden actualizarse en tiempo real. Como resultado, no hay transparencia ni visibilidad de los datos.
Con Xoxoday Compass , los representantes de ventas, gerentes, administradores, equipos de RR.HH., equipo financiero y la dirección tienen acceso en tiempo real a los extractos de incentivos. Disponer de estos datos fácilmente motiva a los representantes de ventas a ver lo que han ganado y cómo pueden ganar más. Además de motivar a su equipo de ventas, Compass proporciona una transparencia total en los cálculos reales que hay detrás de las cifras y su equipo puede confiar en las cifras que ven porque tienen visibilidad de cómo se calculan.
4. No construido a escala
Los expertos describen Excel como un lenguaje funcional y de programación. Aunque Excel combina el análisis de datos, la visualización y la programación, sólo funciona bien cuando los datos son pequeños y se limitan a cientos de registros, pueden introducirse manualmente o copiarse y pegarse y la lógica es más matemática que compleja.
Las organizaciones se enfrentan a grandes retos cuando intentan crear un software de incentivos en Excel que requiere una lógica compleja que hace imposible calcular incentivos a escala. Con Compass, se obtiene lo mejor de Excel como una interfaz intuitiva junto con variables, opciones de pago y es escalable para pequeñas y gigantescas empresas y start ups por igual.
5. Caro
Cuando se utiliza Excel para calcular los incentivos de ventas, se invierten muchos recursos, tecnología, recursos humanos y tiempo, y estos recursos tienen un coste asociado. Teniendo en cuenta que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores, cada vez que te encuentras con un error, vuelves a incurrir en el coste de todos estos recursos haciéndolo antieconómico a todos los niveles rompiendo así el equilibrio.
Con Compass, puede automatizar el proceso y todos los cambios pueden gestionarse con unos pocos clics. También ahorra mucho tiempo y elimina imprecisiones, además de permitir que su equipo dedique tiempo a otras áreas críticas de la empresa.
6. No auditable
¿Alguna vez has vuelto a tu hoja de Excel sólo para descubrir que no está como la dejaste? ¿O has sobrescrito alguna vez tu fórmula sólo para encontrar #ERROR! en las celdas? Si esto te da una sensación de Deja Vu, déjame decirte que no estás solo. Excel no ofrece un historial de todos los cambios realizados en cada celda individual y no puedes ver quién hizo los cambios o si incluso tenía la aprobación para hacerlo. Tampoco puedes establecer una cadena de aprobaciones. A pesar de que las hojas de cálculo de Google han introducido funciones para solucionar estos problemas, es imposible comprobar el historial de cambios de cada celda.
Con Compass puedes seguir fácilmente el historial y facilitar la auditoría mostrando a los usuarios quién ha cambiado qué y cuándo. También facilita la automatización y permite añadir fácilmente jerarquías de aprobación.
7. No compartible
Excel es fácil de compartir, ¿verdad? Basta con adjuntarlo a un correo electrónico.
Puede que sí. Pero no cuando tienes un equipo masivo de cientos y miles de empleados que quieren acceder al mismo archivo. Aquí es donde Excel se derrumba. Puede crear una hoja de cálculo de incentivos en Excel para su empresa, pero ¿y si quiere compartirla con 50000 representantes? Ahora imagine que esos representantes están agrupados en 15 planes de incentivos diferentes. Añada ahora la complejidad de que los jefes de equipo puedan ver los incentivos de los miembros de su equipo, pero no los de los demás.
Puedes construir tu hoja de cálculo Excel, pero no puedes dividirla y compartirla de forma que los usuarios sólo puedan ver la información que necesitan ver. Esto es exactamente lo que la hace no compartible y desafiante.
Con Compass, obtendrá controles de usuario. Puedes controlar quién ve qué datos y siempre se comparten entre las partes interesadas.
8. No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
Excel, a pesar de sus versiones en línea, no está conectado. Los cálculos complejos de incentivos necesitan datos en tiempo real de todas las fuentes, como el CRM, el ERP y la nómina. Es casi imposible extraer datos de estas fuentes, trabajar con ellos y mantenerlos actualizados en tiempo real. Este proceso es lento, manual, propenso a errores y no es en tiempo real.
Con Xoxoday Compass , puede extraer fácilmente estos datos de sus sistemas existentes. Puede integrar Compass mediante webhooks, API o SDK. Vincule y añada filtros de puerta en caso de múltiples fuentes de datos.
9. No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
Excel es una herramienta empresarial creada para cálculos matemáticos y tiene un mecanismo sencillo de entrada, proceso y salida. No permite configurar las implicaciones fiscales, y mucho menos en función de los tipos o las zonas geográficas, y hace que los informes financieros y el cumplimiento legal sean independientes del cálculo y los pagos de incentivos.
CompassAdemás de permitir cálculos de incentivos justos, transparentes y sin errores, se ocupa de la autenticación de los usuarios y de todas las medidas de seguridad, como GDPR o ISO, y se ocupa de las implicaciones fiscales geográficas y del cumplimiento de la normativa.
10. No puede automatizar los pagos
Excel es una herramienta de cálculo que puede ayudarle con el cálculo final del incentivo. No puede ir ni un paso más allá. Mantiene el cálculo de incentivos independiente de los pagos de incentivos. Para procesar los pagos, tendrá que liberar manualmente los pagos a través del banco o a través de tarjetas regalo, lo que deja muchas oportunidades para errores manuales. Excel no le permite conectarse a ninguna API o pasarela de pagos para procesar los pagos.
Con Compass, puede gestionar las implicaciones fiscales geográficas y el cumplimiento antes del pago de incentivos. Puede considerar cualquier tipo de pago de incentivos, como transferencias bancarias, un catálogo de recompensas de más de 20000 tarjetas regalo digitales, tarjetas prepago, experiencias y monederos en más de 80 países, billetes de crédito o las antiguas transferencias bancarias. Los pagos se pueden gestionar en múltiples geografías y divisas sin problemas.
11. No construido para incentivos
Excel es un lienzo en blanco con dos dimensiones. No puede manejar cálculos complejos con capas de lógica. Y tendrás que recurrir al uso de decenas y decenas de ifs e índices anidados para llegar al valor final. Dios nos libre si te equivocas con uno de esos 20.
Con Compass, usted puede construir fácilmente una lógica con n número de variables donde su única entrada es la definición de la variable y Compass se encargará del resto. Además de facilitar el cálculo de incentivos, Compass le ayuda a motivar a sus representantes de ventas con concursos de ventas gamificados con una biblioteca de plantillas entre las que elegir. Compass también se ha creado para gestionar implicaciones fiscales complejas en distintas zonas geográficas y tramos impositivos, a fin de permitir pagos sin problemas.
Compass garantiza un 100% de reducción del tiempo de tramitación, un 10% de ahorro por fuga de presupuesto, un 80% de aumento de la productividad comercial y un 0% de opacidad en la comunicación.
