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El cálculo de incentivos en Excel ha dominado el mercado de las hojas de cálculo desde los años 90, y sigue siendo una potente herramienta para el análisis de datos. Es una potente herramienta para manejar diversos cálculos financieros y de comisiones.
No nos malinterpretes. Excel es increíble porque:
- Es versátil
- Facilita el cotejo de datos
- Permite resumir y visualizar datos
- Fórmulas de apoyo
- Se utiliza en todo el mundo
Sin embargo, un estudio reveló que el 88% de todas las hojas de cálculo contienen uno o más errores graves. Acaso no recordamos todos la debacle de la Ballena de Londres de JP Morgan, donde JP Morgan sufrió una pérdida de 6.000 millones de dólares en operaciones bursátiles causada nada menos que por un error de Excel en 2012.
Así pues, tanto si gestiona comisiones de ventas, primas a empleados u otros incentivos, Excel puede simplificar el proceso. Sin embargo, como cualquier software, no es inmune a los problemas.
En este blog, exploraremos los problemas más comunes que la gente encuentra al calcular incentivos en Excel y ofreceremos soluciones para solucionarlos.
Problemas con el cálculo de incentivos en hojas Excel y cómo Xoxoday Compass ayuda a solucionarlos
Las hojas de cálculo nunca se crearon para calcular incentivos. Se crearon para automatizar cálculos matemáticos sencillos, que tenían más de matemática que de lógica. Nunca se construyeron como un lenguaje de programación pesado que pudiera simplificar 28 niveles de ifs anidados.
Así que dejemos de obligarles a hacer algo para lo que no están hechos.
Aquí están los problemas comunes con el cálculo de incentivos en hojas de Excel y cómo Xoxoday Compass ayuda a solucionarlos.
- Manual y lento
- Propenso al error humano
- Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
- No está hecho a escala
- Caro
- No auditable
- No compartible
- No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
- No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
- No se pueden automatizar los pagos
- No está hecho para incentivos
1. Manual y lento
Las hojas de Excel no pueden importar datos de fuentes existentes y deben administrarse manualmente, lo que resulta tedioso, lleva mucho tiempo y deja mucho margen para el error manual.
Los datos que hay que analizar tienen que copiarse y pegarse o, peor aún, introducirse manualmente. Puede hacerse para un puñado de repeticiones con poco esfuerzo, pero a medida que aumentan las filas y columnas de los datos, resulta prácticamente imposible, por lo que resulta extremadamente lento.
2. Propenso al error humano
Además de consumir mucho tiempo, las hojas de Excel son propensas a los errores manuales. No es principalmente un lenguaje de codificación y solo puede manejar cálculos matemáticos complejos, pero no lógica compleja.
El cálculo de incentivos es exactamente lo contrario. Es más lógica y menos matemática. Aquí es exactamente donde se requiere la intervención humana. Aquí es donde un analista de negocio construye una consulta con 50 índices y 25 ifs anidados para calcular el incentivo. Dios nos libre si uno de ellos sale mal. Es fatalmente fácil que el error del usuario se cuele en el proceso y distorsione los resultados, pagando potencialmente de más o de menos a sus representantes de ventas.
3. Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
En las hojas de Excel o incluso en sus versiones en línea, a menos que alguien las actualice manualmente cada minuto, los datos quedan desfasados rápidamente. Las hojas de Excel no están conectadas a CRM y ERP y, por tanto, no pueden actualizarse en tiempo real. Como resultado, no hay transparencia ni visibilidad de los datos.
Además de motivar a su equipo de ventas, Compass proporciona una transparencia total en los cálculos reales que hay detrás de las cifras, y su equipo puede confiar en las cifras que ven porque tienen visibilidad de cómo se calculan.
4. No construido a escala
Los expertos describen Excel como un lenguaje de programación funcional. Aunque Excel combina el análisis de datos, la visualización y la programación, sólo funciona bien cuando los datos son pequeños y se limitan a cientos de registros, pueden introducirse manualmente o copiarse y pegarse, y la lógica es más matemática que compleja.
Las organizaciones se enfrentan a importantes retos cuando intentan crear programas de incentivos en Excel que requieren una lógica compleja, lo que hace imposible calcular incentivos a escala.
5. Caro
Cuando se utiliza Excel para calcular los incentivos de ventas, se invierten recursos importantes, tecnología, recursos humanos y tiempo, y estos recursos tienen un coste asociado.
Teniendo en cuenta que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores, cada vez que te encuentras con un error, vuelves a incurrir en el coste de todos estos recursos, lo que lo hace antieconómico a todos los niveles, rompiendo así el equilibrio.
6. No auditable
¿Alguna vez has vuelto a tu hoja de Excel sólo para descubrir que no está como la dejaste? ¿O has sobrescrito alguna vez tu fórmula sólo para encontrar #ERROR! en las celdas? Si esto te da una sensación de Deja Vu, déjame decirte que no estás solo.
Excel no ofrece un historial de todos los cambios realizados en cada celda, y no puedes ver quién hizo los cambios o si siquiera tenía la aprobación para hacerlo. Tampoco puedes establecer una cadena de soporte. A pesar de que Google Sheets ha introducido funciones para superar estos problemas, es imposible comprobar el historial de cambios de cada celda.
7. No compartible
Excel es fácil de compartir, ¿verdad? Basta con adjuntarlo a un correo electrónico.
Puede que sí. Pero no cuando tienes un equipo masivo de cientos y miles de empleados que quieren acceder al mismo archivo. Aquí es donde Excel se derrumba. Puedes crear una hoja de cálculo de incentivos en Excel para tu empresa, pero ¿y si quieres compartirla con 50000 representantes?
Ahora, imagine que esos representantes están agrupados en 15 planes de incentivos diferentes. Añada ahora la complejidad de que los jefes de equipo puedan ver los incentivos de los miembros de su equipo, pero no los de los demás.
Puedes construir tu hoja de cálculo Excel, pero no puedes dividirla y compartirla de forma que los usuarios sólo puedan ver la información que necesitan ver. Esto es precisamente lo que hace que no se pueda compartir y suponga un reto.
8. No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
Excel, a pesar de sus versiones en línea, no está conectado. Los cálculos complejos de incentivos necesitan datos en tiempo real de todas las fuentes, como CRM, ERP y nóminas. Es casi imposible extraer datos de estas fuentes, trabajar con ellos y mantenerlos actualizados en tiempo real. Este proceso es lento, manual, propenso a errores y no se realiza en tiempo real.
9. No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
Excel es una herramienta empresarial creada para realizar cálculos matemáticos con un mecanismo sencillo de entrada, proceso y salida. No permite configurar implicaciones fiscales, y mucho menos basadas en losas o geografías, y hace que los informes financieros y el cumplimiento legal sean independientes del cálculo y los pagos de incentivos.
10. No puede automatizar los pagos
Excel es una herramienta de cálculo que puede ayudarle con el cálculo final del incentivo. No puede ir ni un paso más allá. Mantiene el cálculo de incentivos independiente del pago de incentivos.
Para procesar los pagos, tendrá que liberarlos manualmente a través del banco o mediante tarjetas regalo, lo que deja muchas posibilidades de cometer errores manuales. Excel no te permite conectarlo a ninguna API o pasarela de pagos para procesar los pagos.
11. No construido para incentivos
Excel es un lienzo en blanco con dos dimensiones. No puede manejar cálculos complejos con capas de lógica. Tendrás que recurrir a decenas y decenas de if e índices anidados para llegar al valor final. Dios no quiera que te equivoques con uno de esos 20.
Caso práctico: Una marca alemana de automóviles de lujo mejora sus ventas gracias a la automatización de incentivos
Una empresa de automóviles de lujo se enfrentaba al reto de comunicar eficazmente sus programas de comisiones e implicar a su creciente equipo de ventas, disperso en 33 franquicias diferentes. Buscaban una plataforma unificada para ayudar a su equipo de ventas a navegar por los programas de incentivos y fomentar una comunidad conectada con su fuerza de ventas franquiciada.
Solución
La marca de automóviles de lujo recurrió a Compass para mejorar la productividad de los representantes de ventas con un enfoque polifacético. Compass proporcionó un eje centralizado para la comunicación fluida de los programas de compensación, agilizó los procesos de distribución de incentivos para los representantes de ventas de todo el país y aumentó la transparencia en relación con los incentivos ganados.
Resultado
Compass fue fundamental para mejorar el compromiso del equipo de ventas de la marca de automóviles de lujo, ya que ofrecía funciones como grupos comunitarios, avisos y notificaciones, y plantillas de juego. A través de Compass, la marca de automóviles de lujo consiguió lo siguiente:
- Configuración de programas mensuales de pago de incentivos para ejecutivos de ventas y jefes de equipo.
- Gestión y distribución de incentivos a través de un equipo centralizado basado en una única directriz.
- Aprovechó Plum, un amplio portal de canje, para ofrecer más de 1.700 opciones de pago, incluidas tarjetas regalo de marca, tarjetas de efectivo, experiencias y mucho más.
- Puesta en marcha de programas de participación, trivialidades y concursos en varios grupos.
Impacto
La implantación de Compass produjo importantes resultados para la marca de automóviles de lujo, entre ellos:
- Un aumento del 11% en las ventas de unidades en menos de 90 días.
- Un aumento del 5% en el número de cualificados en menos de 90 días.
- Un impresionante 92,8% de adopción de Compass por parte de los equipos de ventas.
- Un notable aumento del 96,2% en la adopción de opciones de pago.
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Conclusión
Excel, aunque es una herramienta versátil, se enfrenta a limitaciones cuando se trata de cálculos complejos de incentivos. La posibilidad de errores manuales, la falta de datos en tiempo real y las dificultades de escalabilidad pueden plantear retos importantes.
Xoxoday Compass ofrece una solución que agiliza los procesos de cálculo de incentivos, automatiza los pagos y mejora la transparencia y la precisión. Gracias a Compass, las empresas pueden potenciar sus equipos de ventas, reducir el tiempo de procesamiento, aumentar la productividad y eliminar la opacidad en la comunicación, todo ello garantizando la precisión de sus cálculos de incentivos.
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