Operazioni di vendita demistificate: Cos'è, perché è importante e come farlo bene

Nata negli anni '70 alla Xerox, l'area sales operations ha svolto un ruolo chiave nella gestione delle previsioni, nella pianificazione strategica e nella progettazione del territorio. Doveva svolgere tutti i compiti dietro le quinte che nessuno voleva fare, ma che sono essenziali per il successo del team. Quattro decenni dopo, le operazioni di vendita sono uno dei ruoli in più rapida crescita nel settore delle vendite, con un raggio d'azione in ogni aspetto del processo di vendita.

Le operazioni di vendita standardizzate e consolidate creano un flusso costante di lead attraverso la pipeline. In mancanza di ciò, le attività di vendita possono cadere rapidamente in uno stato di disordine, con opportunità che sfuggono alle maglie della rete e una diminuzione dei ricavi. Circa l'85% dei professionisti delle vendite ritiene che le operazioni di vendita siano diventate più strategiche nel corso degli anni, secondo il rapporto SaleforceState of Sales. Nello stesso sondaggio, il 90% afferma che i team delle operazioni di vendita svolgono un ruolo importante nel guidare la crescita.

Cosa sono le operazioni di vendita?

Le operazioni di vendita sono un sistema di processi standardizzati che regolano tutti gli aspetti delle vendite, dalla strategia di vendita, alla gestione dei lead, alla strutturazione del territorio e all'allineamento con i piani delle commissioni di vendita, all'ottimizzazione, all'automazione, all'analisi dei dati, alla formazione e al reporting. Consente alle aziende di vendita di generare costantemente lead, favorire le relazioni e chiudere le vendite per incrementare i ricavi.

Le operazioni di vendita stabiliscono gli obiettivi quotidiani per i rappresentanti e i loro manager. Ciò include compiti come il completamento delle fasi della pipeline e l'inserimento diligente dei dati per i rappresentanti, e la motivazione dei dipendenti, la retribuzione e l'allocazione delle risorse per i manager. Un'operazione di vendita ben strutturata e formalizzata definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team e stabilisce i processi per garantire la conformità.

Ambito e responsabilità delle operazioni di vendita

I team di sales ops possono essere composti da una manciata di persone o da oltre una dozzina di esperti in un team, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e dell'ambito delle operazioni. Il loro compito è quello di promuovere la produttività, l'efficienza e l'impatto commerciale dei team di vendita. Ecco le aree su cui può influire il processo delle operazioni di vendita:

1. Organizzazione del team di vendita

I sales ops influenzano l'organizzazione dei team di vendita per massimizzarne l'efficienza e le prestazioni. Inoltre, ristrutturano i team per incoraggiare i comportamenti di vendita corretti e per prevenire le basse prestazioni. Ad esempio, i sales ops terrebbero conto dei punti di forza e di debolezza dei singoli rappresentanti e li riposizionerebbero in modo da trattare con i clienti con cui danno il meglio di sé.

2. Comunicazioni del team di vendita

I sales ops costruiscono la struttura di comunicazione nei team per garantire la trasparenza e l'allineamento dei team. Utilizzeranno diversi canali per la comunicazione sulle vendite e sulle campagne, oltre che per gli annunci, le novità e le vittorie di vendita. Si assicurano che tutta la comunicazione necessaria per raggiungere le massime prestazioni sia in atto e che i rappresentanti ne facciano pieno uso.

3. Strategia di vendita

Le operazioni di vendita hanno il compito di elaborare piani strategici di vendita basati sull'analisi dei dati e sulle previsioni. Stabiliscono gli obiettivi di vendita futuri e propongono ai team strategie per accorciare i cicli di vendita, migliorare le conversioni e massimizzare le vendite.

4. Formazione

Per ottenere prestazioni prevedibili è necessario che i rappresentanti siano ben addestrati nel loro ruolo. Le operazioni di vendita si assumono la responsabilità di formare sia i rappresentanti esistenti che quelli nuovi. Dovrebbero inoltre creare programmi di mentorship e attività di team-building e utilizzare strumenti software di gestione delle risorse umane per promuovere una cultura del lavoro sana che motivi i rappresentanti e migliori l'impegno.

5. Definizione del territorio

I territori di vendita determinano un certo numero di variabili per i rappresentanti di vendita, come il loro bacino di potenziali clienti, l'attività totale, le commissioni disponibili e persino il carico di lavoro. Poiché i responsabili delle vendite sono responsabili delle previsioni e della strategia, sono anche responsabili dei territori per garantire che i rappresentanti migliori siano collocati nelle aree giuste.

6. Gestione della tecnologia

I sales ops colmano il divario tra i team tecnologici e i rappresentanti di vendita per introdurre gli strumenti giusti e la formazione necessaria per aiutare i rappresentanti a ottenere prestazioni ottimali. Sono anche responsabili della formazione e dell'implementazione della tecnologia che ottimizza il processo di vendita.

7. Generazione di lead

I sales ops gestiscono attività amministrative come la prenotazione di appuntamenti e la generazione di lead con contatti e contatti. Con queste attività gestite separatamente, i team di vendita possono concentrarsi maggiormente sulla vendita e sul nurturing dei lead. I team di vendita comunicano chiaramente chi può seguire le buyer personas e chi deve occuparsi dei lead qualificati dal marketing.

8. Supporto ai rappresentanti delle vendite

La funzione principale dei sales ops è quella di snellire il processo in modo che i venditori siano efficienti nel loro lavoro. Ciò avviene attraverso vari compiti, come la mentorship, la formazione per il ruolo, la creazione di contatti, la fornitura di lead e la gestione delle transazioni. Inoltre, supportano i venditori in altri modi, abilitando la tecnologia e le comunicazioni che aiutano a coltivare e chiudere un maggior numero di contatti.

9. Gestione dei dati di vendita

I dati sulle vendite sono fondamentali per comprendere le prestazioni del processo di vendita, della campagna, del prodotto e persino della strategia. I sales ops utilizzano questi dati per proporre modifiche ai processi esistenti o per creare nuovi piani di vendita, se i dati ne indicano la necessità. Anche i dati provenienti dalla ricerca sui concorrenti, dalle tendenze di mercato e dalle prestazioni interne vengono utilizzati per modificare la strategia di vendita e fissare nuovi obiettivi.

10. Previsione delle vendite

La previsione delle vendite è una fase essenziale che stabilisce un riferimento per le prestazioni future dei team di vendita. I sales ops utilizzano i dati dei cicli precedenti, le performance e le tendenze di mercato esistenti per fare stime di vendita per il mese, il trimestre o l'anno. Le previsioni aiutano a prendere decisioni importanti per l'azienda, come l'assunzione di nuove risorse, l'individuazione di inefficienze nei team o nelle strategie di vendita e il passaggio a nuovi approcci in tempi di crisi.

11. Pianificazione degli incentivi alle vendite

Gli incentivi alle vendite sono necessari per motivare i rappresentanti a raggiungere o superare gli obiettivi di vendita. Vengono offerti in aggiunta al compenso standard e le operazioni di vendita hanno il compito di scegliere tra i diversi tipi di programmi di incentivazione. La creazione di ottimi programmi di incentivazione da parte dei sales ops è un modo per dimostrare ai rappresentanti che il loro lavoro è apprezzato e che sono dipendenti preziosi per l'organizzazione.

12. Gamification delle vendite

La gamification delle vendite utilizza meccaniche, dinamiche e tecniche di gioco per incoraggiare i comportamenti desiderati e le prestazioni di vendita. Se applicata correttamente, la gamification aggiunge brio al processo di vendita e aumenta il coinvolgimento. Mentre i concorsi di vendita che sono stati in

Come strutturare le operazioni di vendita

La strutturazione delle operazioni di vendita richiede la definizione di obiettivi di vendita chiari e la comprensione delle sfide uniche da affrontare per raggiungere tali obiettivi. Una volta stabiliti questi parametri, i rappresentanti e i manager avranno maggiore chiarezza nel perseguire gli obiettivi di vendita. Ecco 6 passi per farlo bene:

Fase 1: determinare l'ambito delle operazioni

L'ambito operativo ha a che fare con il modo in cui viene gestito il processo di vendita. Ad esempio, la vostra organizzazione potrebbe utilizzare la tradizionale strategia di cold-calling per cercare molti contatti in una sola volta o utilizzare il content marketing e la pubblicità online per generare solo contatti di alta qualità. L'ambito operativo è diverso per entrambi gli scenari e ha una propria serie di processi di vendita, ruoli, compiti di supporto e metriche fondamentali. Lavorando dall'alto verso il basso, è possibile elaborare una strategia, impostare un'operazione di vendita per soddisfare la strategia e infine implementare le risorse per raggiungere gli obiettivi.

Fase 2: Creare il processo di vendita

The sales process is a standardized set of procedures to find prospects, get them aware of the product, nurture their interest, and finally nudge them toward a purchase. So the sales operations process would involve elements such as cold calling, product introduction, lead qualification calls, and client meetings to present product proposals.

Il tipico processo di vendita prevede un imbuto di vendita e una pipeline di vendita. L'imbuto di vendita è una rappresentazione del punto in cui si trovano i potenziali clienti nel loro percorso di acquisto. Comprende fasi come la conoscenza del marchio, l'interesse per il prodotto o il servizio, la valutazione dell'offerta e, infine, la decisione di acquisto. La pipeline di vendita è l'insieme delle attività interne che aiutano i lead a muoversi attraverso l'imbuto.

# Esempio 1

Ecco un esempio del processo di vendita di un'azienda che adotta un approccio diretto e ad alto volume per generare lead:

• I rappresentanti delle vendite interne cercano i contatti online o sui social media e inseriscono i loro dati nel CRM.
• I rappresentanti interni effettuano chiamate a freddo ai contatti presenti nel CRM per capire il loro livello di interesse e le loro esigenze e organizzare presentazioni di vendita.
• I rappresentanti esterni effettuano presentazioni di vendita con i clienti interessati. Se i contatti passano dall'imbuto alla determinazione del prezzo, viene inviata una proposta. Se la presentazione non convince, i contatti vengono rinviati per essere coltivati tramite e-mail e chiamate successive.
• I potenziali clienti passano alla fase di negoziazione dopo l'offerta di prezzo e sono guidati dal consulente su risultati, termini e prezzi.
• Il potenziale cliente prende una decisione d'acquisto. Se la trattativa viene vinta, il cliente viene inserito e trasferito al team di gestione dell'account. Se l'affare viene perso, i prospect vengono rimandati alla fase di nurturing.

# Esempio 2

Ecco un esempio del processo di vendita di un'azienda che utilizza il content marketing e la pubblicità online per generare contatti:

• Il prospect inserisce i dettagli in un modulo web online e viene automaticamente valutato come lead nel CRM per essere assegnato a un rappresentante di vendita.
• Il rappresentante contatta via e-mail per fissare un incontro per la qualificazione delle vendite. Se il potenziale cliente è d'accordo, viene fissato un incontro; in caso contrario, il lead viene aggiunto a un elenco di nurturing automatico.
• Il rappresentante commerciale parla con il cliente durante l'incontro di qualificazione. Se il lead si ritira, il rappresentante aggiorna il CRM per squalificare il lead e rimuoverlo dall'elenco di e-mail.
• I potenziali clienti interessati negoziano con i rappresentanti e i consulenti aziendali i termini, gli elementi da fornire e i prezzi.
• Il potenziale cliente prende una decisione d'acquisto dopo la negoziazione. Se la trattativa viene conclusa, il potenziale cliente viene inserito come cliente e trasferito al team di gestione dell'account. Se la trattativa viene persa, il prospect viene rimandato all'elenco di e-mail e al ciclo di nurturing per essere ricontattato dopo qualche tempo.

Fase 3: stabilire metriche e KPI di vendita

Le metriche di vendita e gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono essenziali per ottenere uno sguardo obiettivo sulle prestazioni dei team di vendita con riferimento ai numeri storici e alle previsioni. Ecco alcune delle metriche essenziali che possono essere messe in atto:

Tassi di conversione della pipeline

Misurano l'efficienza della condotta e del processo. Alcuni esempi sono:

• Tasso di qualificazione dei lead: il numero di lead che si qualificano come prospect per il prodotto o il servizio.
• Tasso di proposta: indica il numero di contatti che hanno ricevuto una proposta commerciale dopo una demo o una presentazione del prodotto.
• Tasso di chiusura delle trattative: mostra quanti lead si sono trasformati in clienti.

Conteggio totale delle attività

Questi forniscono una misura degli sforzi compiuti dai rappresentanti nel processo di vendita. Gli esempi includono:

• Totale chiamate effettuate: numero di chiamate a freddo effettuate in un periodo di tempo.
• Tempo di conversazione telefonica: Il tempo totale speso in minuti o ore per una telefonata con i potenziali clienti.
• Email inviate: numero totale di email inviate in un periodo di tempo a scopo introduttivo.
• Inserimento dati prospect: totale dei dati inseriti nel CRM relativi a lead, contatti e altre informazioni.

Metriche di produzione delle vendite

Questi numeri indicano la produzione totale di vendite. Gli esempi includono:

• Leads generati: sono i lead totali generati in un periodo di tempo.
• Offerte concluse: numero totale di prospect convertiti in clienti.
• Ricavi generati: ricavi di vendita totali generati dai rappresentanti per un periodo di tempo.

Metriche di durata media

Questi numeri si riferiscono al tempo medio dedicato alle attività di vendita. Gli esempi includono:

• Lunghezza del ciclo di vendita: Il tempo medio necessario ai rappresentanti per chiudere una trattativa una volta generato il lead.
• Tempo di follow-up del lead: il tempo medio necessario a un rappresentante di vendita per contattare il lead dopo la generazione iniziale del lead.

Fase 4: incorporare attività di supporto alle vendite

Le attività di supporto comprendono tutte le altre attività che contribuiscono all'ottimizzazione del processo di vendita. Si tratta di attività amministrative, di reclutamento, di onboarding, di formazione e di ogni altra attività che influisce direttamente sul processo di vendita. Gli esempi includono:

• Creare previsioni di vendita per stimare la crescita e le entrate future.
• Elaborazione di materiale di marketing per i prodotti da distribuire in occasione di un evento imminente.
• Fatturazione e fatturazione ai clienti.
• Tracciare le commissioni di vendita e gli incentivi che motivano i rappresentanti a dare il meglio di sé.
• Gamification delle vendite e degli incentivi per mantenere alti i livelli di coinvolgimento e chiudere più affari.
• Ricercare le tendenze del mercato per offrire spunti alle operazioni di vendita.

Fase 5: Determinare i ruoli e le quote del team

Una volta stabilito il processo di vendita e le metriche, è il momento di assegnare i ruoli e le quote del team. Una chiara definizione di ruoli, compiti e responsabilità è essenziale per mantenere un buon grado di controllo e di prevedibilità sul processo di vendita. L'assegnazione dei ruoli comporta diversi aspetti, quali:

• Il numero di addetti alle vendite a tempo pieno o parziale necessari per raggiungere i vostri obiettivi.
• Dividere adeguatamente i compiti ai rappresentanti e ai membri del team con le competenze e i livelli giusti.
• Il grado di trascuratezza del processo di vendita da parte di ciascun manager.
• Definizione di quote di vendita per i singoli rappresentanti in base alla loro esperienza.

Fase 6: incorporare gli strumenti di abilitazione alle vendite

Il processo delle operazioni di vendita definisce il quadro di riferimento per il processo di vendita, determina i compiti e stabilisce gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità per avviare le operazioni. L'abilitazione alle vendite è ciò che migliora il processo e i sistemi delle operazioni di vendita, eliminando gli ostacoli all'efficienza e incorporando attività che aumentano la produttività.

L'abilitazione alle vendite può essere una soluzione semplice come la riorganizzazione dei team di vendita o l'incorporazione di una tecnologia che semplifichi i processi. Ad esempio, se notate che un'unità di vendita ha costantemente cicli di vendita più lunghi a causa di attività non legate alla vendita che occupano il tempo del rappresentante, l'introduzione di uno strumento automatizzato ridurrebbe il tempo del ciclo e aumenterebbe l'efficienza.

Misurare il successo delle operazioni di vendita

Il successo delle operazioni di vendita si riflette su una serie di parametri, come il fatturato e la sua corrispondenza o il superamento delle previsioni. Il successo a lungo termine significa raggiungere gli obiettivi prefissati in modo costante e prevedibile, e questo può essere misurato con una serie di parametri quali:

• Accuratezza delle previsioni: è una metrica fondamentale che conferma la comprensione delle variabili di vendita interne ed esterne prevalenti. L'accuratezza delle previsioni è la differenza percentuale tra le entrate previste e quelle effettive.
• Lunghezza media del ciclo di vendita: è il tempo medio che intercorre tra la generazione di un lead, la comunicazione con il rappresentante e la chiusura dell'affare. Quanto più breve è la durata del ciclo di vendita, tanto migliori sono le prestazioni del team.
• Ricavo medio trimestrale per rappresentante: questa metrica indica il rendimento del team di vendita. Si calcola dividendo il fatturato trimestrale per il totale degli addetti alle vendite del team.
• Tempo medio di vendita di un rappresentante: questa metrica mostra quanto tempo il rappresentante dedica alle attività di vendita rispetto a quelle non di vendita. Più questa metrica è alta, meglio è per le vendite.
• Tasso di successo: Il tasso di vincita indica il numero di affari chiusi dai rappresentanti di vendita. È un indicatore dell'efficienza delle operazioni di vendita e del processo di abilitazione.

Strumenti importanti per i team operativi di vendita

L'efficienza delle operazioni di vendita può essere notevolmente incrementata incorporando un software che organizza, valuta, gestisce e snellisce il processo di vendita. Ecco alcuni degli strumenti essenziali per il processo delle operazioni di vendita:

1. Software CRM

Il software CRM può migliorare notevolmente l'efficienza dell'intero reparto vendite, organizzando tutti i dati in un unico luogo. I rappresentanti e i manager possono tenere traccia delle trattative in corso e visualizzare report in tempo reale sulle prestazioni. È inoltre possibile automatizzare alcuni aspetti del flusso di lavoro e ottenere informazioni sul processo grazie alle funzionalità di intelligenza artificiale presenti negli strumenti. Con l'accesso a tutti i dati sui cruscotti del CRM, i rappresentanti e i manager possono generare istantaneamente rapporti e fare previsioni per monitorare le prestazioni e le metriche chiave.

2. Strumenti di abilitazione alle vendite

Gli strumenti di abilitazione alla vendita consentono di gestire tutti i contenuti e il materiale da un'unica postazione. È possibile creare, modificare, gestire e condividere tutti i contenuti e le risorse con i rappresentanti e i team di marketing per favorire la funzionalità e la collaborazione tra i team. Gli strumenti di abilitazione alle vendite aiutano anche a coinvolgere più rapidamente i nuovi rappresentanti e a fornire loro assistenza nella formazione.

3. Strumenti di gamification delle vendite

Gli strumenti di gamification delle vendite rendono il processo di vendita divertente e tolgono la noia dal compito. I rappresentanti hanno bisogno di superare i rifiuti e gli affari che non vanno a buon fine per rimanere attivi e impegnati nel loro lavoro. Gli strumenti di gamification fanno battere i tamburi premiando i comportamenti e non solo i risultati e mantengono lo slancio dei team di vendita. CompassIl software Gamification, leader nel settore delle vendite, semplifica l'intero processo di gamificazione dei programmi di incentivazione delle aziende. Grazie a strumenti semplici per la progettazione dei programmi, l'analisi, le dashboard live, la definizione degli obiettivi e i modelli di gioco interattivi basati sulle milestone, le organizzazioni possono gestire in modo efficiente i loro programmi di incentivazione.

4. Strumenti di pianificazione del territorio

Anche gli strumenti di pianificazione del territorio possono essere considerati parte dell'abilitazione alle vendite e spesso sono inclusi nella suite. Questi strumenti migliorano l'efficienza dei team di vendita assegnando i territori giusti ai rappresentanti giusti e garantendo la copertura completa del mercato target. Una corretta pianificazione del territorio è essenziale per garantire che tutti i rappresentanti abbiano la possibilità di raggiungere i propri obiettivi, facendo progredire l'intera unità.

5. Strumenti di incentivazione delle vendite/commissioni

Gli incentivi alle vendite e le provvigioni sono fondamentali per motivare e coinvolgere i rappresentanti di vendita e per garantire che si impegnino al massimo per raggiungere e superare i loro obiettivi. Le diverse organizzazioni utilizzano vari piani di incentivazione perricompensare adeguatamente i propri venditori e incoraggiare i migliori comportamenti di vendita. Quando viene eseguita manualmente, la gestione degli incentivi è soggetta a errori e a un notevole dispendio di tempo.

In queste circostanze, i rappresentanti ricorrono a una contabilità ombra che fa perdere tempo che potrebbe essere utilizzato per vendere. Gli strumenti di incentivazione mantengono i piani trasparenti ed eliminano gli errori nel calcolo delle provvigioni, aumentando la fiducia nei rappresentanti e mantenendo la loro attenzione sulla vendita.

Con Compassle organizzazioni possono automatizzare i loro programmi di incentivazione ed eliminare problemi come la mancata corrispondenza degli importi degli incentivi, le frequenti correzioni e i ritardi nei pagamenti degli incentivi. Il lato positivo è che possono vedere una comunicazione chiara, un aumento della produttività e un risparmio sui budget per gli incentivi, eliminando l'inefficienza.

Pensieri conclusivi

Le operazioni di vendita svolgono un ruolo importante in tutto ciò che riguarda la generazione dei ricavi. Sfruttando la tecnologia, i team di vendita sono in grado di gestire meglio i loro dati per raccogliere informazioni, automatizzare le attività non legate alla vendita per aumentare il tempo di produzione e giocare con il processo di vendita per mantenere la motivazione e il coinvolgimento. Il futuro delle operazioni di vendita è destinato a conoscere una maggiore proliferazione tecnologica che aumenterà in modo significativo la produttività dei rappresentanti.

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