Panduan Lengkap untuk Menguasai Seni Peramalan Penjualan

Perkiraan penjualan, secara sederhana, adalah proses estimasi pendapatan dengan memprediksi seberapa banyak unit penjualan dapat menjual produk atau layanan dalam minggu, bulan, kuartal, atau tahun yang akan datang. Ketika berbicara tentang salah satu angka terpenting dalam bisnis, perkiraan penjualan berada di urutan teratas yang menentukan variabel lain yang terkait dengan pemasaran, perekrutan, prospek, dan bahkan pengembangan produk.

Perkiraan penjualan yang akurat adalah seni dan ilmu, dan melakukannya dengan benar adalah tugas yang sulit bahkan bagi tenaga penjualan yang berpengalaman sekalipun, karena Gartner melaporkan bahwa hanya 45% pemimpin penjualan yang memiliki kepercayaan diri yang tinggi dalam memperkirakan keakuratan organisasi mereka. Jadi, apa saja yang masuk ke dalam perkiraan penjualan, dan mengapa hal ini rumit? Artikel ini akan membahasnya.

Apa yang dimaksud dengan perkiraan penjualan?

Ketika bisnis membuat perkiraan penjualan, mereka memperkirakan angka yang mereka harapkan dari pendapatan penjualan. Perkiraan ini memperkirakan berapa banyak produk atau layanan yang dapat mereka jual dalam jangka waktu tertentu, seperti bulan, kuartal, atau tahun. Beberapa perkiraan penjualan terbaik dapat memprediksi pendapatan dengan tingkat akurasi yang baik tergantung pada input dan kerangka waktu prediksi.

Serupa dengan bagaimana pelacakan harga minimum yang diiklankan memungkinkan perusahaan untuk terus memantau dan menyesuaikan diri dengan perubahan di pasar, perkiraan penjualan yang akurat memberikan wawasan yang berharga karena didasarkan pada data historis.

Perkiraan penjualan umumnya dibuat dengan menggunakan data dari kinerja sebelumnya, dan teknik perkiraan penjualan berbeda berdasarkan masukannya. Misalnya, perkiraan dapat dibuat berdasarkan intuisi perwakilan penjualan atau menggunakan data dan tren yang dimasukkan ke dalam kecerdasan buatan. Perkiraan penjualan yang dibuat oleh staf penjualan digunakan oleh manajer untuk memperkirakan bisnis yang dibawa oleh tim. Data perkiraan dari tim digunakan oleh direktur untuk mengantisipasi penjualan oleh departemen dan VP penjualan menggunakan data kolektif dari departemen untuk memproyeksikan penjualan organisasi.

Prakiraan penjualan menjawab dua pertanyaan bisnis yang penting-

• Berapa banyak yang Anda harapkan untuk dijual?
• Dan dalam jangka waktu berapa lama?

Setiap peluang penjualan memiliki jumlah yang diproyeksikan sebagai potensi bisnis bagi perusahaan dan tim penjualan harus menghasilkan angka realistis yang mewakili bisnis baru dan kerangka waktunya.

Menjawab dua pertanyaan tersebut membantu organisasi menetapkan tujuan dan membuat rencana strategi penjualan.

Kebutuhan akan perkiraan penjualan

Peramalan menciptakan titik referensi untuk masa depan yang dapat diandalkan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang penting. Perkiraan yang akurat juga menjadikan perusahaan sebagai pemimpin pasar dan memberikan kredibilitas dalam industri. Berikut adalah beberapa cara perkiraan penjualan memengaruhi fungsi perusahaan:

1. Pengambilan keputusan strategis

Perkiraan penjualan dapat mengungkapkan tren yang muncul dan mendorong pengambil keputusan untuk memperbaiki masalah atau memanfaatkan peluang yang dapat diperkirakan. Sebagai contoh, deviasi negatif sebesar 30% dari target penjualan dapat mengungkap manajemen yang buruk atau unit penjualan yang berkinerja buruk atau bahkan mengindikasikan bahwa kompetitor sedang meningkatkan permainan mereka. Di sisi lain, deviasi positif akan mengindikasikan kebutuhan untuk merekrut lebih banyak sumber daya untuk memanfaatkan peluang. Peramalan menentukan garis dasar, yang membantu dalam tindakan tepat waktu dan koreksi arah.

2. Memetakan jalan ke depan

Prakiraan menjadi sangat berguna terutama pada saat kinerja yang kurang baik. Hal ini memungkinkan para pengambil keputusan untuk menarik garis yang lebih jelas dan menetapkan tujuan yang lebih baik untuk mengurangi kerusakan dan bahkan memotivasi tim melalui tonggak pencapaian dan rencana aksi.

3. Pengambilan keputusan keuangan

Peramalan penjualan yang akurat memainkan peran penting dalam berbagai latihan pemodelan keuangan. Mereka menentukan:

• Persediaan: Perkiraan penjualan yang akurat dibuat melalui asumsi yang tepat mengenai kebiasaan pembelian konsumen atau kenaikan atau penurunan permintaan musiman. Perkiraan ini membantu dalam perencanaan dan manajemen inventaris, yang berkontribusi pada pemanfaatan modal kerja yang efisien. Efisiensi ini kemudian meluas ke perencanaan dan perekrutan bahan baku yang lebih baik.
• Arus Kas: Arus kas secara langsung dipengaruhi oleh pendapatan penjualan. Peramalan penjualan yang akurat dapat membantu memodelkan pergerakan kas yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan kekurangan atau rejeki nomplok di masa depan.

Seperti apa perkiraan penjualan yang baik?

Perkiraan penjualan yang baik sangat akurat dan mudah dimengerti oleh berbagai pemangku kepentingan. Hal ini juga seimbang dengan waktu, upaya, dan biaya yang terkait dengan teknik prakiraan. Idealnya, model perkiraan yang akurat harus dibuat dengan metode ekonomi yang andal. Model perkiraan harus menggunakan algoritme yang disesuaikan dengan bisnis dan memilih data yang relevan dengan sedikit intervensi manual untuk membuat prediksi yang akurat.

Namun, perkiraan yang realistis lebih bersifat subjektif dan memakan waktu. Selain angka-angka yang ada, penting juga untuk memperhitungkan penilaian tenaga penjualan terhadap kinerja di masa depan. Persepsi ini dapat sangat bervariasi dari satu tenaga penjualan ke tenaga penjualan lainnya, tergantung pada pendekatan dan pengalaman mereka. Misalnya, estimasi penjualan 50% dari seorang tenaga penjualan yang berpengalaman mungkin lebih rendah dibandingkan dengan estimasi 60% dari tenaga penjualan yang berbeda, yang mungkin terlalu optimis.

Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat prakiraan penjualan?

Setiap organisasi memiliki pemilik prakiraannya sendiri, tergantung pada jenis bisnis dan hirarkinya. Biasanya orang yang membuat perkiraan penjualan adalah:

1. Perwakilan penjualan: Orang-orang yang melakukan penjualan yang sebenarnya mengenal pelanggan dan target pasar mereka. Mereka dapat menetapkan perkiraan yang dapat diandalkan untuk berapa banyak yang dapat mereka jual dalam seminggu atau sebulan, atau kuartal berdasarkan kondisi pasar.
2. Pemimpin Penjualan: Para pemimpin penjualan memilih angka-angka dari unit masing-masing dan membuat perkiraan untuk atasan mereka. Perkiraan dapat bervariasi berdasarkan senioritas mereka - manajer lini ketiga, misalnya, biasanya mempertimbangkan serangkaian angka yang lebih luas dan tren sebelumnya dalam tingkat penutupan untuk menghasilkan perkiraan, sementara manajer lini pertama mempertimbangkan peluang untuk membuat perkiraan mereka.
3. Pemimpin Produk: Pemimpin produk mendasarkan estimasi penjualan pada produk apa yang tersedia untuk dijual dan kerangka waktu peluncurannya.

Pendekatan Perkiraan Penjualan

Ada dua pendekatan utama untuk perkiraan penjualan:

1. Pendekatan dari atas ke bawah

Dalam pendekatan top-down, perkiraan penjualan dimulai dengan gambaran yang lebih besar dan bekerja ke bawah untuk menentukan tonggak yang diperlukan untuk mencapai target. Sebagai contoh, jika pasar memiliki 100 juta unit produk dan tujuan organisasi adalah untuk menembus 5% pasar, maka jumlah target pelanggan adalah 5.000.000. Dengan estimasi sebesar itu, ada banyak ruang untuk penilaian yang terburu-buru dan tidak terdefinisi dengan baik yang dapat menyebabkan ekspektasi yang tidak realistis. Namun, pendekatan ini berguna untuk menetapkan tolok ukur yang optimis di seluruh organisasi dengan cepat di perusahaan yang sudah mapan.

2. Pendekatan dari bawah ke atas

Pendekatan bottom-up adalah pendekatan konservatif dan terperinci yang mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Misalnya, berapa banyak tenaga penjualan yang ada di sebuah unit, dan berapa perkiraan penjualan yang realistis untuk setiap perwakilan dan setiap unit, atau, berapa banyak iklan yang ditampilkan di mesin pencari yang akan menghasilkan klik-tayang dan penjualan? Pendekatan bottom-up melihat secara praktis pada efisiensi bisnis dan mencari tahu variabel-variabel yang dapat diubah untuk meningkatkan penjualan. Pendekatan ini sangat bergantung pada data yang ada untuk menciptakan perspektif yang lebih terstruktur dan realistis untuk tujuan peramalan penjualan.

Metode Peramalan Penjualan

Metode peramalan penjualan dapat dibagi menjadi metode Kualitatif dan Kuantitatif. Metode kualitatif bergantung pada penilaian subjektif dari tenaga penjualan dan pengambil keputusan, sedangkan metode kuantitatif bergantung pada data, angka, dan pemodelan statistik.

Peramalan penjualan kualitatif

Peramalan penjualan kualitatif sering kali menggunakan 5 metode utama. Metode-metode ini didasarkan pada opini yang terinformasi tentang pasar, tren, dan prospek. Survei yang dilakukan sering kali memakan waktu dan mahal. 5 metode teratas meliputi:

• Metode Panel atau metode Juri Opini Eksekutif: Seperti namanya, pendekatan ini melibatkan kelompok eksekutif yang mendiskusikan prediksi penjualan untuk mencapai konsensus. Salah satu keuntungan utama dari metode ini adalah anggota juri yang berpengalaman dapat memberikan banyak kebijaksanaan pada prediksi. Hal yang sama juga dapat menjadi kerugian karena prediksi yang buruk dapat dibuat oleh anggota juri yang dominan dengan pandangan yang bias.
• Metode Delphi: Metode Delphi bersifat iteratif dan melibatkan survei terhadap setiap pakar secara independen. Hasilnya kemudian diperlihatkan kepada para ahli sehingga tanggapan mereka dapat dipertimbangkan kembali berdasarkan konsensus yang lebih luas. Pendekatan ini merupakan penangkal terhadap pemikiran kelompok yang dapat mendominasi pendekatan juri.
• Survei Pelanggan: Dalam metode ini, prospek atau sampel pelanggan disurvei tentang rencana pembelian mereka dalam jangka pendek dan jangka panjang. Untuk pasar yang lebih besar, berbagai metode survei dapat digunakan untuk menentukan tren umum.
• Metode komposit tenaga penjualan: Metode ini memperkirakan penjualan dengan mengumpulkan jumlah perkiraan kolektif dari masing-masing tenaga penjualan. Angka-angka ini kemudian ditinjau oleh kepala dan manajer penjualan bersama dengan pemilik produk untuk membuat perkiraan yang disaring. Meskipun pendekatan ini memiliki kelebihan, metode ini juga tidak memperhitungkan faktor-faktor seperti tren baru, perubahan peraturan, dan inovasi produk.
• Perencanaan skenario: Perencanaan skenario adalah pendekatan menyeluruh yang tidak menghasilkan satu perkiraan yang dapat diterima. Sebaliknya, metode ini memodelkan berbagai skenario yang berbeda agar perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk hasil penjualan yang tidak pasti. Metode ini digunakan untuk memperkirakan penjualan dalam jangka waktu yang panjang, seperti tiga tahun atau lebih. Dalam perencanaan skenario, variabel seperti resesi, teknologi yang mengganggu, perubahan harga, dan hal-hal lain yang memengaruhi penjualan menjadi bahan pertimbangan.

Peramalan penjualan kuantitatif

Peramalan penjualan kuantitatif menggunakan data dan pemodelan statistik untuk memprediksi penjualan dalam skala waktu yang berbeda. Berikut adalah dua metode yang paling umum digunakan:

• Metode R angkaian Waktu: Pendekatan ini bekerja dengan asumsi bahwa tren penjualan secara historis berulang selama musim dan siklus penjualan. Oleh karena itu, metode ini menggunakan data historis yang diurutkan secara kronologis untuk membuat prakiraan penjualan. Penjualan di masa depan dihitung dengan penjualan historis dikalikan dengan tingkat pertumbuhan. Beberapa teknik yang populer termasuk penghalusan eksponensial, rata-rata bergerak, ARIMA, dan X11.
• Metode Kasual: Dalam metode ini, sebab dan akibat historis antara variabel penjualan dan pasar diperhitungkan untuk peramalan. Dengan metode kasual, semua variabel yang mungkin dapat memengaruhi penjualan dimodelkan untuk membuat prakiraan yang akurat untuk masa depan. Variabel-variabel tersebut mencakup faktor-faktor seperti sentimen pelanggan, survei pihak ketiga, tren ekonomi makro, dan hasil penjualan internal. Teknik kasual yang populer termasuk regresi linier atau berganda, indikator utama, dan pendekatan ekonometrik.

Contoh Peramalan Penjualan

Berikut adalah dua contoh prakiraan penjualan untuk metode prakiraan penjualan kualitatif dan kuantitatif:

1. Metode intuitif (Kualitatif)

Metode intuitif adalah yang paling sederhana dari metode kualitatif untuk prakiraan penjualan. Pendekatan ini sangat bergantung pada kinerja dan pengalaman tenaga penjualan dalam menutup transaksi dan rekam jejak mereka dalam memenuhi ekspektasi. Metode ini cukup membantu jika tidak ada data historis untuk membuat perkiraan untuk bulan atau kuartal tersebut. Sebagai gantinya, "intuisi" atau "firasat" dari perwakilan penjualan berdasarkan kontak awal mereka dengan prospek digunakan untuk menentukan berapa banyak penjualan yang dapat dilakukan. Berikut adalah contoh cara kerjanya:

Manajer penjualan meminta estimasi dari empat orang tenaga penjualan untuk penjualan kuartalan. Tenaga penjualan 1, yang merupakan tenaga penjualan dengan kinerja terbaik, memperkirakan $200.000. Tenaga penjualan 2, yang merupakan tenaga penjualan yang berkinerja hampir sama dengan tenaga penjualan 1, memperkirakan sebesar $180.000. Tenaga penjualan 3, yang memiliki pengalaman selama dua tahun, memperkirakan penjualannya sekitar $120.000, sementara tenaga penjualan 4 yang baru lulus kuliah, memberikan perkiraan $110.000. Dengan menjumlahkan perkiraan tersebut, maka akan diperoleh perkiraan intuitif sebesar $610.000 untuk penjualan kuartal tersebut. Namun, setelah diteliti lebih lanjut, diketahui bahwa Sales Rep 4 memiliki perkiraan yang terlalu optimis dan berlebihan karena kurangnya pengalaman. Angka realistisnya lebih mendekati $60.000 dalam penjualan. Oleh karena itu, penjualan kuartalan yang direvisi adalah sekitar $560.000.

2. Metode Historis (Kuantitatif)

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, metode historis adalah contoh dari teknik peramalan deret waktu, yang menggunakan data historis untuk membuat prediksi di masa depan. Untuk memperhitungkan variabel seperti pertumbuhan, inflasi, fluktuasi permintaan, dan variabel lainnya, perkiraan tingkat pertumbuhan dikalikan dengan penjualan historis untuk mendapatkan perkiraan masa depan. Berikut ini adalah contoh cara kerja metode tersebut: Perkiraan pertumbuhan setiap tahun adalah 6,5%, dan penjualan bulan Januari lalu adalah $55.500. Perkiraan untuk bulan Januari ini adalah (55.500 X .065) +55.500, yaitu $59.107,5.

Merancang rencana perkiraan penjualan

Peramalan penjualan membutuhkan dasar yang kuat dari teknik matematika dan pengetahuan rinci tentang siklus penjualan yang umum. Ditambah dengan data yang relevan, langkah-langkah berikut ini dapat digunakan untuk merancang rencana prakiraan penjualan:

1. Memilih metode perkiraan

Data dari penjualan masa lalu dan model prakiraan sangat penting untuk membangun model baru untuk masa depan. Sejumlah teknik prakiraan penjualan yang lebih sederhana, seperti prakiraan tahap peluang, prakiraan historis, prakiraan panjang siklus, dan lain-lain, dapat digunakan untuk membuat prakiraan yang dapat diandalkan. Perkiraan dengan presisi yang lebih tinggi dapat dibuat dengan model yang lebih intensif data seperti regresi berganda dan penghalusan eksponensial.

2. Menentukan waktu perkiraan

Jenis rencana tergantung pada apakah perkiraan dibuat untuk jangka waktu tertentu seperti bulanan atau triwulanan, atau apakah penjualan dilacak untuk output tertentu saja. Faktor musiman, seperti rilis selama kuartal tertentu, juga dapat memengaruhi prakiraan. Oleh karena itu, kuartal tersebut mungkin harus dilihat secara berbeda.

3. Perincian siklus penjualan

Jangka waktu dari setiap penjualan memiliki pengaruh pada perkiraan penjualan. Dengan menguraikan siklus penjualan menjadi waktu rata-rata yang dihabiskan untuk setiap tahap, maka dimungkinkan untuk menentukan panjang rata-rata siklus penjualan.

4. Memanfaatkan tren metrik penjualan

Dengan menggunakan data historis terbaru, variabel seperti harga penjualan rata-rata dan persentase tingkat pembaruan dapat ditentukan untuk perkiraan baru. Variabel lain seperti tingkat konversi, tingkat perputaran, lintasan pertumbuhan rata-rata, dan pendapatan berulang tahunan (ARR) juga harus dimasukkan ke dalam perkiraan.

5. Membuat templat prakiraan

Buat template berdasarkan siklus penjualan, tujuan, metrik, dan spesifikasi tim penjualan. Perusahaan yang lebih kecil dengan sumber daya terbatas dapat menggunakan alat seperti Microsoft Excel ketika jumlah produk yang harus dilacak lebih sedikit. Organisasi yang lebih besar dengan alat otomatis yang terhubung ke CRM dapat memanfaatkan fitur otomatisasi untuk membuat perkiraan. Misalnya, perangkat lunak pengayaan prospek dapat memprediksi kapan seorang prospek berada di ambang konversi. Data ini dapat digunakan untuk membuat perkiraan yang sangat akurat untuk siklus penjualan yang berbeda.

6. Bagikan dokumen resmi dengan tim

Dokumentasi formal diperlukan untuk membagikan rencana tersebut dengan tim dengan transparansi penuh. Sangat penting bagi perwakilan penjualan untuk memahami bagaimana prakiraan dibuat, sehingga mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang tujuan dan kuota mereka.

Cara meramalkan penjualan secara akurat

Perkiraan penjualan yang akurat merupakan keseimbangan yang rumit dalam menggabungkan tren historis, perubahan internal, fluktuasi pasar, dan tekanan pesaing. Berikut adalah 5 langkah yang mengarah pada akurasi dalam prediksi:

1. Penilaian tren historis

Untuk membuat dasar perkiraan penjualan, penting untuk membuat 'tingkat penjualan', yang merupakan proyeksi penjualan untuk periode penjualan. Data historis dari tahun sebelumnya dapat dipisahkan menurut harga, produk, tenaga penjualan, periode penjualan, dan variabel lainnya untuk membuat tingkat penjualan untuk prakiraan.

2. Memasukkan perubahan

Tingkat penjualan perlu dimodifikasi berdasarkan beberapa variabel, seperti harga, promosi, saluran, pelanggan, dan perubahan produk. Variabel-variabel ini memberikan tingkat penjualan yang lebih realistis untuk periode penjualan.

3. Antisipasi tren pasar

Tren pasar, seperti perubahan perilaku pesaing, perubahan legislatif, merger perusahaan, dan lain-lain, dapat menimbulkan bola kurva pada saat yang tidak terduga. Penting untuk memperhitungkan perubahan ini untuk membuat model prakiraan jika terjadi pergeseran tren pasar.

4. Pemantauan persaingan

Sangat penting untuk memantau persaingan untuk mengetahui dampaknya terhadap target pasar dengan tindakan seperti variasi harga, peluncuran fitur baru, atau kampanye baru. Persaingan baru juga harus dipantau untuk mengetahui dampaknya terhadap pangsa pasar.

5. Termasuk rencana bisnis

Rencana strategis bisnis yang berdampak pada pertumbuhan, perekrutan, penargetan pasar baru, atau memulai kampanye baru, semuanya dapat berdampak pada penjualan di masa depan. Oleh karena itu, penting untuk membuat prakiraan dengan tetap memperhatikan rencana bisnis.

‍

Tantangan utama dalam prakiraan penjualan

Menghasilkan prakiraan yang akurat secara konsisten dapat menjadi tantangan bagi organisasi. Berikut ini adalah beberapa rintangan utama yang dihadapi oleh sebagian besar perusahaan:

1. Akurasi: Perusahaan, terutama perusahaan rintisan yang melakukan bootstrap cenderung mengandalkan spreadsheet untuk melakukan peramalan, yang dapat menimbulkan masalah akurasi yang sangat besar pada peramalan. Bahkan perusahaan yang memiliki CRM pun mengalami kesulitan dalam penerapannya di seluruh perusahaan, dengan karyawan yang tidak memasukkan data tepat waktu, data yang terkotak-kotak, data yang tidak lengkap, dan ketidakakuratan.
2. Subjektivitas prakiraan: Meskipun kualitas prakiraan memang bergantung pada keputusan dan penilaian yang baik ketika analisis prediktif mengesampingkan analisis subjektif, analisis ini dapat melewatkan faktor pendorong keakuratan yang sebenarnya.
3. Universalitas: Prakiraan penjualan yang tidak berguna bagi para pemangku kepentingan di seluruh perusahaan tidak akan efektif dalam memberikan hasil. Prakiraan yang baik selalu memiliki data yang relevan dan dapat dimengerti oleh tim yang berbeda di seluruh perusahaan.
4. Ketidakefisienan: Ketidakefisienan sering kali dapat masuk ke dalam prakiraan ketika ada beberapa pemilik, beragam input yang tetap tidak dapat disatukan, dan terlalu banyak revisi dan versi yang berbeda.

Perkiraan penjualan selama waktu yang tidak terduga

Waktu yang tidak dapat diprediksi adalah peristiwa seperti bencana besar, krisis seperti pandemi COVID, atau gejolak ekonomi yang tiba-tiba. Peristiwa-peristiwa ini dapat secara tiba-tiba membalikkan perkiraan penjualan. Segera setelah salah satu dari peristiwa ini terjadi, penting bagi para pemimpin bisnis untuk mengetahui hal-hal berikut ini:

• Kondisi saluran penjualan saat ini
• Skenario terbaik dan terburuk yang dimodelkan
• Seberapa besar perubahan prakiraan selama seminggu atau sebulan

Tampilan real-time dari pipeline penjualan sangat penting dalam situasi seperti itu untuk membuat keputusan bisnis instan yang dapat meminimalkan kerusakan akibat peristiwa yang mengganggu. Solusi CRM dan otomatisasi adalah apa yang akan meredam pukulan yang tak terelakkan terhadap perkiraan. Data instan yang dapat diandalkan adalah apa yang akan membantu para pemimpin bisnis untuk memutar wilayah dan penyebaran sumber daya yang dapat memiliki pengaruh yang kuat terhadap kelangsungan atau pembubaran bisnis.

Pikiran penutup

Membuat perkiraan penjualan yang akurat merupakan seni dan ilmu pengetahuan yang menggabungkan intuisi yang berkembang dengan baik dari tenaga penjualan yang berpengalaman dan data yang dapat diandalkan yang dimasukkan ke dalam algoritme perkiraan. Meskipun penting bagi tim penjualan untuk memiliki keterampilan membuat perkiraan yang baik dengan mengandalkan spreadsheet sederhana dan metode penghitungan di luar kepala, perkiraan yang dapat diandalkan membutuhkan solusi perangkat lunak yang dapat memberikan wawasan dan proyeksi waktu nyata berdasarkan data.