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Excel ha dominado el mercado de las hojas de cálculo desde la década de 1990, y sigue siendo una poderosa herramienta para el análisis de datos. Por desgracia, su propia potencia lo hace increíblemente peligroso incluso en manos de usuarios experimentados.
No me malinterpretes. Excel es increíble porque:
- Es versátil
- Facilita el cotejo de datos
- Permite resumir y visualizar datos
- Fórmulas de apoyo
- Se utiliza en todo el mundo
Sin embargo, un estudio reveló que el 88% de todas las hojas de cálculo contienen uno o más errores graves. Acaso no recordamos todos la debacle de la Ballena de Londres, en la que JP Morgan sufrió una pérdida de 6.000 millones de dólares en sus operaciones, causada nada menos que por un error de Excel en 2012.
Los problemas de las hojas de cálculo
Las hojas de cálculo nunca se crearon para calcular incentivos. Se crearon para automatizar cálculos matemáticos sencillos que tenían más de matemática que de lógica. Nunca se construyeron como un lenguaje de programación pesado que pudiera simplificar 28 niveles de ifs anidados.
Esta imagen demuestra exactamente lo que hacemos con las hojas de cálculo Excel y los cálculos de incentivos. Y todos sabemos lo que pasa cuando intentas encajar un bloque cuadrado en un tablero de clavijas redondo.
Exactamente. Nunca te dan los resultados que quieres o mereces. Así que dejemos de obligarles a hacer algo para lo que no están hechos.
Los mayores problemas de una hoja de cálculo Excel son:
- Manual y lento
- Propenso al error humano
- Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
- No está hecho a escala
- Caro
- No auditable
- No compartible
- No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
- No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
- No se pueden automatizar los pagos
- No está hecho para incentivos
Volvamos a la mesa de dibujo y sepamos más
Aquí tienes más detalles para ayudarte.
1. Manual y lento
Las hojas de Excel no pueden importar datos de fuentes existentes y tienen que administrarse manualmente, lo que resulta tedioso, lleva mucho tiempo y deja mucho margen para el error manual. Los datos que hay que analizar tienen que copiarse y pegarse o, peor aún, introducirse manualmente. Puede hacerse para un puñado de repeticiones con poco esfuerzo, pero a medida que aumentan las filas y columnas de los datos, se hace prácticamente imposible, por lo que resulta extremadamente lento.
With Compass, you can easily capture live data and leave it to Compass to auto-calculate, real-time.
2. Propenso al error humano
Además de consumir mucho tiempo, las hojas de Excel son propensas a los errores manuales. No es principalmente un lenguaje de codificación y sólo puede manejar cálculos matemáticos complejos, pero no lógicas complejas. El cálculo de incentivos es exactamente lo contrario. Es más lógico y menos matemático. Aquí es exactamente donde se requiere la intervención humana. Aquí es donde un analista de negocio construye una consulta con 50 índices y 25 ifs anidados para calcular el incentivo. Dios nos libre si uno de ellos sale mal. Es fatalmente fácil que el error del usuario se cuele en el proceso y distorsione los resultados, pagando potencialmente de más o de menos a sus representantes de ventas.
With Compass, you can easily build complex incentive programs with the familiarity of Excel within a few clicks.
3. Falta de visibilidad y transparencia en tiempo real
En las hojas de Excel, o incluso en sus versiones en línea, a menos que alguien las actualice manualmente cada minuto, los datos quedan obsoletos rápidamente. Las hojas de Excel no están conectadas a CRM y ERP en tiempo real, por lo que no pueden actualizarse en tiempo real. Como resultado, no hay transparencia ni visibilidad de los datos.
With Xoxoday Compass, the sales reps, managers, admins, HR teams, finance team and the management have real-time access to incentive statements. Having this data readily available motivates sales reps to see what they’ve earned and how they can earn more. Apart from motivating your sales team, Compass provides complete transparency into the actual calculations behind the numbers and your team can trust the numbers they see because they have visibility into how they’re calculated.
4. No construido a escala
Los expertos describen Excel como un lenguaje funcional y de programación. Aunque Excel combina el análisis de datos, la visualización y la programación, sólo funciona bien cuando los datos son pequeños y se limitan a cientos de registros, pueden introducirse manualmente o copiarse y pegarse y la lógica es más matemática que compleja.
Organizations face major challenges when they try to build a incentive software within Excel that requires complex logic making it impossible to calculate incentive at scale. With Compass, you get the best of excel like an intuitive interface along with variables, payout options and is scalable for small and gigantic enterprises and start ups alike.
5. Caro
Cuando se utiliza Excel para calcular los incentivos de ventas, se invierten muchos recursos, tecnología, recursos humanos y tiempo, y estos recursos tienen un coste asociado. Teniendo en cuenta que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores, cada vez que te encuentras con un error, vuelves a incurrir en el coste de todos estos recursos haciéndolo antieconómico a todos los niveles rompiendo así el equilibrio.
With Compass, you can automate the process and all changes can be handled with just a few clicks. It also saves a lot of time and eliminates inaccuracies and allows your team to spend time on other critical areas of the business.
6. No auditable
¿Alguna vez has vuelto a tu hoja de Excel sólo para descubrir que no está como la dejaste? ¿O has sobrescrito alguna vez tu fórmula sólo para encontrar #ERROR! en las celdas? Si esto te da una sensación de Deja Vu, déjame decirte que no estás solo. Excel no ofrece un historial de todos los cambios realizados en cada celda individual y no puedes ver quién hizo los cambios o si incluso tenía la aprobación para hacerlo. Tampoco puedes establecer una cadena de aprobaciones. A pesar de que las hojas de cálculo de Google han introducido funciones para solucionar estos problemas, es imposible comprobar el historial de cambios de cada celda.
With Compass you can easily track history and make auditability easy by showing users who changed what, when. It also facilitates automation and lets you easily add approval hierarchy.
7. No compartible
Excel es fácil de compartir, ¿verdad? Basta con adjuntarlo a un correo electrónico.
Perhaps it is. But not when you have a massive team of hundreds and thousands of employees who want to access the same file. This is where Excel collapses. You can create an incentive spreadsheet in Excel for your company but what if you want to share it with 50000 reps? Now imagine those reps are grouped across 15 different incentive plans. Now add in the complexity of team leaders being able to see the incentives of their team members but not other team members.
Puedes construir tu hoja de cálculo Excel, pero no puedes dividirla y compartirla de forma que los usuarios sólo puedan ver la información que necesitan ver. Esto es exactamente lo que la hace no compartible y desafiante.
With Compass, you get user controls. You can control who sees what data and it is always shared between stakeholders.
8. No se integra con sus sistemas actuales, como ERP, CRM, etc.
Excel, a pesar de sus versiones en línea, no está conectado. Los cálculos complejos de incentivos necesitan datos en tiempo real de todas las fuentes, como el CRM, el ERP y la nómina. Es casi imposible extraer datos de estas fuentes, trabajar con ellos y mantenerlos actualizados en tiempo real. Este proceso es lento, manual, propenso a errores y no es en tiempo real.
Con Xoxoday Compass , puede extraer fácilmente estos datos de sus sistemas existentes. Puede integrar Compass mediante webhooks, API o SDK. Vincule y añada filtros de puerta en caso de múltiples fuentes de datos.
9. No está diseñado para la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de la legislación
Excel es una herramienta empresarial creada para cálculos matemáticos y tiene un mecanismo sencillo de entrada, proceso y salida. No permite configurar las implicaciones fiscales, y mucho menos en función de los tipos o las zonas geográficas, y hace que los informes financieros y el cumplimiento legal sean independientes del cálculo y los pagos de incentivos.
Compass, apart from enabling fair, error free and transparent incentive calculations, takes care of user authentication and all security measures like GDPR or ISO and handles geographical tax implications and compliance.
10. No puede automatizar los pagos
Excel es una herramienta de cálculo que puede ayudarle con el cálculo final del incentivo. No puede ir ni un paso más allá. Mantiene el cálculo de incentivos independiente de los pagos de incentivos. Para procesar los pagos, tendrá que liberar manualmente los pagos a través del banco o a través de tarjetas regalo, lo que deja muchas oportunidades para errores manuales. Excel no le permite conectarse a ninguna API o pasarela de pagos para procesar los pagos.
With Compass, you can handle geographical tax implications and compliance before incentive payouts. You can consider any or all types of incentive payouts like bank transfers, reward catalog of more than 20000 digital gift cards, prepaid cards, experiences, and wallets across 80+ countries, credit notes or good old bank transfers. Payouts can be managed across multiple geographies & currencies seamlessly.
11. No construido para incentivos
Excel es un lienzo en blanco con dos dimensiones. No puede manejar cálculos complejos con capas de lógica. Y tendrás que recurrir al uso de decenas y decenas de ifs e índices anidados para llegar al valor final. Dios nos libre si te equivocas con uno de esos 20.
With Compass, you can easily build a logic with n number of variables where your only input is defining the variable and Compass will take care of the rest. Apart from easy incentive calculation, Compass helps you motivate your sales reps with gamified sales contests with a library of templates to choose from. Compass is also created to handle complex tax implications across geographies and tax brackets, to enable seamless payouts.
Compass ensures 100% reduction in processing time, 10% saving due to budget leakage, 80% increase in sales productivity and 0% opaqueness in communication.
