11 Häufige Probleme mit Excel-Tabellen

Excel dominiert den Markt für Tabellenkalkulationen seit den 1990er Jahren und ist nach wie vor ein leistungsstarkes Werkzeug für die Datenanalyse. Leider ist es aufgrund seiner Leistungsfähigkeit selbst in den Händen erfahrener Benutzer unglaublich gefährlich.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Excel ist erstaunlich, weil:

1. Es ist vielseitig
2. Erleichtert das Zusammentragen von Daten
3. Zusammenfassen und Visualisieren von Daten
4. Unterstützt Formeln
5. Wird in der ganzen Welt verwendet

Eine Studie ergab jedoch, dass 88 % aller Tabellenkalkulationen einen oder mehrere schwerwiegende Fehler enthalten. Erinnern wir uns nicht alle an das Londoner Wal-Debakel von JP Morgan im Jahr 2012, bei dem JP Morgan einen Handelsverlust von 6 Milliarden Dollar erlitt, der durch nichts anderes als einen Excel-Fehler verursacht wurde.

Die Probleme mit Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen wurden nie entwickelt, um Anreize zu berechnen. Sie wurden entwickelt, um einfache mathematische Berechnungen zu automatisieren, die mehr Mathe als Logik enthielten. Sie wurden nie als hochleistungsfähige Programmiersprache entwickelt, die 28 Ebenen von verschachtelten Wenns vereinfachen könnte.

Dieses Bild veranschaulicht genau das, was wir mit Excel-Tabellen und Anreizberechnungen machen. Und wir alle wissen, was passiert, wenn man versucht, einen eckigen Klotz in ein rundes Steckbrett zu stecken.

Ganz genau. Sie liefern nie die Ergebnisse, die man sich wünscht oder die man verdient. Wir sollten also aufhören, sie zu etwas zu zwingen, was sie nicht tun sollen.

Die größten Probleme mit einer Excel-Tabelle sind:

1. Manuell und zeitaufwendig
2. Anfällig für menschliches Versagen
3. Fehlende Sichtbarkeit und Transparenz in Echtzeit
4. Nicht maßstabsgerecht gebaut
5. Teuer
6. Nicht prüfbar
7. Nicht teilbar
8. Keine Integration mit Ihren aktuellen Systemen wie ERP, CRM usw.
9. Nicht für die Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften konzipiert
10. Zahlungen können nicht automatisiert werden
11. Nicht für Anreize gebaut

Lassen Sie uns zurück zum Reißbrett gehen und mehr erfahren

Hier finden Sie weitere Informationen.

1. Manuell und zeitaufwendig

Excel-Tabellen können keine Daten aus vorhandenen Quellen importieren und müssen manuell verwaltet werden, was mühsam und zeitaufwändig ist und viel Raum für manuelle Fehler lässt. Die zu analysierenden Daten müssen kopiert und eingefügt oder, was noch schlimmer ist, manuell eingegeben werden. Bei einer Handvoll Vertretern ist dies mit wenig Aufwand möglich, aber mit zunehmender Anzahl von Zeilen und Spalten in den Daten wird dies praktisch unmöglich und extrem langsam.

Mit Compass können Sie problemlos Live-Daten erfassen und Compass die automatische Berechnung in Echtzeit überlassen.

2. Anfällig für menschliches Versagen

Excel-Tabellen sind nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch anfällig für manuelle Fehler. Sie ist nicht in erster Linie eine Programmiersprache und kann nur komplexe mathematische Berechnungen, nicht aber komplexe Logik verarbeiten. Die Anreizberechnung ist das genaue Gegenteil. Sie ist mehr logisch und weniger mathematisch. Genau hier ist menschliches Eingreifen gefragt. Hier erstellt ein Unternehmensanalytiker eine Abfrage mit 50 Indizes und 25 verschachtelten Wenns, um den Anreiz zu berechnen. Gott bewahre, wenn eine davon schief geht. Es ist fatal einfach, wenn sich Benutzerfehler in den Prozess einschleichen und die Ergebnisse verfälschen, so dass Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise über- oder unterbezahlt werden.

Mit Compass können Sie komplexe Incentive-Programme mit der Vertrautheit von Excel innerhalb weniger Klicks erstellen.

3. Mangelnde Sichtbarkeit und Transparenz in Echtzeit

Wenn die Daten in Excel-Tabellen oder sogar in den Online-Versionen nicht jede Minute manuell aktualisiert werden, sind sie schnell veraltet. Excel-Tabellen sind nicht mit Live-CRMs und ERPs verbunden und können daher nicht in Echtzeit aktualisiert werden. Das hat zur Folge, dass es keine Transparenz oder Sichtbarkeit der Daten gibt.

Mit Xoxoday Compass haben Vertriebsmitarbeiter, Manager, Verwaltungsangestellte, HR-Teams, das Finanzteam und das Management Echtzeit-Zugang zu den Bonusabrechnungen. Die Verfügbarkeit dieser Daten motiviert die Vertriebsmitarbeiter, da sie sehen, was sie verdient haben und wie sie mehr verdienen können. Abgesehen davon, dass Compass Ihr Vertriebsteam motiviert, bietet es vollständige Transparenz über die tatsächlichen Berechnungen hinter den Zahlen, und Ihr Team kann den Zahlen, die es sieht, vertrauen, weil es weiß, wie sie berechnet wurden.

4. Nicht maßstabsgerecht gebaut

Experten beschreiben Excel als eine funktionale Programmiersprache. Auch wenn Excel Datenanalyse, Visualisierung und Programmierung miteinander verbindet, funktioniert es nur dann gut, wenn die Daten klein und auf Hunderte von Datensätzen beschränkt sind, manuell eingegeben oder per Copy & Paste eingefügt werden können und die Logik eher mathematisch als komplex ist.

Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen, wenn sie versuchen, eine Incentive-Software in Excel zu erstellen, die eine komplexe Logik erfordert, die es unmöglich macht, Incentives in großem Umfang zu berechnen. Mit Compass erhalten Sie das Beste von Excel, wie z. B. eine intuitive Benutzeroberfläche mit Variablen und Auszahlungsoptionen, und es ist für kleine und riesige Unternehmen und Start-ups gleichermaßen skalierbar.

5. Teuer

Wenn Sie Excel für die Berechnung von Verkaufsanreizen verwenden, setzen Sie erhebliche Ressourcen ein, nämlich Technologie, Personal und Zeit, und diese Ressourcen sind mit Kosten verbunden. Wenn man bedenkt, dass 88 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, entstehen jedes Mal, wenn man auf einen Fehler stößt, erneut Kosten für all diese Ressourcen, was die Sache auf allen Ebenen unwirtschaftlich macht und das Gleichgewicht erschüttert.

Mit Compass können Sie den Prozess automatisieren und alle Änderungen mit nur wenigen Klicks durchführen. Außerdem spart es viel Zeit und beseitigt Ungenauigkeiten, so dass Ihr Team mehr Zeit für andere kritische Bereiche des Unternehmens hat.

6. Nicht prüfbar

Sind Sie jemals zu Ihrer Excel-Tabelle zurückgekehrt, nur um festzustellen, dass sie nicht mehr so ist, wie Sie sie verlassen haben? Oder haben Sie schon einmal Ihre Formeln überschrieben, nur um #ERROR! in den Zellen zu finden? Wenn Sie das Gefühl haben, ein Deja Vu zu erleben, sind Sie nicht allein. Excel bietet keine Historie aller Änderungen, die an jeder einzelnen Zelle vorgenommen wurden, und Sie können nicht sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat oder ob er überhaupt die Genehmigung dazu hatte. Sie haben auch nicht die Möglichkeit, eine Genehmigungskette einzurichten. Obwohl Google Sheets Funktionen zur Überwindung dieser Probleme eingeführt hat, ist die Überprüfung des Änderungsverlaufs für einzelne Zellen unmöglich.

Mit Compass können Sie den Verlauf leicht nachverfolgen und die Nachvollziehbarkeit vereinfachen, indem Sie den Benutzern zeigen, wer was wann geändert hat. Außerdem erleichtert es die Automatisierung und ermöglicht das einfache Hinzufügen einer Genehmigungshierarchie.

7. Nicht teilbar

Excel lässt sich doch leicht weitergeben, oder? Sie können es einfach als Anhang in eine E-Mail einfügen?

Vielleicht ist das so. Aber nicht, wenn Sie ein großes Team von Hunderten und Tausenden von Mitarbeitern haben, die auf dieselbe Datei zugreifen wollen. Hier bricht Excel zusammen. Sie können in Excel eine Tabelle mit Anreizen für Ihr Unternehmen erstellen, aber was ist, wenn Sie sie für 50000 Mitarbeiter freigeben möchten? Stellen Sie sich nun vor, dass diese Mitarbeiter in 15 verschiedenen Anreizplänen gruppiert sind. Hinzu kommt die Komplexität, dass Teamleiter zwar die Anreize ihrer Teammitglieder sehen können, nicht aber die der anderen Teammitglieder.

Sie können Ihre Excel-Tabelle erstellen, aber Sie können sie nicht so aufteilen und freigeben, dass die Benutzer nur die Informationen sehen können, die sie sehen müssen. Das ist genau das, was sie nicht teilbar und herausfordernd macht.

Mit Compass erhalten Sie Benutzerkontrollen. Sie können kontrollieren, wer welche Daten sieht, und sie werden immer zwischen den Beteiligten geteilt.

8. Lässt sich nicht in Ihre aktuellen Systeme wie ERP, CRM usw. integrieren

Excel ist, trotz seiner Online-Versionen, nicht vernetzt. Komplexe Incentive-Berechnungen benötigen Echtzeitdaten für alle Quellen wie CRM, ERP und Lohnbuchhaltung. Es ist fast unmöglich, Daten aus diesen Quellen zu extrahieren, sie zu bearbeiten und in Echtzeit zu aktualisieren. Dieser Prozess ist langsam, manuell, fehleranfällig und erfolgt nicht in Echtzeit.

Mit Xoxoday Compass können Sie diese Daten problemlos aus Ihren bestehenden Systemen abrufen. Sie können Compass über Webhooks, APIs oder SDKs integrieren. Verknüpfen Sie mehrere Datenquellen und fügen Sie Gate-Filter hinzu.

9. Nicht für die Finanzberichterstattung und die Einhaltung von Gesetzen konzipiert

Excel ist ein Geschäftsinstrument, das für mathematische Berechnungen entwickelt wurde und über einen einfachen Eingabe-, Verarbeitungs- und Ausgabemechanismus verfügt. Es erlaubt Ihnen nicht, steuerliche Auswirkungen zu konfigurieren, geschweige denn auf der Grundlage von Steuersätzen oder Regionen, und macht die Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unabhängig von der Berechnung von Anreizen und Auszahlungen.

CompassDie Software ermöglicht nicht nur faire, fehlerfreie und transparente Incentive-Berechnungen, sondern kümmert sich auch um die Benutzerauthentifizierung und alle Sicherheitsmaßnahmen wie GDPR oder ISO und kümmert sich um geografische Steuerauswirkungen und die Einhaltung von Vorschriften.

10. Zahlungen können nicht automatisiert werden

Excel ist ein Berechnungstool, das Ihnen bei der endgültigen Berechnung der Anreize helfen kann. Es kann nicht einmal einen Schritt darüber hinausgehen. Die Berechnung der Anreize ist unabhängig von der Auszahlung der Anreize. Um die Auszahlungen zu verarbeiten, müssen Sie die Zahlungen manuell über die Bank oder über Geschenkkarten freigeben, was viele Möglichkeiten für manuelle Fehler bietet. Excel bietet keine Möglichkeit, es mit APIs oder Zahlungsflüchtlingen zu verbinden, um Zahlungen zu verarbeiten.

Mit Compass können Sie die geografischen steuerlichen Auswirkungen und die Einhaltung der Vorschriften vor der Auszahlung von Incentives regeln. Sie können alle Arten von Incentive-Auszahlungen in Betracht ziehen, z. B. Banküberweisungen, Prämienkataloge mit mehr als 20000 digitalen Geschenkkarten, Prepaid-Karten, Erlebnissen und Geldbörsen in über 80 Ländern, Gutschriften oder die gute alte Banküberweisung. Die Auszahlungen können nahtlos über mehrere Länder und Währungen hinweg verwaltet werden.

11. Nicht für Anreize gebaut

Excel ist eine leere Leinwand mit zwei Dimensionen. Es kann keine komplexen Berechnungen in Verbindung mit mehreren Ebenen von Logik durchführen. Und Sie müssen auf 10 oder 20 verschachtelte Wenns und Indizes zurückgreifen, um den endgültigen Wert zu erhalten. Gott bewahre, wenn Sie bei einer dieser 20 falsch liegen.

Mit Compass können Sie ganz einfach eine Logik mit n Variablen erstellen, wobei Sie nur die Variable definieren müssen und Compass sich um den Rest kümmert. Neben der einfachen Incentive-Berechnung hilft Compass Ihnen, Ihre Vertriebsmitarbeiter mit spielerischen Verkaufswettbewerben zu motivieren, wobei Sie aus einer Bibliothek von Vorlagen wählen können. Compass wurde auch entwickelt, um komplexe steuerliche Auswirkungen über verschiedene Regionen und Steuerklassen hinweg zu handhaben, um nahtlose Auszahlungen zu ermöglichen.

Compass sorgt für eine 100%ige Verkürzung der Bearbeitungszeit, eine 10%ige Einsparung aufgrund von Budgetverlusten, eine 80%ige Steigerung der Verkaufsproduktivität und eine 0%ige Undurchsichtigkeit in der Kommunikation.