11 Masalah Umum dengan Lembar Kerja Excel

Excel telah mendominasi pasar spreadsheet sejak tahun 1990-an, dan tetap menjadi alat yang ampuh untuk analisis data. Sayangnya, kekuatannya yang sangat besar membuatnya sangat berbahaya bahkan di tangan pengguna yang berpengalaman.

Jangan salah paham. Excel luar biasa karena:

1. Serbaguna
2. Memudahkan pengumpulan data
3. Membantu Anda meringkas & memvisualisasikan data
4. Mendukung formula
5. Digunakan di seluruh dunia

Namun, sebuah penelitian menemukan bahwa 88% dari semua spreadsheet mengandung satu atau lebih kesalahan serius. Bukankah kita semua ingat bencana JP Morgan London Whale di mana JP Morgan mengalami kerugian perdagangan sebesar $6 miliar yang disebabkan oleh kesalahan Excel, pada tahun 2012.

Masalah dengan spreadsheet

Spreadsheet tidak pernah dibuat untuk menghitung insentif. Mereka dibuat untuk mengotomatiskan perhitungan matematika sederhana yang lebih banyak menggunakan matematika daripada logika. Mereka tidak pernah dibuat sebagai bahasa pemrograman tugas berat yang dapat menyederhanakan 28 tingkat if bersarang.

Gambar ini menunjukkan dengan tepat apa yang kami lakukan dengan spreadsheet Excel dan perhitungan insentif. Dan kita semua tahu apa yang terjadi jika Anda mencoba memasukkan balok persegi ke dalam papan pasak bundar.

Tepat sekali. Mereka tidak akan pernah memberikan hasil yang Anda inginkan atau pantas Anda dapatkan. Jadi, mari kita berhenti memaksa mereka untuk melakukan sesuatu yang tidak seharusnya mereka lakukan.

Masalah terbesar dengan spreadsheet Excel adalah:

1. Manual dan memakan waktu
2. Rentan terhadap kesalahan manusia
3. Kurangnya visibilitas dan transparansi waktu nyata
4. Tidak dibangun untuk skala
5. Mahal
6. Tidak dapat diaudit
7. Tidak dapat dibagikan
8. Tidak terintegrasi dengan sistem Anda saat ini seperti ERP, CRM, dll.
9. Tidak dibuat untuk pelaporan keuangan & kepatuhan hukum
10. Tidak dapat mengotomatiskan pembayaran
11. Tidak dibangun untuk insentif

Mari kita kembali ke papan gambar dan mengetahui lebih lanjut

Berikut ini adalah rincian lebih lanjut untuk membantu Anda.

1. Manual dan memakan waktu

Lembar kerja Excel tidak dapat mengimpor data dari sumber yang sudah ada dan harus dikelola secara manual yang membosankan, memakan waktu, dan menyisakan banyak ruang untuk kesalahan manual. Data yang akan dianalisis harus disalin dan ditempelkan atau bahkan lebih buruk lagi, dimasukkan secara manual. Hal ini dapat dilakukan untuk beberapa repetisi dengan sedikit usaha, tetapi ketika baris dan kolom dalam data meningkat, hal ini menjadi hampir tidak mungkin sehingga menjadi sangat lambat.

With Compass, you can easily capture live data and leave it to Compass to auto-calculate, real-time.

2. Rentan terhadap kesalahan manusia

Selain sangat memakan waktu, lembar kerja Excel juga rentan terhadap kesalahan manual. Excel bukanlah bahasa pengkodean dan hanya dapat menangani kalkulasi matematis yang rumit, namun tidak dapat menangani logika yang rumit. Perhitungan insentif adalah kebalikannya. Lebih banyak menggunakan logika dan sedikit matematika. Di sinilah intervensi manusia diperlukan. Di sinilah seorang analis bisnis membuat sebuah query dengan 50 indeks dan 25 nested if untuk menghitung insentif. Amit-amit jika salah satu dari mereka salah. Sangat mudah bagi kesalahan pengguna untuk merayap ke dalam proses dan mengubah hasil, berpotensi membayar lebih atau kurang kepada perwakilan penjualan Anda.

With Compass, you can easily build complex incentive programs with the familiarity of Excel within a few clicks.

3. Kurangnya visibilitas dan transparansi waktu nyata

Pada lembar kerja excel, atau bahkan versi online-nya, kecuali jika seseorang memperbaruinya secara manual setiap menit, data dengan cepat menjadi usang. Lembar kerja Excel tidak terhubung ke CRM dan ERP langsung dan karenanya tidak dapat diperbarui secara real-time. Dan sebagai akibatnya, tidak ada transparansi atau visibilitas data.

With Xoxoday Compass, the sales reps, managers, admins, HR teams, finance team and the management have real-time access to incentive statements. Having this data readily available motivates sales reps to see what they’ve earned and how they can earn more. Apart from motivating your sales team, Compass provides complete transparency into the actual calculations behind the numbers and your team can trust the numbers they see because they have visibility into how they’re calculated.

4. Tidak dibuat untuk skala

Para ahli menggambarkan Excel sebagai bahasa fungsional dan pemrograman. Meskipun excel menggabungkan analisis data, visualisasi, dan pemrograman secara bersamaan, excel hanya berfungsi dengan baik ketika datanya kecil dan terbatas pada ratusan catatan, dapat dimasukkan secara manual atau dapat disalin dan ditempelkan, dan logikanya lebih bersifat matematis daripada kompleks.

Organizations face major challenges when they try to build a incentive software within Excel that requires complex logic making it impossible to calculate incentive at scale. With Compass, you get the best of excel like an intuitive interface along with variables, payout options and is scalable for small and gigantic enterprises and start ups alike.

5. Mahal

Ketika Anda menggunakan Excel untuk menghitung insentif penjualan, Anda menggunakan sumber daya, teknologi, sumber daya manusia, dan waktu yang signifikan, dan sumber daya ini memiliki biaya yang terkait dengannya. Mengingat 88% dari spreadsheet berisi kesalahan, setiap kali Anda menemukan kesalahan, Anda mengeluarkan biaya untuk semua sumber daya ini lagi sehingga membuatnya tidak ekonomis di semua tingkatan sehingga merusak keseimbangan.

With Compass, you can automate the process and all changes can be handled with just a few clicks. It also saves a lot of time and eliminates inaccuracies and allows your team to spend time on other critical areas of the business.

6. Tidak dapat diaudit

Pernahkah kamu kembali ke lembar kerja excelmu hanya untuk menemukan bahwa ia tidak sesuai dengan apa yang kamu tinggalkan sebelumnya? Atau pernahkah kamu menimpa rumusmu hanya untuk menemukan #ERROR! di beberapa cell? Jika hal ini membuatmu merasa seperti Deja Vu, maka saya beritahukan bahwa kamu tidak sendirian. Excel tidak menawarkan riwayat dari setiap perubahan yang dilakukan pada setiap sel dan Anda tidak dapat melihat siapa yang melakukan perubahan tersebut atau apakah mereka memiliki persetujuan untuk melakukannya. Anda juga tidak memiliki kemampuan untuk mengatur rantai persetujuan. Meskipun Google sheet memperkenalkan fitur untuk mengatasi masalah ini, memeriksa riwayat perubahan untuk setiap sel tidak mungkin dilakukan.

With Compass you can easily track history and make auditability easy by showing users who changed what, when. It also facilitates automation and lets you easily add approval hierarchy.

7. Tidak dapat dibagikan

Excel mudah dibagikan, bukan? Tinggal jatuhkan saja sebagai lampiran dalam email?

Mungkin memang demikian. Namun tidak ketika Anda memiliki tim besar yang terdiri dari ratusan atau ribuan karyawan yang ingin mengakses file yang sama. Di sinilah Excel akan runtuh. Anda bisa membuat spreadsheet insentif di Excel untuk perusahaan Anda, namun bagaimana jika Anda ingin membagikannya kepada 50.000 karyawan? Sekarang bayangkan repetisi tersebut dikelompokkan ke dalam 15 rencana insentif yang berbeda. Sekarang tambahkan kerumitan dari pemimpin tim yang hanya dapat melihat insentif dari anggota tim mereka tapi tidak dapat melihat anggota tim lainnya.

Anda bisa membuat spreadsheet Excel, namun Anda tidak bisa membagi dan membagikannya dengan cara di mana pengguna hanya bisa melihat informasi yang perlu mereka lihat. Inilah yang membuatnya tidak dapat dibagikan dan menantang.

With Compass, you get user controls. You can control who sees what data and it is always shared between stakeholders.

8. Tidak terintegrasi dengan sistem Anda saat ini seperti ERP, CRM, dll.

Excel, meskipun ada versi online, tidak terhubung. Perhitungan insentif yang kompleks membutuhkan data real time untuk semua sumber seperti CRM, ERP, dan penggajian. Hampir tidak mungkin untuk mengekstrak data dari sumber-sumber ini, mengerjakannya dan memperbaruinya secara real-time. Proses ini lambat, manual, rawan kesalahan dan tidak real-time.

With Xoxoday Compass, you can easily pull this data from your existing systems. You can integrate Compass via webhooks, APIs or SDKs. Link and add gate filters in case of multiple data sources.

9. Tidak dibangun untuk pelaporan keuangan & kepatuhan hukum

Excel adalah alat bantu bisnis yang dibuat untuk perhitungan matematis dan memiliki mekanisme input, proses, dan output yang sederhana. Excel tidak memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi implikasi pajak, apalagi berdasarkan lempengan atau geografis dan membuat pelaporan keuangan dan kepatuhan hukum tidak tergantung pada perhitungan dan pembayaran insentif.

Compass, apart from enabling fair, error free and transparent incentive calculations, takes care of user authentication and all security measures like GDPR or ISO and handles geographical tax implications and compliance.

10. Tidak dapat mengotomatiskan pembayaran

Excel adalah alat bantu penghitungan yang dapat membantu Anda dengan penghitungan insentif akhir. Alat ini tidak dapat melangkah lebih jauh dari itu. Alat ini membuat perhitungan insentif tidak bergantung pada pembayaran insentif. Untuk memproses pembayaran, Anda harus mengeluarkan pembayaran secara manual melalui bank atau melalui kartu hadiah yang menyisakan banyak peluang untuk kesalahan manual. Excel tidak mengizinkan Anda untuk menghubungkannya ke API atau tempat pembayaran apa pun untuk memproses pembayaran.

With Compass, you can handle geographical tax implications and compliance before incentive payouts. You can consider any or all types of incentive payouts like bank transfers, reward catalog of more than 20000 digital gift cards, prepaid cards, experiences, and wallets across 80+ countries, credit notes or good old bank transfers. Payouts can be managed across multiple geographies & currencies seamlessly.

11. Tidak dibangun untuk insentif

Excel adalah kanvas kosong dengan dua dimensi. Excel tidak dapat menangani kalkulasi yang rumit ditambah dengan logika yang berlapis-lapis. Dan Anda harus menggunakan 10-an dan 20-an if dan indeks bersarang untuk mencapai nilai akhir. Semoga saja Anda tidak salah menggunakan salah satu dari 20 rumus tersebut.

With Compass, you can easily build a logic with n number of variables where your only input is defining the variable and Compass will take care of the rest. Apart from easy incentive calculation, Compass helps you motivate your sales reps with gamified sales contests with a library of templates to choose from. Compass is also created to handle complex tax implications across geographies and tax brackets, to enable seamless payouts.

Compass ensures 100% reduction in processing time, 10% saving due to budget leakage, 80% increase in sales productivity and 0% opaqueness in communication.