8 Häufige Herausforderungen bei der Berechnung von Anreizen und wie man sie meistert

In der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftswelt suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Verkaufsleistung zu verbessern und ihr Wachstum zu fördern. Ein Schlüsselfaktor für das Erreichen dieser Ziele ist ein gut durchdachter und effektiver Vergütungsplan für Verkaufsanreize. 

Dies ist die Vorgehensweise eines globales biopharmazeutisches Unternehmen durch die Partnerschaft mit einer Cloud-nativen Plattform seine Vergütung für Verkaufsanreize umgestaltet. 

Herausforderungen der traditionellen Anreizvergütung 

Herkömmliche Anreizvergütungspläne sind oft mit mehreren Herausforderungen verbunden. Sie können komplex und zeitaufwändig in der Verwaltung sein, was es den Managern erschwert, die Leistung zu verfolgen und Anpassungen vorzunehmen. Außerdem basieren herkömmliche Pläne möglicherweise nicht auf den neuesten Daten und Erkenntnissen, was zu falsch ausgerichteten Anreizen und einer demotivierten Vertriebsmannschaft führen kann. 

Ein datengesteuerter Ansatz für Verkaufsanreize 

Zaidyn bietet eine cloudbasierte Lösung, die die Herausforderungen herkömmlicher Vergütungspläne angeht. Die Plattform nutzte Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen, die die Vertriebsmitarbeiter motivierten und engagierten. Manager nutzten die Software, um Anreizvergütungsmodelle zu entwerfen und zu analysieren und sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. 

Das weltweit tätige biopharmazeutische Unternehmen, das eine Partnerschaft mit ZS eingegangen ist, konnte nach der Implementierung von ZS erhebliche Verbesserungen bei der Verkaufsleistung feststellen. Das Unternehmen meldete eine Verbesserung der Verkaufsmetrik, d. h. eine Umsatzsteigerung von 15 %. Außerdem waren die Vertriebsmitarbeiter motivierter und engagierter, was zu besseren Kundenbeziehungen führte. 

Die Bedeutung der Berechnungsplattform für Anreize 

Tabellenkalkulationen haben unbestreitbar die Geschäftsabläufe in allen Branchen revolutioniert. Ihre Vielseitigkeit kann jedoch auch ein Fallstrick sein. Während sie grundlegende Berechnungen mit Leichtigkeit bewältigen, können komplexe Sachverhalte wie Anreizprogramme fehleranfällig werden. 

Studien zeigen eine erstaunliche 88% der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, wobei die Hälfte der Tabellenkalkulationen, die von großen Unternehmen verwendet werden, "wesentliche Mängel" aufweisen. Durch diese Fehler gehen jährlich Milliarden von Dollar verloren. 

Viele Unternehmen, insbesondere im Vertrieb, verwenden Tabellenkalkulationen für die Berechnung von Anreizen. Tabellenkalkulationen sind jedoch für komplizierte Berechnungen mit mehrschichtiger Logik nicht ausreichend ausgefeilt. Um ein Ergebnis zu erzielen, greifen die Benutzer oft auf komplizierte Formeln mit verschachtelten Funktionen zurück, was das Fehlerrisiko erheblich erhöht. 

Dedizierte Systeme für das Vertriebsleistungsmanagement (SPM) wurden als Lösung entwickelt. Diese Systeme boten Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, die Erstellung von Formeln und einfache Dashboards. Leider bieten sie zwar Verbesserungen gegenüber Tabellenkalkulationen, aber ihre Funktionalität reicht für komplexe Provisionsstrukturen oft nicht aus. Die meisten SPM-Systeme sind für routinemäßige Incentive-Berechnungen konzipiert und stellen im Grunde genommen glorifizierte Tabellenkalkulationen dar.  

Diese Abhängigkeit von manueller Arbeit bei komplexen Programmen untergräbt die Kosteneffizienz solcher Systeme. Unternehmen, die nach einer wirklich effizienten Lösung suchen, sollten eine robuste Software für das Incentive-Management in Betracht ziehen, die speziell für die Verwaltung komplexer Provisionsstrukturen entwickelt wurde. Diese speziellen Tools bieten Automatisierung, Fehlerreduzierung und Echtzeit-Transparenz und ermöglichen es Unternehmen, ihre Incentive-Programme mit größerer Genauigkeit und Effizienz zu verwalten. 

8 häufige Herausforderungen bei der Berechnung von Anreizen 

Wirksame Anreizprogramme sind ein wirksames Instrument, um Mitarbeiter zu motivieren und gewünschte Verhaltensweisen zu fördern. Die Berechnung dieser Anreize kann jedoch aufgrund verschiedener Faktoren komplex sein.  

1. Mehrere Datensätze 

Herausforderung: Incentive-Berechnungen umfassen oft Daten aus verschiedenen Quellen wie CRM-, ERP- und Marketingautomatisierungssystemen. Die Integration und der Abgleich von Daten aus diesen unterschiedlichen Quellen kann ein logistischer Albtraum sein. Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, was zu ungenauen Auszahlungen und verärgerten Mitarbeitern führen kann. 

Lösung: Investieren Sie in Datenintegrationstools oder eine zentralisierte Plattform für das Incentive-Management. Diese Lösungen können nahtlos Daten aus verschiedenen Quellen abrufen, die Konsistenz sicherstellen und den manuellen Aufwand reduzieren. Achten Sie auf Plattformen, die vorgefertigte Konnektoren für gängige Geschäftssysteme bieten und bei Bedarf individuelle Integrationen ermöglichen. 

Beispiel - Wie Compass half einer digitalen Automobilplattform, die Leistung des Vertriebsteams durch Automatisierung der Provisionen und Echtzeittransparenz der Leistungsdaten zu verbessern.

Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, die Provisionen für sein Vertriebsteam manuell zu berechnen. Dieser manuelle Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem fehlte sowohl den Vertriebsmitarbeitern als auch den Managern der Einblick in die Leistungsdaten. 

Sie implementierten eine Plattform für das Vertriebsleistungsmanagement Compass , um die Provisionsberechnungen zu automatisieren und einen Echtzeiteinblick in die Leistungsdaten zu erhalten. Dies führte zu  

• 20% Steigerung der Annahme von Anreizprogrammen 
• 18% Zunahme der Qualifizierungen für das Anreizprogramm 
• 25%ige Erhöhung der Anreizzahlungen. 

2. Splits für Gruppenangebote 

Herausforderung: Wenn mehrere Vertriebsmitarbeiter zu einem einzigen Geschäft beitragen, kann die Festlegung einer fairen Provisionsaufteilung ein schwieriger Balanceakt sein. Es ist wichtig, einen Weg zu finden, um die individuellen Beiträge zu würdigen und gleichzeitig die Bedeutung der Teamarbeit anzuerkennen. Unklare oder willkürliche Aufteilungen können zu Konflikten und Demotivation innerhalb von Vertriebsteams führen. 

Lösung: Legen Sie klare und vordefinierte Regeln für die Provisionsaufteilung fest, die auf objektiven Faktoren wie Lead-Generierung, Verhandlungsbemühungen und Geschäftsabschluss basieren. Ziehen Sie die Verwendung gewichteter Beitragsmodelle in Betracht, um den unterschiedlichen Ebenen der Beteiligung am Verkaufszyklus Rechnung zu tragen.  

3. Rückforderungen 

Herausforderung: Bei Clawbacks geht es darum, bereits ausgezahlte Incentives zurückzufordern, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt werden, z. B. wenn die Kundenbeziehungen nicht gepflegt werden oder die Rücklaufquote überschritten wird. Die effektive Verwaltung von Rückforderungen macht Anreizprogramme noch komplexer. Schlechte Kommunikation oder eine undurchsichtige Rückforderungspolitik kann das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen beschädigen. 

Lösung: Legen Sie die Rückforderungsbestimmungen im Dokument des Leistungsplans klar dar. Verstecken Sie die Details nicht im Juristendeutsch, sondern verwenden Sie eine klare und präzise Sprache, die die Mitarbeiter verstehen können. Automatisieren Sie Rückforderungsberechnungen, wo dies möglich ist, um rechtzeitige und genaue Abzüge zu gewährleisten.  

4. Rückwirkende Anreize 

  Herausforderung: Manchmal machen es unvorhergesehene Umstände erforderlich, Anreize rückwirkend auf der Grundlage neuer Leistungskennzahlen oder -ziele anzuwenden. Dies kann etablierte Berechnungsprozesse stören und zu Verwirrung bei Mitarbeitern führen, die auf andere Ziele hinarbeiteten. 

Lösung: Führen Sie eine klare Dokumentation der Änderungen an Anreizplänen. Dazu gehören das Datum, an dem die Änderung in Kraft tritt, die Gründe für die Änderung und wie sie sich auf frühere Leistungen auswirkt (falls zutreffend). Stellen Sie sicher, dass die Systeme rückwirkende Berechnungen durchführen können, ohne die Integrität vergangener Auszahlungen zu gefährden. Eine proaktive Kommunikation über diese Änderungen ist wichtig, um die Erwartungen der Mitarbeiter zu steuern und Überraschungen bei der Auszahlung zu vermeiden. 

5. Anreiz für die Einnahmequote/Marge:  

Herausforderung: Die Steigerung des Umsatzes ist zwar eine Kernfunktion des Vertriebsteams, aber die Erhöhung der Rentabilität (Abschlussquote oder Gewinnspanne) ist ebenso wichtig. Unternehmen bieten ihren Vertriebsmitarbeitern häufig Anreize in Form von Wettbewerben und Provisionen, um die Kundenakzeptanzrate zu verbessern. Die meiste Provisionssoftware kann jedoch nur schwer mit Situationen umgehen, in denen sich die Anreizstrukturen ändern. Diese Systeme berechnen die Anreize in der Regel entweder auf der Grundlage der alten oder der neuen Abschlussquote, aber nicht auf der Grundlage beider. Die Hinzufügung eines Filters "gültig ab Datum" macht die Sache noch komplizierter und macht manuelle Anpassungen erforderlich.   

Lösung: Verwenden Sie eine robuste Software für das Incentive-Management, die komplexe Berechnungen wie Take-Rate und Marge durchführen kann. Diese Tools können viele der Berechnungen und Datenmanipulationen automatisieren, sodass sich Ihr Team auf strategische Initiativen konzentrieren kann. Definieren und kommunizieren Sie die Zielvorgaben für die Mitnahmequote und die Gewinnspanne klar und deutlich für Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie Schulungen oder Ressourcen zur Verfügung, damit sie verstehen, wie sich ihr Handeln auf diese Kennzahlen auswirkt, und fördern Sie so das Gefühl der Verantwortung für die Gesamtrentabilität des Unternehmens. 

6. Booster-Anreiz 

Herausforderung: Booster-Incentives werden angeboten, um das Übertreffen von Zielen zu fördern. Sie können zwar ein starker Motivator sein, aber ihre Berechnung und Integration mit Basisanreizen kann mühsam sein, insbesondere bei manuellen Prozessen. Ein schlecht konzipiertes Booster-System kann zu Verwirrung und administrativen Problemen führen. 

Lösung: Entwerfen Sie eine abgestufte Anreizstruktur mit klaren Schwellenwerten für die Auslösung von Zusatzzahlungen. So erhalten die Mitarbeiter einen Fahrplan für die Erlangung zusätzlicher Prämien und es gibt keine Unklarheiten über die Anspruchsberechtigung. Ziehen Sie den Einsatz von Automatisierungstools in Betracht, um den Berechnungs- und Auszahlungsprozess für Booster-Prämien zu optimieren.  

7. Steuerberechnung, Finanzberichterstattung und Einhaltung von Rechtsvorschriften 

Herausforderung: Die Berücksichtigung der Steuerpflicht und der rechtlichen Implikationen von Incentives wie ASC 606 ist ein entscheidender Aspekt des Provisionsauszahlungsprozesses. Incentive-Programme müssen verschiedene Steuervorschriften und Berichtsanforderungen erfüllen. Außerdem müssen rechtliche Überlegungen zu Bonusstrukturen und Mitarbeiterverträgen berücksichtigt werden. 

Lösung: Benutzerauthentifizierung und Sicherheitsmaßnahmen wie GDPR oder ISO sind von entscheidender Bedeutung, und ihr Fehlen kann das Unternehmen einem erheblichen Risiko aussetzen. 

8. Automatisierung der Zahlungen 

Die Herausforderung: Die manuelle Verarbeitung von Prämienzahlungen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere bei großen Organisationen mit komplexen Prämienstrukturen. Der Prozess kann auch für die Mitarbeiter frustrierend sein, die darauf warten, ihre verdienten Prämien zu erhalten. 

Lösung: Implementieren Sie automatisierte Zahlungslösungen. Diese Tools lassen sich nahtlos in Ihr Gehaltsabrechnungssystem integrieren und können auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch die Prämienzahlungen berechnen und auszahlen. Durch die Automatisierung werden Fehler minimiert, der Prozess gestrafft und sichergestellt, dass die Mitarbeiter ihre Prämien rechtzeitig erhalten. 

Fallstudie 

Mahindra Finanzen Automatisiertes Incentive Management zur Steigerung der Vertriebsleistung 

Die Herausforderung: Mahindra Finance, ein führender Finanzdienstleister in Indien, stand vor der Herausforderung, seine komplexen Vertriebsanreizprogramme zu verwalten. Manuelle Berechnungen waren fehleranfällig, die Bearbeitungszeiten waren lang und mangelnde Transparenz demotivierte die Vertriebsmitarbeiter. 

Lösung: Mahindra Finance ging eine Partnerschaft mit Compass ein, einem Anbieter von Lösungen für die Automatisierung von Verkaufsprovisionen, um die Plattform Xoxoday zu implementieren. Xoxoday automatisierte den gesamten Prozess des Incentive-Managements, einschließlich: 

• Incentive-Berechnung in Echtzeit: Die Vertriebsmitarbeiter können sehen, wie ihre Einnahmen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Schemata anfallen, wodurch eine rechtzeitige und genaue Auszahlung gewährleistet wird. 
• Anpassbares Programm-Management: Mahindra hat die Flexibilität gewonnen, verschiedene Incentive-Programme über verschiedene Regionen und Produktlinien hinweg einfach zu aktualisieren und zu verwalten. 
• Erhöhte Transparenz: Ein transparentes System ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, ihre Leistung und die Berechnung der Anreize in Echtzeit zu verfolgen. 
• Erweiterte Ausnahmebehandlung: Es wurden Algorithmen zur Behandlung von Ausnahmen und Ausreißern entwickelt, die den Bedarf an manuellen Anpassungen verringern und die Genauigkeit verbessern. 

Ergebnisse: Die Automatisierung des Verkaufsprozesses führte zu erheblichen Verbesserungen: 

• Mehr Incentive-Qualifikanten: Über 25 % mehr Vertreter erhielten ihre Anreize und förderten so eine Kultur der Anerkennung. 
• Fehlerreduzierung: Berechnungsfehler wurden um über 98 % reduziert, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit erhöht. 
• Bearbeitungsgeschwindigkeit: Die Bearbeitungszeiten für Prämien wurden um unglaubliche 99 % verkürzt, so dass die Auszahlungen innerhalb von Stunden statt Tagen abgeschlossen sind. 
• Mitarbeiterzufriedenheit: Moral und Produktivität stiegen um 30 %, was zu einer direkten Steigerung der Verkaufsleistung führte. 
• Operative Effizienz: Durch die Straffung der Abläufe konnte der Zeitaufwand für die Verwaltung der Anreize um 40 % reduziert werden. 
• Einhaltung der Rechnungsprüfung: Die Prüfungsanforderungen wurden in vollem Umfang erfüllt, wodurch das Risiko von behördlichen Problemen und Geldbußen minimiert wurde. 

Durch die Automatisierung des Provisionsprozesses hat Mahindra Finance sein Incentive-Management-System umgestellt. Die Integration von fortschrittlicher Datenverarbeitung, Echtzeitverarbeitung und Transparenz verbesserte nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern steigerte auch die Mitarbeiterzufriedenheit und die Vertriebsleistung.  

Schlussfolgerung 

Wirksame Anreizprogramme sind auf genaue und effiziente Berechnungsmethoden angewiesen. Die Bewältigung dieser allgemeinen Herausforderungen durch Automatisierung, klare Kommunikation und robuste Incentive-Management-Systeme kann eine reibungslose und lohnende Erfahrung sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen gewährleisten. Wenn Sie in die richtigen Tools und Prozesse investieren, können Sie ein Programm erstellen, das die gewünschten Verhaltensweisen fördert, die Arbeitsmoral steigert und letztlich zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele beiträgt.