Di halaman ini
Dalam lanskap bisnis yang kompetitif saat ini, perusahaan terus mencari cara untuk meningkatkan kinerja penjualan dan mendorong pertumbuhan. Faktor kunci untuk mencapai tujuan ini adalah memiliki rencana kompensasi insentif penjualan yang dirancang dengan baik dan efektif.
Ini adalah bagaimana sebuah perusahaan biofarmasi global yang bermitra dengan platform cloud-native mengubah kompensasi insentif penjualan mereka.
Tantangan kompensasi insentif tradisional
Rencana kompensasi insentif tradisional sering menghadapi beberapa tantangan. Program ini bisa jadi rumit dan memakan waktu untuk dikelola, sehingga menyulitkan manajer untuk melacak kinerja dan melakukan penyesuaian. Selain itu, rencana tradisional mungkin tidak didasarkan pada data dan wawasan terbaru, yang dapat menyebabkan insentif yang tidak selaras dan tenaga penjualan yang tidak termotivasi.
Pendekatan Berbasis Data untuk Insentif Penjualan
Zaidyn menyediakan solusi berbasis cloud yang menjawab tantangan rencana kompensasi insentif tradisional. Platform ini menggunakan data untuk menciptakan wawasan yang memotivasi dan melibatkan tenaga penjualan. Para manajer menggunakan perangkat lunak ini untuk merancang dan menganalisis model kompensasi insentif, memastikan bahwa model tersebut selaras dengan tujuan bisnis.
Perusahaan biofarmasi global yang bermitra dengan ZS melihat peningkatan yang signifikan dalam kinerja penjualan setelah mengimplementasikannya. Perusahaan melaporkan peningkatan dalam metrik penjualan, yaitu peningkatan penjualan sebesar 15%. Selain itu, tenaga penjualan lebih termotivasi dan terlibat, yang berujung pada peningkatan hubungan dengan pelanggan.
Pentingnya platform penghitungan insentif
Spreadsheet tidak dapat disangkal telah merevolusi operasi bisnis di seluruh industri. Namun, keserbagunaannya bisa menjadi jebakan. Meskipun dapat menangani kalkulasi dasar dengan mudah, namun kompleksitas seperti program insentif dapat menjadi rawan kesalahan.
Studi menunjukkan hal yang mengejutkan 88% dari spreadsheet mengandung kesalahan, dengan setengah dari spreadsheet yang digunakan oleh perusahaan besar mengalami "cacat material". Kesalahan-kesalahan ini mengakibatkan kerugian miliaran dolar setiap tahunnya.
Banyak bisnis, terutama dalam bidang penjualan, beralih ke spreadsheet untuk perhitungan insentif. Namun, spreadsheet tidak memiliki kecanggihan untuk perhitungan yang rumit dengan logika berlapis. Untuk mencapai suatu hasil, pengguna sering kali menggunakan rumus yang berbelit-belit dengan fungsi bertingkat, yang secara signifikan meningkatkan risiko kesalahan.
Sistem Manajemen Kinerja Penjualan (SPM) khusus muncul sebagai solusi. Sistem ini menawarkan fitur-fitur seperti kolom khusus, pembuatan formula, dan dasbor dasar. Sayangnya, meskipun menawarkan peningkatan dari spreadsheet, fungsionalitasnya sering kali tidak memadai untuk struktur komisi yang kompleks. Sebagian besar sistem SPM dirancang untuk penghitungan insentif rutin, yang pada dasarnya adalah spreadsheet yang dimuliakan.
Ketergantungan pada pekerjaan manual untuk program yang kompleks ini merusak efektivitas biaya dari sistem tersebut. Organisasi yang mencari solusi yang benar-benar efisien harus mempertimbangkan perangkat lunak manajemen insentif yang kuat yang dirancang khusus untuk menangani struktur komisi yang rumit. Perangkat lunak khusus ini menawarkan otomatisasi, pengurangan kesalahan, dan visibilitas waktu nyata, sehingga memberdayakan bisnis untuk mengelola program insentif mereka dengan akurasi dan efisiensi yang lebih tinggi.
8 tantangan umum dalam perhitungan insentif
Program insentif yang efektif adalah alat yang ampuh untuk memotivasi karyawan dan mendorong perilaku yang diinginkan. Namun, menghitung insentif ini bisa jadi rumit karena berbagai faktor.
1. Beberapa set data
Tantangan: Perhitungan insentif sering kali melibatkan data dari berbagai sumber seperti CRM, ERP, dan sistem otomasi pemasaran. Mengintegrasikan dan merekonsiliasi data dari berbagai sumber yang berbeda ini bisa menjadi mimpi buruk logistik. Entri data secara manual tidak hanya memakan waktu tapi juga rentan terhadap kesalahan, yang berpotensi menyebabkan pembayaran yang tidak akurat dan karyawan yang tidak puas.
Solusi: Berinvestasi dalam alat integrasi data atau platform manajemen insentif terpusat. Solusi ini dapat menarik data dari berbagai sumber dengan lancar, memastikan konsistensi dan mengurangi upaya manual. Carilah platform yang menawarkan konektor siap pakai untuk sistem bisnis umum dan memungkinkan integrasi khusus jika diperlukan.
Contoh- Bagaimana Compass membantu platform otomotif digital meningkatkan kinerja tim penjualan dengan otomatisasi komisi dan visibilitas data kinerja secara real-time.
Perusahaan menghadapi tantangan dalam menghitung komisi secara manual untuk tim penjualan mereka. Proses manual ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Hal ini juga menyebabkan kurangnya visibilitas ke dalam data kinerja untuk perwakilan penjualan dan manajer.
Mereka menerapkan platform manajemen kinerja penjualan Compass untuk mengotomatiskan penghitungan komisi dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam data kinerja. Hal ini menghasilkan
- 20% Peningkatan adopsi program insentif
- 18% Peningkatan kualifikasi program insentif
- Peningkatan pembayaran insentif sebesar 25%.
2. Pembagian untuk transaksi grup
Tantangan: Ketika beberapa tenaga penjualan berkontribusi dalam satu kesepakatan, menentukan pembagian komisi yang adil bisa menjadi tindakan penyeimbangan yang rumit. Sangat penting untuk menemukan cara untuk menghargai kontribusi individu sekaligus mengakui pentingnya kerja sama tim. Pembagian yang tidak jelas atau sewenang-wenang dapat menyebabkan konflik dan demotivasi dalam tim penjualan.
Solusi: Tetapkan aturan pembagian komisi yang jelas dan telah ditetapkan sebelumnya berdasarkan faktor-faktor objektif seperti perolehan prospek, upaya negosiasi, dan penutupan kesepakatan. Pertimbangkan untuk menggunakan model kontribusi tertimbang untuk memperhitungkan berbagai tingkat keterlibatan dalam siklus penjualan.
3. Cakar
Tantangan: Clawback melibatkan pengembalian insentif yang telah dibayarkan jika kondisi tertentu tidak terpenuhi, seperti gagal mempertahankan hubungan dengan pelanggan atau melebihi tingkat pengembalian. Mengelola clawback secara efektif akan menambah lapisan kerumitan pada program insentif. Komunikasi yang buruk atau kebijakan clawback yang tidak jelas dapat merusak kepercayaan antara karyawan dan organisasi.
Solusi: Jelaskan dengan jelas ketentuan clawback dalam dokumen rencana insentif. Jangan mengubur detailnya dalam bahasa hukum - gunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang dapat dimengerti oleh karyawan. Otomatiskan penghitungan clawback jika memungkinkan untuk memastikan pemotongan yang tepat waktu dan akurat.
4. Insentif yang berlaku surut
Tantangan: Terkadang, keadaan yang tidak terduga mengharuskan penerapan insentif secara retroaktif berdasarkan metrik atau sasaran kinerja yang baru. Hal ini dapat mengganggu proses penghitungan yang sudah ada dan menimbulkan kebingungan di antara para karyawan yang bekerja untuk mencapai target yang berbeda.
Solusi: Menyimpan dokumentasi yang jelas tentang perubahan yang dibuat pada rencana insentif. Hal ini termasuk tanggal perubahan tersebut berlaku, alasan di balik perubahan tersebut, dan bagaimana perubahan tersebut akan diterapkan pada kinerja masa lalu (jika ada). Pastikan sistem dapat menangani perhitungan retroaktif tanpa membahayakan integritas pembayaran di masa lalu. Komunikasi proaktif mengenai perubahan ini sangat penting untuk mengelola ekspektasi karyawan dan menghindari kejutan pada waktu pembayaran.
5. Insentif pada tingkat pengambilan/margin:
Tantangan: Meskipun mendorong pendapatan adalah fungsi inti dari tim penjualan, meningkatkan profitabilitas (take rate atau margin) juga sama pentingnya. Perusahaan sering memberikan insentif kepada tenaga penjualan melalui kontes dan komisi untuk meningkatkan tingkat pengambilan klien. Namun, sebagian besar perangkat lunak komisi kesulitan untuk menangani situasi di mana struktur insentif berubah. Sistem ini biasanya menghitung insentif berdasarkan tingkat pengambilan yang lama atau baru, tetapi tidak keduanya. Menambahkan filter "berlaku mulai tanggal" semakin memperumit masalah, sehingga diperlukan penyesuaian manual.
Solusi: Memanfaatkan perangkat lunak manajemen insentif yang kuat yang dapat menangani perhitungan kompleks seperti take rate dan margin. Perangkat lunak ini dapat mengotomatiskan banyak perhitungan dan manipulasi data, sehingga tim Anda dapat fokus pada inisiatif strategis. Tentukan dan komunikasikan dengan jelas target take rate atau margin kepada karyawan. Berikan pelatihan atau sumber daya untuk membantu mereka memahami bagaimana tindakan mereka berdampak pada metrik ini, sehingga menumbuhkan rasa kepemilikan atas profitabilitas bisnis secara keseluruhan.
6. Insentif penguat
Tantangan: Insentif pendorong ditawarkan untuk mendorong pencapaian target. Meskipun bisa menjadi pendorong yang kuat, menghitung dan mengintegrasikannya dengan insentif dasar bisa menjadi rumit, terutama dengan proses manual. Sistem booster yang tidak dirancang dengan baik dapat menimbulkan kebingungan dan kerepotan administratif.
Solusi: Rancang struktur insentif berjenjang dengan ambang batas yang jelas untuk memicu pembayaran tambahan. Hal ini akan memberikan peta jalan bagi karyawan untuk mendapatkan imbalan tambahan dan menghilangkan ketidakjelasan tentang kelayakan. Pertimbangkan untuk menggunakan alat bantu otomatisasi untuk menyederhanakan proses penghitungan dan pembayaran untuk insentif tambahan.
7. Perhitungan pajak, pelaporan keuangan, dan kepatuhan hukum
Tantangan: Akuntansi untuk kewajiban pajak dan implikasi hukum dari pemrosesan insentif seperti ASC 606 adalah aspek penting dari proses pembayaran komisi. Program insentif harus mematuhi berbagai peraturan pajak dan persyaratan pelaporan. Selain itu, pertimbangan hukum mengenai struktur bonus dan kontrak karyawan harus diperhitungkan.
Solusi: Otentikasi pengguna dan langkah-langkah keamanan seperti GDPR atau ISO sangat penting dan ketiadaannya dapat menempatkan perusahaan pada risiko yang signifikan.
8. Otomatisasi pembayaran
Tantangan: Memproses pembayaran insentif secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama untuk organisasi besar dengan struktur insentif yang kompleks. Proses ini juga dapat membuat frustrasi karyawan yang menunggu untuk menerima hadiah yang telah mereka peroleh.
Solusi: Menerapkan solusi pembayaran otomatis. Alat-alat ini dapat berintegrasi dengan sistem penggajian Anda dan secara otomatis menghitung dan mencairkan pembayaran insentif berdasarkan aturan yang sudah ditentukan sebelumnya. Otomatisasi meminimalkan kesalahan, menyederhanakan proses, dan memastikan karyawan menerima imbalan tepat waktu.
Studi kasus
Mahindra Finance Mendorong Kinerja Penjualan dengan Manajemen Insentif Otomatis
Tantangan Mahindra Finance, penyedia layanan keuangan terkemuka di India, menghadapi tantangan dalam mengelola program insentif penjualan mereka yang kompleks. Perhitungan manual rentan terhadap kesalahan, waktu pemrosesan yang lama, dan kurangnya transparansi membuat para perwakilan penjualan tidak termotivasi.
Solusi: Mahindra Finance bermitra dengan Compass, penyedia solusi otomatisasi komisi penjualan, untuk mengimplementasikan platform Xoxoday . Xoxoday mengotomatiskan seluruh proses manajemen insentif, termasuk:
- Perhitungan Insentif secara real-time: Perwakilan penjualan dapat melihat penghasilan mereka bertambah berdasarkan aturan dan skema yang telah ditentukan sebelumnya, memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat.
- Manajemen Skemayang Dapat Disesuaikan: Mahindra memperoleh fleksibilitas untuk memperbarui dan mengelola berbagai program insentif dengan mudah di berbagai wilayah dan lini produk.
- Transparansi yang lebih baik: Sistem yang transparan memungkinkan tenaga penjualan untuk melacak kinerja dan perhitungan insentif mereka secara real-time.
- Penanganan Pengecualian Tingkat Lanjut: Algoritme dikembangkan untuk menangani pengecualian dan outlier, sehingga mengurangi kebutuhan penyesuaian manual dan meningkatkan akurasi.
Hasil: Otomatisasi proses komisi penjualan menghasilkan peningkatan yang signifikan:
- Peningkatan Kualifikasi Insentif: Lebih dari 25% lebih banyak perwakilan yang menerima insentif mereka, sehingga menumbuhkan budaya pengakuan.
- Pengurangan Kesalahan: Kesalahan penghitungan dipangkas lebih dari 98%, sehingga meningkatkan akurasi dan keandalan.
- Kecepatan Pemrosesan: Waktu pemrosesan insentif berkurang hingga 99%, dengan pembayaran diselesaikan dalam hitungan jam, bukan hari.
- Kepuasan Karyawan: Semangat kerja dan produktivitas meningkat sebesar 30%, yang mengarah pada peningkatan langsung dalam kinerja penjualan.
- Efisiensi Operasional: Operasi yang efisien menghasilkan pengurangan waktu yang dihabiskan untuk manajemen insentif sebesar 40%.
- Kepatuhan Audit: Kepatuhan penuh terhadap persyaratan audit telah dicapai, sehingga meminimalkan risiko masalah peraturan dan denda.
Dengan mengotomatiskan proses komisi penjualan mereka, Mahindra Finance mengubah sistem manajemen insentif mereka. Integrasi penanganan data yang canggih, pemrosesan waktu nyata, dan transparansi tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga meningkatkan kepuasan karyawan dan kinerja penjualan.
Kesimpulan
Program insentif yang efektif bergantung pada metode penghitungan yang akurat dan efisien. Mengatasi tantangan umum ini melalui otomatisasi, komunikasi yang jelas, dan sistem manajemen insentif yang kuat dapat memastikan pengalaman yang lancar dan bermanfaat bagi karyawan dan organisasi. Dengan berinvestasi pada alat dan proses yang tepat, Anda dapat membuat program yang mendorong perilaku yang diinginkan, meningkatkan semangat kerja, dan pada akhirnya berkontribusi untuk mencapai tujuan bisnis Anda.
