Operasi Penjualan yang Diselami: Apa Itu, Mengapa Penting, dan Bagaimana Melakukannya dengan Benar

Berawal dari Xerox pada tahun 1970-an, operasi penjualan memainkan peran kunci dalam manajemen perkiraan, perencanaan strategis, dan desain wilayah. Peran ini dimaksudkan untuk melakukan semua tugas di balik layar yang tidak ingin dilakukan oleh siapa pun, namun sangat penting bagi kesuksesan tim. Maju cepat empat dekade, dan operasi penjualan adalah salah satu peran yang paling cepat berkembang dalam penjualan, dengan jangkauannya ke dalam setiap aspek proses penjualan.

Operasi penjualan yang terstandardisasi dan mapan akan menciptakan aliran prospek yang konsisten melalui pipeline. Tanpanya, aktivitas penjualan dapat dengan cepat menjadi berantakan, dengan peluang yang hilang dan menurunkan pendapatan. Sekitar 85% profesional penjualan percaya bahwa operasi penjualan telah menjadi lebih strategis selama bertahun-tahun, menurut laporan SaleforceState of Sales. Dalam survei yang sama, 90% mengatakan bahwa tim operasi penjualan memainkan peran penting dalam mendorong pertumbuhan.

Apa yang dimaksud dengan operasi penjualan?

Operasi penjualan adalah sistem proses standar yang mengatur semua aspek penjualan, mulai dari strategi penjualan, manajemen prospek, penataan wilayah, dan penyelarasan hingga rencana komisi penjualan, optimalisasi, otomatisasi, analisis data, pelatihan, dan pelaporan. Sistem ini memungkinkan perusahaan penjualan untuk secara konsisten menghasilkan prospek, membina hubungan, dan menutup penjualan untuk meningkatkan pendapatan.

Operasi penjualan menetapkan target harian untuk perwakilan dan manajer mereka. Hal ini mencakup tugas-tugas seperti penyelesaian tahapan pipeline dan entri data yang rajin untuk perwakilan, dan motivasi karyawan, kompensasi, dan alokasi sumber daya untuk manajer. Operasi penjualan yang terstruktur dan diformalkan dengan baik secara jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dan menyiapkan proses untuk memastikan kepatuhan.

Lingkup dan tanggung jawab operasi penjualan

Tim operasional penjualan dapat terdiri dari beberapa individu hingga lebih dari selusin ahli dalam satu tim, tergantung pada ukuran organisasi dan ruang lingkup operasi. Tugas mereka adalah mendorong produktivitas, efisiensi, dan dampak bisnis dari tim penjualan. Berikut adalah area yang dapat dipengaruhi oleh proses operasi penjualan:

1. Organisasi tim penjualan

Operasi penjualan mempengaruhi organisasi tim penjualan untuk memaksimalkan efisiensi dan kinerja mereka. Mereka juga akan merestrukturisasi tim untuk mendorong perilaku penjualan yang baik dan menyangga kinerja yang rendah. Sebagai contoh, bagian penjualan akan mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan masing-masing perwakilan dan memposisikan mereka untuk menangani pelanggan yang memiliki kinerja terbaik.

2. Komunikasi tim penjualan

Bagian penjualan membangun struktur komunikasi dalam tim untuk memastikan transparansi dan keselarasan tim. Mereka akan menggunakan berbagai saluran untuk melaporkan penjualan dan kampanye bersama dengan pengumuman, berita, dan kemenangan penjualan. Mereka akan memastikan semua komunikasi yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja puncak tersedia dan para perwakilan memanfaatkannya secara maksimal.

3. Strategi penjualan

Operasi penjualan bertugas membuat rencana strategi penjualan berdasarkan analisis dan perkiraan data mereka. Mereka menetapkan target penjualan di masa depan dan membuat strategi bagi tim untuk memperpendek siklus penjualan, meningkatkan konversi, dan memaksimalkan kemenangan penjualan.

4. Pelatihan

Untuk mencapai kinerja yang dapat diprediksi, tenaga penjualan harus terlatih dengan baik dalam peran mereka. Operasi penjualan bertanggung jawab untuk melatih perwakilan yang sudah ada dan yang baru. Mereka juga akan membuat program bimbingan, dan aktivitas pembangunan tim, serta memanfaatkan perangkat lunak manajemen SDM untuk menumbuhkan budaya kerja yang sehat yang memotivasi perwakilan penjualan dan meningkatkan keterlibatan.

5. Definisi wilayah

Wilayah penjualan menentukan jumlah variabel untuk perwakilan penjualan, seperti kumpulan prospek mereka, total bisnis, komisi yang tersedia, dan bahkan beban kerja. Karena bagian penjualan bertanggung jawab atas peramalan dan strategi, mereka juga bertanggung jawab atas wilayah untuk memastikan perwakilan terbaik ditempatkan di area yang tepat.

6. Manajemen teknologi

Bagian penjualan menjembatani kesenjangan antara tim teknologi dan perwakilan penjualan untuk memperkenalkan alat dan pelatihan yang tepat yang diperlukan untuk membantu perwakilan berkinerja optimal. Mereka juga bertanggung jawab atas pelatihan dan implementasi teknologi yang menyederhanakan proses penjualan.

7. Generasi pemimpin

Bagian penjualan mengelola tugas-tugas administratif seperti pemesanan janji temu dan pembuatan prospek dengan kontak dan prospek. Dengan tugas ini diurus secara terpisah, tim penjualan dapat lebih fokus pada penjualan dan memelihara prospek. Mereka dengan jelas mengkomunikasikan siapa dalam tim penjualan yang dapat mengikuti persona pembeli dan siapa yang dapat mengambil prospek yang memenuhi syarat pemasaran.

8. Dukungan perwakilan penjualan

Fungsi utama dari bagian penjualan adalah untuk merampingkan proses sehingga tenaga penjualan menjadi efisien dalam melakukan pekerjaan mereka. Hal ini dilakukan melalui berbagai tugas seperti bimbingan, pelatihan untuk peran tersebut, menyusun kontak, memberikan arahan, dan mengelola transaksi. Mereka juga akan mendukung tenaga penjualan dengan cara lain dengan memanfaatkan teknologi dan komunikasi yang membantu memelihara dan menutup lebih banyak prospek.

9. Manajemen data penjualan

Data penjualan sangat penting untuk memahami kinerja proses penjualan, kampanye, produk, dan bahkan strategi. Bagian penjualan menggunakan data ini untuk membuat modifikasi pada proses yang ada atau membuat rencana penjualan baru jika data menunjukkan kebutuhan. Data dari riset pesaing, tren pasar, dan kinerja internal juga digunakan untuk memodifikasi strategi penjualan dan menetapkan tujuan baru.

10. Perkiraan penjualan

Perkiraan penjualan adalah langkah penting yang menjadi acuan kinerja masa depan bagi tim penjualan. Bagian penjualan menggunakan data dari siklus sebelumnya, kinerja, dan tren pasar yang ada untuk membuat perkiraan penjualan untuk bulan, kuartal, atau tahun. Perkiraan membantu keputusan bisnis yang penting seperti mempekerjakan sumber daya baru, menemukan ketidakefisienan dalam tim atau strategi penjualan, dan beralih ke pendekatan baru pada saat krisis.

11. Perencanaan Insentif Penjualan

Insentif penjualan diperlukan untuk memotivasi perwakilan untuk mencapai atau melampaui target penjualan mereka. Insentif ini ditawarkan sebagai tambahan dari kompensasi standar, dan bagian operasional penjualan ditugaskan untuk memilih dari berbagai jenis program insentif. Menciptakan program insentif yang bagus oleh bagian penjualan adalah cara untuk menunjukkan kepada tenaga penjualan bahwa pekerjaan mereka dihargai dan mereka adalah karyawan yang dihargai oleh organisasi.

12. Gamifikasi Penjualan

Gamifikasi penjualan menggunakan mekanisme, dinamika, dan teknik permainan untuk mendorong perilaku yang diinginkan dan kinerja penjualan. Jika diterapkan dengan benar, gamifikasi menambah semangat pada proses penjualan dan meningkatkan keterlibatan. Sementara kontes penjualan yang telah ada sebelumnya

Bagaimana menyusun operasi penjualan Anda

Menata operasi penjualan Anda mengharuskan Anda untuk menetapkan tujuan penjualan yang jelas dan memahami tantangan unik untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah menetapkan parameter tersebut, perwakilan dan manajer Anda akan memiliki kejelasan yang lebih baik untuk mengejar tujuan penjualan. Berikut adalah 6 langkah untuk melakukannya dengan benar:

Langkah 1: Tentukan ruang lingkup operasi

Ruang lingkup operasional berkaitan dengan bagaimana proses penjualan Anda dijalankan. Misalnya, organisasi Anda mungkin menggunakan strategi panggilan dingin tradisional untuk mengejar banyak prospek sekaligus atau menggunakan pemasaran konten dan iklan online untuk menghasilkan prospek berkualitas tinggi saja. Ruang lingkup operasi berbeda untuk kedua skenario tersebut dan memiliki serangkaian proses penjualan, peran, tugas pendukung, dan metrik inti. Dengan bekerja dari atas ke bawah, Anda dapat membuat strategi, mengatur operasi penjualan untuk memenuhi strategi tersebut, dan akhirnya menerapkan sumber daya untuk mencapai tujuan.

Langkah 2: Buat proses penjualan

The sales process is a standardized set of procedures to find prospects, get them aware of the product, nurture their interest, and finally nudge them toward a purchase. So the sales operations process would involve elements such as cold calling, product introduction, lead qualification calls, and client meetings to present product proposals.

Proses penjualan yang umum terjadi melibatkan saluran penjualan dan saluran penjualan. Saluran penjualan adalah representasi di mana prospek berada dalam perjalanan pembelian mereka. Ini mencakup tahap-tahap seperti kesadaran merek, ketertarikan pada produk atau layanan Anda, mempertimbangkan penawaran, dan akhirnya, membuat keputusan pembelian. Saluran penjualan adalah aktivitas internal yang membantu prospek bergerak melalui saluran tersebut.

# Contoh 1

Berikut adalah contoh proses penjualan dari sebuah perusahaan yang menggunakan pendekatan langsung dan bervolume tinggi untuk menghasilkan prospek:

• Perwakilan penjualan di dalam perusahaan mencari prospek secara online atau di media sosial dan memasukkan data mereka ke dalam CRM.
• Perwakilan penjualan di dalam melakukan panggilan dingin ke prospek di CRM untuk memahami tingkat minat dan kebutuhan mereka dan menyiapkan presentasi penjualan.
• Perwakilan penjualan luar membuat presentasi penjualan dengan prospek yang tertarik. Jika prospek bergerak melalui saluran menuju penetapan harga, proposal dikirim. Jika presentasi tidak meyakinkan, prospek dikirim kembali untuk dibina melalui email dan panggilan berikutnya.
• Prospek beralih ke tahap negosiasi setelah penawaran harga dan dipandu oleh penasihat hukum mengenai hasil, persyaratan, dan harga.
• Prospek membuat keputusan pembelian. Jika kesepakatan dimenangkan, klien diterima dan ditransfer ke tim manajemen akun. Jika kesepakatan hilang, prospek dikirim kembali ke tahap pembinaan.

# Contoh 2

Berikut adalah contoh proses penjualan dari sebuah perusahaan yang menggunakan pemasaran konten dan iklan online untuk menghasilkan prospek:

• Prospek memasukkan rincian pada formulir web online dan secara otomatis dinilai sebagai prospek pada CRM untuk ditugaskan ke perwakilan penjualan.
• Perwakilan menghubungi melalui email untuk menjadwalkan pertemuan untuk kualifikasi penjualan. Jika prospek setuju, pertemuan akan dilakukan; jika tidak, prospek akan ditambahkan ke daftar pemeliharaan otomatis.
• Perwakilan penjualan berbicara dengan klien selama pertemuan kualifikasi. Jika prospek tersebut gugur, staf penjualan memperbarui CRM untuk mendiskualifikasi prospek tersebut dan menghapusnya dari daftar email.
• Prospek yang tertarik akan bernegosiasi dengan perwakilan dan penasihat perusahaan mengenai persyaratan, hasil, dan harga.
• Prospek membuat keputusan pembelian setelah negosiasi. Jika kesepakatan ditutup, prospek bergabung sebagai klien dan ditransfer ke tim manajemen akun. Jika kesepakatan hilang, prospek dikirim kembali ke daftar email, dan nurturing loop untuk dihubungi lagi setelah beberapa waktu.

Langkah 3: Tetapkan metrik dan KPI penjualan

Metrik penjualan dan Indikator Kinerja Utama (KPI) sangat penting untuk mendapatkan gambaran objektif tentang kinerja tim penjualan dengan mengacu pada angka historis dan perkiraan. Berikut adalah beberapa metrik inti penting yang dapat diterapkan:

Tingkat konversi pipa

Ini mengukur efisiensi pipa dan proses. Beberapa contohnya adalah:

• Tingkat kualifikasi prospek: jumlah prospek yang memenuhi syarat sebagai prospek produk atau layanan.
• Proposal rate: indicates the number of leads who got a business proposal after a product demo or presentation.
• Tingkat penutupan kesepakatan: menunjukkan berapa banyak prospek yang berubah menjadi klien.

Jumlah total aktivitas

Ini memberikan ukuran upaya yang dilakukan oleh perwakilan dalam proses penjualan. Contohnya antara lain:

• Total panggilan yang dilakukan: jumlah panggilan dingin yang dilakukan selama periode waktu tertentu.
• Waktu telepon: Total waktu yang dihabiskan dalam menit atau jam untuk melakukan panggilan telepon dengan prospek.
• Email terkirim: jumlah total email yang dikirim selama periode waktu tertentu untuk tujuan perkenalan.
• Entri data prospek: total data yang dimasukkan ke dalam CRM mengenai prospek, kontak, dan informasi lainnya.

Metrik produksi penjualan

Angka-angka ini menunjukkan total hasil penjualan. Contohnya antara lain:

• Prospek yang dihasilkan: ini adalah total prospek yang dihasilkan selama periode waktu tertentu.
• Transaksi ditutup: jumlah total prospek yang dikonversi menjadi klien atau pelanggan.
• Pendapatan yang dihasilkan: total pendapatan penjualan yang dihasilkan oleh para perwakilan untuk suatu periode waktu.

Metrik durasi rata-rata

Angka-angka ini terkait dengan waktu rata-rata yang dihabiskan untuk aktivitas penjualan. Contohnya antara lain:

• Panjang siklus penjualan: Waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh perwakilan untuk menutup kesepakatan setelah prospek dihasilkan.
• Waktu tindak lanjut prospek: waktu rata-rata yang diperlukan oleh seorang tenaga penjualan untuk menghubungi prospek setelah perolehan prospek awal.

Langkah 4: Gabungkan tugas-tugas penjualan yang mendukung

Tugas pendukung mencakup semua aktivitas lain yang berkontribusi pada optimalisasi proses penjualan. Ini termasuk tugas administratif, perekrutan, orientasi, pelatihan, dan semua tugas lain yang secara langsung memengaruhi proses penjualan. Contohnya meliputi:

• Membuat prakiraan penjualan untuk memperkirakan pertumbuhan dan pendapatan di masa depan.
• Membuat materi pemasaran untuk produk yang akan didistribusikan pada acara mendatang.
• Membuat faktur dan menagih pelanggan.
• Melacak komisi penjualan dan insentif yang memotivasi perwakilan untuk melakukan yang terbaik.
• Gamifikasi penjualan dan insentif untuk menjaga tingkat keterlibatan tetap tinggi dan menutup lebih banyak transaksi.
• Meneliti tren pasar untuk memberikan wawasan tentang operasi penjualan.

Langkah 5: Tentukan peran dan kuota tim

Setelah Anda memiliki proses penjualan dan metrik yang ditetapkan, saatnya untuk menetapkan peran dan kuota tim. Definisi yang jelas tentang peran, tugas, dan tanggung jawab sangat penting untuk mempertahankan tingkat kontrol dan prediktabilitas yang baik atas proses penjualan. Akan ada beberapa aspek yang berkaitan dengan penugasan peran, seperti:

• Jumlah tenaga penjualan penuh waktu atau paruh waktu yang Anda perlukan untuk memenuhi target Anda.
• Membagi tugas secara memadai kepada perwakilan dan anggota tim dengan keahlian dan level yang tepat.
• Sejauh mana setiap manajer mengabaikan proses penjualan.
• Menetapkan kuota penjualan untuk masing-masing perwakilan berdasarkan pengalaman mereka.

Langkah 6: Gabungkan alat bantu pemberdayaan penjualan

Proses operasi penjualan menetapkan kerangka kerja untuk proses penjualan, menentukan tugas, dan menetapkan target dan peran, serta tanggung jawab untuk memulai segala sesuatunya. Pemberdayaan penjualan adalah hal yang meningkatkan proses dan sistem operasi penjualan dengan menghilangkan hambatan terhadap efisiensi dan menggabungkan tugas-tugas yang meningkatkan produktivitas.

Pemberdayaan penjualan dapat terjadi sebagai solusi sesederhana mengatur ulang tim penjualan untuk menggabungkan teknologi yang merampingkan proses. Misalnya, jika Anda melihat bahwa unit penjualan secara konsisten memiliki siklus penjualan yang lebih panjang karena tugas-tugas non penjualan yang menyita waktu staf penjualan, maka memperkenalkan alat bantu otomatis akan memperpendek waktu siklus dan meningkatkan efisiensi.

Mengukur keberhasilan operasi penjualan

Keberhasilan operasi penjualan tercermin dari sejumlah parameter, seperti pendapatan dan seberapa dekat pendapatan tersebut sesuai atau melebihi perkiraan. Keberhasilan dalam jangka panjang berarti memenuhi sasaran yang ditetapkan secara konsisten dan dapat diprediksi, dan hal ini dapat diukur dalam sejumlah metrik seperti:

• Akurasi perkiraan: ini adalah metrik penting yang menegaskan pemahaman Anda tentang variabel penjualan internal dan eksternal yang berlaku. Akurasi perkiraan adalah persentase perbedaan antara pendapatan yang diprediksi dan pendapatan aktual.
• Panjang siklus penjualan rata-rata: ini adalah waktu rata-rata antara pembuatan prospek hingga komunikasi dengan perwakilan dan penutupan kesepakatan. Semakin pendek panjang siklus penjualan, semakin baik kinerja tim.
• Rata-rata pendapatan kuartalan per perwakilan: metrik ini memberi tahu Anda seberapa baik kinerja tim penjualan Anda. Metrik ini dihitung dari pendapatan kuartalan dibagi dengan total perwakilan penjualan dalam tim.
• Waktu penjualan rata-rata seorang perwakilan: metrik ini menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan oleh perwakilan penjualan untuk melakukan tugas-tugas penjualan versus tugas-tugas non-penjualan. Semakin tinggi metrik ini, semakin baik untuk penjualan.
• Tingkat kemenangan: Tingkat kemenangan memberi tahu Anda berapa banyak kesepakatan yang telah ditutup oleh perwakilan penjualan. Ini adalah indikator efisiensi operasi penjualan dan proses pemberdayaan.

Alat bantu penting untuk tim operasi penjualan

Efisiensi operasi penjualan dapat ditingkatkan secara signifikan dengan menggabungkan perangkat lunak yang mengatur, mengevaluasi, mengelola, dan merampingkan proses penjualan. Berikut ini adalah beberapa alat bantu penting untuk proses operasi penjualan:

1. Perangkat lunak CRM

CRM software particularly Sales CRM can greatly improve the efficiency of the whole sales department by organizing all the data in one place. Reps and managers can track deals in the pipeline and view real-time reports on performance. Aspects of the workflow can also be automated, and insights into the process can be gleaned through AI-enabled features in the tools. With access to all data on the CRM dashboards, reps and managers can instantly generate reports and make forecasts to track performance and key metrics.

2. Alat-alat pemberdayaan penjualan

Alat bantu penjualan memungkinkan Anda untuk mengelola semua konten dan materi dari satu lokasi. Anda dapat membuat, mengedit, mengelola, dan membagikan semua konten dan sumber daya dengan perwakilan dan tim pemasaran untuk membantu fungsionalitas dan kolaborasi lintas tim. Alat bantu pemberdayaan penjualan juga membantu penerimaan tenaga penjual baru dengan lebih cepat dan membantu pelatihan mereka.

3. Alat gamifikasi penjualan

Alat gamifikasi penjualan membuat proses penjualan menjadi menyenangkan dan menghilangkan rasa bosan dari tugas tersebut. Perwakilan harus melewati penolakan dan kesepakatan yang gagal agar tetap fokus dan terlibat dalam pekerjaan mereka. Alat gamifikasi membuat mereka tetap bersemangat dengan memberikan penghargaan atas perilaku dan bukan hanya hasil, serta menjaga momentum tim penjualan. CompassAlat gamifikasi penjualan terkemuka, membuat seluruh proses menjadi lebih mudah bagi organisasi untuk melakukan gamifikasi pada program insentif mereka. Dengan alat sederhana untuk desain program, analitik, dasbor langsung, penetapan target, dan templat permainan interaktif berbasis tonggak pencapaian, organisasi dapat mengelola program insentif mereka secara efisien.

4. Perangkat perencanaan wilayah

Alat perencanaan wilayah juga dapat dianggap sebagai bagian dari pemberdayaan penjualan dan sering kali sudah termasuk dalam paket. Alat-alat ini meningkatkan efisiensi tim penjualan dengan menugaskan wilayah yang tepat untuk perwakilan penjualan yang tepat dan memastikan target pasar tercakup sepenuhnya. Perencanaan wilayah yang tepat sangat penting untuk memastikan semua perwakilan memiliki kesempatan yang adil untuk mencapai target mereka sambil memajukan seluruh unit.

5. Alat Insentif/Komisi Penjualan

Insentif dan komisi penjualan sangat penting untuk motivasi dan keterlibatan tenaga penjualan dan untuk memastikan mereka bekerja ekstra untuk memenuhi dan melampaui target mereka. Berbagai organisasi menggunakan berbagai rencana insentif untuk memberipenghargaan kepada staf penjualan mereka secara tepat untuk mendorong perilaku penjualan terbaik. Ketika dilakukan secara manual, manajemen insentif penuh dengan kesalahan dan tidak praktis.

Tenaga penjualan dalam situasi seperti itu menggunakan akuntansi bayangan yang akan membuang waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk menjual. Alat insentif menjaga rencana tetap transparan dan menghilangkan kesalahan dalam perhitungan komisi yang akan meningkatkan kepercayaan pada tenaga penjual dan mempertahankan fokus mereka untuk menjual lebih banyak.

Dengan Compassorganisasi dapat mengotomatiskan program insentif mereka dan menghilangkan masalah seperti jumlah insentif yang tidak sesuai, koreksi yang sering terjadi, dan penundaan pembayaran insentif. Sisi positifnya, mereka dapat melihat komunikasi yang jelas, peningkatan produktivitas, dan penghematan anggaran insentif dengan menghilangkan ketidakefisienan.

Pikiran Penutup

Operasi penjualan berperan dalam segala hal yang menghasilkan pendapatan penjualan. Dengan memanfaatkan teknologi, tim penjualan dapat mengelola data mereka dengan lebih baik untuk mendapatkan wawasan, mengotomatiskan tugas-tugas non-penjualan untuk meningkatkan waktu produktif, dan membuat proses penjualan menjadi lebih menarik untuk mempertahankan motivasi dan keterlibatan. Masa depan operasi penjualan akan mengalami lebih banyak perkembangan teknologi yang secara signifikan akan meningkatkan produktivitas tenaga penjualan.

‍