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Como Consejero Delegado, equilibrar las necesidades inmediatas de su empresa con su crecimiento a largo plazo es a la vez primordial y desafiante, especialmente en una startup. Cuestiones desafiantes como si debe invertir agresivamente en iniciativas a largo plazo o adoptar el enfoque menos costoso y más conservador. La decisión "construir frente a comprar", por ejemplo, es una decisión importante a la que se enfrentan muchas empresas a la hora de abordar sus necesidades de software.
"Construir o no construir" es la pregunta. Este enigma se plantea a menudo cuando se necesita añadir tecnología a la pila. La mayoría de las veces, crear algo tan complejo, detallado y funcional como una plataforma de automatización de incentivos requiere mucho tiempo y recursos. Y la mayoría de las empresas podrían considerar destinar estos recursos a la creación de su producto principal generador de ingresos, en lugar de a una versión interna de un producto que ya está disponible en el mercado. Pero tampoco es tan sencillo.
Históricamente, la creación de software a medida ha sido cara y ha llevado mucho tiempo: el 53% de los proyectos cuestan el 189% de la estimación original y las organizaciones cancelan el 31% de los proyectos de creación.
A pesar de estas peligrosas cifras, las organizaciones suelen recurrir a la creación de software a medida. Pero hay algunos retos inherentes a la creación de software interno y confiar en ellos para tareas críticas que potencialmente pueden crear el caos o quedar inutilizadas.
He aquí algunas razones por las que las dificultades van más allá de la creación de un software de automatización de incentivos y tienen que ver mucho con el mantenimiento.
1. No es ágil
La mayoría de las organizaciones operan en un panorama empresarial que cambia rápidamente. Sus equipos de ventas tienen promociones, lanzamientos de productos, cambios de precios y nuevos territorios que poner en marcha.
Para responder a las necesidades cambiantes de las empresas, los programas de incentivos de ventas deben ser muy dinámicos. Al fin y al cabo, los programas de comisiones de ventas impulsan los comportamientos de ventas. Por este motivo, realizar cambios en su programa de comisiones de ventas debe ser rápido y sencillo.
Sin embargo, sin un conocimiento profundo de los distintos planes de incentivos de ventas y su estructura lógica subyacente, es bastante difícil crear un sistema flexible en el que los cambios solicitados y los nuevos requisitos se incorporen rápidamente. La mayoría de los programas internos de cálculo de incentivos requieren una revisión o rediseño significativo del código, incluso para pequeños cambios, lo que ralentiza todo el proceso.
Y no puede permitirse esperar varias semanas a que su equipo técnico realice cambios o rediseñe por completo su automatización interna. La mayoría de los equipos técnicos están bastante ocupados creando el software que aporta ingresos a la organización y cualquier cambio en los sistemas existentes queda automáticamente sin prioridad. Conseguir que realicen cambios en su solución interna a la velocidad que usted necesita puede ser agotador.
No tiene ningún sentido que su equipo técnico decida hacer pequeñas modificaciones en los programas de ventas 12 semanas después de que usted las haya solicitado.
2. Seguridad de los datos y cumplimiento de la legislación
Los datos de incentivos de ventas son datos muy sensibles. Para calcular los incentivos de ventas, su sistema debe tener acceso a todas las transacciones comerciales. También requiere acceso a datos confidenciales adicionales, como los salarios de los empleados, la estructura de compensación, etc.
Es fundamental disponer de un sistema que controle adecuadamente el acceso de los usuarios a los planes de incentivos, los datos relacionados con las comisiones y los pagos. Contar con un sistema que permita dar acceso a la información en función de sus funciones y antigüedad es muy importante.
CEO/CHRO/Jefe de compensación - Acceso completo-Super admin
Jefe de ventas - Rendimiento del equipo / Visibilidad del cuadro de mandos - Admin
Ejecución del programa/Gestores de ejecución - Administración del programa
Jefe de equipo de ventas - Acceso a gerente
Agentes comerciales - Acceso de usuarios
Sin embargo, implantar un control de acceso adecuado es sólo un primer paso. También hay que pensar en la conservación de datos, la seguridad de los informes y la gestión de cambios. Es poco probable que su equipo técnico esté al día de las solicitudes de cambios en los planes de incentivos por pequeñas modificaciones, por no hablar de hacer cambios significativos en todo el software. Es aún más improbable que tengan tiempo para implementar un cifrado adecuado, políticas de retención de datos, un registro de auditoría completo, pasarelas de pago en caso de que permitan la automatización de pagos, que es una funcionalidad poco común en el caso del software construido internamente.
Inevitablemente, una seguridad de datos adecuada se interpondrá en el camino de la entrega de un programa de comisiones de ventas ágil, dinámico y con capacidad de respuesta y, por tanto, de un software de cálculo de incentivos. Esto puede obligarle a comprometer la agilidad frente a la seguridad, lo que provocará decisiones difíciles y retrasos.
3. Solución vulnerable
El diseño de una solución de cálculo de incentivos de ventas completa y flexible requiere una arquitectura única. Debe basarse en un canal de procesamiento de datos. Debe desglosar el proceso de cálculo de comisiones en fases independientes, como la obtención, el filtrado, el corte, el cálculo, el prorrateo y la visualización.
La mayoría de los equipos técnicos ofrecen una "solución funcional" con bastante rapidez. Sin embargo, a medida que se añaden requisitos adicionales como la adición de niveles acumulativos, comisiones divididas, concursos basados en productos y geografía, su solución interna puede empezar a desmoronarse. En ese caso, es posible que tenga que elegir entre las dos cosas más peligrosas: aplicar una solución rápida o recurrir a una extensa reestructuración del sistema para dar cabida incluso a cambios menores. (Ya le hemos advertido de la caída del 31% de los proyectos, ¿no?).
También puede tener desacuerdos con su equipo técnico cuando le expliquen que "este tipo de cambio llevará 8 semanas" o que "no admitimos este tipo de cálculo". Además, puedes esperar algunos (o muchos) costes ocultos por el camino (ya te avisamos del 189% de coste del proyecto).
Todas estas limitaciones convierten el software de cálculo de incentivos de fabricación propia en un movimiento de automatización parcial, en el mejor de los casos, y caótico, en el peor.
Convierte su software interno de cálculo de incentivos en una gloriosa hoja de cálculo, en el mejor de los casos.
Si ha decidido crear una automatización interna de las comisiones de ventas, ya conoce el coste de no automatizarlas. Y los costes son enormes. Y hay mucho en juego. Pero lo que más está en juego es la oportunidad.
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