Kaedah Berkesan untuk Meningkatkan Penggunaan Produk Perusahaan

Melaksanakan perisian perusahaan dan mencapai penggunaan pengguna untuk merealisasikan nilai penuhnya adalah lebih banyak orang dan masalah pengurusan perubahan daripada teknologi. Menariknya, isu-isu dalam teknologi hanya merupakan sebahagian kecil daripada cabaran penggunaan pengguna perusahaan, terutamanya bagi perusahaan besar yang cenderung mempunyai subkultur organisasi yang kompleks berdasarkan geografi dan kepimpinan tempatan.

The Compass team has had the opportunity to experience, handhold and drive product adoption for both large and small teams for our clients. This has brought us into the battleground of system adoption - in the middle of all that makes or breaks implementations. This blog is an attempt to document all these learnings - drawn from both successes and pitfalls - to help you make a system implementation successful.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mendekati pelaksanaan, terutamanya bagi pasukan pelaksanaan, sama ada secara dalaman atau penyumberan luar.

Fahami Khalayak anda

Budaya organisasi firma memainkan peranan besar dalam penggunaan pengguna, terutamanya untuk pelaksanaan berskala besar yang merentasi geografi. Sebab mengapa pengguna mungkin atau mungkin tidak menerima pakai perisian tertanam dalam kehidupan kerja seharian mereka. Sesetengah pelaksanaan sistem mungkin datang dengan 'risiko yang dirasakan' atau 'dianggap bukan utiliti' yang boleh menghalang pelaksanaannya. Berikut adalah objektif semasa memahami khalayak anda:

1. Memahami persepsi

Memahami persepsi utama pengguna akhir adalah penting bagi pasukan pelaksanaan untuk merancang dan memintas mereka menggunakan pelbagai strategi penggunaan. Kaedah terbaik untuk memahami penonton adalah dengan mengkaji atau menjalankan wawancara mendalam dengan sampel yang signifikan secara statistik penonton sasaran. Mewujudkan soal selidik terbuka untuk temu bual dan menyiasat pengguna untuk mendapatkan pandangan adalah kunci untuk menarik pandangan dan kesimpulan yang cekap.

2. Fahami kemungkinan halangan struktur atau proses

Dalam kebanyakan kes, pelaksanaan sistem baru mungkin datang dengan banyak pembelajaran dan percubaan baru yang pada mulanya menghalang jadual sehari-hari pengguna. Sistem ini boleh, buat sementara waktu, malah menambah dan meningkatkan beban kerja mereka. Isu-isu seperti ini boleh menjadi penghalang utama kepada proses penggunaan produk dan menjadikan strategi komunikasi anda tidak mengalah. Pasukan pelaksanaan perlu memahami dengan teliti dari pemimpin perniagaan, dan POC perniagaan lain, perincian bagaimana perisian baru akan memberi kesan kepada fungsi sehari-hari kumpulan pekerja yang berbeza.

3. Memahami bahasa yang mereka bicarakan

Walaupun mengenal pasti bahasa serantau yang menonjol untuk berkomunikasi sendiri adalah penting, memahami penggunaan yang digunakan oleh khalayak sasaran juga penting untuk membina komunikasi penggunaan yang berkesan. Mengenal pasti kata kunci seperti perolehan, penukaran, NOP, kod yang dihasilkan, dan lain-lain, menjadikan produk serta pemesejan lebih empati. Ini boleh, sekali lagi, diperoleh daripada POC Perniagaan.

4. Memahami dan mengenal pasti pengaruh utama

Setiap perisian memerlukan juara dan pengguna kuasa yang secara sukarela menghabiskan masa memahami sistem baru dan memberikan maklum balas berharga untuk benar-benar berjaya. Kenal pasti "penginjil" ini dengan POC Perniagaan - rasmi dan tidak rasmi. Sasarkan komunikasi khusus kepada mereka yang mempunyai pengaruh terbesar untuk mendapatkannya lebih awal.

Bahagikan Khalayak anda

Temu bual yang mendalam menghasilkan mengenal pasti beberapa faedah yang dirasakan untuk pengguna akhir. Sebagai contoh, Eksekutif Jualan mungkin menghadapi masalah berkenaan dengan insentif yang mereka layak, sementara Pengurus Jualan mungkin ingin melihat prestasi pasukan mereka. Membahagikan penonton dan mengenal pasti WIIFM unik mereka (Apa yang ada untuk saya?) adalah penting untuk komunikasi penggunaan menjadi berkesan. Pelan penggunaan produk perlu disesuaikan dan disasarkan secara berasingan, supaya pengguna tidak dibanjiri dengan maklumat yang tidak relevan dan tidak perlu.

Kenal pasti Saluran Komunikasi anda

Medium memainkan peranan penting dalam sifat dan kandungan komunikasi. Berikut adalah beberapa media yang perlu dipertimbangkan untuk pelaksanaan sistem perusahaan:

Akar umbi

(Saluran di mana anda boleh terus sampai kepada pengguna akhir)

1. Intranet - akhir-akhir ini intranet semakin popular dan boleh digunakan sebagai komunikasi saluran penting. Walau bagaimanapun, keberkesanan saluran ini bergantung kepada penggunaan intranet sedia ada. ‍
2. E-mel - E-mel masih perlu (agak berkanun) dan saluran penting untuk menjalankan semua komunikasi organisasi rasmi. Saluran e-mel mencapai kadar terbuka sehingga 70% dan kadar klik lalu 10% untuk khalayak dalaman tetapi kadar terbuka 40% yang lebih rendah dan kadar klik lalu 5% untuk ejen dan freelancers.
3. Pemberitahuan tolak - Kebanyakan aplikasi datang dengan pemberitahuan tolak desktop atau mudah alih yang mengganggu pengguna akhir untuk mengaksesnya. Keberkesanan saluran ini bergantung kepada pemasangan aplikasi dan tetapan yang dimiliki pengguna.
4. SMS - Masih saluran, SMS atau teks massa yang berkesan berguna untuk pemberitahuan penting dan gangguan tersuai. PKS datang dengan kadar terbuka yang sangat tinggi sebanyak 90% untuk pengguna dalaman dan luaran, dan kadar klik melalui 15 - 20%.

Atas ke bawah

(Saluran melalui hierarki dan kepimpinan)

1. ‍‍Executive Leadership - Have those key leadership figures, who have played a key role in bringing in the system, communicate the significance and business case of using the system. A webinar or a video recording of such a leader would play a critical role in setting the implementation momentum.
2. Penyelia segera - Mempunyai pengurus baris menerangkan kepada pasukan mereka bagaimana sistem baru akan memberi manfaat kepada mereka dan proses apa yang akan terjejas.
3. Pasukan IT - Ahli utama pasukan projek perlu menjadi pakar komunikasi dan membangkitkan perisian / sistem baru.
4. Mesyuarat beg coklat dan sesi papan putih - Mulakan mesyuarat dan sesi tidak rasmi untuk menjawab soalan lazim yang pengguna ada mengenai sistem. Ingat, tidak ada soalan bodoh.
5. Surat berita dalaman - Profil status penggunaan dan menyerlahkan cerita berita baik dalam bentuk surat berita kepada pengguna pentadbir. Pengguna pentadbir boleh menyebarkannya dengan lebih lanjut sama ada dengan jawatankuasa eksekutif atau pengguna. Ini boleh berfungsi untuk juruterbang dan pelancaran berperingkat di mana cerita-cerita ini dapat menjana keseronokan dan minat dalam perisian baru.

Komunikasi berdasarkan peringkat Pelancaran

Komunikasi adopsi perlu dirancang dan dijadualkan bertepatan dengan peringkat utama pelancaran perisian perusahaan.

Pemesejan penggunaan semasa pelancaran:

• Faedah utama perisian yang juga harus membantu menguruskan jangkaan pengguna
• Matlamat mempunyai perisian
• Bagaimana perisian sesuai dan dilengkapi dengan proses dan sistem perniagaan yang sedia ada
• Rangka masa untuk penggunaan
• Matriks peningkatan dan saluran sokongan yang ada
• Siapa dan bagaimana pelaksanaan perisian akan diuruskan

Pemesejan penggunaan (berterusan):

• Mengulangi komunikasi pelancaran secara berkala
• Bantu pengguna mengatasi blok mental dan risiko yang dirasakan
• Mengumpul maklum balas mengenai struktur program dan pembolehubah lain yang mudah diubah suai
• Kumpulkan maklum balas mengenai ciri sistem tetapi dengan menetapkan jangkaan dengan jelas
• Terbitkan kisah kejayaan
• Sertakan latihan sistem dalam proses onboarding syarikat
• Jalankan pertandingan antara hierarki untuk meningkatkan log masuk dan penglibatan
• Beri faedah percuma kepada pengguna untuk meningkatkan muat turun
• Berikan keseluruhan komunikasi tema yang menarik (Ex. Marvel Heroes di syarikat kami atau Krew Kapal atau Wira Yunani syarikat kami, dll.)

Pemesejan Penggunaan berdasarkan Kohort Pengguna:

Pengguna awal yang berpotensi

(Pengguna sudah terlibat dengan organisasi tetapi tidak menggunakan sistem)

• Komunikasi kesedaran aplikasi
• 'Apa yang ada untuk anda' kesedaran
• Ketahui pengguna betapa mudahnya menggunakan dan mendapatkan faedah daripada aplikasi
• Kesedaran 'pacu kelebihan perniagaan'

Pengguna perniagaan yang sederhana terlibat

(Pengguna terlibat secara sederhana dengan organisasi dan tidak menggunakan sistem)

• Mengapa syarikat telah membawa sistem ini
• 'Apa yang ada untuk saya' kesedaran
• Kesedaran 'Kelebihan kewangan/ pengurangan kerja'
• 'Bagaimana sistem membantu pengguna berkembang dalam peranan semasa mereka' kesedaran
• Langkah demi langkah maklumat mengenai cara menggunakan sistem
• Kesedaran ciri

Pengguna perniagaan yang terlepas

(Pengguna terlepas dengan organisasi dan tidak menggunakan sistem)

• Mengapa mereka harus melibatkan semula dengan organisasi dan bagaimana sistem membantu untuk perkara yang sama
• 'Apa yang ada untuk saya' kesedaran
• Kesedaran 'Kelebihan kewangan/ pengurangan kerja'
• 'Bagaimana sistem membantu pengguna berkembang dalam peranan semasa mereka' kesedaran
• Langkah demi langkah maklumat mengenai cara menggunakan sistem
• Kesedaran ciri

Kesimpulan

Pada dasarnya, melaksanakan dan memacu proses penggunaan produk perusahaan perlu menjadi sangat terancang, dijejaki, dan diuruskan yang terbuka kepada lelaran dan pembelajaran melalui perjalanan pengguna. Pasukan pelaksanaan perlu mempunyai pemahaman yang mendalam tentang pelbagai fungsi perniagaan dan memahami bagaimana produk menyelesaikan masalah perniagaan yang sedia ada. Yang paling penting, pasukan perlu mempunyai pemahaman yang hampir tepat mengenai pengguna akhir. Walaupun struktur standard dan terbukti boleh diletakkan pada rancangan itu, membentuknya kepada khalayak tertentu adalah penting untuk kejayaannya. Fokus pengguna akhir ini juga diterjemahkan ke dalam membina komunikasi atas ke bawah dan akar umbi yang meletakkan penonton di pusatnya.