11 Masalah Biasa dengan Helaian Excel

Excel telah menguasai pasaran hamparan sejak tahun 1990-an, dan ia kekal sebagai alat yang berkuasa untuk analisis data. Malangnya, kuasanya menjadikannya sangat berbahaya walaupun di tangan pengguna yang berpengalaman.

Jangan salah faham. Excel menakjubkan kerana:

1. Ia serba boleh
2. Menjadikan pengumpulan data mudah
3. Mari kita ringkaskan & gambarkan data
4. Menyokong formula
5. Digunakan di seluruh dunia

Walau bagaimanapun, satu kajian mendapati bahawa 88% daripada semua hamparan mengandungi satu atau lebih kesilapan yang serius. Jangan kita semua ingat debacle JP Morgan London Whale di mana JP Morgan dilanda kerugian perdagangan $ 6 bilion disebabkan oleh kesilapan Excel yang tidak lain, pada tahun 2012.

Masalah dengan hamparan

Hamparan tidak pernah dibina untuk mengira insentif. Mereka dibina untuk mengautomasikan pengiraan matematik mudah yang mempunyai lebih banyak matematik daripada logik. Mereka tidak pernah dibina sebagai bahasa pengaturcaraan tugas berat yang dapat memudahkan 28 tahap ifs bersarang.

Gambar ini menunjukkan dengan tepat perkara yang kami lakukan dengan hamparan Excel dan pengiraan insentif. Dan kita semua tahu apa yang berlaku apabila anda cuba menyesuaikan blok persegi di papan pasak bulat.

Tepat. Mereka tidak pernah memberi anda hasil yang anda mahukan atau layak. Oleh itu, mari kita berhenti memaksa mereka untuk melakukan sesuatu yang mereka tidak dimaksudkan untuk lakukan.

Isu terbesar dengan hamparan Excel ialah:

1. Manual dan memakan masa
2. Terdedah kepada kesilapan manusia
3. Tidak mempunyai keterlihatan dan ketelusan masa nyata
4. Tidak dibina untuk skala
5. Mahal
6. Tidak boleh diaudit
7. Tidak boleh dibolosi
8. Tidak bersepadu dengan sistem semasa anda seperti ERP, CRM dll.
9. Tidak dibina untuk pelaporan kewangan & pematuhan undang-undang
10. Tidak dapat mengautomasikan pembayaran
11. Tidak dibina untuk insentif

Marilah kita kembali ke papan lukisan dan mengetahui lebih lanjut

Berikut ialah maklumat lanjut untuk membantu anda.

1. Manual dan memakan masa

Helaian Excel tidak boleh mengimport data daripada sumber sedia ada dan perlu ditadbir secara manual yang membosankan, memakan masa dan meninggalkan banyak ruang untuk ralat manual. Data yang hendak dianalisis perlu disalin dan ditampal atau lebih teruk lagi, dimasukkan secara manual. Ia boleh dilakukan untuk segelintir wakil dengan sedikit usaha, tetapi apabila baris dan lajur dalam peningkatan data, ia menjadi hampir mustahil menjadikannya sangat perlahan.

With Compass, you can easily capture live data and leave it to Compass to auto-calculate, real-time.

2. Terdedah kepada kesilapan manusia

Selain memakan masa, helaian Excel terdedah kepada kesilapan manual. Ia bukan terutamanya bahasa pengekodan dan hanya boleh mengendalikan pengiraan matematik yang kompleks tetapi bukan logik yang kompleks. Pengiraan insentif adalah sebaliknya. Ia lebih logik dan kurang matematik. Di sinilah campur tangan manusia diperlukan. Di sinilah penganalisis perniagaan membina pertanyaan dengan 50 indeks dan 25 tersarang jika untuk mengira insentif. Allah melarang jika salah seorang daripada mereka tersilap. Sangat mudah bagi kesilapan pengguna untuk merayap ke dalam proses dan memesongkan hasilnya, berpotensi membayar lebih atau membayar kurang membayar wakil jualan anda.

With Compass, you can easily build complex incentive programs with the familiarity of Excel within a few clicks.

3. Tidak mempunyai keterlihatan dan ketelusan masa nyata

Pada helaian excel, atau versi dalam taliannya, melainkan seseorang mengemas kininya secara manual setiap minit, data dengan cepat menjadi ketinggalan zaman. Helaian Excel tidak disambungkan ke CRM dan ERP langsung dan oleh itu tidak boleh dikemas kini masa nyata. Dan akibatnya, tidak ada ketelusan atau keterlihatan data.

With Xoxoday Compass, the sales reps, managers, admins, HR teams, finance team and the management have real-time access to incentive statements. Having this data readily available motivates sales reps to see what they’ve earned and how they can earn more. Apart from motivating your sales team, Compass provides complete transparency into the actual calculations behind the numbers and your team can trust the numbers they see because they have visibility into how they’re calculated.

4. Tidak dibina untuk skala

Pakar menggambarkan Excel sebagai bahasa berfungsi dan pengaturcaraan. Walaupun excel menggabungkan analisis data, visualisasi dan pengaturcaraan bersama-sama, ia hanya berfungsi dengan baik apabila data kecil dan terhad kepada beratus-ratus rekod, boleh dimasukkan secara manual atau boleh disalin dan ditampal dan logiknya lebih matematik daripada kompleks.

Organizations face major challenges when they try to build a incentive software within Excel that requires complex logic making it impossible to calculate incentive at scale. With Compass, you get the best of excel like an intuitive interface along with variables, payout options and is scalable for small and gigantic enterprises and start ups alike.

5. Mahal

Apabila anda menggunakan Excel untuk mengira insentif jualan, anda memasukkan sumber, teknologi, sumber manusia dan masa yang besar dan sumber ini mempunyai kos yang berkaitan dengannya. Memandangkan 88% hamparan mengandungi ralat, setiap kali anda menemui ralat, anda menanggung kos semua sumber ini sekali lagi menjadikannya tidak ekonomik di semua peringkat sehingga menghancurkan baki.

With Compass, you can automate the process and all changes can be handled with just a few clicks. It also saves a lot of time and eliminates inaccuracies and allows your team to spend time on other critical areas of the business.

6. Tidak boleh diaudit

Pernahkah anda kembali ke helaian excel anda hanya untuk mengetahui bahawa ia bukan bagaimana anda meninggalkannya? Atau adakah anda pernah menulis ganti formula anda hanya untuk mencari #ERROR! merentasi sel? Sekiranya ini memberi anda rasa Deja Vu, izinkan saya memberitahu anda, anda tidak bersendirian. Excel tidak menawarkan sejarah bagi setiap perubahan yang dibuat pada setiap sel individu dan anda tidak dapat melihat individu yang membuat perubahan atau jika mereka mempunyai kelulusan untuk berbuat demikian. Anda juga tidak mempunyai keupayaan untuk menyediakan rantaian kelulusan. Walaupun helaian Google memperkenalkan ciri untuk mengatasi masalah ini, menyemak sejarah perubahan untuk sel individu adalah mustahil.

With Compass you can easily track history and make auditability easy by showing users who changed what, when. It also facilitates automation and lets you easily add approval hierarchy.

7. Tidak boleh dirayu

Excel mudah dikongsi, bukan? Hanya letakkan sebagai lampiran dalam e-mel?

Mungkin ini. Tetapi tidak apabila anda mempunyai pasukan besar beratus-ratus dan beribu-ribu pekerja yang ingin mengakses fail yang sama. Di sinilah Excel runtuh. Anda boleh mencipta hamparan insentif dalam Excel untuk syarikat anda tetapi bagaimana jika anda ingin berkongsinya dengan 50000 rep? Sekarang bayangkan wakil tersebut dikumpulkan di 15 rancangan insentif yang berbeza. Sekarang tambah kerumitan ketua pasukan dapat melihat insentif ahli pasukan mereka tetapi bukan ahli pasukan lain.

Anda boleh membina hamparan Excel anda tetapi anda tidak boleh membahagikan dan berkongsinya dengan cara yang pengguna hanya boleh melihat maklumat yang mereka perlu lihat. Inilah yang menjadikannya tidak boleh dikongsi dan mencabar.

With Compass, you get user controls. You can control who sees what data and it is always shared between stakeholders.

8. Tidak bersepadu dengan sistem semasa anda seperti ERP, CRM dan lain-lain

Excel, walaupun versi dalam talian, tidak disambungkan. Pengiraan insentif kompleks memerlukan data masa nyata untuk semua sumber seperti CRM, ERP dan gaji. Hampir mustahil untuk mengekstrak data dari sumber-sumber ini, mengerjakannya dan memastikan ia dikemas kini, masa nyata. Proses ini perlahan, manual, terdedah kepada ralat dan ia bukan masa nyata.

With Xoxoday Compass, you can easily pull this data from your existing systems. You can integrate Compass via webhooks, APIs or SDKs. Link and add gate filters in case of multiple data sources.

9. Tidak dibina untuk pelaporan kewangan & pematuhan undang-undang

Excel ialah alat perniagaan yang dibina untuk pengiraan matematik dan mempunyai input, proses, mekanisme output yang mudah. Ia tidak membenarkan anda mengkonfigurasi implikasi cukai, apatah lagi berdasarkan papak atau geografi dan membuat pelaporan kewangan dan pematuhan undang-undang bebas daripada pengiraan dan pembayaran insentif.

Compass, apart from enabling fair, error free and transparent incentive calculations, takes care of user authentication and all security measures like GDPR or ISO and handles geographical tax implications and compliance.

10. Tidak dapat mengautomasikan pembayaran

Excel ialah alat pengiraan yang boleh membantu anda dengan pengiraan insentif akhir. Ia tidak boleh melangkah lebih daripada itu. Ia mengekalkan pengiraan insentif bebas daripada bayaran insentif. Untuk memproses pembayaran, anda perlu mengeluarkan pembayaran secara manual melalui bank atau melalui kad hadiah yang meninggalkan banyak peluang untuk kesilapan manual. Excel tidak membenarkan anda menyambungkannya ke mana-mana API atau percutian pembayaran untuk memproses pembayaran.

With Compass, you can handle geographical tax implications and compliance before incentive payouts. You can consider any or all types of incentive payouts like bank transfers, reward catalog of more than 20000 digital gift cards, prepaid cards, experiences, and wallets across 80+ countries, credit notes or good old bank transfers. Payouts can be managed across multiple geographies & currencies seamlessly.

11. Tidak dibina untuk insentif

Excel ialah kanvas kosong dengan dua dimensi. Ia tidak boleh mengendalikan pengiraan kompleks ditambah dengan lapisan logik. Dan anda perlu menggunakan 10-an dan 20-an jika dan indeks tersarang untuk mencapai nilai akhir. Tuhan melarang jika anda salah dengan salah satu daripada 20 orang itu.

With Compass, you can easily build a logic with n number of variables where your only input is defining the variable and Compass will take care of the rest. Apart from easy incentive calculation, Compass helps you motivate your sales reps with gamified sales contests with a library of templates to choose from. Compass is also created to handle complex tax implications across geographies and tax brackets, to enable seamless payouts.

Compass ensures 100% reduction in processing time, 10% saving due to budget leakage, 80% increase in sales productivity and 0% opaqueness in communication.