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La gestione della pipeline di vendita è un elemento cruciale per massimizzare i ricavi delle vendite. Sono necessari per tracciare e gestire efficacemente i lead, in modo che i rappresentanti possano scegliere quelli di alto valore e raggiungere più rapidamente gli obiettivi. Una gestione efficace della pipeline di vendita diventa ancora più cruciale quando i cicli di vendita sono lunghi e i rappresentanti hanno bisogno di una visibilità completa su tutta la pipeline.
Uno studio della Harvard Business Review ha dimostrato che le aziende hanno registrato un aumento dell'11% delle entrate solo dedicando 3 ore alla gestione della pipeline di ogni rappresentante. Lo stesso studio ha anche rivelato che la formazione dei sales manager sulla gestione della pipeline di vendita ha contribuito a far crescere le loro entrate del 9% più velocemente.
Che cos'è una pipeline di vendita?
Una pipeline di vendita è un'istantanea dal punto di vista dei rappresentanti del processo di vendita, che mostra dove si trovano i prospect nel loro percorso. Le pipeline di vendita contengono tutte le informazioni necessarie, che mostrano quante trattative i rappresentanti possono chiudere in una settimana, in un mese o in un trimestre. Si tratta di uno strumento efficace che consente ai rappresentanti di organizzare, tracciare e gestire le attività di vendita necessarie per generare ricavi in modo prevedibile.
Pipeline di vendita vs. funnel di vendita vs. previsioni di vendita
Poiché i tre termini hanno molti punti in comune, è facile confonderli l'uno con l'altro, soprattutto i termini pipeline di vendita e funnel di vendita.
L'imbuto di vendita rappresenta il percorso di tutti i potenziali clienti dal loro punto di vista. Comprende fasi come la consapevolezza, l'interesse, la decisione e l'azione. L'imbuto si restringe in ogni fase e consiste nel convincere molti prospect a muoversi verso la conversione. Tuttavia, solo pochi di quelli che entrano nell'imbuto arrivano inizialmente in fondo.
La pipeline di vendita è analoga all'imbuto di vendita, ma rappresenta il punto di vista del venditore. Come l'imbuto, la pipeline prevede diverse fasi per i prospect, come la qualificazione del lead, l'ambito, la proposta, la negoziazione e la chiusura.
D'altra parte, una previsione di vendita fornisce una stima delle prospettive di chiusura entro un determinato periodo. La previsione si basa sulla posizione dei lead nella pipeline e sulla probabilità che passino alla fase di chiusura entro un determinato periodo di tempo.
Che cos'è la gestione della pipeline di vendita?
La gestione della pipeline di vendita prevede l'organizzazione e il monitoraggio di quote, obiettivi e clienti potenziali. Inoltre, consente ai rappresentanti di sapere quali affari necessitano di particolare attenzione e in quale fase si trova ciascun affare. Grazie a queste informazioni, i rappresentanti possono prevedere se le trattative sono sufficienti per raggiungere le quote e gli obiettivi. La gestione della pipeline di vendita comprende i seguenti aspetti:
1. Metriche della pipeline
Questo incorpora tutte le metriche utilizzate per analizzare il processo di vendita.
2. Ottimizzazione delle condotte
Una pipeline di vendita ben gestita consente ai responsabili delle vendite di valutare e ottimizzare i processi in ogni fase per una previsione accurata dei ricavi. L'ottimizzazione garantisce anche un aumento dei ricavi alla fine del ciclo di vendita.
3. Gestione del team di vendita
Comporta una valutazione regolare e il monitoraggio dei progressi del personale di vendita, come ad esempio quando e dove si ottiene il massimo dal processo di vendita.
4. Strumenti e applicazioni per la gestione delle pipeline
Questi sono progettati e implementati per migliorare il processo di vendita e le prestazioni del team di vendita.
In che modo la gestione della pipeline di vendita aiuta i leader a prevedere le entrate?
Poiché la pipeline di vendita consente ai rappresentanti di esaminare lo stadio dei prospect, possono prevedere quanti di essi possono convertirsi in un determinato lasso di tempo. Ad esempio, se la pipeline ha un valore contrattuale di 100.000 dollari e il tasso di conversione dei prospect è del 10%, la previsione è di raggiungere un costo del business di 10.000 dollari.
Se l'obiettivo di vendita è fissato a 20.000 dollari, il numero di lead da convertire è doppio e l'analisi della pipeline può essere fatta per identificare i miglioramenti da apportare per far passare prima i potenziali clienti attraverso l'imbuto di vendita.
Come costruire una pipeline di vendita?
Ora che sappiamo cos'è la gestione della pipeline di vendita, cerchiamo di capire come costruirla.
1. Identificare il mercato potenziale e le aziende target
Il primo passo per costruire la pipeline di vendita è conoscere il profilo del cliente ideale (ICP). L'ICP fornisce una stima approssimativa del numero di clienti che la vostra azienda sarà in grado di servire.
La creazione dell'ICP è compito dei dirigenti di livello C, come il CEO o il team fondatore, che lo aggiorneranno man mano che l'azienda cresce, soprattutto se si tratta di una startup con meno di tre anni di vita. Le aziende target derivano dall'ICP e comprendono le organizzazioni con cui si intende fare affari.
2. Ricercare accuratamente i propri obiettivi
Una volta individuato l'ICP, è possibile creare un elenco interno di aziende target e creare contatti. Il processo di creazione dell'elenco di solito comporta la ricerca dei nomi dei clienti target, l'arricchimento dei loro contatti con informazioni aggiuntive e l'approfondimento delle informazioni personali. La creazione di un elenco interno può avvenire in due modi:
- Acquisto dell'elenco
I nomi delle aziende della vostra nicchia possono spesso essere acquistati da venditori con informazioni dettagliate come nomi, contatti e dettagli personalizzati. Tuttavia, è importante condurre la propria due diligence, poiché le informazioni potrebbero non essere sempre di alta qualità. Quando le persone cambiano organizzazione, portano con sé i propri contatti.
- Costruire l'elenco
Un processo più laborioso, la creazione di una lista comporta la raccolta minuziosa di nomi e informazioni personali da varie fonti. Sebbene sia un'operazione complessa, le informazioni possono essere di alta qualità.
3. Raggiungere gli obiettivi su più canali
Raggiungere i vostri canali su canali diversi è essenziale per creare il maggior numero possibile di punti di contatto. Questo include e-mail, messaggi, telefonate o persino incontri fisici.
Solo alcuni prospect sono ricettivi sugli stessi canali, cercate di capire con quali mezzi si sentono più a loro agio per iniziare la conversazione e poi procedete a familiarizzare.
4. Stabilire una routine di comunicazione
Dividere la pipeline in segmenti adottando la vendita basata sul valore. Formare i rappresentanti di vendita a diventare buoni comunicatori, in grado di costruire relazioni umane autentiche e di sostenere una conversazione con i potenziali clienti.
Ha un valore maggiore nel coltivare i lead e nel riportare in vita quelli che si sono raffreddati tempo fa. Una volta che gli SQL sono stati trasferiti agli account executive, è possibile creare uno slancio per raggiungere gli obiettivi.
10 buone pratiche per incrementare i ricavi delle vendite
In questa sezione abbiamo raccolto 10 best practice per la gestione della pipeline di vendita che possono incrementare i vostri ricavi. Anche se forse ne avete già adottate alcune, questo elenco può mostrarvi rapidamente le aree in cui potreste essere carenti.
1. Seguire i lead più qualificati
Anche se si è tentati di gettare la rete più ampia possibile per sfruttare ogni opportunità, è meglio seguire i lead più qualificati. Se osservate attentamente il processo, vedrete che il tempo speso per chiudere ogni affare rimane quasi lo stesso.
Un sondaggio ha indicato che una qualificazione impropria dei lead può comportare una perdita di vendite del 67%, il che si traduce in un grande spreco di tempo e di sforzi. Concentrarsi sui lead più qualificati assicura invece che i vostri sforzi vengano spesi per i lead con maggiori probabilità di conversione.
Ad esempio, ordinando i lead in base all'interesse e al coinvolgimento, da alto a basso, si può capire chi ha le maggiori possibilità di diventare un cliente pagante.
2. Effettuare follow-up regolari e tagliare i contatti morti
I migliori venditori si assicurano di continuare a seguire i loro contatti per concludere la vendita. Tuttavia, la maggior parte dei venditori si arrende dopo due chiamate, lasciando tutto quel denaro sul tavolo. Al giorno d'oggi gli acquirenti hanno così tante possibilità di scelta che impiegano molto tempo a decidere su offerte molto vicine tra loro.
Quello che un decennio fa richiedeva 3,5 telefonate per chiudere un affare, oggi ne richiede 8! I vostri concorrenti sono al lavoro per cercare di far pendere la bilancia dalla vostra parte.
L'efficienza consiste nel concentrare i propri sforzi sui lead migliori e nell'imparare a riconoscere quando è il caso di non spendere energie e tempo in lead che non si conoscono. È comprensibile che abbandonare un lead che si è inseguito per settimane o mesi sia difficile, ma è anche importante non cadere nella fallacia dei costi sommersi.
Il lead è morto quando si capisce che non è interessante, che non vi risponderà o che non può essere contattato. È essenziale identificare questi lead e sfoltirli per perseguire quelli ad alto valore.
3. Mantenere il coinvolgimento attraverso contenuti di qualità
Le vendite sono tipicamente associate al contatto tramite e-mail, telefonate e riunioni; tuttavia, far conoscere ai potenziali clienti i contenuti che trovano utili è una strategia vincente. L'88% dei marketer B2B utilizza il content marketing come strumento di lead generation, e questo funziona a meraviglia.
L'offerta di contenuti coinvolgenti crea familiarità e fiducia con i clienti potenziali rispetto alle chiamate a freddo e alle e-mail. Se amano i contenuti che inviate, li avete già in una posizione favorevole, e anche i numeri sono d'accordo: il content marketing costa il 62% in meno. Tuttavia, genera un numero di contatti tre volte superiore a quello dell'outbound marketing.
Una solida strategia di contenuti prevede la creazione di materiale per le diverse fasi dell'imbuto. La parte superiore dell'imbuto può includere blog, articoli, video, infografiche e FAQ. I contenuti per la parte centrale dell'imbuto possono essere eBook, casi di studio, video tutorial e white paper, mentre la parte inferiore dell'imbuto può essere costituita da valutazioni gratuite, prove o coupon.
4. Rivedere, migliorare e aggiornare regolarmente la pipeline di vendita.
Uno dei componenti essenziali della gestione della pipeline di vendita è il miglioramento regolare. Le tecniche che erano efficaci un tempo (come le chiamate a freddo) potrebbero non esserlo più. I migliori venditori esaminano costantemente il processo per individuare eventuali difetti e aree di miglioramento.
Può essere semplice cambiare l'approccio alla vendita per i singoli clienti, i tempi di follow-up o l'approccio specifico: tutto può essere migliorato. Eseguire piccoli esperimenti vi dirà cosa funziona e cosa non dovrebbe essere riprovato.
L'aggiornamento è importante anche perché la pipeline di vendita cambia continuamente: i lead passano da una fase all'altra, si ritirano o le offerte vengono chiuse. Una regolare manutenzione garantisce che la pipeline rimanga gestibile, evitando inefficienze e perdite di fatturato.
Il modo migliore può essere quello di amministrare la pipeline, tenere aggiornati tutti i contatti e prendere nota di tutte le loro fasi. È uno sforzo in più, ma ripaga.
5. Standardizzare il processo di vendita
Anche se ogni cliente è diverso e l'approccio migliore per ciascuno di essi è personalizzato in base alle sue esigenze, con il tempo può diventare inefficiente e i rappresentanti potrebbero perdere il loro vantaggio nelle tecniche di vendita in uscita.
La standardizzazione del processo stabilisce una linea di base per i rappresentanti, oltre la quale possono creare delle routine di outreach. Se osservate attentamente, noterete che i vostri ICP hanno molte qualità e somiglianze comuni e che le loro esigenze di base per il vostro prodotto sono più o meno simili.
In questo caso, la standardizzazione rende più facile per i rappresentanti attenersi a un copione vincente e improvvisare quando necessario. È importante ricordare che alcuni dei team di vendita più performanti seguono anche processi standardizzati.
6. Monitoraggio delle metriche di prestazione
Per avere una lettura accurata della vostra pipeline di vendita, dovete monitorare le metriche di vendita critiche, che includono elementi quali:
- Numero totale di operazioni in corso
- Quanto sono grandi le offerte in media
- Close ratio: percentuale media di transazioni chiuse
- Velocità di vendita: quanto tempo ci vuole prima di chiudere una trattativa.
Tenere sotto controllo queste metriche ogni settimana vi permette di conoscere le vostre prestazioni e lo stato di salute della pipeline di vendita. Il monitoraggio di questi indicatori di performance indica anche come i cambiamenti implementati o le strategie adottate stiano dando i loro frutti.
7. Utilizzare i giusti strumenti di vendita e automatizzare
Gli strumenti di vendita giusti e il numero di strumenti in uso possono fare la differenza nella generazione di lead, nel mantenimento dei tempi di ciclo o nella chiusura degli affari. Gli strumenti di vendita possono far risparmiare ai rappresentanti un'enorme quantità di tempo sprecato in attività amministrative.
Possono anche generare lead, assegnarli al rappresentante giusto, seguire le conversazioni e inviare risposte automatiche. Il 67% degli intervistati in un sondaggio GetAccept ha ammesso di utilizzare da 4 a 10 strumenti di vendita, e quasi tutti (97%) utilizzano uno strumento.
Se siete una piccola azienda, un semplice foglio Excel è sufficiente per tenere traccia della maggior parte dei dettagli della pipeline. Un'organizzazione di medie dimensioni ha bisogno di un CRM per archiviare i dati essenziali e fornire assistenza automatica ai rappresentanti per facilitare il processo di vendita.
8. Mantenere un ciclo di vendita breve
A differenza del B2C, i cicli di vendita B2B possono essere piuttosto lunghi. La durata media del ciclo di vendita per le aziende B2B è di 102 giorni. C'è un semplice motivo per cui è bene ridurre questo numero il più possibile.
Più a lungo lasciate che i vostri clienti si decidano, più tempo hanno per cercare alternative. Se i vostri contatti si raffreddano spesso o il vostro tasso di chiusura è basso, la causa potrebbe essere il lungo ciclo di vendita.
Prendete in considerazione la possibilità di ridurre il numero di giorni quando possibile, come nel caso dei follow-up, o di offrire un'opzione che richieda meno tempo per la decisione. C'è sempre spazio per l'innovazione per accorciare il ciclo di vendita.
9. Allineare vendite e marketing
Secondo una ricerca di Forrester, solo l'8% delle organizzazioni B2B ha un forte allineamento tra i reparti marketing e vendite. Il modo tradizionale di operare è a silos: il team di marketing cattura i lead e li passa alle vendite, mentre le vendite chiamano o inviano e-mail ai potenziali clienti per chiudere gli accordi.
Tuttavia, questo sistema di prospezione e di chiamata bruta deve essere migliorato, poiché ogni reparto lavora in modo indipendente dagli altri per far passare una marea di contatti attraverso il sistema.
Allineando le due cose, il marketing catturerebbe e invierebbe i lead più qualificati alle vendite per un ulteriore perfezionamento. In questo modo si riducono gli sprechi di tempo e gli sforzi di entrambi i reparti, che si concentrano sui suggerimenti con maggiori probabilità di conversione.
Il vantaggio è evidente dai numeri: le aziende con team di marketing e di vendita ben allineati hanno tassi di successo nelle vendite superiori del 38% e tassi di fidelizzazione dei clienti del 36%.
10. Fornire documentazione e formazione
I responsabili delle vendite e i rappresentanti devono avere una solida conoscenza della pipeline di vendita e di come utilizzare lo strumento in modo ottimale. Indipendentemente dal tempo di utilizzo, una buona documentazione che copra le nozioni fondamentali può sempre essere d'aiuto.
Una formazione regolare manterrà le loro competenze aggiornate e fornirà loro nuove idee da sperimentare per concludere più affari. Una documentazione e un regime di formazione ben definiti, specialmente su uno strumento di apprendimento delle vendite, possono rendere più facile l'inserimento di nuovi rappresentanti e farli lavorare alla vendita di prodotti in pochissimo tempo. Inoltre, può tenere tutti aggiornati sulle novità e sui miglioramenti da apportare.
In che modo la gestione della pipeline di vendita aiuta i rappresentanti a pianificare meglio il loro lavoro?
Come abbiamo visto nelle sezioni precedenti, la gestione della pipeline di vendita presenta numerosi vantaggi per i team di vendita. I rappresentanti possono ottimizzare ogni aspetto del loro lavoro sulla base delle informazioni ottenute per vendere meglio.
I rappresentanti che lavorano con gli strumenti di vendita, anche quelli di base, possono risparmiare tempo sulle attività amministrative di routine. Gli strumenti automatizzati li aiutano ad allineare i rappresentanti con i lead più qualificati, in modo che possano preparare in anticipo le loro proposte per lo specifico prospect.
Infine, conoscendo le metriche di performance, i rappresentanti possono decidere di aumentare le loro attività di vendita per far fronte al calo dei ricavi o pianificare un'attività di successo per il trimestre successivo.
Conclusione
La pipeline di vendita è uno degli aspetti più importanti della vostra attività, la cui gestione è intimamente legata al vostro fatturato. Poiché solo il 3% del vostro mercato sta acquistando, mentre il 56% non è pronto e il resto deve ancora iniziare, la gestione della pipeline di vendita diventa fondamentale per spostare l'equilibrio di questi numeri.
