Operazioni di vendita demistificate: Cos'è, perché è importante e come farlo bene

Having its origins at Xerox in the 1970s, sales operations played a key role in forecast management, strategic planning, and territory design. It was meant to perform all the behind-the-scenes tasks nobody wanted to do but is essential for the team’s success. Fast forward four decades, and sales operations is one of the fastest growing roles in sales, with its reach into every aspect of the sales process. 

Sales operations that are standardized and well-established create a consistent flow of leads through the pipeline. Without it, sales activities can quickly fall into a state of disarray, with opportunities slipping through the cracks and decreasing revenue. About 85% of sales professionals believe that sales operations have become more strategic over the years, according to the SaleforceState of Sales report. In the same survey, 90% say that sales operations teams play an important role in driving growth. 

Cosa sono le operazioni di vendita? 

Le operazioni di vendita sono un sistema di processi standardizzati che regolano tutti gli aspetti delle vendite, dalla strategia di vendita, alla gestione dei lead, alla strutturazione del territorio e all'allineamento con i piani delle commissioni di vendita, all'ottimizzazione, all'automazione, all'analisi dei dati, alla formazione e al reporting. Consente alle aziende di vendita di generare costantemente lead, favorire le relazioni e chiudere le vendite per incrementare i ricavi. 

Le operazioni di vendita stabiliscono gli obiettivi quotidiani per i rappresentanti e i loro manager. Ciò include compiti come il completamento delle fasi della pipeline e l'inserimento diligente dei dati per i rappresentanti, e la motivazione dei dipendenti, la retribuzione e l'allocazione delle risorse per i manager. Un'operazione di vendita ben strutturata e formalizzata definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team e stabilisce i processi per garantire la conformità. 

How sales operations enhance the sales process 

At its core, sales operations drive predictable revenue by optimizing the sales process through best practices, automation, and data-driven strategies. Sales ops teams analyze sales data, identify trends, and generate reports that guide overall sales and operations planning. 

1. Boosting efficiency in the sales process

Sales reps spend only 28% of their time actively selling. Sales operations aim to maximize selling time by eliminating manual tasks through automation and process improvements. A recent Trends in Sales Ops report states that 94% of sales organizations plan to consolidate their tech stack within the next year to improve efficiency.

2. Identifying and scaling best practices

Sales ops teams continually analyze sales trends, pinpointing successful strategies and standardizing them across the organization. By refining the sales cycle, they help teams close deals faster. 

For example, if a top-performing sales rep consistently exceeds their quota due to a specific outreach sequence, sales ops can implement that approach company-wide. This helps new hires ramp up faster while improving overall sales effectiveness. 

3. Driving sales performance through insights

Sales operations transform raw data into actionable insights. By tracking key performance indicators (KPIs) and forecasting sales outcomes, they provide critical data that guides decision-making. These insights range from high-level revenue trends to granular sales activity metrics, such as the number of unresolved customer objections. 

Additionally, sales ops teams identify potential bottlenecks, enabling leadership to adjust strategies and ensure teams stay on track to meet their goals. 

4. Strategic sales operations planning 

Sales ops play a vital role in long-term sales and operations planning by collaborating with sales leaders to define and execute growth strategies. This planning process typically includes: 

• Territory planning – Ensuring the right reps are assigned to the right markets. 
• Capacity planning – Determining hiring needs based on sales targets. 
• Quota planning – Setting achievable sales goals aligned with forecasts. 
• Compensation planning – Designing incentive structures that drive desired sales behaviors. 

By integrating these elements, sales operations lay the groundwork for sustainable growth, equipping sales teams with the tools, insights, and strategies needed to consistently hit and exceed targets. Let’s see the scopes and responsibilities of sales operations. 

Ambito e responsabilità delle operazioni di vendita

I team di sales ops possono essere composti da una manciata di persone o da oltre una dozzina di esperti in un team, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e dell'ambito delle operazioni. Il loro compito è quello di promuovere la produttività, l'efficienza e l'impatto commerciale dei team di vendita. Ecco le aree su cui può influire il processo delle operazioni di vendita: 

1. Organizzazione del team di vendita 

I sales ops influenzano l'organizzazione dei team di vendita per massimizzarne l'efficienza e le prestazioni. Inoltre, ristrutturano i team per incoraggiare i comportamenti di vendita corretti e per prevenire le basse prestazioni. Ad esempio, i sales ops terrebbero conto dei punti di forza e di debolezza dei singoli rappresentanti e li riposizionerebbero in modo da trattare con i clienti con cui danno il meglio di sé. 

2. Comunicazioni del team di vendita

I sales ops costruiscono la struttura di comunicazione nei team per garantire la trasparenza e l'allineamento dei team. Utilizzeranno diversi canali per la comunicazione sulle vendite e sulle campagne, oltre che per gli annunci, le novità e le vittorie di vendita. Si assicurano che tutta la comunicazione necessaria per raggiungere le massime prestazioni sia in atto e che i rappresentanti ne facciano pieno uso. 

3. Strategia di vendita

Sales operations are tasked with coming up with sales strategy plans based on their data analysis and forecasting. They set future sales goals and come up with strategies for the teams to shorten sales cycles, improve conversions and maximize sales wins. 

4. Formazione

Achieving predictable performance requires sales reps to be well-trained in their roles. Sales operations take up the responsibility of training both the existing and new reps. They would also create mentorship programs, and team-building activities, and utilize HR management software tools to foster a healthy work culture that motivates sales reps and improve engagement. 

5. Definizione del territorio

I territori di vendita determinano un certo numero di variabili per i rappresentanti di vendita, come il loro bacino di potenziali clienti, l'attività totale, le commissioni disponibili e persino il carico di lavoro. Poiché i responsabili delle vendite sono responsabili delle previsioni e della strategia, sono anche responsabili dei territori per garantire che i rappresentanti migliori siano collocati nelle aree giuste. 

6. Gestione della tecnologia

I sales ops colmano il divario tra i team tecnologici e i rappresentanti di vendita per introdurre gli strumenti giusti e la formazione necessaria per aiutare i rappresentanti a ottenere prestazioni ottimali. Sono anche responsabili della formazione e dell'implementazione della tecnologia che ottimizza il processo di vendita. 

7. Generazione di lead

Sales ops manage administrative tasks such as appointment bookings and lead generation with contacts and leads. With this task taken care of separately, the sales teams can focus more on selling and nurturing leads. They clearly communicate who in the sales teams can follow buyer personas and who gets to take the marketing qualifying leads. 

8. Sales representative support

La funzione principale dei sales ops è quella di snellire il processo in modo che i venditori siano efficienti nel loro lavoro. Ciò avviene attraverso vari compiti, come la mentorship, la formazione per il ruolo, la creazione di contatti, la fornitura di lead e la gestione delle transazioni. Inoltre, supportano i venditori in altri modi, abilitando la tecnologia e le comunicazioni che aiutano a coltivare e chiudere un maggior numero di contatti. 

9. Gestione dei dati di vendita

Sales data is crucial to understand the performance of the sales process, campaign, product, and even strategy. Sales ops use this data to come up with modifications to existing processes or to create new sales plans if the data indicates the necessity. Data from competitor research, market trends, and internal performance are also used to modify sales strategy and set new goals. 

10. Previsione delle vendite

Sales forecasting is an essential step that sets up a reference for future performance for the sales teams. Sales ops use data from previous cycles, performance, and existing market trends to make sales estimates for the month, quarter, or year. Forecasts help with important business decisions such as hiring new resources, spotting inefficiencies in sales teams or strategies, and pivoting to new approaches in times of crisis. 

11. Pianificazione degli incentivi alle vendite 

Gli incentivi alle vendite sono necessari per motivare i rappresentanti a raggiungere o superare gli obiettivi di vendita. Vengono offerti in aggiunta al compenso standard e le operazioni di vendita hanno il compito di scegliere tra i diversi tipi di programmi di incentivazione. La creazione di ottimi programmi di incentivazione da parte dei sales ops è un modo per dimostrare ai rappresentanti che il loro lavoro è apprezzato e che sono dipendenti preziosi per l'organizzazione. 

12. Gamification delle vendite 

Sales gamification uses game mechanics, dynamics, and techniques to encourage desired behaviors and sales performance. When applied correctly, gamification adds zest to the sales process and boosts engagement. While sales contests that have been in ex 

How to structure your sales operation? 

Structuring your sales operations requires you to set clear sales goals and understand the unique challenges to accomplish the goals. Having established those parameters, your reps and managers will have better clarity to pursue the sales goals. Here are 6 steps to doing it right: 

Fase 1: determinare l'ambito delle operazioni 

L'ambito operativo ha a che fare con il modo in cui viene gestito il processo di vendita. Ad esempio, la vostra organizzazione potrebbe utilizzare la tradizionale strategia di cold-calling per cercare molti contatti in una sola volta o utilizzare il content marketing e la pubblicità online per generare solo contatti di alta qualità. L'ambito operativo è diverso per entrambi gli scenari e ha una propria serie di processi di vendita, ruoli, compiti di supporto e metriche fondamentali. Lavorando dall'alto verso il basso, è possibile elaborare una strategia, impostare un'operazione di vendita per soddisfare la strategia e infine implementare le risorse per raggiungere gli obiettivi. 

Fase 2: Creare il processo di vendita 

The sales process is a standardized set of procedures to find prospects, get them aware of the product, nurture their interest, and finally nudge them toward a purchase. So the sales operations process would involve elements such as cold calling, product introduction, lead qualification calls, and client meetings to present product proposals. 

Il tipico processo di vendita prevede un imbuto di vendita e una pipeline di vendita. L'imbuto di vendita è una rappresentazione del punto in cui si trovano i potenziali clienti nel loro percorso di acquisto. Comprende fasi come la conoscenza del marchio, l'interesse per il prodotto o il servizio, la valutazione dell'offerta e, infine, la decisione di acquisto. La pipeline di vendita è l'insieme delle attività interne che aiutano i lead a muoversi attraverso l'imbuto. 

# Esempio 1 

Ecco un esempio del processo di vendita di un'azienda che adotta un approccio diretto e ad alto volume per generare lead: 

• I rappresentanti delle vendite interne cercano i contatti online o sui social media e inseriscono i loro dati nel CRM. 
• I rappresentanti interni effettuano chiamate a freddo ai contatti presenti nel CRM per capire il loro livello di interesse e le loro esigenze e organizzare presentazioni di vendita. 
• I rappresentanti esterni effettuano presentazioni di vendita con i clienti interessati. Se i contatti passano dall'imbuto alla determinazione del prezzo, viene inviata una proposta. Se la presentazione non convince, i contatti vengono rinviati per essere coltivati tramite e-mail e chiamate successive. 
• I potenziali clienti passano alla fase di negoziazione dopo l'offerta di prezzo e sono guidati dal consulente su risultati, termini e prezzi. 
• Il potenziale cliente prende una decisione d'acquisto. Se la trattativa viene vinta, il cliente viene inserito e trasferito al team di gestione dell'account. Se l'affare viene perso, i prospect vengono rimandati alla fase di nurturing. 

# Esempio 2 

Ecco un esempio del processo di vendita di un'azienda che utilizza il content marketing e la pubblicità online per generare contatti: 

• Il prospect inserisce i dettagli in un modulo web online e viene automaticamente valutato come lead nel CRM per essere assegnato a un rappresentante di vendita. 
• Il rappresentante contatta via e-mail per fissare un incontro per la qualificazione delle vendite. Se il potenziale cliente è d'accordo, viene fissato un incontro; in caso contrario, il lead viene aggiunto a un elenco di nurturing automatico. 
• Il rappresentante commerciale parla con il cliente durante l'incontro di qualificazione. Se il lead si ritira, il rappresentante aggiorna il CRM per squalificare il lead e rimuoverlo dall'elenco di e-mail. 
• I potenziali clienti interessati negoziano con i rappresentanti e i consulenti aziendali i termini, gli elementi da fornire e i prezzi. 
• Il potenziale cliente prende una decisione d'acquisto dopo la negoziazione. Se la trattativa viene conclusa, il potenziale cliente viene inserito come cliente e trasferito al team di gestione dell'account. Se la trattativa viene persa, il prospect viene rimandato all'elenco di e-mail e al ciclo di nurturing per essere ricontattato dopo qualche tempo. 

Fase 3: stabilire metriche e KPI di vendita 

Le metriche di vendita e gli indicatori di prestazione chiave (KPI) sono essenziali per ottenere uno sguardo obiettivo sulle prestazioni dei team di vendita con riferimento ai numeri storici e alle previsioni. Ecco alcune delle metriche essenziali che possono essere messe in atto: 

Tassi di conversione della pipeline 

Misurano l'efficienza della condotta e del processo. Alcuni esempi sono: 

• Lead qualification rate: the number of leads who qualify as prospects for the product or service. 
• Proposal rate: indicates the number of leads who got a business proposal after a product demo or presentation. 
• Deal closing rate: shows how many leads turned into clients. 

Conteggio totale delle attività 

Questi forniscono una misura degli sforzi compiuti dai rappresentanti nel processo di vendita. Gli esempi includono: 

• Total calls placed: number of cold calls made over a period of time. 
• Phone time: The total time spent in minutes or hours on a phone call with the prospects. 
• Email sent: total number of emails sent over a period of time for introductory purposes. 
• Prospect data entries: total data entered into the CRM regarding leads, contacts, and other information. 

Metriche di produzione delle vendite 

Questi numeri indicano la produzione totale di vendite. Gli esempi includono: 

• Leads generated: these are the total leads generated over a time period. 
• Deals closed: total numbers of prospects converted into clients or customers. 
• Revenue generated: total sales revenue generated by the reps for a period of time. 

Metriche di durata media 

Questi numeri si riferiscono al tempo medio dedicato alle attività di vendita. Gli esempi includono: 

• Length of the sales cycle: The average time it takes for reps to close a deal once the lead is generated. 
• Lead follow-up time: the average time it takes for a sales rep to contact the lead after the initial lead generation. 

Fase 4: incorporare attività di supporto alle vendite 

Le attività di supporto comprendono tutte le altre attività che contribuiscono all'ottimizzazione del processo di vendita. Si tratta di attività amministrative, di reclutamento, di onboarding, di formazione e di ogni altra attività che influisce direttamente sul processo di vendita. Gli esempi includono: 

• Creare previsioni di vendita per stimare la crescita e le entrate future. 
• Elaborazione di materiale di marketing per i prodotti da distribuire in occasione di un evento imminente. 
• Fatturazione e fatturazione ai clienti. 
• Tracciare le commissioni di vendita e gli incentivi che motivano i rappresentanti a dare il meglio di sé. 
• Sales and incentive gamification to keep engagement levels high and close more deals. 
• Ricercare le tendenze del mercato per offrire spunti alle operazioni di vendita. 

Fase 5: Determinare i ruoli e le quote del team 

Una volta stabilito il processo di vendita e le metriche, è il momento di assegnare i ruoli e le quote del team. Una chiara definizione di ruoli, compiti e responsabilità è essenziale per mantenere un buon grado di controllo e di prevedibilità sul processo di vendita. L'assegnazione dei ruoli comporta diversi aspetti, quali: 

• Il numero di addetti alle vendite a tempo pieno o parziale necessari per raggiungere i vostri obiettivi. 
• Dividere adeguatamente i compiti ai rappresentanti e ai membri del team con le competenze e i livelli giusti. 
• Il grado di trascuratezza del processo di vendita da parte di ciascun manager. 
• Definizione di quote di vendita per i singoli rappresentanti in base alla loro esperienza. 

Fase 6: incorporare gli strumenti di abilitazione alle vendite 

The process of sales operations lays down the framework for the sales process, determines tasks, and sets targets and roles, and responsibilities to get things off the ground. Sales enablement is what improves the sales operation process and systems by removing impediments to efficiency and incorporating tasks that boost productivity. 

L'abilitazione alle vendite può essere una soluzione semplice come la riorganizzazione dei team di vendita o l'incorporazione di una tecnologia che semplifichi i processi. Ad esempio, se notate che un'unità di vendita ha costantemente cicli di vendita più lunghi a causa di attività non legate alla vendita che occupano il tempo del rappresentante, l'introduzione di uno strumento automatizzato ridurrebbe il tempo del ciclo e aumenterebbe l'efficienza. 

Misurare il successo delle operazioni di vendita 

Il successo delle operazioni di vendita si riflette su una serie di parametri, come il fatturato e la sua corrispondenza o il superamento delle previsioni. Il successo a lungo termine significa raggiungere gli obiettivi prefissati in modo costante e prevedibile, e questo può essere misurato con una serie di parametri quali: 

• Forecast accuracy: this is a critical metric that affirms your understanding of the prevailing internal and external sales variables. Forecast accuracy is the percentage difference between the predicted revenue and the actual revenue. 
• Average sales cycle length: it is the average time between the generation of a lead to communication with the rep and closing a deal. The shorter the sales cycle length, the better the team is performing. 
• Average quarterly revenue per rep: this metric tells you how well your sales team is performing. It is calculated by the quarterly revenue divided by the total sales reps in the team. 
• Average selling time of a rep: this metric shows how much time the sales rep is spending on selling tasks versus non-selling tasks. The higher this metric is, the better it is for sales. 
• Win rate: The win rate tells you how many deals the sales reps have closed. It is an indicator of the efficiency of the sales operation and enablement process. 

Strumenti importanti per i team operativi di vendita 

L'efficienza delle operazioni di vendita può essere notevolmente incrementata incorporando un software che organizza, valuta, gestisce e snellisce il processo di vendita. Ecco alcuni degli strumenti essenziali per il processo delle operazioni di vendita: 

1. Software CRM 

CRM software particularly Sales CRM can greatly improve the efficiency of the whole sales department by organizing all the data in one place. Reps and managers can track deals in the pipeline and view real-time reports on performance. Aspects of the workflow can also be automated, and insights into the process can be gleaned through AI-enabled features in the tools. With access to all data on the CRM dashboards, reps and managers can instantly generate reports and make forecasts to track performance and key metrics. 

2. Strumenti di abilitazione alle vendite 

Gli strumenti di abilitazione alla vendita consentono di gestire tutti i contenuti e il materiale da un'unica postazione. È possibile creare, modificare, gestire e condividere tutti i contenuti e le risorse con i rappresentanti e i team di marketing per favorire la funzionalità e la collaborazione tra i team. Gli strumenti di abilitazione alle vendite aiutano anche a coinvolgere più rapidamente i nuovi rappresentanti e a fornire loro assistenza nella formazione. 

3. Strumenti di gamification delle vendite 

Sales gamification tool make the selling process fun and takes away the boredom from the task. Reps need to move past rejections and deals that fall through to stay sharp and engaged at their work. Gamification tools keep the drums beating by rewarding behaviors and not just results and maintain the momentum of the sales teams.  

Compass, a leading sales gamification tool, makes the whole process easier for organizations to gamify their incentive programs.

With simple tools for program design, analytics, live dashboards, target-setting and milestone-based interactive game templates organizations can efficiently manage their incentive programs. 

Optimize your sales operations with advanced gamification tools that drive engagement, improve performance, and streamline sales and operations planning. Empower your sales team with: 

• Personalized dashboards – Gain real-time insights to refine sales operations strategies. 
• Scorecards – Track performance metrics to align with key business objectives. 
• Goal tracking – Set, monitor, and achieve sales targets efficiently. 
• AI-powered nudges – Provide intelligent recommendations to enhance productivity. 
• Real-time leaderboards – Foster healthy competition to drive motivation. 
• Points & badges – Reward and recognize top performers to boost engagement. 
• Payout history – Track earnings and commission structures transparently. 
• Engagement metrics – Measure rep participation to improve sales and operations planning. 

Leverage sales gamification to optimize sales performance, ensure continuous improvement, and strengthen sales operations for long-term success. 

4. Strumenti di pianificazione del territorio 

Anche gli strumenti di pianificazione del territorio possono essere considerati parte dell'abilitazione alle vendite e spesso sono inclusi nella suite. Questi strumenti migliorano l'efficienza dei team di vendita assegnando i territori giusti ai rappresentanti giusti e garantendo la copertura completa del mercato target. Una corretta pianificazione del territorio è essenziale per garantire che tutti i rappresentanti abbiano la possibilità di raggiungere i propri obiettivi, facendo progredire l'intera unità. 

5. Strumenti di incentivazione delle vendite/commissioni 

Sales incentives and commissions are critical for the motivation and engagement of sales reps and to ensure they go the extra mile to meet and exceed their targets. Different organizations use various incentive plans to reward their sales reps appropriately to encourage the best sales behaviors. When performed manually, incentive management is error-ridden and cumbersome. 

In queste circostanze, i rappresentanti ricorrono a una contabilità ombra che fa perdere tempo che potrebbe essere utilizzato per vendere. Gli strumenti di incentivazione mantengono i piani trasparenti ed eliminano gli errori nel calcolo delle provvigioni, aumentando la fiducia nei rappresentanti e mantenendo la loro attenzione sulla vendita. 

With Compass, organizations can automate their incentive programs and eliminate issues such as mismatched incentive amounts, frequent corrections and delays in incentive payouts. On the positive side, they can see clear communication, increased productivity, and savings on incentive budgets by eliminating inefficiency. 

• Boost sales efficiency by eliminating payout errors and delays through automated incentive compensation management (ICM ), ensuring accurate and timely earnings. 
• Increase productivity by automating complex incentive calculations with ready-to-use templates, reducing manual workload and freeing up sales teams to focus on closing deals. 
• Enhance transparency & accountability with structured approval hierarchies for earnings, escalations, and dispute resolution, ensuring seamless communication and zero misalignment. 
• Streamline compensation planning by designing, publishing, and managing incentive plans effortlessly with a no-code platform, allowing sales leaders to adapt strategies instantly—no technical expertise required. 

Pensieri conclusivi

Le operazioni di vendita svolgono un ruolo importante in tutto ciò che riguarda la generazione dei ricavi. Sfruttando la tecnologia, i team di vendita sono in grado di gestire meglio i loro dati per raccogliere informazioni, automatizzare le attività non legate alla vendita per aumentare il tempo di produzione e giocare con il processo di vendita per mantenere la motivazione e il coinvolgimento. Il futuro delle operazioni di vendita è destinato a conoscere una maggiore proliferazione tecnologica che aumenterà in modo significativo la produttività dei rappresentanti.