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Las empresas dependen de las redes, y las redes dependen de métodos de comunicación eficaces. A menudo, lo más difícil de trabajar en red es saber qué comunicar y por qué medio.
Si quieres mantenerte en contacto con tus colegas, homólogos, clientes anteriores o clientes potenciales, puede que estés pensando en enviarles un correo electrónico de "contacto" de vez en cuando.
Pero los correos electrónicos de contacto no son la única forma de mantenerse en contacto con alguien o de abrir una vía de comunicación. Dado que los correos electrónicos son la forma habitual de establecer contactos profesionales, a veces demasiados correos pueden resultar demasiado agotadores y cansinos para el receptor.
Aquí tienes la oportunidad de cambiar con 9 nuevas alternativas al envío del mismo correo de siempre.
¿Qué es un correo electrónico "de contacto"?
Un correo electrónico de "contacto" es un mensaje breve que se envía a alguien para ponerle al día, hacer un check-in o mantener un contacto regular.
Suelen utilizarse para mantener abiertas las líneas de comunicación, compartir avances o información, o mantenerse en contacto. Suelen tener un carácter informal y sirven para ponerse en contacto con alguien sin necesidad de mantener una conversación larga o formal.
Inconvenientes de enviar un correo electrónico "de contacto
Si cree que enviar un correo electrónico de contacto es la mejor manera de ponerse en contacto con sus clientes o de obtener información actualizada de sus homólogos, ¡piénselo otra vez!
Un correo electrónico de contacto, por inofensivo que parezca, a menudo puede malinterpretarse e ignorarse.
He aquí algunas desventajas del correo electrónico de contacto en el mundo actual:
- Puede perderse fácilmente entre un montón de correos inútiles.
- Podría enviarse a spam o archivarse accidentalmente.
- Puede ser vago y el receptor no saber cómo responder a él.
- El destinatario puede tardar días en recibirlo y en devolvértelo.
- La esencia del correo electrónico o el propósito de la "conexión" pueden perderse en la traducción (es decir, malinterpretarse, ser poco claros, no ser objetivos).
Para colmo, si el receptor tiene demasiadas cosas entre manos, a menudo puede ignorar un correo electrónico de contacto. Si lo que busca es información, el receptor puede encontrarlo agotador y provocar roces innecesarios (o la sensación de falta de espacio/intrusismo).
9 Mejores alternativas al correo electrónico genérico de "toma de contacto
Ahora que comprende la irrelevancia del correo electrónico de contacto en el mundo actual, aquí tiene algunas alternativas que puede utilizar para cambiar las cosas y hacerlo más útil, informativo y productivo tanto para usted como para el destinatario.
1. Correo electrónico de seguimiento personalizado
Un correo electrónico de seguimiento personalizado siempre es mejor que un correo de "base de contacto" fingido. Por un lado, cuando el correo de base de contacto es vago y ambiguo, un correo de seguimiento personalizado escrito con datos concretos sobre lo que quieres saber y lo que quieres destacar es una forma segura de captar la atención de alguien.
Aquí tienes un ejemplo rápido que puedes utilizar:
¡Espero que se encuentre bien!
Estoy haciendo un seguimiento de nuestra conversación de hace dos semanas sobre la demostración del producto en el que su empresa podría estar interesada. Quería hacerle saber que tenemos un software de prueba listo y me encantaría reunirme con usted según su conveniencia para probar el producto y mostrarle cómo esto puede ayudarle a usted y a su empresa con resultados mejores y más rápidos.
Por favor, hágamelo saber si puedo programar una prueba y si podemos hacer que algo funcione esta semana. Podemos trabajar en función de nuestra disponibilidad mutua.
Espero tener noticias suyas.
Saludos,
Matt D
2. Compartir recursos valiosos
Otra forma eficaz de comunicar información o ponerse en contacto es compartir algo que sea relevante para su trabajo y pueda ser un recurso útil.
Puede ser algo tan sencillo como un artículo de noticias, un blog, un libro blanco o incluso un enlace a un vídeo en youtube donde se trate un tema de debate interesante y relevante. Si se trata de algo que puede serles útil e instructivo, se pondrán en contacto contigo al 100%, y este podría ser tu billete hacia un canal abierto.
Por ejemplo: Si tiene un cliente perdido hace tiempo en Automoción y desea volver a contactar con él para el próximo lanzamiento de su software de automoción, podría enviarle un correo electrónico con la siguiente frase:
I came across this video on youtube and instantly thought you would find this informative and useful.
<Insert Link here>
Let me know of your thoughts on this.
Regards,
Robert J
3. Ofrecer ayuda o apoyo específico
Si tienes un homólogo con el que necesitas ponerte en contacto y ver cómo está o si te encuentras con que quieres tener una excusa para ponerte en contacto y obtener información, enviarle un correo electrónico ofreciéndole apoyo o ayuda en su proyecto o en su área de trabajo puede ser un gran rompehielos.
La ayuda siempre se agradece, y esto podría dar lugar a un canal de comunicación abierto, sano y de confianza.
Por ejemplo:
Me he enterado de que te han destinado al proyecto de RSE y me gustaría felicitarte por ello. He participado en iniciativas de RSE en mi anterior trabajo y, por lo tanto, podría ofrecerte ayuda.
Si necesitas ayuda para los proyectos de RSE de este año, házmelo saber y estaré encantado de ayudarte.
Enhorabuena y saludos cordiales,
Kevin H
4. Solicitar comentarios o aportaciones
Otra forma estupenda de romper el hielo y retomar el contacto con un homólogo o un cliente es pedirle su opinión o su valiosa opinión sobre algo.
No sólo es una forma estupenda de hacerles sentir importantes, sino que ayuda a preparar la conversación, te acerca a ellos y crea una gran oportunidad para ponerse en contacto. A la gente le encanta dar consejos y, en general, nadie rechaza una petición de ayuda cuando se le pide explícitamente.
Por ejemplo:
Recientemente he cambiado de equipo y actualmente trabajo en la división DevOps. Recuerdo que su experiencia anterior fue en el lado del desarrollo y por lo tanto quería buscar su consejo en un proyecto actual que estoy dirigiendo.
Me encantaría ponernos al día tomando un café en algún momento de la semana que viene en función de tu disponibilidad. Me encantaría tener la oportunidad de utilizar sus consejos para dirigir esta nueva división, dada su experiencia.
Saludos cordiales,
Milton K
5. Proporcionar una actualización personalizada
A veces, puede que necesite un hueco para volver a ponerse en contacto con un cliente con el que ha perdido el contacto. Puede que te encuentres tratando de conectar con alguien para ponerle al día sobre un proyecto en el que ha estado trabajando sin ser insistente.
¿Qué tiene que hacer? Ponerse al día. Cuando alguien ofrece una actualización de su parte, es natural que la otra persona proporcione información sobre lo que ha estado haciendo. Es una forma estupenda de hacer que la gente vuelva a hablar y a compartir sus experiencias.
Por ejemplo:
¡Ha pasado tanto tiempo desde la última vez que conectamos! Las cosas por mi parte han sido difíciles este último año. Me he trasladado a la división de preventas y he estado trabajando con un equipo de preventas muy motivado y he estado intentando mantenerme al día con la nueva industria. La empresa ha lanzado varios productos nuevos este año y actualmente estoy trabajando en su lanzamiento y ampliando mi red para el mismo.
Espero que todo vaya bien por tu parte. ¿Cómo van las cosas en el Servicio? Pongámonos al día en algún momento tomando un café o por teléfono según nuestra disponibilidad mutua.
Saludos,
Beatrice H
6. Compartir un estudio de caso relevante
Compartir un caso práctico o algo de interés para el destinatario puede ser una forma excelente de abrir un canal de comunicación.
Los estudios de casos son una forma excelente de proporcionar un recurso que puede ser a la vez informativo y valioso para ampliar sus conocimientos. También puede ser algo a lo que se enfrenten actualmente en su trabajo o sector. Prestar ayuda de forma humilde y atenta es una buena manera de romper el hielo y de conseguir que la gente se comunique eficazmente.
Por ejemplo:
I came across this case study on the effects of XXX on YYY on the internet today and instantly thought of you. Since you are in the same field of research, I think this may serve as information for you. Let me know your thoughts on this.
<Link to the case study>
Kind Regards,
Agatha R
7. Programar una breve llamada telefónica o una reunión por vídeo
Una de las mejores cosas que puedes hacer es saltarte el correo electrónico y coger el teléfono para ponerte en contacto con la persona en cuestión. Es la forma más rápida de romper el hielo, concertar una cita o incluso hacer que fluya la información.
Puedes enviar un correo electrónico para concertar una videollamada o una llamada telefónica y hablar de tu disponibilidad. Una llamada telefónica o una videollamada hace que las cosas sean más personales y que podáis lograr una comunicación eficaz.
Por ejemplo:
Ha pasado tanto tiempo desde la última vez que nos conectamos. Espero que todo vaya bien por tu parte. Hay algunos proyectos interesantes en los que estoy trabajando actualmente. Estoy seguro de que son de gran interés y utilidad para ti, ya que sé lo curioso que eres con los últimos productos tecnológicos innovadores.
Dígame cuándo podemos ponernos al día por teléfono. Podríamos organizar algo en función de la disponibilidad de ambos.
Espero que nos pongamos al día.
Saludos,
Chloe H
8. Compartir historias de éxito o testimonios
Compartir historias de éxito o testimonios de clientes anteriores con clientes potenciales es una forma estupenda de conectar con los clientes. Infunde confianza y valor a la marca y a la persona.
Puedes compartir un blog, un vlog o un post de Internet en el que se hable del producto o servicio de tu empresa en un rápido correo electrónico. Incluso puede ser un gran paso para despertar el interés de un posible cliente por el producto y, posiblemente, cerrar el trato en el futuro.
Por ejemplo:
Hope this email finds you well!
I wanted to share this post that I came across on the internet that has some testimonials from real customers of our product and services. These are some of the prominent success stories from real clients across the world.
<Insert link here>
Do let me know your thoughts on this and if you have any questions, please feel free to contact me. I would be glad to provide you with more information on our wide product range.
Kindest Regards,
Karen W
9. Planificar un acto u oportunidad de establecer contactos
Otra forma interesante de conectar con un cliente o colega con el que quieres ponerte en contacto es invitarle a una actividad de interés mutuo en el sentido profesional. Puede ser un evento, un seminario o una feria tecnológica.
También puede invitarles a un acto o conferencia a los que vaya a asistir para conectar con ellos. Esto puede abrir un canal de comunicación y ayudar a sentar las bases para establecer contactos con expertos del sector.
Por ejemplo:
¡Espero que este correo electrónico te encuentre bien!
Nuestra división de productos patrocina una feria tecnológica en XXX este sábado y quería invitarte a la misma. Se trata de un cónclave para exponer productos regionales, seguido de algunos lanzamientos y un almuerzo posterior.
Creo que sería muy útil y es un foro estupendo para ponerse al día y conocer los últimos avances en nuestro campo. Por favor, hágamelo saber si puede unirse a nosotros.
Espero verle por allí.
Saludos,
Serena V
Conclusión
Éstas son algunas de las mejores, más modernas y más creativas alternativas al envío de un simple correo electrónico de contacto. Con estos enfoques innovadores, no sólo conseguirá ponerse en contacto con un antiguo cliente o un posible cliente nuevo, sino que también abrirá un canal de información fiable y más relevante entre las personas.
