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En el competitivo panorama empresarial actual, las empresas buscan constantemente formas de mejorar el rendimiento de las ventas e impulsar el crecimiento. Un factor clave para alcanzar estos objetivos es contar con un plan de compensación de incentivos de ventas bien diseñado y eficaz.
Así es como una compañía biofarmacéutica global se asoció con una plataforma nativa en la nube que transformó su compensación de incentivos de ventas.
Retos de la compensación de incentivos tradicional
Los planes tradicionales de incentivos suelen plantear varios problemas. Su administración puede ser compleja y requerir mucho tiempo, lo que dificulta a los directivos el seguimiento del rendimiento y la realización de ajustes. Además, los planes tradicionales pueden no estar basados en los datos y perspectivas más recientes, lo que puede dar lugar a incentivos desajustados y a una fuerza de ventas desmotivada.
Incentivos de ventas basados en datos
Zaidyn ofrece una solución basada en la nube que aborda los retos de los planes tradicionales de compensación de incentivos. La plataforma utiliza datos para crear perspectivas que motiven y comprometan al personal de ventas. Los directivos utilizaron el software para diseñar y analizar modelos de compensación de incentivos, garantizando que estuvieran alineados con los objetivos empresariales.
La compañía biofarmacéutica global que se asoció con ZS vio mejoras significativas en el rendimiento de las ventas después de implementarlo. La empresa informó de una mejora en la métrica de ventas, que supuso un aumento del 15% en las ventas. Además, los representantes de ventas estaban más motivados y comprometidos, lo que mejoró las relaciones con los clientes.
La importancia de la plataforma de cálculo de incentivos
Es innegable que las hojas de cálculo han revolucionado las operaciones empresariales en todos los sectores. Sin embargo, su propia versatilidad puede ser un escollo. Aunque permiten realizar cálculos básicos con facilidad, las complejidades, como los programas de incentivos, pueden dar lugar a errores.
Los estudios indican un asombroso 88% de las hojas de cálculo contienen errores, y la mitad de las que utilizan las grandes empresas sufren "defectos materiales". Estos errores se traducen en pérdidas anuales de miles de millones de dólares.
Muchas empresas, sobre todo de ventas, recurren a hojas de cálculo para calcular incentivos. Sin embargo, las hojas de cálculo carecen de la sofisticación necesaria para realizar cálculos complejos con una lógica estratificada. Para lograr un resultado, los usuarios suelen recurrir a fórmulas enrevesadas con funciones anidadas, lo que aumenta considerablemente el riesgo de errores.
Los sistemas dedicados a la gestión del rendimiento de las ventas (GDS) surgieron como solución. Estos sistemas ofrecían funciones como campos personalizados, creación de fórmulas y cuadros de mando básicos. Por desgracia, aunque ofrecen mejoras con respecto a las hojas de cálculo, su funcionalidad a menudo se queda corta para estructuras de comisiones complejas. La mayoría de los sistemas de GDS están diseñados para cálculos rutinarios de incentivos, básicamente hojas de cálculo glorificadas.
Esta dependencia del trabajo manual para programas complejos socava la rentabilidad de dichos sistemas. Las organizaciones que busquen una solución realmente eficaz deberían considerar un software de gestión de incentivos robusto, diseñado específicamente para gestionar estructuras de comisiones intrincadas. Estas herramientas específicas ofrecen automatización, reducción de errores y visibilidad en tiempo real, lo que permite a las empresas gestionar sus programas de incentivos con mayor precisión y eficacia.
8 retos habituales en el cálculo de incentivos
Los programas de incentivos eficaces son una herramienta poderosa para motivar a los empleados e impulsar los comportamientos deseados. Sin embargo, el cálculo de estos incentivos puede resultar complejo debido a diversos factores.
1. Múltiples conjuntos de datos
Reto: Los cálculos de incentivos a menudo implican datos de múltiples fuentes como CRM, ERP y sistemas de automatización de marketing. Integrar y conciliar los datos de estas fuentes dispares puede ser una pesadilla logística. La introducción manual de datos no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propensa a errores, lo que puede dar lugar a pagos inexactos y a empleados descontentos.
Solución: Invertir en herramientas de integración de datos o en una plataforma centralizada de gestión de incentivos. Estas soluciones pueden extraer sin problemas datos de distintas fuentes, garantizando la coherencia y reduciendo el esfuerzo manual. Busque plataformas que ofrezcan conectores predefinidos para sistemas empresariales comunes y que permitan integraciones personalizadas en caso necesario.
Ejemplo- Cómo Compass ayudó a una plataforma digital de automoción a mejorar el rendimiento de su equipo de ventas con la automatización de las comisiones y la visibilidad en tiempo real de los datos de rendimiento.
La empresa se enfrentaba al reto de calcular manualmente las comisiones de su equipo de ventas. Este proceso manual requería mucho tiempo y era propenso a errores. También provocaba una falta de visibilidad de los datos de rendimiento tanto para los representantes de ventas como para los gestores.
Implantaron una plataforma de gestión del rendimiento de ventas Compass para automatizar los cálculos de comisiones y ofrecer visibilidad en tiempo real de los datos de rendimiento. El resultado fue
- 20% Aumento de la adopción de programas de incentivos
- 18% Aumento de los que cumplen los requisitos del programa de incentivos
- Aumento del 25% en el pago de incentivos.
2. Divisiones para ofertas de grupo
Reto: Cuando varios vendedores contribuyen a una misma operación, determinar un reparto justo de las comisiones puede resultar complicado. Es fundamental encontrar la forma de valorar las contribuciones individuales y, al mismo tiempo, reconocer la importancia del trabajo en equipo. Los repartos poco claros o arbitrarios pueden provocar conflictos y desmotivación en los equipos de ventas.
Solución: Establezca reglas de reparto de comisiones claras y predefinidas basadas en factores objetivos como la generación de clientes potenciales, los esfuerzos de negociación y el cierre de acuerdos. Considere la posibilidad de utilizar modelos de contribución ponderada para tener en cuenta los distintos niveles de participación en el ciclo de ventas.
3. Reclamaciones
Desafío: Las devoluciones implican recuperar los incentivos ya pagados si no se cumplen determinadas condiciones, como no mantener las relaciones con los clientes o superar los índices de devolución. La gestión eficaz de las devoluciones añade otro nivel de complejidad a los programas de incentivos. Una mala comunicación o una política de recuperación opaca pueden dañar la confianza entre los empleados y la organización.
Solución: Describa claramente las cláusulas de devolución en el documento del plan de incentivos. No oculte los detalles en la jerga jurídica: utilice un lenguaje claro y conciso que los empleados puedan entender. Automatice el cálculo de las devoluciones cuando sea posible para garantizar deducciones puntuales y precisas.
4. Incentivos retroactivos
Reto: A veces, circunstancias imprevistas obligan a aplicar incentivos con carácter retroactivo en función de nuevas métricas u objetivos de rendimiento. Esto puede alterar los procesos de cálculo establecidos y crear confusión entre los empleados que estaban trabajando para alcanzar un conjunto diferente de objetivos.
Solución: Mantenga una documentación clara de los cambios realizados en los planes de incentivos. Esto incluye la fecha de entrada en vigor del cambio, la justificación del mismo y cómo se aplicará a los resultados anteriores (si procede). Asegúrese de que los sistemas pueden realizar cálculos retroactivos sin poner en peligro la integridad de los pagos anteriores. La comunicación proactiva de estos cambios es esencial para gestionar las expectativas de los empleados y evitar sorpresas en el momento del pago.
5. Incentivo sobre la tasa de captación/margen:
Reto: Aunque aumentar los ingresos es una función esencial de los equipos de ventas, aumentar la rentabilidad (tasa de captación o márgenes) es igualmente crucial. Las empresas suelen incentivar a los representantes de ventas mediante concursos y comisiones para mejorar los índices de captación de clientes. Sin embargo, la mayoría del software de comisiones tiene dificultades para gestionar situaciones en las que las estructuras de incentivos cambian. Estos sistemas suelen calcular los incentivos en función de la tasa de captación antigua o de la nueva, pero no de ambas. Añadir un filtro "con efecto a partir de la fecha" complica aún más las cosas, haciendo necesarios los ajustes manuales.
Solución: Utilice un sólido software de gestión de incentivos que pueda gestionar cálculos complejos como la tasa de absorción y el margen. Estas herramientas pueden automatizar muchos de los cálculos y manipulaciones de datos, liberando a su equipo para que pueda centrarse en iniciativas estratégicas. Defina y comunique claramente a los empleados los objetivos de tasa de absorción o margen. Proporcióneles formación o recursos que les ayuden a entender cómo influyen sus acciones en estos parámetros, fomentando un sentimiento de propiedad sobre la rentabilidad global de la empresa.
6. Incentivo de refuerzo
Reto: Los incentivos de refuerzo se ofrecen para fomentar la superación de objetivos. Aunque pueden ser una poderosa motivación, calcularlos e integrarlos con los incentivos base puede resultar engorroso, especialmente con procesos manuales. Un sistema de incentivos mal diseñado puede crear confusión y quebraderos de cabeza administrativos.
Solución: Diseñar una estructura de incentivos por niveles con umbrales claros para activar los pagos de refuerzo. Esto proporciona a los empleados una hoja de ruta para ganar recompensas adicionales y elimina cualquier ambigüedad sobre la elegibilidad. Considere la posibilidad de utilizar herramientas de automatización para agilizar el cálculo y el proceso de pago de los incentivos de refuerzo.
7. Cálculo de impuestos, informes financieros y cumplimiento de la legislación
Desafío: Contabilizar la responsabilidad fiscal y las implicaciones legales del procesamiento de incentivos como ASC 606 es un aspecto crucial del proceso de pago de comisiones. Los programas de incentivos deben cumplir varias normativas fiscales y requisitos de información. Además, deben tenerse en cuenta las consideraciones legales relativas a las estructuras de las bonificaciones y los contratos de los empleados.
Solución: La autenticación de usuarios y las medidas de seguridad como GDPR o ISO son cruciales y su ausencia puede poner a la empresa en un riesgo importante.
8. Automatización de pagos
Desafío: El procesamiento manual de los pagos de incentivos puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores, especialmente en el caso de grandes organizaciones con estructuras de incentivos complejas. El proceso también puede resultar frustrante para los empleados que esperan recibir las recompensas que se han ganado.
Solución: Implantar soluciones de pago automatizadas. Estas herramientas pueden integrarse perfectamente con su sistema de nóminas y calcular y desembolsar automáticamente los pagos de incentivos en función de reglas predefinidas. La automatización minimiza los errores, agiliza el proceso y garantiza que los empleados reciban sus recompensas a tiempo.
Estudio de caso
Mahindra Finanzas Impulsa el rendimiento de las ventas con la gestión automatizada de incentivos
Desafío: Mahindra Finance, uno de los principales proveedores de servicios financieros de la India, se enfrentaba a retos a la hora de gestionar sus complejos programas de incentivos de ventas. Los cálculos manuales eran propensos a errores, los tiempos de procesamiento eran largos y la falta de transparencia desmotivaba a los representantes de ventas.
Solución: Mahindra Finance se asoció con Compass, proveedor de soluciones de automatización de comisiones de ventas, para implantar la plataforma Xoxoday . Xoxoday automatizó todo el proceso de gestión de incentivos, incluido:
- Cálculo de incentivos en tiempo real: Los representantes de ventas podían ver cómo se acumulaban sus ganancias en función de reglas y esquemas predefinidos, lo que garantizaba pagos puntuales y precisos.
- Gestión de programas personalizable: Mahindra obtuvo la flexibilidad necesaria para actualizar y gestionar fácilmente varios programas de incentivos en diferentes regiones y líneas de productos.
- Mayor transparencia: Un sistema transparente permitió a los representantes de ventas hacer un seguimiento de su rendimiento y de los cálculos de incentivos en tiempo real.
- Gestión avanzada de excepciones: Se han desarrollado algoritmos para gestionar excepciones y valores atípicos, lo que reduce la necesidad de realizar ajustes manuales y mejora la precisión.
Resultados: La automatización del proceso de comisiones de ventas dio lugar a mejoras significativas:
- Aumento de los beneficiarios de incentivos: Más de un 25% más de representantes recibieron sus incentivos, fomentando una cultura de reconocimiento.
- Reducción de errores: Los errores de cálculo se redujeron en más de un 98%, aumentando la precisión y la fiabilidad.
- Rapidez de procesamiento: los plazos de procesamiento de los incentivos se redujeron en un asombroso 99%, y los pagos se completaron en cuestión de horas en lugar de días.
- Satisfacción de los empleados: La moral y la productividad aumentaron un 30%, lo que se tradujo en un aumento directo del rendimiento de las ventas.
- Eficiencia operativa: La racionalización de las operaciones se tradujo en una reducción del 40% del tiempo dedicado a la gestión de incentivos.
- Cumplimiento de las auditorías: Se logró el pleno cumplimiento de los requisitos de auditoría, minimizando el riesgo de problemas normativos y multas.
Al automatizar su proceso de comisiones de ventas, Mahindra Finance transformó su sistema de gestión de incentivos. La integración de la gestión avanzada de datos, el procesamiento en tiempo real y la transparencia no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también impulsó la satisfacción de los empleados y el rendimiento de las ventas.
Conclusión
Los programas de incentivos eficaces dependen de métodos de cálculo precisos y eficientes. Abordar estos retos comunes mediante la automatización, una comunicación clara y sistemas sólidos de gestión de incentivos puede garantizar una experiencia fluida y gratificante tanto para los empleados como para la organización. Al invertir en las herramientas y procesos adecuados, puede crear un programa que impulse los comportamientos deseados, eleve la moral y, en última instancia, contribuya a alcanzar sus objetivos empresariales.
