15 esempi di messaggi vocali professionali [+consigli su come scriverne uno].

Avete ricevuto una chiamata da un cliente o da un potenziale cliente. Ma nessuno del vostro team è stato in grado di rispondere alla chiamata e l'ha lasciata andare in segreteria. È importante assicurarsi che il cliente non sia irritato per questo motivo. È qui che potete sfruttare i saluti della segreteria telefonica.

È possibile curare questi saluti in modo unico e aiutare i clienti a capire cosa possono fare dopo. Se avete difficoltà a curare i messaggi vocali, questo blog fa per voi.

Abbiamo raccolto qui alcuni dei migliori messaggi di saluto professionali che le aziende possono scegliere.

Che cos'è un messaggio vocale?

L'annuncio della segreteria telefonica è un messaggio registrato che viene riprodotto quando qualcuno raggiunge il vostro telefono. Serve come introduzione o messaggio di benvenuto per i chiamanti, fornendo istruzioni su come lasciare un messaggio e qualsiasi altra informazione si voglia trasmettere.

I messaggi di saluto della segreteria telefonica includono il nome, un saluto educato e le istruzioni per lasciare un messaggio e possono essere personalizzati per riflettere il vostro marchio. Un saluto vocale ben fatto aiuta a garantire che chi chiama capisca di aver raggiunto la persona o l'organizzazione giusta e si senta sicuro nel lasciare un messaggio.

Cose da includere in un messaggio vocale professionale

Se avete intenzione di creare un messaggio vocale perfetto, dovete assicurarvi di aver messo in pratica i seguenti suggerimenti.

• Saluto personalizzato: Iniziate il saluto della vostra segreteria telefonica rivolgendovi al chiamante con un tono educato e professionale. Ad esempio, "Pronto", "Ciao" o "Grazie per aver chiamato".
• Nome della vostra organizzazione: Indicare chiaramente il nome della propria azienda o organizzazione per far capire a chi chiama di aver raggiunto l'azienda giusta.
• Stato di disponibilità: Informate i chiamanti che non potete rispondere al momento, ma rassicurateli che la loro chiamata è importante per voi.
• Tempo di risposta stimato: Se possibile, fornite un termine approssimativo entro il quale richiamerete il cliente o risponderete al suo messaggio. Questo aiuta a gestire le aspettative e dimostra il vostro impegno per una comunicazione tempestiva.
• Istruzioni per lasciare un messaggio: Spiegare chiaramente come i chiamanti possono lasciare un messaggio. In questo caso, si può chiedere di lasciare il proprio nome, il numero di telefono e un breve messaggio. Incoraggiateli a fornire tutti i dettagli pertinenti che vi aiuteranno a rispondere alla loro domanda o preoccupazione.
• Informazioni di contatto alternative: Se applicabile, fornire un metodo di contatto alternativo, come un indirizzo e-mail o un numero di telefono alternativo, per questioni urgenti o per coloro che preferiscono contattarvi attraverso altri canali.
• Chiusura professionale: Concludete il vostro messaggio vocale con una chiusura professionale. Ad esempio, "Grazie per aver chiamato", "Mi auguro di parlare presto con lei" o "Buona giornata".
• Informazioni facoltative: A seconda delle esigenze specifiche, si può scegliere di includere informazioni aggiuntive, come orari di ufficio, istruzioni per questioni urgenti o indicazioni per accedere a risorse o supporti specifici.

Suggerimenti per i saluti della segreteria telefonica

• Siate specifici: Non includete nella telefonata molti contenuti inutili; siate specifici su ciò che volete trasmettere all'interlocutore.
• Conducete con le informazioni: Iniziate con un saluto e parlate delle informazioni rilevanti fin dall'inizio.
• Ascoltare il messaggio: Potete controllare e ascoltare il messaggio da soli per vedere come viene trasmesso all'interlocutore.
• Mantenere la professionalità: Assicuratevi che il vostro messaggio sia professionale.
• Ricordate il pubblico di riferimento: Il messaggio vocale deve essere in linea con il tono del pubblico di riferimento.
• Preparate un copione: Preparate un copione con la terminologia pertinente e le cose che volete trasmettere. Avere un copione pronto per curare il messaggio vocale può aiutarvi in vari modi.

Esempi di saluti professionali per la segreteria telefonica

• "Grazie per aver chiamato [Nome dell'organizzazione]. Avete chiamato la nostra segreteria telefonica, dove le richieste vengono trasformate in opportunità. Lasciateci il vostro nome, il numero di telefono e una breve descrizione del modo in cui possiamo aiutarvi, e noi creeremo una soluzione su misura per voi. Trasformiamo la sua visione in realtà!".
• "Benvenuti alla hotline di [Nome dell'organizzazione]. Siamo spiacenti di non aver ricevuto la sua chiamata; ma non si preoccupi, siamo esperti nel trasformare i contatti mancati in collaborazioni fruttuose. Lasciateci il vostro nome, il numero di telefono e un'idea delle eccitanti possibilità che vorreste esplorare con noi. Insieme, raggiungeremo la grandezza!".
• "Saluti dalla stazione di innovazione di [Nome dell'organizzazione]. Il nostro team è attualmente al lavoro per progettare soluzioni innovative per i nostri clienti. Vi ringraziamo per la vostra telefonata e vi invitiamo a lasciarci il vostro nome, il numero di telefono e un'anticipazione della sfida che vorreste che affrontassimo. Preparatevi ad assistere al potere dell'innovazione!
• "Salve! Avete chiamato il centro di comando delle comunicazioni di [Nome dell'organizzazione]. Ci dispiace non aver ricevuto la sua chiamata, ma non si preoccupi. Lasciateci il vostro nome, il numero di telefono e un breve messaggio, e noi ci occuperemo di mettere in contatto i nostri esperti comunicatori e di fornirvi le informazioni che cercate. Comunichiamo brillantemente insieme!".
• "Grazie per aver chiamato [Nome dell'organizzazione]. Siamo in missione per rivoluzionare il settore e apprezziamo il suo interesse. Anche se non siamo in grado di rispondere alla sua chiamata in questo momento, la preghiamo di lasciare il suo nome, il suo numero e la domanda più scottante o l'opportunità più interessante che vorrebbe condividere. Entreremo in azione per far sì che le cose accadano!
• "Benvenuti a [Nome dell'organizzazione]. Ci scusiamo per non essere disponibili a rispondere personalmente alla sua chiamata. Il nostro team sta esplorando diligentemente territori inesplorati, alla ricerca della prossima grande svolta. La preghiamo di lasciare il suo nome, il numero di telefono e una breve descrizione di come possiamo supportare la sua ricerca del successo. Conquistiamo insieme nuove frontiere!".
• "Avete raggiunto il centro di competenza di [Nome dell'organizzazione]. Siamo spiacenti di non averla potuta contattare immediatamente. I nostri professionisti sono impegnati a creare soluzioni che fanno la differenza. Lasciateci il vostro nome, il numero di telefono e l'area specifica in cui state cercando una guida. Si prepari ad attingere a un patrimonio di conoscenze!".
• "Salve e grazie per aver chiamato [Nome dell'organizzazione]. Siamo spiacenti di non poter rispondere alla sua chiamata in questo momento. Il suo successo è la nostra priorità. Ci lasci il suo nome, il numero di telefono e un'immagine della sfida che sta affrontando: mobiliteremo il nostro team per aiutarla a superarla. Insieme, raggiungeremo la grandezza!".
• "Benvenuti nel centro d'impatto di [Nome dell'organizzazione]. Siamo attualmente impegnati a cambiare vite e a fare la differenza nella nostra comunità. Lasciate il vostro nome, il numero di telefono e un'idea del cambiamento positivo che vorreste creare. Collaboreremo per liberare il potere dell'impatto!".
• "Grazie per aver contattato [Nome dell'organizzazione]. La nostra missione è quella di mettere individui e organizzazioni nelle condizioni di raggiungere il loro pieno potenziale. Anche se non possiamo rispondere alla sua chiamata in questo momento, la preghiamo di lasciarci il suo nome, il numero di telefono e un breve riassunto di come possiamo contribuire al suo percorso di successo. Liberiamo il vostro vero potenziale!".
• "Salve, avete chiamato [Il vostro nome]. Al momento non sono disponibile a rispondere alla sua chiamata, ma la prego di lasciare un messaggio e la richiamerò al più presto. Grazie".
• "Grazie per aver chiamato [Nome della società]. Avete chiamato [Nome dell'azienda]. Mi dispiace di aver perso la sua chiamata. Lasciate il vostro nome, numero e un breve messaggio e vi richiamerò al più presto. Le auguro una buona giornata!".
• "Salve, sono [il suo nome]. Mi dispiace di non poter rispondere subito, ma il suo messaggio è importante per me. Lasciatemi il vostro nome, il numero e il motivo della chiamata e vi risponderò appena possibile. Grazie!"
• "Avete chiamato [Il vostro nome] di [Nome della società]. Al momento sto assistendo altri clienti, ma la sua chiamata è importante per me. La prego di lasciare i suoi dati di contatto e mi assicurerò di ricontattarla al più presto. Grazie!"
• "Pronto, avete chiamato la segreteria telefonica di [Nome]. Al momento non posso rispondere, ma la sua chiamata è importante. Lasciate un messaggio con il vostro nome, il numero e lo scopo della vostra chiamata e vi richiamerò prontamente. Grazie per aver chiamato!".

Conclusione

Creare un messaggio vocale professionale può essere faticoso. Tuttavia, gli script che vedete qui sopra vi aiuteranno nel processo. Potete modificarli in base alle vostre esigenze. Ricordate che un messaggio vocale avrà un enorme effetto positivo sulla vostra attività ed è importante che sia fatto bene. Potete fare dei test A/B con diversi messaggi e vedere quale funziona per voi.