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Nell'odierno panorama competitivo, le aziende sono alla costante ricerca di modi per migliorare le prestazioni di vendita e stimolare la crescita. Un fattore chiave per raggiungere questi obiettivi è un piano di incentivi alle vendite ben progettato ed efficace.
Ecco come una azienda biofarmaceutica globale con una piattaforma cloud-native ha trasformato i propri compensi per gli incentivi alle vendite.
Le sfide della retribuzione incentivante tradizionale
I piani di incentivazione tradizionali devono spesso affrontare diverse sfide. Possono essere complessi e lunghi da amministrare, rendendo difficile per i manager monitorare le prestazioni e apportare modifiche. Inoltre, i piani tradizionali possono non essere basati sui dati e sulle conoscenze più recenti, il che può portare a incentivi non allineati e a una forza vendita demotivata.
Un approccio agli incentivi alle vendite basato sui dati
Zaidyn fornisce una soluzione basata sul cloud che affronta le sfide dei piani di incentivazione tradizionali. La piattaforma utilizza i dati per creare approfondimenti che motivano e coinvolgono la forza vendita. I manager hanno utilizzato il software per progettare e analizzare i modelli di retribuzione incentivante, assicurando che fossero allineati con gli obiettivi aziendali.
L'azienda biofarmaceutica globale che ha collaborato con ZS ha registrato miglioramenti significativi nelle prestazioni di vendita dopo l'implementazione. L'azienda ha registrato un miglioramento nella metrica delle vendite, con un aumento del 15%. Inoltre, i rappresentanti di vendita erano più motivati e impegnati, il che ha portato a un miglioramento delle relazioni con i clienti.
L'importanza della piattaforma di calcolo degli incentivi
I fogli di calcolo hanno innegabilmente rivoluzionato le operazioni aziendali in tutti i settori. Tuttavia, la loro stessa versatilità può rappresentare un'insidia. Mentre gestiscono con facilità i calcoli di base, le complessità come i programmi di incentivazione possono essere soggette a errori.
Gli studi indicano uno sconcertante 88% dei fogli di calcolo contiene errori, e la metà di quelli utilizzati dalle grandi aziende presenta "difetti materiali". Questi errori si traducono in miliardi di dollari persi ogni anno.
Molte aziende, soprattutto nel settore delle vendite, si affidano ai fogli di calcolo per il calcolo degli incentivi. Tuttavia, i fogli di calcolo non sono sufficientemente sofisticati per eseguire calcoli complessi con una logica stratificata. Per ottenere un risultato, gli utenti ricorrono spesso a formule contorte con funzioni annidate, aumentando notevolmente il rischio di errori.
Come soluzione sono emersi i sistemi di Sales Performance Management (SPM) dedicati. Questi sistemi offrono funzionalità come campi personalizzati, creazione di formule e dashboard di base. Purtroppo, pur offrendo miglioramenti rispetto ai fogli di calcolo, le loro funzionalità spesso non sono all'altezza di strutture commissionali complesse. La maggior parte dei sistemi SPM è progettata per il calcolo degli incentivi di routine, essenzialmente fogli di calcolo glorificati.
La dipendenza dal lavoro manuale per programmi complessi compromette l'efficacia dei costi di questi sistemi. Le organizzazioni che cercano una soluzione veramente efficiente dovrebbero prendere in considerazione un solido software di gestione degli incentivi, progettato specificamente per gestire strutture di commissioni complesse. Questi strumenti dedicati offrono automazione, riduzione degli errori e visibilità in tempo reale, consentendo alle aziende di gestire i programmi di incentivazione con maggiore precisione ed efficienza.
8 sfide comuni nel calcolo degli incentivi
I programmi di incentivazione efficaci sono uno strumento potente per motivare i dipendenti e per indurli a mettere in atto i comportamenti desiderati. Tuttavia, il calcolo di questi incentivi può essere complesso a causa di vari fattori.
1. Set di dati multipli
Sfida: i calcoli degli incentivi spesso coinvolgono dati provenienti da più fonti come CRM, ERP e sistemi di automazione del marketing. L'integrazione e la riconciliazione dei dati provenienti da queste fonti disparate può essere un incubo logistico. L'inserimento manuale dei dati non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto a errori, che possono portare a pagamenti imprecisi e a dipendenti scontenti.
Soluzione: Investire in strumenti di integrazione dei dati o in una piattaforma centralizzata di gestione degli incentivi. Queste soluzioni possono estrarre senza problemi i dati da fonti diverse, garantendo la coerenza e riducendo il lavoro manuale. Cercate piattaforme che offrano connettori precostituiti per i sistemi aziendali più comuni e che consentano integrazioni personalizzate, se necessario.
Esempio: come Compass ha aiutato una piattaforma automobilistica digitale a migliorare le prestazioni dei team di vendita con l'automazione delle commissioni e la visibilità in tempo reale dei dati sulle prestazioni.
L'azienda aveva difficoltà a calcolare manualmente le commissioni per il proprio team di vendita. Questo processo manuale richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori. Inoltre, comportava una mancanza di visibilità dei dati sulle prestazioni sia per i rappresentanti che per i manager.
Hanno implementato una piattaforma di gestione delle performance di vendita Compass per automatizzare i calcoli delle commissioni e fornire visibilità in tempo reale sui dati delle performance. Il risultato è stato
- 20% Aumento dell'adozione di programmi di incentivazione
- 18% Aumento dei qualificati al programma di incentivazione
- Aumento del 25% dei pagamenti degli incentivi.
2. Dividere per le offerte di gruppo
Sfida: Quando più venditori contribuiscono a un singolo affare, determinare una giusta divisione delle provvigioni può essere un difficile gioco di equilibri. È fondamentale trovare un modo per valorizzare i contributi individuali, riconoscendo al contempo l'importanza del lavoro di squadra. Divisioni poco chiare o arbitrarie possono portare a conflitti e demotivazione all'interno dei team di vendita.
Soluzione: Stabilire regole di suddivisione delle provvigioni chiare e predefinite, basate su fattori oggettivi come la generazione di lead, gli sforzi di negoziazione e la chiusura delle trattative. Considerate l'utilizzo di modelli di contribuzione ponderata per tenere conto dei diversi livelli di coinvolgimento nel ciclo di vendita.
3. Clawback
Sfida: I clawback prevedono il recupero degli incentivi già erogati se non vengono soddisfatte determinate condizioni, come il mancato mantenimento delle relazioni con i clienti o il superamento dei tassi di ritorno. La gestione efficace dei clawback aggiunge un ulteriore livello di complessità ai programmi di incentivazione. Una scarsa comunicazione o una politica di clawback poco trasparente possono danneggiare la fiducia tra i dipendenti e l'organizzazione.
Soluzione: Delineare chiaramente le clausole di clawback nel documento del piano di incentivazione. Non nascondete i dettagli nel linguaggio legale, ma usate un linguaggio chiaro e conciso che i dipendenti possano capire. Automatizzare i calcoli di clawback, ove possibile, per garantire deduzioni tempestive e accurate.
4. Incentivi retroattivi
Sfida: a volte, circostanze impreviste richiedono l'applicazione retroattiva degli incentivi in base a nuove metriche o obiettivi di performance. Questo può sconvolgere i processi di calcolo consolidati e creare confusione tra i dipendenti che stavano lavorando per raggiungere obiettivi diversi.
Soluzione: Mantenere una chiara documentazione delle modifiche apportate ai piani di incentivazione. Ciò include la data di entrata in vigore della modifica, le motivazioni alla base della stessa e il modo in cui verrà applicata alle prestazioni passate (se applicabile). Assicuratevi che i sistemi siano in grado di gestire i calcoli retroattivi senza mettere a rischio l'integrità dei pagamenti passati. Una comunicazione proattiva su questi cambiamenti è essenziale per gestire le aspettative dei dipendenti ed evitare sorprese al momento del pagamento.
5. Incentivo sul tasso di prelievo/margine:
Sfida: Se l'aumento dei ricavi è una funzione fondamentale dei team di vendita, l'aumento della redditività (tasso di acquisizione o margini) è altrettanto cruciale. Le aziende spesso incentivano i rappresentanti di vendita attraverso concorsi e commissioni per migliorare il tasso di acquisizione dei clienti. Tuttavia, la maggior parte dei software per le commissioni fatica a gestire situazioni in cui le strutture degli incentivi cambiano. In genere, questi sistemi calcolano gli incentivi in base al vecchio o al nuovo tasso di acquisizione, ma non a entrambi. L'aggiunta di un filtro "con effetto dalla data" complica ulteriormente le cose, rendendo necessari aggiustamenti manuali.
Soluzione: Utilizzare un robusto software di gestione degli incentivi in grado di gestire calcoli complessi come la percentuale di incasso e il margine. Questi strumenti possono automatizzare molti dei calcoli e delle manipolazioni dei dati, liberando il team per concentrarsi sulle iniziative strategiche. Definite e comunicate chiaramente gli obiettivi di take rate o di margine ai dipendenti. Fornite formazione o risorse per aiutarli a comprendere l'impatto delle loro azioni su queste metriche, promuovendo un senso di appartenenza alla redditività complessiva dell'azienda.
6. Incentivo al rilancio
Sfida: Gli incentivi di spinta vengono offerti per incoraggiare il superamento degli obiettivi. Sebbene possano essere un potente motivatore, il calcolo e l'integrazione con gli incentivi di base possono essere macchinosi, soprattutto con i processi manuali. Un sistema di incentivi mal progettato può creare confusione e grattacapi amministrativi.
Soluzione: Progettare una struttura di incentivi a livelli con soglie chiare per l'attivazione di pagamenti supplementari. In questo modo si fornisce ai dipendenti una tabella di marcia per guadagnare premi aggiuntivi e si elimina qualsiasi ambiguità sull'ammissibilità. Considerate l'utilizzo di strumenti di automazione per semplificare il processo di calcolo e di pagamento degli incentivi.
7. Calcolo delle imposte, rendicontazione finanziaria e conformità legale
Sfida: La contabilizzazione della responsabilità fiscale e delle implicazioni legali legate all'elaborazione di incentivi come l'ASC 606 è un aspetto cruciale del processo di pagamento delle commissioni. I programmi di incentivazione devono essere conformi alle varie normative fiscali e ai requisiti di rendicontazione. Inoltre, è necessario tenere conto delle considerazioni legali relative alle strutture dei bonus e ai contratti dei dipendenti.
Soluzione: L'autenticazione degli utenti e le misure di sicurezza come il GDPR o l'ISO sono fondamentali e la loro assenza può esporre l'azienda a rischi significativi.
8. Automazione dei pagamenti
La sfida: L'elaborazione manuale dei pagamenti degli incentivi può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori, soprattutto per le grandi organizzazioni con strutture di incentivi complesse. Il processo può anche essere frustrante per i dipendenti che aspettano di ricevere i premi guadagnati.
Soluzione: Implementare soluzioni di pagamento automatizzate. Questi strumenti possono integrarsi perfettamente con il sistema paghe e calcolare ed erogare automaticamente i pagamenti degli incentivi in base a regole predefinite. L'automazione riduce al minimo gli errori, snellisce il processo e garantisce che i dipendenti ricevano i premi in tempo.
Studio di caso
Mahindra Finanza Aumenta le prestazioni di vendita con la gestione automatizzata degli incentivi
La sfida: Mahindra Finance, fornitore leader di servizi finanziari in India, ha dovuto affrontare delle difficoltà nella gestione dei suoi complessi programmi di incentivi alle vendite. I calcoli manuali erano soggetti a errori, i tempi di elaborazione erano lunghi e la mancanza di trasparenza demotivava i rappresentanti di vendita.
Soluzione: Mahindra Finance si è associata a Compass, fornitore di soluzioni per l'automazione delle commissioni di vendita, per implementare la piattaforma Xoxoday . Xoxoday ha automatizzato l'intero processo di gestione degli incentivi, compreso:
- Calcolo degli incentivi in tempo reale: I rappresentanti di vendita possono vedere i loro guadagni maturare in base a regole e schemi predefiniti, garantendo pagamenti tempestivi e accurati.
- Gestione dei programmi personalizzabile: Mahindra ha acquisito la flessibilità necessaria per aggiornare e gestire facilmente vari programmi di incentivazione in diverse regioni e linee di prodotto.
- Maggiore trasparenza: Un sistema trasparente ha permesso ai rappresentanti di vendita di monitorare le loro prestazioni e i calcoli degli incentivi in tempo reale.
- Gestione avanzata delle eccezioni: Sono stati sviluppati algoritmi per gestire le eccezioni e i valori anomali, riducendo la necessità di regolazioni manuali e migliorando l'accuratezza.
Risultati: L'automazione del processo delle commissioni di vendita ha portato a miglioramenti significativi:
- Aumento dei qualificati agli incentivi: Oltre il 25% in più di rappresentanti ha ricevuto gli incentivi, promuovendo una cultura del riconoscimento.
- Riduzione degli errori: Gli errori di calcolo sono stati ridotti di oltre il 98%, aumentando l'accuratezza e l'affidabilità.
- Velocità di elaborazione: i tempi di elaborazione degli incentivi sono stati ridotti di un incredibile 99%, con pagamenti completati in poche ore anziché in giorni.
- Soddisfazione dei dipendenti: Il morale e la produttività sono aumentati del 30%, con un conseguente incremento diretto delle vendite.
- Efficienza operativa: La razionalizzazione delle operazioni ha portato a una riduzione del 40% del tempo dedicato alla gestione degli incentivi.
- Conformità agli audit: È stata raggiunta la piena conformità ai requisiti di audit, riducendo al minimo il rischio di problemi normativi e multe.
Automatizzando il processo delle commissioni di vendita, Mahindra Finance ha trasformato il proprio sistema di gestione degli incentivi. L'integrazione di gestione avanzata dei dati, elaborazione in tempo reale e trasparenza non solo ha migliorato l'efficienza operativa, ma ha anche incrementato la soddisfazione dei dipendenti e le prestazioni di vendita.
Conclusione
Programmi di incentivazione efficaci si basano su metodi di calcolo accurati ed efficienti. Affrontare queste sfide comuni attraverso l'automazione, una comunicazione chiara e solidi sistemi di gestione degli incentivi può garantire un'esperienza fluida e gratificante sia per i dipendenti che per l'organizzazione. Investendo negli strumenti e nei processi giusti, è possibile creare un programma che stimoli i comportamenti desiderati, aumenti il morale e contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
