Apa Itu Silo Data dalam Penjualan dan Cara Mengatasinya

Dalam lanskap bisnis berbasis data saat ini, tim penjualan selalu ditantang untuk mengakses dan memanfaatkan informasi yang akurat dan tepat waktu. Namun, keberadaan silo data - kumpulan data yang terisolasi dan tidak dapat diakses oleh departemen atau sistem lain - sering kali menghalangi proses ini. 

Menurut sebuah laporan dari VentureBeatsilo data menyebabkan karyawan kehilangan rata-rata 12 jam per minggu untuk mencari data. Statistik yang mengejutkan ini menggarisbawahi kebutuhan mendesak bagi bisnis untuk mengatasi dan menghilangkan silo data dalam operasi penjualan mereka. 

Dalam blog ini, kita akan mempelajari apa itu silo data, mengapa silo data terjadi, dan strategi yang efektif untuk mengatasinya.

Apa yang dimaksud dengan silo data?

Silo data seperti tempat penyimpanan informasi yang terpisah dalam sebuah perusahaan. Silo data terjadi ketika tim atau departemen yang berbeda mengembangkan metode mereka untuk menyimpan data, sehingga menciptakan hambatan untuk berbagi informasi di seluruh organisasi. Isolasi ini menyebabkan inefisiensi, duplikasi data, dan peningkatan biaya. 

Silo data menghambat pengambilan keputusan yang efektif dan mencegah bisnis untuk memiliki pandangan yang komprehensif tentang operasi mereka. Mengatasi silo data melibatkan pengintegrasian sistem dan proses untuk memastikan bahwa informasi dapat diakses dan dibagikan dengan lancar di seluruh organisasi.

Mengapa penting untuk mengatasi silo data dalam penjualan?

Menghilangkan silo data sangat penting untuk beberapa alasan utama:

• Pengambilan keputusan yang lebih baik: Memecah silo data memungkinkan aliran informasi yang bebas di seluruh departemen, memfasilitasi keputusan yang lebih terinformasi dan komprehensif. Tim penjualan mendapatkan akses ke wawasan pemasaran, umpan balik layanan pelanggan, dan data operasional, sehingga memberikan gambaran lengkap tentang perjalanan pelanggan.
• Pengalaman pelanggan yang lebih baik: Ketika data diintegrasikan, hal ini memastikan pengalaman yang konsisten dan lancar bagi pelanggan di berbagai interaksi. Integrasi ini mencegah komunikasi yang berulang atau saling bertentangan dan memungkinkan interaksi yang dipersonalisasi berdasarkan data pelanggan yang terperinci.
• Meningkatkan efisiensi operasional: Mengatasi silo data akan meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini menghilangkan penanganan data yang berlebihan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan tim untuk mencari informasi di berbagai sistem.
• Mendorong inovasi: Lingkungan data terpadu mendorong inovasi. Hal ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan lebih mudah dan menggunakan wawasan dari berbagai area bisnis untuk mengembangkan strategi, produk, dan layanan baru yang lebih selaras dengan permintaan pelanggan.
• Keunggulan kompetitif: Organisasi yang dapat mengelola dan memanfaatkan data mereka secara efektif akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Mereka memiliki posisi yang lebih baik untuk beradaptasi dengan cepat terhadap pergeseran pasar dan kebutuhan pelanggan, memprediksi tren secara akurat, dan menyempurnakan taktik penjualan mereka.

Apa yang menyebabkan silo data?

Ketika organisasi menambahkan teknologi baru, layanan SaaS, atau gudang data yang terpisah, unit fungsional yang berbeda dapat memiliki database atau menarik dari sumber data yang berbeda. Sudah menjadi hal yang umum untuk memiliki beberapa sistem informasi dalam bisnis yang sama yang tidak terikat bersama dengan cara yang berarti yang mengarah ke silo.

Sering kali, informasi tidak dibagikan karena salah satu tim dalam organisasi tidak memahami bagaimana tim lain dapat mengambil manfaat dari data tersebut. Dengan demikian, muncullah silo data, meskipun tidak disengaja.

Seiring berjalannya waktu, organisasi tumbuh. Dengan lebih banyak karyawan, cabang, dan kantor, hal ini dapat menciptakan divisi struktural. Semakin banyak orang yang bergabung dengan organisasi, mereka mungkin membawa pendekatan yang berbeda terhadap data. Meskipun hal ini dapat menghasilkan wawasan baru, namun juga dapat berdampak negatif jika tidak ada rencana manajemen data yang kuat. Semakin besar organisasi, semakin besar pula kemungkinan terciptanya silo data, baik itu terjadi secara organik maupun karena tim ingin mempertahankan informasi untuk mempertahankan kontrol.

Silo data membatasi pandangan data untuk tim. Ketika Anda memiliki banyak silo organisasi, hal ini dapat menyebabkan masalah yang signifikan dalam cara orang dan tim bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan bersama karena hal ini membahayakan integritas data dan mengarah pada Keputusan bisnis yang buruk.

Memahami silo data dalam penjualan

Data adalah komponen yang sangat diperlukan dari tim penjualan yang sukses. Data yang tidak akurat memiliki kekuatan utama untuk memecah belah tim penjualan dan membuat seluruh organisasi terpuruk. 

Semua tim penjualan mengelola data. Beberapa tim menyimpannya secara lokal di lembar Excel, buku catatan, atau dokumen. Sebagian besar waktu, mereka menyimpan daftar prospek di spreadsheet excel, notulen rapat di notepad, dan hampir tidak pernah bersama-sama. Hal ini menjadikannya sebuah silo data bagi seseorang. Sekarang bayangkan jika hal itu terjadi pada seluruh tim penjualan Anda.

Tapi tunggu, saya punya CRM yang akan Anda katakan. Nah, itu membuatnya sedikit lebih baik. Semua data Anda disimpan dalam satu gudang dengan semua variabelnya bersama-sama untuk memahami data tersebut, bersama-sama. Namun, Anda pasti setuju, memiliki data hampir tidak masuk akal jika tidak real-time dan transparan.

Mendemokratisasikan data penjualan adalah salah satu masalah terbesar yang kami coba selesaikan dengan Compass. Data yang disimpan secara lokal hampir selalu tidak dapat diakses, real-time, dan tidak jelas. Dengan Compass, seluruh tim penjualan dapat mengakses data secara real-time. 

Ini berarti Anda tidak perlu menunggu hingga akhir hari untuk melihat berapa banyak transaksi yang telah Anda tutup atau berapa banyak pendapatan yang telah Anda catat. 

Bagian terbaiknya, staf penjualan Anda juga dapat memiliki pandangan real-time tentang penghasilan mereka yang memotivasi mereka. Dengan dorongan waktu nyata, mereka juga memiliki akses yang mudah dan waktu nyata ke potensi penghasilan mereka. Manajer dan pemimpin penjualan Anda tidak lagi harus menunggu berjam-jam dan berdoa sekuat tenaga untuk mendapatkan data penjualan yang benar. Mereka dapat mengonfigurasi laporan secara real-time.

Data Anda tidak akan pernah bisa real-time meskipun salah satu aspek dari keseluruhan proses Anda masih manual, yang membuatnya rentan terhadap kesalahan, lambat, dan membosankan. Untuk mengesampingkan hal tersebut, Compass terintegrasi dengan sistem dan CRM Anda yang ada melalui API dan webhook untuk memastikan bahwa data Anda selalu diperbarui. Compass dilengkapi dengan integrasi yang siap pakai seperti Close dan Salesforce. Tim penjualan tidak bisa.

Bagaimana Anda mengidentifikasi silo data?

• Keluhan tentang data yang tidak mencukupi untuk inisiatif bisnis tertentu: Departemen yang mengungkapkan rasa frustrasi karena tidak tersedianya data yang diperlukan untuk proyek atau tujuan mereka.
• Kurangnya data yang dapat diakses yang memberikan gambaran bisnis yang komprehensif: Tidak adanya data komprehensif yang memberikan gambaran lengkap tentang organisasi.
• Departemen yang melaporkan data yang tidak konsisten dan kesalahan yang tidak terkoreksi: Departemen yang berbeda bekerja dengan data yang saling bertentangan atau salah yang tidak dikoreksi, mengindikasikan kurangnya manajemen data yang terpusat.
• Ketidakpastian mengenai metrik yang digunakan oleh tim/departemen Anda: Kebingungan atau ketidakpastian mengenai metrik yang digunakan atau cara penghitungannya, yang menunjukkan adanya pembagian data atau standardisasi yang tidak memadai.
• Kesulitan dalam mengakses data dengan cepat: Tim menghadapi tantangan dalam mengakses data yang diperlukan dengan cepat, yang mengindikasikan penyimpanan data yang terisolasi atau tidak mudah diakses.

Cara menangani silo data dalam penjualan

Berikut adalah strategi untuk menangani silo data dalam penjualan.

1. 1. Mengidentifikasi silo data

Silo data dalam penjualan mengacu pada pemisahan data dalam berbagai sistem atau departemen, sehingga menghambat aliran informasi yang lancar di seluruh organisasi. Silo ini biasanya muncul ketika tim yang berbeda menggunakan alat atau basis data yang berbeda untuk menyimpan dan mengelola informasi pelanggan, seperti sistem CRM, spreadsheet, atau perangkat lunak khusus. 

Mengidentifikasi silo data melibatkan penempatan kumpulan data yang terisolasi ini dan memahami hambatan yang menghalangi integrasi mereka.

2. Menilai dampak

Dampak dari silo data dalam penjualan bisa sangat signifikan. Silo data dapat menyebabkan pengalaman pelanggan yang terfragmentasi, karena perwakilan penjualan mungkin tidak memiliki akses ke semua informasi terkait tentang interaksi pelanggan dengan perusahaan. 

Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya peluang penjualan, upaya yang berlebihan, dan pengambilan keputusan yang kurang tepat. Silo data juga dapat menghalangi kolaborasi antara tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan, yang menyebabkan inefisiensi dan ketidakkonsistenan dalam pengiriman pesan dan strategi.

3. Mengembangkan strategi data

Mengembangkan strategi data sangat penting untuk mengatasi silo data dalam penjualan. Strategi ini harus menjelaskan tujuan untuk integrasi, tata kelola, dan manajemen data. Strategi ini juga harus mengidentifikasi alat dan teknologi yang diperlukan untuk mengintegrasikan data dari berbagai sumber yang berbeda dan memastikan keakuratan dan konsistensinya. 

Selain itu, strategi data harus mencakup rencana untuk melatih karyawan dalam praktik terbaik manajemen data dan menumbuhkan budaya kolaborasi dan berbagi data di seluruh organisasi.

4. Menerapkan alat integrasi data

Menerapkan alat integrasi data sangat penting untuk memecah silo data dalam penjualan. Alat bantu ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan sumber data dan sistem yang berbeda, memastikan bahwa informasi mengalir dengan lancar di seluruh organisasi. 

Dengan mengintegrasikan data dari berbagai sumber, seperti sistem CRM, platform otomasi pemasaran, dan sistem dukungan pelanggan, tim penjualan dapat mengakses informasi pelanggan secara menyeluruh, sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

5. Menetapkan tata kelola data

Menetapkan praktik tata kelola data sangat penting untuk menangani silo data dalam penjualan. Tata kelola data melibatkan penetapan kebijakan, prosedur, dan tanggung jawab untuk mengelola kualitas, keamanan, dan kepatuhan data, terutama seiring dengan meningkatnya risiko akibat temuan kesenjangan keterampilan oleh Fortinet tentang pelanggaran data.

Dengan membuat panduan yang jelas tentang bagaimana data harus dikelola dan memastikan bahwa panduan ini dipatuhi, organisasi dapat mengurangi risiko silo data dan memastikan bahwa data tersebut akurat, dapat diandalkan, dan aman.

6. Mendorong kolaborasi

Mendorong kolaborasi antara tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan adalah kunci untuk meruntuhkan silo data dalam penjualan. Dengan menumbuhkan budaya kolaborasi dan komunikasi terbuka, tim dapat berbagi wawasan dan informasi yang berharga, sehingga menghasilkan pandangan yang lebih menyeluruh tentang pelanggan. 

Hal ini dapat membantu mengidentifikasi peluang penjualan baru, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

7. Berinvestasi dalam pelatihan

Berinvestasi dalam pelatihan untuk karyawan sangat penting untuk menangani silo data dalam penjualan. Pelatihan dapat membantu karyawan memahami pentingnya integrasi dan kolaborasi data, serta cara menggunakan alat integrasi data secara efektif. 

Dengan memberikan pelatihan tentang praktik terbaik manajemen data, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan dibekali dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk memecah silo data dan memanfaatkan data secara efektif untuk mendorong kinerja penjualan.

8. Memantau dan mengukur

Memantau dan mengukur efektivitas upaya integrasi data sangat penting untuk menangani silo data dalam penjualan. 

Dengan melacak metrik utama, seperti kualitas data, kelengkapan data, dan aksesibilitas data, organisasi dapat menilai dampak dari upaya integrasi data mereka dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Pemantauan dan pengukuran secara teratur dapat membantu memastikan bahwa inisiatif integrasi data memberikan hasil yang diinginkan dan bahwa setiap masalah atau tantangan dapat segera diatasi.

Studi kasus 1: Mengurai silo data di tambang yang terhubung

Di era sumber daya mineral yang semakin menipis, harga komoditas yang fluktuatif, dan peraturan yang ketat, industri industri pertambangan menghadapi tantangan yang cukup besar yang membutuhkan solusi inovatif untuk operasi yang berkelanjutan. Salah satu tantangan yang menonjol adalah prevalensi silo data dalam operasi pertambangan yang menghambat pemanfaatan data dan pengambilan keputusan yang efisien.

Tantangan

Sektor pertambangan secara tradisional beroperasi dengan sistem data yang terfragmentasi, di mana informasi disimpan dalam silo-silo yang terisolasi. Pengaturan ini menyebabkan beberapa masalah:

• Kurangnya berbagi data secara real-time: Data penting tentang operasi, keselamatan, dan pemeliharaan masih terpisah-pisah, sehingga memperlambat waktu respons dan pengambilan keputusan penting.
• Ketidakefisienan dan peningkatan biaya: ketidakmampuan untuk mengakses data secara real-time di berbagai departemen yang berbeda menyebabkan alur kerja yang berlebihan dan biaya operasional yang lebih tinggi.
• Masalah inkonsistensi dan kualitas data: Data yang disimpan di berbagai lokasi sering kali menghasilkan ketidaksesuaian, yang memengaruhi integritas dan keandalan data.

Solusi

Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, perusahaan tambang ini memulai inisiatif transformasi digital, dengan fokus pada:

• Integrasi teknologi IoT: Menerapkan sensor dan perangkat IoT di seluruh operasi pertambangan untuk mengumpulkan data waktu nyata.
• Pengembangan platform data terpadu: Menciptakan platform terpusat di mana semua data operasional dapat diakses dan dianalisis secara real time.
• Analisis dan pembelajaran mesin tingkat lanjut: Memanfaatkan algoritme pembelajaran mesin untuk memprediksi kegagalan peralatan dan mengoptimalkan jadwal pemeliharaan.

Hasil

Penerapan solusi-solusi ini menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam operasi pertambangan:

• Pengambilan keputusan yang lebih baik: Akses data waktu nyata memungkinkan waktu respons yang lebih cepat dan keputusan yang lebih tepat, yang secara langsung berdampak pada produktivitas dan keselamatan.
• Mengurangi biaya operasional: Manajemen data yang efisien dan strategi pemeliharaan prediktif mengurangi waktu henti dan biaya operasional.
• Keandalan data yang lebih baik: Memusatkan penyimpanan data menghilangkan ketidakkonsistenan dan meningkatkan kualitas data secara keseluruhan.

Studi kasus 2: Menghilangkan silo data menghemat hampir $4 juta per tahun bagi pembayar layanan kesehatan

Dalam industri perawatan kesehatanmanajemen data yang efisien sangat penting untuk efisiensi operasional dan kualitas perawatan pasien. Sebuah perusahaan penyedia layanan kesehatan besar menghadapi tantangan yang signifikan karena sistem data yang terfragmentasi, umumnya disebut sebagai silo data, yang menghambat efisiensi operasional dan meningkatkan biaya.

Tantangan

Tantangan utama yang dihadapi oleh pembayar layanan kesehatan termasuk:

• Aksesibilitas data: Data penting terperangkap dalam silo, sehingga menyulitkan tim untuk mengakses dan menggunakannya secara efisien.
• Kualitas data yang tidak konsisten: Data yang disimpan di berbagai sistem sering kali tidak memiliki standardisasi, sehingga menimbulkan masalah kualitas yang memengaruhi pengambilan keputusan dan pelaporan.
• Peningkatan biaya: Inefisiensi operasional dan tugas penanganan data yang berlebihan menyebabkan biaya overhead yang tidak perlu.

Solusi

Untuk mengatasi tantangan ini, penyedia layanan kesehatan memulai inisiatif untuk merampingkan manajemen data dengan menerapkan solusi berikut:

• Integrasi data: Menerapkan alat integrasi data yang canggih untuk mengkonsolidasikan data dari berbagai sumber ke dalam gudang data terpadu.
• Tata kelola data: Menetapkan kerangka kerja tata kelola data yang kuat untuk memastikan kualitas dan konsistensi data di semua sistem.
• Analisis tingkat lanjut: Memanfaatkan alat bantu analisis canggih untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang operasi dan meningkatkan proses pengambilan keputusan.

Hasil

Penghapusan silo data dan penerapan sistem manajemen data yang efisien menghasilkan beberapa hasil yang signifikan:

• Penghematan biaya: Pembayar layanan kesehatan menghemat hampir $4 juta per tahun dengan mengurangi inefisiensi operasional dan menghilangkan tugas-tugas yang berlebihan.
• Peningkatan kualitas data: Konsistensi dan kualitas data yang lebih baik, sehingga menghasilkan kemampuan analisis dan pelaporan yang lebih baik.
• Efisiensi operasional: Peningkatan akses ke data yang terintegrasi secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional di berbagai departemen.

Studi kasus 3: Silo Data - Kasus bisnis untuk gudang data baru

Banyak perusahaan bergulat dengan tantangan silo data yang menghalangi aliran informasi yang lancar di berbagai departemen. Tantangan-tantangan ini dihadapi oleh perusahaan teknologi skala menengah dan dampak transformatif dari penerapan gudang data baru solusi data warehouse baru.

Tantangan

Perusahaan menghadapi masalah yang signifikan karena data disimpan di beberapa silo yang tidak terhubung, yang menyebabkan:

• Ketidakefisienan dalam akses data: Staf menghabiskan waktu yang berlebihan untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber, yang menyebabkan penundaan dalam pengambilan keputusan.
• Ketidakkonsistenan dan kesalahan: Perbedaan data karena beberapa versi informasi yang sama meningkatkan risiko keputusan bisnis berdasarkan data yang tidak akurat.
• Kolaborasi yang terhambat: Kurangnya pandangan terpadu atas data menyebabkan kolaborasi yang buruk antar departemen, sehingga mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan.

Solusi

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan memutuskan untuk berinvestasi dalam solusi data warehouse baru dengan strategi berikut:

• Sentralisasi data: Gudang data yang baru mengintegrasikan data dari semua silo yang ada, menyediakan satu sumber kebenaran bagi organisasi.
• Penerapan tata kelola data: Kerangka kerja tata kelola data yang kuat dibentuk untuk menjaga integritas data dan memastikan praktik penanganan data yang konsisten.
• Keamanan data yang ditingkatkan: Solusi ini mencakup langkah-langkah keamanan yang tangguh untuk melindungi informasi sensitif dan mematuhi peraturan perlindungan data.

Hasil:

Implementasi gudang data yang baru menghasilkan peningkatan yang signifikan:

• Peningkatan efisiensi: Data yang terpusat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengakses informasi, sehingga secara signifikan mempercepat proses pengambilan keputusan.
• Akurasi data yang lebih baik: Dengan repositori data terpadu, inkonsistensi data dapat diminimalkan, sehingga menghasilkan analisis bisnis yang lebih andal.
• Kolaborasi yang lebih baik: Aliran data yang disederhanakan memfasilitasi kolaborasi antar departemen yang lebih baik, sehingga meningkatkan produktivitas di seluruh perusahaan.

Kesimpulan

Silo data dalam penjualan merupakan tantangan signifikan yang dapat menghambat pertumbuhan dan efisiensi bisnis. Hal ini terjadi karena berbagai faktor, termasuk struktur organisasi, kurangnya komunikasi, dan sistem yang berbeda. Mengidentifikasi silo data sangat penting, dan tanda-tanda seperti keluhan tentang ketersediaan data, data yang tidak konsisten, dan kesulitan mengakses data dapat mengindikasikan keberadaannya. 

Untuk menangani silo data secara efektif, organisasi harus fokus pada pengembangan budaya berbagi data dan transparansi, menerapkan sistem manajemen data yang terintegrasi, serta memastikan komunikasi dan kolaborasi yang teratur di antara berbagai departemen.

Dengan mengatasi silo data, bisnis dapat membuka wawasan yang berharga, meningkatkan pengambilan keputusan, dan pada akhirnya meningkatkan kinerja penjualan mereka secara keseluruhan.