15 exemples de messages vocaux professionnels [+conseils pour en rédiger un].

Vous avez reçu un appel de votre client ou d'un client potentiel. Mais aucun membre de votre équipe n'a pu prendre l'appel et l'a laissé sur la boîte vocale. Il est important pour vous de vous assurer que le client n'est pas irrité à cause de cela. C'est là que vous pouvez tirer parti des messages d'accueil de la messagerie vocale.

Vous pouvez créer ces messages d'accueil d'une manière unique et aider les clients à savoir ce qu'ils peuvent faire par la suite. Si vous avez du mal à classer les messages vocaux, ce blog est fait pour vous.

Nous avons rassemblé ici quelques-uns des meilleurs messages d'accueil professionnels pour la messagerie vocale que les entreprises peuvent choisir.

Qu'est-ce qu'un message d'accueil ?

Le message d'accueil d'une boîte vocale est un message enregistré qui est diffusé lorsque quelqu'un appelle votre téléphone. Il sert d'introduction ou de message d'accueil pour les appelants, et fournit des instructions sur la manière de laisser un message et toute autre information que vous souhaitez communiquer.

Les messages d'accueil des boîtes vocales comprennent votre nom, une formule de politesse et des instructions pour laisser un message ; ils peuvent également être personnalisés pour refléter votre marque. Un message d'accueil bien conçu permet aux appelants de comprendre qu'ils ont joint la bonne personne ou la bonne organisation et de laisser un message en toute confiance.

Éléments à inclure dans un message vocal professionnel

Si vous avez l'intention de créer un message vocal parfait, vous devez vous assurer que vous avez mis en œuvre les conseils suivants sans faille.

• Message d'accueil personnalisé: Commencez votre message d'accueil en vous adressant à l'appelant sur un ton poli et professionnel. Par exemple, "Bonjour" ou "Merci d'avoir appelé".
• Nom de votre organisation: Indiquez clairement le nom de votre entreprise ou de votre organisation pour que les appelants sachent qu'ils sont bien chez vous.
• Statut de disponibilité: Informez les appelants que vous n'êtes pas en mesure de prendre leur appel pour le moment, mais rassurez-les en leur disant que leur appel est important pour vous.
• Estimation du temps de réponse: Si possible, indiquez un délai approximatif dans lequel vous rappellerez votre interlocuteur ou répondrez à son message. Cela permet de gérer les attentes et de montrer votre engagement à communiquer rapidement.
• Instructions pour laisser un message: Expliquez clairement comment les appelants peuvent laisser un message. Vous pouvez notamment leur demander de laisser leur nom, leur numéro de téléphone et un bref message. Encouragez-les à fournir tous les détails pertinents qui vous aideront à répondre à leur demande ou à leur préoccupation.
• Autres informations de contact: Le cas échéant, indiquez une autre méthode de contact, telle qu'une adresse électronique ou un autre numéro de téléphone, pour les questions urgentes ou pour les personnes qui préfèrent vous contacter par d'autres moyens.
• Conclusion professionnelle: Terminez votre message d'accueil par une conclusion professionnelle. Voici quelques exemples : "Merci d'avoir appelé", "Je me réjouis de vous parler bientôt" ou "Passez une bonne journée".
• Informations facultatives: En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez choisir d'inclure des informations supplémentaires, telles que les heures de bureau, des instructions pour les questions urgentes ou des indications pour accéder à des ressources ou à un soutien spécifiques.

Conseils pour les messages d'accueil de la boîte vocale

• Soyez précis: N'incluez pas de contenu superflu dans votre appel ; soyez précis sur ce que vous voulez transmettre à votre interlocuteur.
• Commencez par des informations: Commencez par une salutation et parlez des informations pertinentes dès le début.
• Écouter le message: Vous pouvez vérifier et écouter le message vous-même pour voir comment il est transmis à votre interlocuteur.
• Restez professionnel: Veillez à ce que votre message soit professionnel.
• N'oubliez pas le public cible: Votre message vocal doit s'aligner sur le ton de votre public cible.
• Préparez un script: Préparez un script avec la terminologie appropriée et les éléments que vous souhaitez faire passer. Le fait de disposer d'un script prêt à être utilisé dans la boîte vocale peut vous aider de diverses manières.

Exemples de messages d'accueil professionnels

• "Merci d'avoir appelé [Nom de l'organisation]. Vous êtes sur notre boîte vocale, où les demandes sont transformées en opportunités. Laissez-nous votre nom, votre numéro de téléphone et une brève description de la manière dont nous pouvons vous aider, et nous élaborerons une solution sur mesure pour vous. Transformons votre vision en réalité !"
• "Bienvenue sur la ligne d'assistance téléphonique de [Nom de l'organisation]. Nous sommes désolés d'avoir manqué votre appel, mais ne vous inquiétez pas, nous sommes experts dans l'art de transformer les connexions manquées en collaborations fructueuses. Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un aperçu des possibilités passionnantes que vous aimeriez explorer avec nous. Ensemble, nous atteindrons l'excellence !"
• "Bonjour de la station d'innovation de [Nom de l'organisation]. Notre équipe est actuellement à pied d'œuvre pour concevoir des solutions innovantes pour nos clients. Nous apprécions votre appel et vous encourageons à nous laisser votre nom, votre numéro et un aperçu du défi que vous aimeriez nous voir relever. Préparez-vous à découvrir le pouvoir de l'innovation !
• "Bonjour, vous êtes au centre de communication de [Nom de l'organisation]. Vous êtes bien au centre de communication de [Nom de l'organisation]. Nous regrettons d'avoir manqué votre appel, mais ne vous inquiétez pas. Laissez-nous votre nom, votre numéro de téléphone et un court message. Nous ferons appel à nos experts en communication pour nous assurer que nous sommes en contact et que nous vous fournissons les informations que vous recherchez. Ensemble, communiquons avec brio !
• "Merci d'avoir composé le numéro de [Nom de l'organisation]. Nous avons pour mission de révolutionner le secteur et nous apprécions votre intérêt. Bien que nous ne soyons pas en mesure de répondre à votre appel pour l'instant, veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et la question brûlante ou l'opportunité passionnante que vous aimeriez partager. Nous nous mettrons à l'œuvre pour faire bouger les choses !
• "Bienvenue à [Nom de l'organisation]. Nous nous excusons de ne pas pouvoir répondre personnellement à votre appel. Notre équipe explore avec diligence des territoires inexplorés, à la recherche de la prochaine grande avancée. Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et une brève description de la manière dont nous pouvons vous aider dans votre quête de succès. Conquérons ensemble de nouvelles frontières !"
• "Vous avez atteint le centre d'expertise de [Nom de l'organisation]. Nous sommes désolés de ne pas avoir pu vous contacter immédiatement. Nos professionnels qualifiés se consacrent à l'élaboration de solutions qui font la différence. Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et le domaine spécifique dans lequel vous souhaitez obtenir des conseils. Préparez-vous à puiser dans une mine de connaissances !"
• "Bonjour et merci d'avoir appelé [Nom de l'organisation]. Nous sommes désolés de ne pas pouvoir prendre votre appel en ce moment. Votre réussite est notre priorité. Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un aperçu du problème auquel vous êtes confronté, et nous mobiliserons notre équipe pour vous aider à le résoudre. Ensemble, nous atteindrons la grandeur !"
• "Bienvenue au centre d'impact de [Nom de l'organisation]. Nous nous employons actuellement à changer des vies et à faire la différence dans notre communauté. Veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un aperçu du changement positif que vous aimeriez créer. Nous collaborerons pour libérer le pouvoir de l'impact !"
• "Merci d'avoir contacté [Nom de l'organisation]. Nous avons pour mission de permettre aux individus et aux organisations d'atteindre leur plein potentiel. Bien que nous ne soyons pas en mesure de répondre à votre appel pour le moment, veuillez nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref résumé de la manière dont nous pouvons contribuer à votre réussite. Libérons votre véritable potentiel !"
• "Bonjour, vous êtes bien chez [Votre nom]. Je ne suis pas disponible pour prendre votre appel, mais veuillez laisser un message et je vous rappellerai dès que possible. Merci."
• "Merci d'avoir appelé [Nom de l'entreprise]. Vous avez joint [Votre nom]. Je suis désolé d'avoir manqué votre appel. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message, et je vous rappellerai rapidement. Je vous souhaite une excellente journée !"
• "Bonjour, c'est [Votre nom] qui vous parle. Je suis désolé de ne pas pouvoir répondre à votre appel maintenant, mais votre message est important pour moi. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et la raison de votre appel, et je vous répondrai dès que possible. Je vous répondrai dès que possible.
• "Vous avez joint [Votre nom] à [Nom de l'entreprise]. Je suis actuellement en train d'assister d'autres clients, mais votre appel est important pour moi. Veuillez laisser vos coordonnées et je vous recontacterai dans les plus brefs délais. Je vous remercie !"
• "Bonjour, vous êtes sur la boîte vocale de [Votre nom]. Je ne suis pas en mesure de prendre votre appel pour le moment, mais votre appel est important. Veuillez laisser un message avec votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel, et je vous rappellerai rapidement. Merci de votre appel !"

Conclusion

La rédaction d'un message vocal professionnel peut s'avérer épuisante. Cependant, les scripts que vous voyez ci-dessus vous aideront dans ce processus. Vous pouvez les modifier en fonction de vos besoins. N'oubliez pas qu'un message vocal aura un effet positif considérable sur votre entreprise et qu'il est important que vous le fassiez correctement. Vous pouvez effectuer des tests A/B avec différents messages et voir lequel vous convient le mieux.