Calcul de l'intéressement dans les feuilles Excel : 11 problèmes courants et comment les résoudre

Le calcul d'incitations dans Excel domine le marché des tableurs depuis les années 1990 et reste un outil puissant pour l'analyse des données. Il s'agit d'un outil puissant pour effectuer divers calculs financiers et de commissions. 

Ne vous méprenez pas. Excel est extraordinaire parce que : 

1. Il est polyvalent
2. Facilite la collecte des données 
3. Permet de résumer et de visualiser les données 
4. Soutient les formules
5. Est utilisé dans le monde entier

Cependant, une étude a révélé que 88 % de toutes les feuilles de calcul contiennent une ou plusieurs erreurs graves. Ne nous souvenons-nous pas tous de la débâcle de la "baleine de Londres" de JP Morgan, qui, en 2012, a subi une perte de 6 milliards de dollars à cause d'une erreur dans Excel.

Ainsi, que vous gériez des commissions de vente, des primes d'employés ou d'autres incitations, Excel peut simplifier le processus. Cependant, comme tout logiciel, il n'est pas à l'abri des problèmes.

Dans ce blog, nous allons explorer les problèmes les plus courants rencontrés lors du calcul des primes dans Excel et fournir des solutions pour les résoudre.

Problèmes liés au calcul des incitations dans les feuilles Excel et comment Xoxoday Compass aide à les résoudre

Les tableurs n'ont jamais été conçus pour calculer des incitations. Elles ont été conçues pour automatiser des calculs mathématiques simples, qui comportaient plus de mathématiques que de logique. Elles n'ont jamais été conçues comme un langage de programmation robuste capable de simplifier 28 niveaux de "ifs" imbriqués.

Cessons donc de les forcer à faire quelque chose qu'ils ne sont pas censés faire.

Voici les problèmes les plus fréquents liés au calcul des primes dans les feuilles Excel et comment les résoudre. Xoxoday Compass les résoudre.

1. Manuel et chronophage 
2. Risque d'erreur humaine 
3. Manque de visibilité et de transparence en temps réel 
4. Pas conçu pour l'échelle 
5. Coûteux
6. Non contrôlable 
7. Non partageable 
8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc. 
9. Pas conçu pour l'information financière et la conformité légale 
10. Impossible d'automatiser les paiements 
11. Pas conçu pour les mesures d'incitation 

1. Manuel et fastidieux 

Les feuilles Excel ne peuvent pas importer de données à partir de sources existantes et doivent être gérées manuellement, ce qui est fastidieux, prend du temps et laisse beaucoup de place à l'erreur manuelle. 

Les données à analyser doivent être copiées et collées ou, pire encore, saisies manuellement. Cela peut être fait pour une poignée de représentants avec peu d'efforts, mais au fur et à mesure que les lignes et les colonnes de données augmentent, cela devient pratiquement impossible, ce qui rend le processus extrêmement lent. 

2. Risque d'erreur humaine 

Outre le fait qu'elles prennent énormément de temps, les feuilles Excel sont sujettes à des erreurs manuelles. Ce n'est pas un langage de codage à proprement parler et il ne peut traiter que des calculs mathématiques complexes, mais pas une logique complexe. 

Le calcul d'incitation est tout le contraire. Il s'agit davantage de logique et moins de mathématiques. C'est exactement là que l'intervention humaine est nécessaire. C'est là qu'un analyste d'entreprise construit une requête avec 50 index et 25 ifs imbriqués pour calculer l'intéressement. Dieu nous préserve si l'un d'entre eux se trompe. Il est extrêmement facile pour l'utilisateur de se glisser dans le processus et de fausser les résultats, ce qui risque de surpayer ou de sous-payer vos commerciaux. 

3. Manque de visibilité et de transparence en temps réel 

Sur les feuilles Excel ou même leurs versions en ligne, à moins que quelqu'un ne les mette à jour manuellement chaque minute, les données deviennent rapidement obsolètes. Les feuilles Excel ne sont pas connectées aux CRM et aux ERP et ne peuvent donc pas être mises à jour en temps réel. Par conséquent, il n'y a pas de transparence ou de visibilité des données.  

4. Pas à l'échelle 

Les experts décrivent Excel comme un langage de programmation fonctionnel. Même si Excel combine l'analyse de données, la visualisation et la programmation, il ne fonctionne bien que lorsque les données sont peu nombreuses et limitées à des centaines d'enregistrements, qu'elles peuvent être saisies manuellement ou copiées et collées, et que la logique est plus mathématique que complexe.  

Les organisations sont confrontées à des défis importants lorsqu'elles essaient de créer un logiciel d'incitation dans Excel qui nécessite une logique complexe, ce qui rend impossible le calcul des incitations à grande échelle. 

5. Coûteux 

Lorsque vous utilisez Excel pour calculer les incitations à la vente, vous mettez en œuvre des ressources importantes, de la technologie, des ressources humaines et du temps, et ces ressources ont un coût associé. 

Sachant que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, chaque fois que vous rencontrez une erreur, vous devez à nouveau supporter le coût de toutes ces ressources, ce qui rend la situation non rentable à tous les niveaux et rompt l'équilibre.  

6. Non contrôlable 

Êtes-vous déjà revenu à votre feuille Excel pour découvrir qu'elle n'était pas comme vous l'aviez laissée ? Ou avez-vous déjà écrasé votre formule pour trouver #ERROR ! dans les cellules ? Si cela vous donne un sentiment de déjà-vu, laissez-moi vous dire que vous n'êtes pas seul. 

Excel n'offre pas d'historique de toutes les modifications apportées à chaque cellule, et vous ne pouvez pas savoir qui a effectué les modifications ni même s'il avait l'autorisation de le faire. Il n'est pas non plus possible de mettre en place une chaîne de soutien. Bien que Google Sheets ait introduit des fonctionnalités permettant de résoudre ces problèmes, il est impossible de vérifier l'historique des modifications apportées à chaque cellule.  

7. Non partageable 

Excel est facile à partager, n'est-ce pas ? Il suffit de le déposer en pièce jointe dans un courriel. 

C'est peut-être le cas. Mais pas lorsque vous avez une équipe massive de centaines et de milliers d'employés qui veulent accéder au même fichier. C'est là qu'Excel s'effondre. Vous pouvez créer une feuille de calcul de motivation dans Excel pour votre entreprise, mais qu'en est-il si vous voulez la partager avec 50000 représentants ? 

Imaginez maintenant que ces représentants soient regroupés dans 15 plans d'intéressement différents. Ajoutez à cela la complexité du fait que les chefs d'équipe peuvent voir les primes des membres de leur équipe, mais pas celles des autres membres de l'équipe.  

Vous pouvez créer votre feuille de calcul Excel, mais vous ne pouvez pas la diviser et la partager de manière à ce que les utilisateurs ne puissent voir que les informations dont ils ont besoin. C'est précisément ce qui le rend non partageable et difficile. 

8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc. 

Excel, malgré ses versions en ligne, n'est pas connecté. Les calculs d'incitation complexes nécessitent des données en temps réel pour toutes les sources telles que le CRM, l'ERP et la paie. Il est pratiquement impossible d'extraire les données de ces sources, de les traiter et de les mettre à jour en temps réel. Ce processus est lent, manuel, sujet aux erreurs et n'est pas en temps réel. 

9. Pas conçu pour l'information financière et la conformité légale 

Excel est un outil commercial conçu pour les calculs mathématiques avec un mécanisme simple d'entrée, de traitement et de sortie. Il ne permet pas de configurer les implications fiscales, encore moins en fonction des tranches ou des zones géographiques, et rend les rapports financiers et la conformité légale indépendants du calcul et des paiements des incitations. 

10. Impossibilité d'automatiser les paiements 

Excel est un outil de calcul qui peut vous aider à calculer l'incitation finale. Il ne peut pas aller plus loin. Le calcul de l'intéressement reste indépendant du versement de l'intéressement. 

Pour traiter les paiements, vous devrez les débloquer manuellement par l'intermédiaire de la banque ou de cartes-cadeaux, ce qui laisse de nombreuses possibilités d'erreurs manuelles. Excel ne vous permet pas de le connecter à des API ou à des passerelles de paiement pour traiter les paiements. 

11. Pas conçu pour les mesures d'incitation 

Excel est une toile blanche à deux dimensions. Il ne peut pas gérer des calculs complexes couplés à des couches de logique. Vous devrez recourir à des dizaines et des dizaines d'ifs et d'index imbriqués pour parvenir à la valeur finale. Dieu vous garde de vous tromper dans l'un de ces 20. 

Étude de cas : Une marque allemande d'automobiles de luxe améliore ses ventes grâce à l'automatisation des incentives

Une société automobile de luxe a dû relever le défi de communiquer efficacement ses programmes de commissions et d'impliquer son équipe de vente toujours plus nombreuse, dispersée dans 33 sites de franchise différents. Elle recherchait une plateforme unifiée pour aider son équipe de vente à naviguer dans les programmes d'incitation et à favoriser une communauté connectée avec sa force de vente franchisée.

Solution

La marque automobile de luxe s'est tournée vers Compass pour améliorer la productivité de ses représentants commerciaux grâce à une approche à multiples facettes. Compass a fourni un centre centralisé pour une communication transparente des programmes de rémunération, a rationalisé les processus de distribution des primes pour les représentants commerciaux à travers le pays et a augmenté la transparence concernant les primes gagnées.

Résultat

Compass a joué un rôle essentiel dans l'amélioration de l'engagement au sein de l'équipe de vente de la marque automobile de luxe en offrant des fonctionnalités telles que des groupes communautaires, des encouragements et des notifications, ainsi que des modèles de jeux. Grâce à Compass, la marque automobile de luxe a obtenu les résultats suivants :

• Mise en place de programmes de primes mensuelles pour les responsables des ventes et les chefs d'équipe.
• Gestion et distribution des incitations par une équipe centralisée sur la base d'une ligne directrice unique.
• Exploitation de Plum, un vaste portail de remboursement, pour offrir plus de 1 700 options de paiement, y compris des cartes-cadeaux de marque, des cartes de paiement, des expériences et bien plus encore.
• Lancement de programmes d'engagement, de trivia et de quiz au sein de divers groupes.

Impact

La mise en œuvre de Compass a donné des résultats significatifs pour la marque automobile de luxe :

• Augmentation de 11 % des ventes unitaires en moins de 90 jours.
• Augmentation de 5 % du nombre de personnes qualifiées en moins de 90 jours.
• Un taux d'adoption impressionnant de 92,8 % de Compass par les équipes de vente.
• Une augmentation remarquable de 96,2 % dans l'adoption des options de paiement.

Conclusion

Excel, bien qu'étant un outil polyvalent, présente des limites lorsqu'il s'agit de calculer des incitations complexes. Le risque d'erreurs manuelles, le manque de données en temps réel et les difficultés d'évolutivité peuvent poser des problèmes importants. 

Xoxoday Compass propose une solution qui rationalise les processus de calcul des primes, automatise les paiements et améliore la transparence et la précision. Grâce à Compass, les entreprises peuvent dynamiser leurs équipes de vente, réduire le temps de traitement, augmenter la productivité et éliminer l'opacité de la communication, tout en garantissant la précision du calcul des primes.