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Excel domine le marché des tableurs depuis les années 1990 et reste un outil puissant pour l'analyse des données. Malheureusement, sa puissance même le rend incroyablement dangereux, même entre les mains d'utilisateurs expérimentés.
Ne vous méprenez pas. Excel est extraordinaire parce que :
- Il est polyvalent
- Facilite la collecte des données
- Permet de résumer et de visualiser les données
- Soutient les formules
- Est utilisé dans le monde entier
Cependant, une étude a révélé que 88 % de toutes les feuilles de calcul contiennent une ou plusieurs erreurs graves. Ne nous souvenons-nous pas tous de la débâcle de la "baleine de Londres " de JP Morgan, qui, en 2012, a subi une perte de 6 milliards de dollars à cause d'une erreur dans Excel ?
Les problèmes des feuilles de calcul
Les tableurs n'ont jamais été conçus pour calculer des incitations. Elles ont été conçues pour automatiser des calculs mathématiques simples qui comportaient plus de mathématiques que de logique. Elles n'ont jamais été conçues comme un langage de programmation robuste capable de simplifier 28 niveaux de "ifs" imbriqués.
Cette image illustre exactement ce que nous faisons avec les feuilles de calcul Excel et les calculs d'incitation. Et nous savons tous ce qui se passe lorsque l'on essaie de faire entrer un bloc carré dans un tableau rond.
Exactement. Ils ne vous donnent jamais les résultats que vous souhaitez ou que vous méritez. Cessons donc de les forcer à faire quelque chose qu'ils ne sont pas censés faire.
Les principaux problèmes liés aux feuilles de calcul Excel sont les suivants :
- Manuel et chronophage
- Risque d'erreur humaine
- Manque de visibilité et de transparence en temps réel
- Pas conçu pour l'échelle
- Coûteux
- Non contrôlable
- Non partageable
- Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc.
- Pas conçu pour l'information financière et la conformité légale
- Impossible d'automatiser les paiements
- Pas conçu pour les mesures d'incitation
Reprenons la planche à dessin pour en savoir plus
Voici plus de détails pour vous aider.
1. Manuel et chronophage
Les feuilles Excel ne peuvent pas importer de données à partir de sources existantes et doivent être gérées manuellement, ce qui est à la fois fastidieux, prend du temps et laisse beaucoup de place à l'erreur manuelle. Les données à analyser doivent être copiées et collées ou, pire encore, saisies manuellement. Cela peut être fait pour une poignée de représentants avec peu d'efforts, mais au fur et à mesure que les lignes et les colonnes de données augmentent, cela devient pratiquement impossible, ce qui rend le processus extrêmement lent.
Avec Compass, vous pouvez facilement capturer des données en direct et laisser à Compass le soin d'effectuer des calculs automatiques en temps réel.
2. Risque d'erreur humaine
Outre le fait qu'elles prennent énormément de temps, les feuilles Excel sont sujettes à des erreurs manuelles. Ce n'est pas un langage de codage à proprement parler et il ne peut traiter que des calculs mathématiques complexes, mais pas des logiques complexes. Le calcul d'incitation est tout le contraire. Il s'agit davantage de logique que de mathématiques. C'est exactement là que l'intervention humaine est nécessaire. C'est là qu'un analyste d'entreprise construit une requête avec 50 index et 25 ifs imbriqués pour calculer l'intéressement. Dieu nous préserve si l'un d'entre eux se trompe. Il est extrêmement facile pour l'utilisateur de se glisser dans le processus et de fausser les résultats, ce qui risque de surpayer ou de sous-payer vos commerciaux.
Avec Compass, vous pouvez facilement créer des programmes d'incitation complexes avec la familiarité d'Excel en quelques clics.
3. Manque de visibilité et de transparence en temps réel
Sur les feuilles Excel, ou même leurs versions en ligne, à moins que quelqu'un ne les mette à jour manuellement chaque minute, les données deviennent rapidement obsolètes. Les feuilles Excel ne sont pas connectées aux CRM et aux ERP et ne peuvent donc pas être mises à jour en temps réel. Il n'y a donc pas de transparence ou de visibilité des données.
Avec Xoxoday Compass , les commerciaux, les managers, les administrateurs, les équipes RH, l'équipe financière et la direction ont un accès en temps réel aux relevés de primes. Le fait d'avoir ces données à portée de main motive les commerciaux à voir ce qu'ils ont gagné et comment ils peuvent gagner plus. En plus de motiver votre équipe de vente, Compass offre une transparence totale sur les calculs réels qui se cachent derrière les chiffres et votre équipe peut faire confiance aux chiffres qu'elle voit parce qu'elle a une visibilité sur la façon dont ils sont calculés.
4. Pas à l'échelle
Les experts décrivent Excel comme un langage fonctionnel et de programmation. Même si Excel combine l'analyse de données, la visualisation et la programmation, il ne fonctionne bien que lorsque les données sont peu nombreuses et limitées à des centaines d'enregistrements, qu'elles peuvent être saisies manuellement ou copiées-collées et que la logique est plus mathématique que complexe.
Les entreprises sont confrontées à des défis majeurs lorsqu'elles essaient de créer un logiciel d'incitation dans Excel qui nécessite une logique complexe rendant impossible le calcul d'incitations à grande échelle. Avec Compass, vous obtenez le meilleur d'Excel comme une interface intuitive avec des variables, des options de paiement et est évolutif pour les petites et gigantesques entreprises ainsi que pour les start-ups.
5. Coûteux
Lorsque vous utilisez Excel pour calculer les primes de vente, vous y consacrez des ressources importantes, de la technologie, des ressources humaines et du temps, et ces ressources ont un coût associé. Sachant que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, chaque fois que vous rencontrez une erreur, vous subissez à nouveau le coût de toutes ces ressources, ce qui rend le système non rentable à tous les niveaux et rompt l'équilibre.
Avec Compass, vous pouvez automatiser le processus et toutes les modifications peuvent être traitées en quelques clics. Cela permet également de gagner beaucoup de temps, d'éliminer les inexactitudes et de permettre à votre équipe de se consacrer à d'autres domaines essentiels de l'entreprise.
6. Non contrôlable
Êtes-vous déjà retourné à votre feuille Excel pour découvrir qu'elle n'était pas comme vous l'aviez laissée ? Ou avez-vous déjà écrasé votre formule pour trouver #ERROR ! dans les cellules ? Si cela vous donne un sentiment de déjà-vu, laissez-moi vous dire que vous n'êtes pas seul. Excel n'offre pas d'historique de toutes les modifications apportées à chaque cellule individuelle et vous ne pouvez pas voir qui a effectué les modifications ni même s'il avait l'autorisation de le faire. Vous n'avez pas non plus la possibilité de mettre en place une chaîne d'approbation. Bien que Google Sheet ait introduit des fonctionnalités pour résoudre ces problèmes, il est impossible de vérifier l'historique des modifications apportées à chaque cellule.
Avec Compass , vous pouvez facilement suivre l'historique et faciliter l'audit en montrant aux utilisateurs qui a modifié quoi et quand. Il facilite également l'automatisation et vous permet d'ajouter facilement une hiérarchie d'approbation.
7. Non partageable
Excel est facile à partager, n'est-ce pas ? Il suffit de le déposer en pièce jointe dans un courriel ?
C'est peut-être le cas. Mais pas lorsque vous avez une équipe massive de centaines et de milliers d'employés qui veulent accéder au même fichier. C'est là qu'Excel s'effondre. Vous pouvez créer une feuille de calcul de rémunération dans Excel pour votre entreprise, mais que se passe-t-il si vous voulez la partager avec 50000 représentants ? Imaginez maintenant que ces représentants soient regroupés dans 15 plans d'incitation différents. Ajoutez à cela la complexité du fait que les chefs d'équipe peuvent voir les primes des membres de leur équipe, mais pas celles des autres membres de l'équipe.
Vous pouvez créer votre feuille de calcul Excel, mais vous ne pouvez pas la diviser et la partager de manière à ce que les utilisateurs ne puissent voir que les informations dont ils ont besoin. C'est précisément ce qui rend le tableau non partageable et difficile à utiliser.
Avec Compass, vous disposez d'un contrôle de l'utilisateur. Vous pouvez contrôler qui voit quelles données et celles-ci sont toujours partagées entre les parties prenantes.
8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc.
Excel, malgré ses versions en ligne, n'est pas connecté. Les calculs d'incitation complexes nécessitent des données en temps réel pour toutes les sources telles que le CRM, l'ERP et la paie. Il est pratiquement impossible d'extraire les données de ces sources, de les traiter et de les mettre à jour en temps réel. Ce processus est lent, manuel, source d'erreurs et n'est pas en temps réel.
Avec Xoxoday Compass , vous pouvez facilement extraire ces données de vos systèmes existants. Vous pouvez intégrer Compass via des webhooks, des API ou des SDK. Liez et ajoutez des filtres en cas de sources de données multiples.
9. Pas conçu pour l'information financière et la conformité légale
Excel est un outil commercial conçu pour les calculs mathématiques et dispose d'un mécanisme simple d'entrée, de traitement et de sortie. Il ne permet pas de configurer les implications fiscales, encore moins en fonction des tranches ou des zones géographiques, et rend les rapports financiers et la conformité légale indépendants du calcul et du versement des primes.
CompassEn plus de permettre des calculs d'incitation justes, sans erreur et transparents, il prend en charge l'authentification de l'utilisateur et toutes les mesures de sécurité telles que GDPR ou ISO, et gère les implications fiscales géographiques et la conformité.
10. Impossibilité d'automatiser les paiements
Excel est un outil de calcul qui peut vous aider à calculer l'incitation finale. Il ne peut pas aller plus loin. Le calcul de la prime est indépendant du versement de la prime. Pour traiter les paiements, vous devrez les débloquer manuellement par l'intermédiaire de la banque ou de cartes-cadeaux, ce qui laisse de nombreuses possibilités d'erreurs manuelles. Excel ne vous permet pas de le connecter à des API ou à des passerelles de paiement pour traiter les paiements.
Avec Compass, vous pouvez gérer les implications fiscales géographiques et la conformité avant les paiements incitatifs. Vous pouvez envisager n'importe quel type de paiement comme les virements bancaires, le catalogue de récompenses de plus de 20000 cartes cadeaux numériques, cartes prépayées, expériences et portefeuilles dans plus de 80 pays, les notes de crédit ou les bons vieux virements bancaires. Les paiements peuvent être gérés de manière transparente dans plusieurs zones géographiques et dans plusieurs devises.
11. Pas conçu pour les mesures d'incitation
Excel est une toile blanche à deux dimensions. Il ne peut pas gérer des calculs complexes couplés à des couches de logique. Et vous devrez recourir à des dizaines et des dizaines d'ifs et d'index imbriqués pour parvenir à la valeur finale. Dieu vous garde de vous tromper sur l'un de ces 20.
Avec Compass, vous pouvez facilement construire une logique avec n nombre de variables où votre seule entrée est de définir la variable et Compass s'occupera du reste. Outre le calcul facile des primes, Compass vous aide à motiver vos vendeurs avec des concours de vente gamifiés, avec une bibliothèque de modèles à choisir. Compass est également créé pour gérer des implications fiscales complexes à travers les zones géographiques et les tranches d'imposition, afin de permettre des paiements transparents.
Compass garantit une réduction de 100 % du temps de traitement, une économie de 10 % en raison des pertes budgétaires, une augmentation de 80 % de la productivité des ventes et une absence totale d'opacité dans la communication.
