كيف تقدم نفسك في رسالة بريد إلكتروني للعملاء

يعد ترك انطباع أول قوي وإيجابي أمرا ضروريا عند الوصول إلى العملاء المحتملين أو شركاء الأعمال عبر البريد الإلكتروني. سواء كنت محترفا متمرسا أو بدأت للتو في حياتك المهنية ، فإن تسمير المقدمة يمكن أن يحدد نغمة علاقة مثمرة.

في هذه المقالة ، سنشارك النصائح القيمة ، وما يجب فعله وما لا يجب فعله ، ونماذج القوالب لمساعدتك في صياغة رسائل بريد إلكتروني مقدمة مقنعة وفعالة تترك تأثيرا دائما.

استعد لإتقان فن تقديم نفسك بثقة وسحر ، وشاهد اتصالات عملائك ترتفع إلى آفاق جديدة!

كيفية تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني للعملاء: 8 خطوات

إليك كيفية تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني للعملاء وترك انطباع دائم.

1. اكتب سطر موضوع مقنع للعملاء:

سطر الموضوع مهم لأنه يحدد ما إذا كان سيتم فتح بريدك الإلكتروني أو تجاهله. لجعلها مقنعة ، ضع في اعتبارك النصائح التالية:

• كن محددا: انقل بوضوح الغرض من بريدك الإلكتروني بطريقة موجزة. على سبيل المثال ، بدلا من سطر موضوع عام مثل "مقدمة" ، استخدم شيئا مثل "مقدمة: تقديم حلول تسويقية مبتكرة لعملك".
• إضفاء الطابع الشخصي عندما يكون ذلك ممكنا: إذا كان لديك أي اتصال أو مرجع شخصي ، فقم بتضمينه في سطر الموضوع. على سبيل المثال ، "الاتصال المتبادل موصى به أتواصل: تقديم وخبرتي."
• استخدم لغة موجهة نحو العمل: استخدم الأفعال التي تخلق إحساسا بالإلحاح أو الاهتمام. على سبيل المثال ، "فرصة مثيرة: دعنا نناقش استراتيجية النمو الخاصة بك اليوم".

2. خصص تحيتك للصناعة والوضع:

عندما يتعلق الأمر بالتحية ، من الضروري مراعاة معايير الصناعة ومستوى الشكليات والعلاقة التي تربطك بالمتلقي. فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب اتباعها:

• التحيات الرسمية: إذا لم تكن متأكدا من مستوى الألفة ، فاختر تحية أكثر رسمية مثل "عزيزي [اسم المستلم]" ، وهو مناسب للإعدادات المهنية والتجارية.
• تحيات غير رسمية: في بعض الصناعات أو المواقف التي تكون فيها نغمة أكثر استرخاء مناسبة ، يمكنك استخدام تحية غير رسمية مثل "مرحبا [اسم المستلم]" أو "مرحبا [اسم المستلم]" ،
• تخصيص عنوان المستلم: إذا كان لدى المستلم لقب أو تسمية محددة ، فتأكد من مخاطبته وفقا لذلك (على سبيل المثال ، "عزيزي الدكتور سميث" أو "مرحبا أستاذ جونسون"). هذا يدل على الاحترام والاعتراف بإنجازاتهم المهنية.

3. اجعل سطرك الأول عنهم:

لإشراك المتلقي على الفور ، من المهم إظهار اهتمام حقيقي بعمله أو إنجازاته. يمكن القيام بذلك بطريقة موجزة وشخصية. فيما يلي بعض الأساليب التي يجب مراعاتها:

• امدح أو اعترف بعملهم: ابدأ بتسليط الضوء على إنجاز أو منشور أو مشروع حديث شاركوا فيه. على سبيل المثال ، "لقد قرأت مؤخرا مقالتك الثاقبة حول [الموضوع] وأعجبت بمنظورك الفريد."
• الإشارة إلى اتصال متبادل: إذا كان لديك جهة اتصال أو معرفة مشتركة ، فاذكرها كطريقة لإنشاء اتصال. على سبيل المثال ، "أوصى جون سميث بالتواصل معك. لقد أشاد بخبرتك في [الصناعة / المجال] ".
• تسليط الضوء على الاهتمامات أو الأهداف المشتركة: إذا كنت قد حددت اهتمامات أو أهدافا مشتركة ، فاذكرها بإيجاز. هذا يدل على أنك قد أجريت بحثك ويؤسس أرضية مشتركة. على سبيل المثال ، "لاحظت شغفك بالأزياء المستدامة ، والذي يتماشى مع التزامي الخاص بالممارسات الصديقة للبيئة في صناعة النسيج."

4. اشرح سبب تواصلك:

في هذا الجزء من البريد الإلكتروني ، من المهم توضيح سبب اتصالك بوضوح. كن موجزا ومركزا على الغرض من بريدك الإلكتروني. فيما يلي بعض النصائح لشرح سبب تواصلك بشكل فعال:

• اذكر الفائدة: اشرح كيف يمكن أن يكون بريدك الإلكتروني ذا قيمة للمستلم. سواء كنت تقدم حلا لمشكلة قد تكون لديهم ، أو تقترح فرصة تعاون ، أو تشارك المعلومات ذات الصلة ، أكد على الفوائد التي يمكن أن يكتسبوها من التعامل معك.
• إظهار الملاءمة: قم بالربط بين سبب تواصلك واحتياجاتهم أو اهتماماتهم أو أهدافهم المحددة. سلط الضوء على التوافق بين ما لديك لتقدمه وما يبحثون عنه. هذا يدل على أنك قد أجريت بحثك وفهمت وضعهم.
• إضفاء الطابع الشخصي عندما يكون ذلك ممكنا: خصص شرحك لسياق المستلم أو الأنشطة الأخيرة. يمكن أن تساعد الإشارة إلى تفاصيل محددة حول عملهم أو إنجازاتهم أو تحدياتهم في إنشاء اتصال أقوى وزيادة فرص الاستجابة الإيجابية.

5. توفير قيمة لهم:

عند تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني ، من الضروري تقديم قيمة للمستلم. هذا يدل على أنك لا تبحث فقط عن شيء لنفسك ، ولكنك مهتم أيضا بالاستفادة منه. إليك كيفية تقديم قيمة في بريدك الإلكتروني:

• تقديم رؤى أو معلومات: شارك اتجاهات الصناعة ذات الصلة أو رؤى السوق أو البيانات التي يمكن أن تساعد المتلقي على اكتساب وجهات نظر جديدة أو اتخاذ قرارات مستنيرة. توفير معلومات قيمة يضعك كمورد مفيد.
• تقديم المساعدة أو الحل: إذا كان بإمكانك معالجة مشكلة معينة أو نقطة ألم يواجهها المتلقي ، فاقترح خبرتك أو منتجاتك أو خدماتك كحل محتمل. اشرح بوضوح كيف يمكن لعرضك أن يفيدهم ويجعل عملهم أسهل أو أكثر كفاءة.
• تقديم اتصالات أو فرص: إذا كان لديك شبكة من جهات الاتصال أو الوصول إلى الموارد التي يمكن أن تكون ذات قيمة للمستلم ، فاعرض تقديم مقدمات أو توفير الوصول إلى هذه الموارد. هذا يدل على استعدادك للذهاب إلى أبعد الحدود لمساعدتهم على النجاح.

6. قم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء:

عبارة الحث على اتخاذ إجراء (CTA) هي طلب واضح ومحدد تقدمه إلى المستلم ، وتوجهه إلى الخطوات التالية المطلوبة. يساعد على توفير الوضوح ويشجع المشاركة. في ما يلي بعض النصائح لتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في بريدك الإلكتروني:

• كن محددا: حدد بوضوح ما تريد أن يفعله المستلم بعد ذلك. سواء كان الأمر يتعلق بجدولة اجتماع أو طلب مزيد من المعلومات أو تقديم ملاحظات ، اجعل طلبك صريحا.
• استخدم لغة قابلة للتنفيذ: ضع إطارا للحث على اتخاذ إجراء باستخدام أفعال العمل للمطالبة بالرد. على سبيل المثال، "الرجاء الرد مع توفرك لإجراء مكالمة سريعة" أو "انقر على الرابط أدناه لتنزيل المستند التقني".
• حدد موعدا نهائيا إذا لزم الأمر: إذا كان هناك جانب حساس للوقت لطلبك ، مثل عرض لفترة محدودة أو الحاجة إلى رد بحلول تاريخ معين ، فاذكره لخلق شعور بالإلحاح.

7. قل "شكرا" وقم بالتوقيع:

يساعد إغلاق بريدك الإلكتروني بالامتنان وتسجيل الخروج المناسب في الحفاظ على نبرة مهذبة ومهنية. فيما يلي بعض النصائح للتعبير عن الشكر والتوقيع:

• التعبير عن الامتنان: إظهار التقدير لوقت المتلقي واهتمامه. عبارة بسيطة "شكرا لك على اهتمامك" أو "أقدر اهتمامك" تقطع شوطا طويلا.
• استخدم عبارة ختامية مناسبة: اختر عبارة ختامية تتطابق مع مستوى شكليات بريدك الإلكتروني ومعايير الصناعة. تتضمن الخيارات الشائعة "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرا". إذا كانت لديك علاقة شخصية أو غير رسمية مع المتلقي ، فيمكنك استخدام عمليات الإغلاق مثل "أطيب التحيات" أو "التمنيات الحارة".
• قم بتضمين اسمك الكامل ومعلومات الاتصال الخاصة بك: تأكد من تقديم اسمك الكامل والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال ذات الصلة (عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وموقع الويب وما إلى ذلك) في توقيع بريدك الإلكتروني. هذا يجعل من السهل على المستلم التواصل معك إذا لزم الأمر.

8. المتابعة معهم

بعد تقديم نفسك ، من المهم المتابعة إذا لم تتلق ردا أو إذا كنت بحاجة إلى مواصلة المحادثة. إليك كيف يمكنك المتابعة بفعالية:

• كن صبورا: امنح المتلقي وقتا معقولا للرد قبل المتابعة. قد يختلف الإطار الزمني حسب إلحاح بريدك الإلكتروني وسياقه.
• إرسال تذكير مهذب: إذا لم تتلق ردا ، فأرسل بريدا إلكترونيا موجزا وودودا للمتابعة لتذكير المستلم برفق برسالتك السابقة. اجعلها موجزة وأعد ذكر نقاطك الرئيسية أو عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
• تقديم قيمة إضافية: في رسالة المتابعة الإلكترونية، قدم معلومات أو رؤى أو موارد إضافية قد تكون ذات قيمة للمستلم. هذا يدل على اهتمامك المستمر واستعدادك للمساعدة.
• احترم قرارهم: إذا تلقيت ردا يرفض عرضك أو يعبر عن عدم اهتمامه ، فكن كريما واشكرهم على ردهم. احترم قرارهم وحافظ على نبرة مهنية.

نموذج مقدمة البريد الإلكتروني للعملاء

يمكنك الرجوع إلى المدونة على "10+ نموذج مقدمة البريد الإلكتروني للعملاء" لمزيد من عينات البريد الإلكتروني هذه.

أخطاء يجب تجنبها عند تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني للعملاء

عند تقديم نفسك في رسالة بريد إلكتروني للعملاء ، من المهم تجنب الأخطاء التالية:

1. مقدمات مطولة للغاية قد تفقد اهتمام العميل.

2. الأخطاء النحوية والأخطاء المطبعية التي يمكن أن تقوض مصداقيتك.

3. استخدام تحيات عامة أو غير شخصية مثل "عزيزي العميل".

4. الظهور على أنك متعجرف أو تتباهى بإنجازاتك.

5. استخدام المصطلحات أو اللغة التقنية التي قد تربك العميل.

6. افتراض الإلمام بالعميل ، حتى لو كنت قد تفاعلت من قبل.

7. تقديم ادعاءات غير واقعية أو المبالغة في بيع قدراتك.

8. إهمال تلبية احتياجات العميل واهتماماته الخاصة.

9. نسيان تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك لسهولة الاتصال.

10. استخدام لغة انتهازية أو عدوانية ، والتي يمكن أن تكون مزعجة للعملاء.

11. الاعتماد على الكليشيهات أو العبارات العامة التي تضيف القليل من القيمة إلى مقدمتك.

استنتاج

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني التمهيدي المصمم جيدا هو المفتاح لفتح علاقات العملاء الناجحة. تذكر أن تبقيها موجزة وجذابة وشخصية ، وتعرض قيمتك الفريدة وما يميزك. ضع في اعتبارك دائما منظور العميل وقم بتخصيص رسالتك وفقا لذلك.

سواء كنت تبحث عن شراكات جديدة أو توسع شبكتك ، فإن المقدمة المدروسة تمهد الطريق لاتصالات ذات مغزى. لذا ، خذ النصائح ونماذج القوالب التي شاركناها ، وضعها موضع التنفيذ ، وشاهد مقدمات بريدك الإلكتروني تفتح الأبواب أمام الفرص المثيرة.