Migliori pratiche di gestione della pipeline di vendita per le diverse fasi che portano a conversioni più rapide

A well-managed sales pipeline helps sales teams focus on the right opportunities, improve forecasting, and close deals more efficiently. Without proper structure, valuable leads get lost, sales cycles become unpredictable, and revenue growth slows down.

According to Harvard Business Review, companies that dedicate just three hours per month to managing each rep’s pipeline saw an 11% increase in revenue. The same study also found that organizations that trained their managers in sales pipeline management best practices experienced 9% faster revenue growth.

To stay ahead, businesses need to focus on sales pipeline optimization, ensuring complete visibility and efficiency at every stage. This guide will break down how to effectively manage a sales pipeline, improve deal flow, and maximize revenue potential.

Che cos'è una pipeline di vendita?

A sales pipeline implies a map that details where a particular customer stands in terms of sales, ranging from initial stages to sales closure. It makes it easier for sales teams to keep up with the move and concentrate on the next steps for the deals to come through. 

Customers pass through decision-making scenarios, such as awareness that a need or opportunity is recognized, consideration, where information is gathered, and finally, the Decision phase, where a product is selected.

The stages involve such particular activities as contacting the prospects, informing them, and coming to terms with them in a manner that would enable them to choose your product. 

Using this model, one can forecast the sales that are expected to be made, the areas that have potential problems, and the general health of the business. Such an organized system helps ensure all leads are included and optimizes sales overall.

Sales pipeline vs. sales funnel vs. sales forecast

Poiché i tre termini hanno molti punti in comune, è facile confonderli l'uno con l'altro, soprattutto i termini pipeline di vendita e funnel di vendita.

The sales funnel represents the journey of all prospects to the customer from their point of view. It involves stages such as awareness, interest, decision, and action. The funnel narrows at each stage, and it consists in convincing many prospects to move toward the conversion. However, only a few that enter the funnel initially reach the bottom.

La pipeline di vendita è analoga all'imbuto di vendita, ma rappresenta il punto di vista del venditore. Come l'imbuto, la pipeline prevede diverse fasi per i prospect, come la qualificazione del lead, l'ambito, la proposta, la negoziazione e la chiusura.

On the other hand, a sales forecast estimates the prospects likely to close within a given period. The forecast is based on the position of leads in the pipeline and how likely they will move to the closing stage within the defined time frame.

Che cos'è la gestione della pipeline di vendita?

La gestione della pipeline di vendita prevede l'organizzazione e il monitoraggio di quote, obiettivi e clienti potenziali. Inoltre, consente ai rappresentanti di sapere quali affari necessitano di particolare attenzione e in quale fase si trova ciascun affare. Grazie a queste informazioni, i rappresentanti possono prevedere se le trattative sono sufficienti per raggiungere le quote e gli obiettivi. La gestione della pipeline di vendita comprende i seguenti aspetti:

• Pipeline metrics incorporate: All the metrics used to analyze the sales process.
• Pipeline optimization: Well-managed sales pipelines enable sales managers to evaluate and optimize the processes at every stage for accurate revenue forecasting. The optimization also ensures increased revenue at the end of the sales cycle.
• Sales team management:  Involves regular evaluation and progress tracking of the sales personnel, such as when and where they make the most of the sales process.
• Pipeline management tools and applications: These are designed and implemented to improve the sales team's sales process and performance.

Sales pipeline stages and management strategies

A sales pipeline represents a prospect's structured journey from initial contact to becoming a paying customer. Managing each stage effectively ensures higher conversion rates, better forecasting, and improved sales performance. Below, we break down the key sales pipeline stages and the best strategies to optimize each step.

1. Prospecting: Finding potential customers

Sales teams identify and gather potential leads through various channels, including cold outreach, inbound marketing, networking events, social media, and referrals. The goal is to attract individuals or businesses that fit your ideal customer profile (ICP) and may be interested in your product or service.

How to manage this stage effectively

• Use lead generation tools like LinkedIn Sales Navigator or Apollo to build a targeted prospect list.
• Develop a multi-channel outreach strategy, combining email, calls, and social media engagement.
• Score leads based on engagement levels to prioritize high-potential prospects.
• Automate lead collection and outreach workflows using a CRM system.

2. Lead qualification: Filtering the right prospects

Not all prospects are ready to buy. At this stage, sales teams evaluate leads using qualification frameworks like BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) to determine if they are a good fit. This helps ensure sales efforts focus on high-quality leads rather than wasting time on unqualified prospects.

How to manage this stage effectively

• Implement a lead scoring system to prioritize prospects based on their fit and engagement.
• Ask qualifying questions early to assess readiness and potential interest.
• Categorize leads into high, medium, and low priority for better resource allocation.
• Set up CRM automation to filter and move qualified leads to the next stage.

3. Initial contact and discovery: Understanding the customer’s needs

Sales reps initiate calls, emails, or meetings to introduce themselves, learn about the prospect’s business, and uncover their pain points. The objective is to build trust and identify how your solution aligns with their needs.

How to manage this stage effectively

• Personalize outreach messages based on the prospect’s industry and challenges.
• Follow a structured discovery call framework to ask insightful questions.
• Document key insights, objections, and decision criteria in the CRM.
• Use AI-powered nudges to remind reps when to follow up with prospects.

4. Product presentation and demonstration

Sales reps provide a detailed demonstration or pitch, showing how the product or service solves the customer’s problem. This is where objections are addressed, competitive advantages are highlighted, and value is reinforced.

How to manage this stage effectively

• Customize presentations to address the prospect’s unique needs rather than using generic pitches.
• Use case studies and success stories to demonstrate real-world impact.
• Monitor engagement levels to assess the prospect’s level of interest.
• Automate follow-ups after the demo to maintain momentum in the sales conversation.

5. Proposal and negotiation: Structuring the deal

Once the prospect expresses interest, a formal proposal or quote is sent, detailing the pricing, terms, and deliverables. Negotiations may occur to finalize pricing, contract terms, or additional features before reaching an agreement.

How to manage this stage effectively

• Ensure proposals are clear, concise, and tailored to the prospect’s requirements.
• Use proposal tracking software to monitor when a prospect opens and reviews the document.
• Prepare for common negotiation scenarios and have alternative offers ready.
• Set up automated contract reminders to prevent deals from stalling.

6. Closing the deal: Finalizing the sale

At this point, the prospect decides and commits to the purchase. Sales reps ensure that contracts are signed, payments are processed, and all paperwork is completed.

How to manage this stage effectively

• Simplify the closing process by using e-signature tools like DocuSign.
• Communicate the next steps so the customer knows what to expect after signing.
• Implement a deal review checklist to verify all terms and deliverables are in place.
• Monitor close rate metrics to identify areas where deals get stuck.

7. Post-sale follow-up and retention: Strengthening customer relationships

After closing a deal, businesses focus on customer onboarding, support, and retention. Engaged customers are more likely to renew contracts, make repeat purchases, and refer new clients.

How to manage this stage effectively

• Create a structured onboarding process to help customers get started smoothly.
• Schedule regular check-ins to gather feedback and resolve concerns early.
• Use AI-powered nudges to alert sales teams about renewal or upsell opportunities.
• Encourage referrals by offering exclusive incentives for customer recommendations.

How does sales pipeline management help leaders forecast revenue?

Poiché la pipeline di vendita consente ai rappresentanti di esaminare lo stadio dei prospect, possono prevedere quanti di essi possono convertirsi in un determinato lasso di tempo. Ad esempio, se la pipeline ha un valore contrattuale di 100.000 dollari e il tasso di conversione dei prospect è del 10%, la previsione è di raggiungere un costo del business di 10.000 dollari.

Se l'obiettivo di vendita è fissato a 20.000 dollari, il numero di lead da convertire è doppio e l'analisi della pipeline può essere fatta per identificare i miglioramenti da apportare per far passare prima i potenziali clienti attraverso l'imbuto di vendita.

How do you build a sales pipeline?

Now that we know sales pipeline management, let's understand how to build one.

1. Identificare il mercato potenziale e le aziende target

Il primo passo per costruire la pipeline di vendita è conoscere il profilo del cliente ideale (ICP). L'ICP fornisce una stima approssimativa del numero di clienti che la vostra azienda sarà in grado di servire.

La creazione dell'ICP è compito dei dirigenti di livello C, come il CEO o il team fondatore, che lo aggiorneranno man mano che l'azienda cresce, soprattutto se si tratta di una startup con meno di tre anni di vita. Le aziende target derivano dall'ICP e comprendono le organizzazioni con cui si intende fare affari.

2. Ricercare accuratamente i propri obiettivi

Una volta individuato l'ICP, è possibile creare un elenco interno di aziende target e creare contatti. Il processo di creazione dell'elenco di solito comporta la ricerca dei nomi dei clienti target, l'arricchimento dei loro contatti con informazioni aggiuntive e l'approfondimento delle informazioni personali. La creazione di un elenco interno può avvenire in due modi:

• Acquisto dell'elenco

Names of companies in your niche can often be purchased from vendors with detailed information such as names, contacts, and personalized details. However, it's important to conduct your due diligence as the information may not always be high quality. As people change organizations, they take their contact with them.

• Costruire l'elenco

Un processo più laborioso, la creazione di una lista comporta la raccolta minuziosa di nomi e informazioni personali da varie fonti. Sebbene sia un'operazione complessa, le informazioni possono essere di alta qualità.

3. Raggiungere gli obiettivi su più canali

Raggiungere i vostri canali su canali diversi è essenziale per creare il maggior numero possibile di punti di contatto. Questo include e-mail, messaggi, telefonate o persino incontri fisici.

Solo alcuni prospect sono ricettivi sugli stessi canali, cercate di capire con quali mezzi si sentono più a loro agio per iniziare la conversazione e poi procedete a familiarizzare.

4. Stabilire una routine di comunicazione

Dividing the pipeline into segments by adopting value-based selling. Train the sales reps to become good communicators who build authentic human relationships and sustain conversations with prospects.

It has more excellent value in nurturing leads and bringing back leads that went cold some time ago. Once the SQLs are moved to the account executives, you can build momentum to meet goals.

10 Sales pipeline management best practices

In this section, we've put together 10 best practices on how to increase sales pipeline that can boost your revenues. Although you may already have been engaging in a few, this list can quickly show you areas where you could be deficient.

1. Seguire i lead più qualificati

While it's tempting to cast as wide a net as possible to take advantage of every opportunity, you are better off following your most qualified leads. Looking at the process closely, you'll see that the time spent on closing each deal remains almost the same.

One survey indicated that improper qualification of leads could result in a 67% loss in sales, which translates to a lot of wasted time and effort. Instead, focussing on your most qualified leads ensures your efforts are spent on leads most likely to convert.

Ad esempio, ordinando i lead in base all'interesse e al coinvolgimento, da alto a basso, si può capire chi ha le maggiori possibilità di diventare un cliente pagante.

2. Effettuare follow-up regolari e tagliare i contatti morti

The top salespeople ensure that they follow up with their leads to make that sale. However, most reps give up after 2 calls, leaving all that money on the table. These days buyers have so many choices that they take a long time to make up their minds about offers that are closely placed together.

What once took 3.5 calls to close a deal a decade ago now takes 8 calls! Your competitors are hard at work trying to tip their scales, and you should be out there ensuring it tilts to your side.

L'efficienza consiste nel concentrare i propri sforzi sui lead migliori e nell'imparare a riconoscere quando è il caso di non spendere energie e tempo in lead che non si conoscono. È comprensibile che abbandonare un lead che si è inseguito per settimane o mesi sia difficile, ma è anche importante non cadere nella fallacia dei costi sommersi.

Il lead è morto quando si capisce che non è interessante, che non vi risponderà o che non può essere contattato. È essenziale identificare questi lead e sfoltirli per perseguire quelli ad alto valore.

3. Mantenere il coinvolgimento attraverso contenuti di qualità

Sales are typically associated with contact through emails, phone calls, and meetings; however, vetting the prospects with great content they find helpful is a winning strategy. 88% of B2B marketers use content marketing as a lead generation tool, which works wonderfully.

Engaging content builds familiarity and trust with prospects over cold calls and emails. If they love the content you send, you already have them in a favorable position, and the numbers also agree- content marketing costs 62% less. Still, it generates three times as many leads as outbound marketing.

A robust content strategy will require you to create material for different stages of the funnel. The top of the funnel can include blogs, articles, videos, infographics, and FAQs. Mid-funnel content can be eBooks, case studies, video tutorials, and white papers, and the bottom of the funnel can be free evaluations, trials, or coupons.

4. Review, improve, and update the sales pipeline regularly

One of the essential components of sales pipeline management is regular improvement. Techniques that were effective once (such as cold calling) may not be effective anymore. The best people in sales are constantly examining the process for faults and areas of improvement.

It can be as simple as changing the sales pitch per the individual customers, following up times, or using a specific approach- everything has scope for improvement. Running little experiments will tell you what works and shouldn't be tried again.

Updating is also essential as the sales pipeline constantly changes- leads move from stage to stage, drop out, or the deals get closed. Regular housekeeping will ensure it will stay manageable, leading to inefficiencies and lost sales.

Il modo migliore può essere quello di amministrare la pipeline, tenere aggiornati tutti i contatti e prendere nota di tutte le loro fasi. È uno sforzo in più, ma ripaga.

5. Standardizzare il processo di vendita

Anche se ogni cliente è diverso e l'approccio migliore per ciascuno di essi è personalizzato in base alle sue esigenze, con il tempo può diventare inefficiente e i rappresentanti potrebbero perdere il loro vantaggio nelle tecniche di vendita in uscita.

La standardizzazione del processo stabilisce una linea di base per i rappresentanti, oltre la quale possono creare delle routine di outreach. Se osservate attentamente, noterete che i vostri ICP hanno molte qualità e somiglianze comuni e che le loro esigenze di base per il vostro prodotto sono più o meno simili.

In questo caso, la standardizzazione rende più facile per i rappresentanti attenersi a un copione vincente e improvvisare quando necessario. È importante ricordare che alcuni dei team di vendita più performanti seguono anche processi standardizzati.

6. Monitoraggio delle metriche di prestazione

To get an accurate read on your sales pipeline, you need to monitor critical sales metrics, which include items such as:

• Numero totale di operazioni in corso
• How big the deals are on average
• Close ratio: percentuale media di transazioni chiuse
• Velocità di vendita: quanto tempo ci vuole prima di chiudere una trattativa.

Keeping tabs on these metrics every week gives you an insight into your performance and the health of the sales pipeline. Tracking these performance indicators also indicates how the changes you've implemented or your strategies are paying off.

7. Utilizzare i giusti strumenti di vendita e automatizzare

Gli strumenti di vendita giusti e il numero di strumenti in uso possono fare la differenza nella generazione di lead, nel mantenimento dei tempi di ciclo o nella chiusura degli affari. Gli strumenti di vendita possono far risparmiare ai rappresentanti un'enorme quantità di tempo sprecato in attività amministrative.

They can also generate leads, assign them to the right rep, follow up on conversations and send automated responses. 67% of respondents in a GetAccept survey admitted to using between 4 and 10 sales tools, and almost all (97%) use one tool.

Se siete una piccola azienda, un semplice foglio Excel è sufficiente per tenere traccia della maggior parte dei dettagli della pipeline. Un'organizzazione di medie dimensioni ha bisogno di un CRM per archiviare i dati essenziali e fornire assistenza automatica ai rappresentanti per facilitare il processo di vendita.

8. Mantenere un ciclo di vendita breve

In contrast to B2C, B2B sales cycles can be pretty long. The average sales cycle length for B2B companies is 102 days. There's a simple reason why it's good to reduce that number as small as possible.

The longer you let your prospects decide, the more time they have to look for alternatives. If your leads often go cold or your closure rate is low, it could be the long sales cycle.

Prendete in considerazione la possibilità di ridurre il numero di giorni quando possibile, come nel caso dei follow-up, o di offrire un'opzione che richieda meno tempo per la decisione. C'è sempre spazio per l'innovazione per accorciare il ciclo di vendita.

9. Allineare vendite e marketing

According to research by Forrester, only 8% of B2B organizations have a strong alignment between their marketing and sales departments. The traditional way of operating is within silos- the marketing team captures leads and hands them over to sales, and the sales call or mail the prospects to close deals.

Tuttavia, questo sistema di prospezione e di chiamata bruta deve essere migliorato, poiché ogni reparto lavora in modo indipendente dagli altri per far passare una marea di contatti attraverso il sistema.

Allineando le due cose, il marketing catturerebbe e invierebbe i lead più qualificati alle vendite per un ulteriore perfezionamento. In questo modo si riducono gli sprechi di tempo e gli sforzi di entrambi i reparti, che si concentrano sui suggerimenti con maggiori probabilità di conversione.

The upside is evident by the numbers- companies with well-aligned marketing and sales teams have 38% higher sales win rates and 36% higher customer retention rates.

10. Fornire documentazione e formazione

Sales managers and reps must have a strong grasp of the sales pipeline and know how to use the tool optimally. Regardless of how long they've worked with it, good documentation covering the fundamentals can always help.

Una formazione regolare manterrà le loro competenze aggiornate e fornirà loro nuove idee da sperimentare per concludere più affari. Una documentazione e un regime di formazione ben definiti, specialmente su uno strumento di apprendimento delle vendite, possono rendere più facile l'inserimento di nuovi rappresentanti e farli lavorare alla vendita di prodotti in pochissimo tempo. Inoltre, può tenere tutti aggiornati sulle novità e sui miglioramenti da apportare.

How does sales pipeline management help reps plan their work better?

Come abbiamo visto nelle sezioni precedenti, la gestione della pipeline di vendita presenta numerosi vantaggi per i team di vendita. I rappresentanti possono ottimizzare ogni aspetto del loro lavoro sulla base delle informazioni ottenute per vendere meglio.

I rappresentanti che lavorano con gli strumenti di vendita, anche quelli di base, possono risparmiare tempo sulle attività amministrative di routine. Gli strumenti automatizzati li aiutano ad allineare i rappresentanti con i lead più qualificati, in modo che possano preparare in anticipo le loro proposte per lo specifico prospect.

Infine, conoscendo le metriche di performance, i rappresentanti possono decidere di aumentare le loro attività di vendita per far fronte al calo dei ricavi o pianificare un'attività di successo per il trimestre successivo.

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Conclusione

A well-structured sales pipeline isn’t just a tool—it’s the backbone of predictable revenue growth. With only 3% of your market actively buying, while 56% aren’t ready, and the rest still in the early stages, effective sales pipeline management helps shift more prospects toward conversion.

By implementing sales pipeline management best practices, optimizing each stage, and using AI-powered tools like Compass, sales teams can improve deal flow, shorten sales cycles, and maximize revenue potential. The key lies in maintaining visibility, automating processes, and making data-driven decisions to ensure every opportunity is managed efficiently.