Migliori pratiche di gestione della pipeline di vendita per le diverse fasi che portano a conversioni più rapide

Una pipeline di vendita ben gestita aiuta i team di vendita a concentrarsi sulle opportunità giuste, a migliorare le previsioni e a chiudere gli affari in modo più efficiente. Senza una struttura adeguata, si perdono lead preziosi, i cicli di vendita diventano imprevedibili e la crescita dei ricavi rallenta.

Secondo Harvard Business Reviewle aziende che dedicano solo tre ore al mese alla gestione della pipeline di ciascun rappresentante hanno registrato un aumento del fatturato dell'11%. Lo stesso studio ha anche rilevato che le organizzazioni che hanno formato i propri manager sulle migliori pratiche di gestione della pipeline di vendita hanno registrato una crescita dei ricavi più rapida del 9%.

Per essere all'avanguardia, le aziende devono concentrarsi sull'ottimizzazione della pipeline di vendita, assicurando visibilità ed efficienza complete in ogni fase. Questa guida spiega come gestire efficacemente una pipeline di vendita, migliorare il flusso di trattative e massimizzare il potenziale di guadagno.

Che cos'è una pipeline di vendita?

Una pipeline di vendita implica una mappa che descrive in dettaglio la posizione di un determinato cliente in termini di vendite, dalle fasi iniziali alla chiusura delle vendite. In questo modo è più facile per i team di vendita tenere il passo e concentrarsi sulle fasi successive per concludere gli affari. 

I clienti passano attraverso scenari decisionali, come la consapevolezza di riconoscere un bisogno o un'opportunità, la considerazione, in cui si raccolgono informazioni, e infine la fase decisionale, in cui si sceglie un prodotto.

Le fasi comportano attività particolari come contattare i potenziali clienti, informarli e confrontarsi con loro in modo tale da consentire loro di scegliere il vostro prodotto. 

Grazie a questo modello, è possibile prevedere le vendite che si prevede di realizzare, le aree che presentano potenziali problemi e lo stato di salute generale dell'azienda. Un sistema così organizzato aiuta a garantire l'inclusione di tutti i lead e ottimizza le vendite in generale.

Pipeline di vendita vs. funnel di vendita vs. previsioni di vendita

Poiché i tre termini hanno molti punti in comune, è facile confonderli l'uno con l'altro, soprattutto i termini pipeline di vendita e funnel di vendita.

Il imbuto di vendita rappresenta il viaggio di tutti i prospect verso il cliente dal loro punto di vista. Comprende fasi come la consapevolezza, l'interesse, la decisione e l'azione. L'imbuto si restringe in ogni fase e consiste nel convincere molti prospect a muoversi verso la conversione. Tuttavia, solo pochi di quelli che entrano nell'imbuto raggiungono inizialmente il fondo.

La pipeline di vendita è analoga all'imbuto di vendita, ma rappresenta il punto di vista del venditore. Come l'imbuto, la pipeline prevede diverse fasi per i prospect, come la qualificazione del lead, l'ambito, la proposta, la negoziazione e la chiusura.

D'altra parte, una previsione di vendita stima le prospettive di chiusura entro un determinato periodo. La previsione si basa sulla posizione dei lead nella pipeline e sulla probabilità che passino alla fase di chiusura entro un determinato periodo di tempo.

Che cos'è la gestione della pipeline di vendita?

La gestione della pipeline di vendita prevede l'organizzazione e il monitoraggio di quote, obiettivi e clienti potenziali. Inoltre, consente ai rappresentanti di sapere quali affari necessitano di particolare attenzione e in quale fase si trova ciascun affare. Grazie a queste informazioni, i rappresentanti possono prevedere se le trattative sono sufficienti per raggiungere le quote e gli obiettivi. La gestione della pipeline di vendita comprende i seguenti aspetti:

• Le metriche della pipeline incorporano: Tutte le metriche utilizzate per analizzare il processo di vendita.
• Ottimizzazione della pipeline: Una pipeline di vendita ben gestita consente ai responsabili delle vendite di valutare e ottimizzare i processi in ogni fase per una previsione accurata dei ricavi. L'ottimizzazione garantisce anche un aumento dei ricavi alla fine del ciclo di vendita.
• Gestione del team di vendita: Comporta la valutazione regolare e il monitoraggio dei progressi del personale di vendita, come ad esempio quando e dove si ottiene il massimo dal processo di vendita.
• Strumenti e applicazioni per la gestione delle pipeline: Sono progettati e implementati per migliorare il processo di vendita e le prestazioni del team di vendita.

Fasi della pipeline di vendita e strategie di gestione

Una pipeline di vendita rappresenta il percorso strutturato di un prospect dal contatto iniziale fino a diventare un cliente pagante. La gestione efficace di ogni fase garantisce tassi di conversione più elevati, migliori previsioni e migliori prestazioni di vendita. Di seguito, analizziamo le principali fasi della pipeline di vendita e le migliori strategie per ottimizzare ogni fase.

1. Prospezione: Trovare potenziali clienti

I team di vendita identificano e raccolgono potenziali contatti attraverso vari canali, tra cui la ricerca a freddo, l'inbound marketing, gli eventi di networking, i social media e le segnalazioni. L'obiettivo è attirare persone o aziende che corrispondono al vostro profilo di cliente ideale (ICP) e che potrebbero essere interessate al vostro prodotto o servizio.

Come gestire efficacemente questa fase

• Utilizzate strumenti di lead generation come LinkedIn Sales Navigator o Apollo per costruire un elenco mirato di potenziali clienti.
• Sviluppare una strategia di sensibilizzazione multicanale, combinando e-mail, chiamate e impegno sui social media.
• Attribuire un punteggio ai lead in base ai livelli di coinvolgimento per dare priorità ai potenziali clienti.
• Automatizzate i flussi di lavoro per la raccolta e l'invio dei lead utilizzando un sistema CRM.

2. Qualificazione dei lead: Filtrare i clienti giusti

Non tutti i prospect sono pronti all'acquisto. In questa fase, i team di vendita valutano i lead utilizzando framework di qualificazione come BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) per determinare se sono adatti. In questo modo si garantisce che gli sforzi di vendita si concentrino su lead di alta qualità, anziché perdere tempo con prospect non qualificati.

Come gestire efficacemente questa fase

• Implementate un sistema di scoring per lead per dare priorità ai prospect in base alla loro idoneità e al loro impegno.
• Ponete subito domande qualificanti per valutare la disponibilità e il potenziale interesse.
• Categorizzare i lead in alta, media e bassa priorità per una migliore allocazione delle risorse.
• Impostate l'automazione del CRM per filtrare e passare i lead qualificati alla fase successiva.

3. Contatto iniziale e scoperta: Comprendere le esigenze del cliente

I rappresentanti di vendita avviano chiamate, e-mail o incontri per presentarsi, conoscere l'attività del potenziale cliente e scoprire i suoi punti dolenti. L'obiettivo è creare fiducia e identificare il modo in cui la vostra soluzione si allinea alle loro esigenze.

Come gestire efficacemente questa fase

• Personalizzate i messaggi di outreach in base al settore e alle sfide del prospect.
• Seguite un quadro strutturato di chiamate di scoperta per porre domande penetranti.
• Documentare le intuizioni chiave, le obiezioni e i criteri decisionali nel CRM.
• Utilizzate i nudge basati sull'intelligenza artificiale per ricordare ai rappresentanti quando seguire i prospect.

4. Presentazione e dimostrazione del prodotto

I rappresentanti forniscono una dimostrazione dettagliata o una presentazione, mostrando come il prodotto o il servizio risolve il problema del cliente. È qui che si affrontano le obiezioni, si evidenziano i vantaggi competitivi e si rafforza il valore.

Come gestire efficacemente questa fase

• Personalizzate le presentazioni per rispondere alle esigenze specifiche del potenziale cliente, anziché utilizzare argomenti generici.
• Utilizzate casi di studio e storie di successo per dimostrare l'impatto reale.
• Monitorare i livelli di coinvolgimento per valutare il livello di interesse del prospect.
• Automatizzate i follow-up dopo la demo per mantenere lo slancio nella conversazione di vendita.

5. Proposta e negoziazione: Strutturazione dell'accordo

Una volta che il cliente esprime il proprio interesse, viene inviata una proposta o un preventivo formale, che illustra in dettaglio i prezzi, i termini e gli elementi da fornire. Prima di giungere a un accordo, possono essere avviate delle trattative per definire i prezzi, i termini del contratto o le caratteristiche aggiuntive.

Come gestire efficacemente questa fase

• Assicurarsi che le proposte siano chiare, concise e adeguate ai requisiti del cliente.
• Utilizzate un software di monitoraggio delle proposte per controllare quando un potenziale cliente apre ed esamina il documento.
• Preparatevi agli scenari di negoziazione più comuni e tenete pronte offerte alternative.
• Impostate promemoria contrattuali automatici per evitare che le trattative si arenino.

6. Chiusura dell'affare: Finalizzare la vendita

A questo punto, il cliente decide e si impegna ad acquistare. Gli addetti alle vendite si assicurano che i contratti siano firmati, i pagamenti siano elaborati e tutte le pratiche siano completate.

Come gestire efficacemente questa fase

• Semplificate il processo di chiusura utilizzando strumenti di firma elettronica come DocuSign.
• Comunicare le fasi successive in modo che il cliente sappia cosa aspettarsi dopo la firma.
• Implementare una lista di controllo per la revisione dell'accordo per verificare che tutti i termini e gli obblighi siano stati rispettati.
• Monitorare le metriche del tasso di chiusura per identificare le aree in cui le trattative si bloccano.

7. Follow-up e fidelizzazione post-vendita: Rafforzare le relazioni con i clienti

Dopo aver concluso un accordo, le aziende si concentrano sull'inserimento, l'assistenza e la fidelizzazione dei clienti. I clienti impegnati sono più propensi a rinnovare i contratti, a ripetere gli acquisti e a segnalare nuovi clienti.

Come gestire efficacemente questa fase

• Create un processo di onboarding strutturato per aiutare i clienti a iniziare senza problemi.
• Programmate dei check-in regolari per raccogliere feedback e risolvere tempestivamente i problemi.
• Utilizzate i nudge basati sull'intelligenza artificiale per avvisare i team di vendita delle opportunità di rinnovo o di upsell.
• Incoraggiate le segnalazioni offrendo incentivi esclusivi per le raccomandazioni dei clienti.

In che modo la gestione della pipeline di vendita aiuta i leader a prevedere le entrate?

Poiché la pipeline di vendita consente ai rappresentanti di esaminare lo stadio dei prospect, possono prevedere quanti di essi possono convertirsi in un determinato lasso di tempo. Ad esempio, se la pipeline ha un valore contrattuale di 100.000 dollari e il tasso di conversione dei prospect è del 10%, la previsione è di raggiungere un costo del business di 10.000 dollari.

Se l'obiettivo di vendita è fissato a 20.000 dollari, il numero di lead da convertire è doppio e l'analisi della pipeline può essere fatta per identificare i miglioramenti da apportare per far passare prima i potenziali clienti attraverso l'imbuto di vendita.

Come si costruisce una pipeline di vendita?

Ora che conosciamo la gestione della pipeline di vendita, cerchiamo di capire come costruirne una.

1. Identificare il mercato potenziale e le aziende target

Il primo passo per costruire la pipeline di vendita è conoscere il profilo del cliente ideale (ICP). L'ICP fornisce una stima approssimativa del numero di clienti che la vostra azienda sarà in grado di servire.

La creazione dell'ICP è compito dei dirigenti di livello C, come il CEO o il team fondatore, che lo aggiorneranno man mano che l'azienda cresce, soprattutto se si tratta di una startup con meno di tre anni di vita. Le aziende target derivano dall'ICP e comprendono le organizzazioni con cui si intende fare affari.

2. Ricercare accuratamente i propri obiettivi

Una volta individuato l'ICP, è possibile creare un elenco interno di aziende target e creare contatti. Il processo di creazione dell'elenco di solito comporta la ricerca dei nomi dei clienti target, l'arricchimento dei loro contatti con informazioni aggiuntive e l'approfondimento delle informazioni personali. La creazione di un elenco interno può avvenire in due modi:

• Acquisto dell'elenco

I nomi delle aziende della vostra nicchia possono spesso essere acquistati da venditori con informazioni dettagliate come nomi, contatti e dettagli personalizzati. Tuttavia, è importante condurre la propria due diligence, poiché le informazioni potrebbero non essere sempre di alta qualità. Quando le persone cambiano organizzazione, portano con sé i propri contatti.

• Costruire l'elenco

Un processo più laborioso, la creazione di una lista comporta la raccolta minuziosa di nomi e informazioni personali da varie fonti. Sebbene sia un'operazione complessa, le informazioni possono essere di alta qualità.

3. Raggiungere gli obiettivi su più canali

Raggiungere i vostri canali su canali diversi è essenziale per creare il maggior numero possibile di punti di contatto. Questo include e-mail, messaggi, telefonate o persino incontri fisici.

Solo alcuni prospect sono ricettivi sugli stessi canali, cercate di capire con quali mezzi si sentono più a loro agio per iniziare la conversazione e poi procedete a familiarizzare.

4. Stabilire una routine di comunicazione

Suddividere la pipeline in segmenti adottando la vendita basata sul valore. Formare i rappresentanti di vendita a diventare buoni comunicatori che costruiscono relazioni umane autentiche e sostengono le conversazioni con i potenziali clienti.

Ha un valore più che eccellente nel nurturing dei lead e nel riportare in vita lead che si sono raffreddati tempo fa. Una volta che gli SQL sono stati trasferiti agli account executive, è possibile creare uno slancio per raggiungere gli obiettivi.

10 Migliori pratiche di gestione della pipeline di vendita

In questa sezione abbiamo raccolto 10 best practice su come aumentare la pipeline di vendita che possono incrementare i vostri ricavi. Anche se forse ne avete già adottate alcune, questo elenco può mostrarvi rapidamente le aree in cui potreste essere carenti.

1. Seguire i lead più qualificati

Anche se si è tentati di gettare la rete più ampia possibile per sfruttare ogni opportunità, è meglio seguire i lead più qualificati. Osservando attentamente il processo, si noterà che il tempo impiegato per chiudere ogni affare rimane pressoché lo stesso.

Un sondaggio ha indicato che una qualificazione impropria dei lead potrebbe una perdita di vendite del 67%, il che si traduce in una grande perdita di tempoil che si traduce in un notevole spreco di tempo e fatica. Concentrarsi sui lead più qualificati garantisce invece che i vostri sforzi vengano spesi per i lead con maggiori probabilità di conversione.

Ad esempio, ordinando i lead in base all'interesse e al coinvolgimento, da alto a basso, si può capire chi ha le maggiori possibilità di diventare un cliente pagante.

2. Effettuare follow-up regolari e tagliare i contatti morti

I migliori venditori si assicurano di seguire i loro contatti per realizzare la vendita. Tuttavia, la maggior parte dei rappresentanti si arrende dopo due chiamate, lasciando tutto quel denaro sul tavolo. Al giorno d'oggi gli acquirenti hanno così tante possibilità di scelta che impiegano molto tempo a decidere su offerte molto vicine tra loro.

Quello che una volta richiedeva 3,5 chiamate per chiudere un affare un decennio fa, ora richiede 8 chiamate! I vostri concorrenti sono al lavoro per cercare di far pendere la bilancia dalla vostra parte.

L'efficienza consiste nel concentrare i propri sforzi sui lead migliori e nell'imparare a riconoscere quando è il caso di non spendere energie e tempo in lead che non si conoscono. È comprensibile che abbandonare un lead che si è inseguito per settimane o mesi sia difficile, ma è anche importante non cadere nella fallacia dei costi sommersi.

Il lead è morto quando si capisce che non è interessante, che non vi risponderà o che non può essere contattato. È essenziale identificare questi lead e sfoltirli per perseguire quelli ad alto valore.

3. Mantenere il coinvolgimento attraverso contenuti di qualità

Le vendite sono tipicamente associate al contatto tramite e-mail, telefonate e riunioni; tuttavia, far conoscere ai potenziali clienti i contenuti che ritengono utili è una strategia vincente. L'88% dei responsabili marketing B2B utilizza il content marketing come strumento di lead generation, il che funziona a meraviglia.

I contenuti coinvolgenti creano familiarità e fiducia con i clienti potenziali rispetto alle chiamate a freddo e alle e-mail. Se amano i contenuti che inviate, li avete già in una posizione favorevole e anche i numeri concordano: il content marketing costa il 62% in meno. Tuttavia, genera tre volte più contatti di lead rispetto all'outbound marketing.

Una solida strategia di contenuti richiede la creazione di materiale per le diverse fasi dell'imbuto. La parte superiore dell'imbuto può includere blog, articoli, video, infografiche e FAQ. I contenuti per la parte centrale dell'imbuto possono essere eBook, casi di studio, video tutorial e white paper. libri bianchie la parte inferiore dell'imbuto può essere costituita da valutazioni gratuite, prove o coupon.

4. Rivedere, migliorare e aggiornare regolarmente la pipeline di vendita.

Uno dei componenti essenziali della gestione della pipeline di vendita è il miglioramento regolare. Le tecniche che erano efficaci un tempo (come le chiamate a freddo) potrebbero non esserlo più. I migliori venditori esaminano costantemente il processo per individuare eventuali difetti e aree di miglioramento.

Può essere semplice come cambiare il di vendita per i singoli clienti, seguire i tempi o usare un approccio specifico.seguire i tempi, o usare un approccio specifico: tutto ha un margine di miglioramento. Eseguire piccoli esperimenti vi dirà cosa funziona e cosa non dovrebbe essere riprovato.

L'aggiornamento è essenziale anche perché la pipeline di vendita cambia costantemente: i lead passano da una fase all'altra, vengono abbandonati o le offerte vengono chiuse. Una regolare manutenzione garantisce che la pipeline rimanga gestibile, evitando inefficienze e perdite di fatturato.

Il modo migliore può essere quello di amministrare la pipeline, tenere aggiornati tutti i contatti e prendere nota di tutte le loro fasi. È uno sforzo in più, ma ripaga.

5. Standardizzare il processo di vendita

Anche se ogni cliente è diverso e l'approccio migliore per ciascuno di essi è personalizzato in base alle sue esigenze, con il tempo può diventare inefficiente e i rappresentanti potrebbero perdere il loro vantaggio nelle tecniche di vendita in uscita.

La standardizzazione del processo stabilisce una linea di base per i rappresentanti, oltre la quale possono creare delle routine di outreach. Se osservate attentamente, noterete che i vostri ICP hanno molte qualità e somiglianze comuni e che le loro esigenze di base per il vostro prodotto sono più o meno simili.

In questo caso, la standardizzazione rende più facile per i rappresentanti attenersi a un copione vincente e improvvisare quando necessario. È importante ricordare che alcuni dei team di vendita più performanti seguono anche processi standardizzati.

6. Monitoraggio delle metriche di prestazione

Per avere una lettura accurata della vostra pipeline di vendita, è necessario monitorare le metriche di vendita critiche metriche di venditache comprendono elementi quali:

• Numero totale di operazioni in corso
• Quanto sono grandi le offerte in media
• Close ratio: percentuale media di transazioni chiuse
• Velocità di vendita: quanto tempo ci vuole prima di chiudere una trattativa.

Tenere sotto controllo queste metriche ogni settimana vi permette di conoscere le vostre prestazioni e lo stato di salute della pipeline di vendita. Il monitoraggio di questi indicatori di performance indica anche come i cambiamenti implementati o le vostre strategie stiano dando i loro frutti.

7. Utilizzare i giusti strumenti di vendita e automatizzare

Gli strumenti di vendita giusti e il numero di strumenti in uso possono fare la differenza nella generazione di lead, nel mantenimento dei tempi di ciclo o nella chiusura degli affari. Gli strumenti di vendita possono far risparmiare ai rappresentanti un'enorme quantità di tempo sprecato in attività amministrative.

Possono anche generare lead, assegnarli al rappresentante giusto, seguire le conversazioni e inviare risposte automatiche. Il 67% degli intervistati in un GetAccept ha ammesso di utilizzare da 4 a 10 strumenti di vendita, e quasi tutti (97%) utilizzano uno strumento.

Se siete una piccola azienda, un semplice foglio Excel è sufficiente per tenere traccia della maggior parte dei dettagli della pipeline. Un'organizzazione di medie dimensioni ha bisogno di un CRM per archiviare i dati essenziali e fornire assistenza automatica ai rappresentanti per facilitare il processo di vendita.

8. Mantenere un ciclo di vendita breve

A differenza del B2C, i cicli di vendita B2B possono essere piuttosto lunghi. La lunghezza media del ciclo di vendita per le aziende B2B è di 102 giorni. C'è un semplice motivo per cui è bene ridurre questo numero il più possibile.

Più a lungo lasciate che i vostri clienti decidano, più tempo hanno per cercare alternative. Se i vostri contatti si raffreddano spesso o il vostro tasso di chiusura è basso, la causa potrebbe essere il lungo ciclo di vendita.

Prendete in considerazione la possibilità di ridurre il numero di giorni quando possibile, come nel caso dei follow-up, o di offrire un'opzione che richieda meno tempo per la decisione. C'è sempre spazio per l'innovazione per accorciare il ciclo di vendita.

9. Allineare vendite e marketing

Secondo una ricerca di Forrester, solo l'8% delle organizzazioni B2B ha un forte allineamento tra i reparti marketing e vendite. Il modo tradizionale di operare è a silos: il team di marketing cattura i lead e li passa alle vendite, mentre le vendite chiamano o inviano e-mail ai prospect per chiudere gli accordi.

Tuttavia, questo sistema di prospezione e di chiamata bruta deve essere migliorato, poiché ogni reparto lavora in modo indipendente dagli altri per far passare una marea di contatti attraverso il sistema.

Allineando le due cose, il marketing catturerebbe e invierebbe i lead più qualificati alle vendite per un ulteriore perfezionamento. In questo modo si riducono gli sprechi di tempo e gli sforzi di entrambi i reparti, che si concentrano sui suggerimenti con maggiori probabilità di conversione.

I vantaggi sono evidenti dai numeri: le aziende con team di marketing e di vendita ben allineati hanno tassi di successo nelle vendite superiori del 38% e tassi di fidelizzazione dei clienti del 36%.

10. Fornire documentazione e formazione

I responsabili delle vendite e i rappresentanti devono avere una solida conoscenza della pipeline di vendita e sapere come utilizzare lo strumento in modo ottimale. Indipendentemente dal tempo di utilizzo, una buona documentazione che copra le nozioni fondamentali può sempre essere d'aiuto.

Una formazione regolare manterrà le loro competenze aggiornate e fornirà loro nuove idee da sperimentare per concludere più affari. Una documentazione e un regime di formazione ben definiti, specialmente su uno strumento di apprendimento delle vendite, possono rendere più facile l'inserimento di nuovi rappresentanti e farli lavorare alla vendita di prodotti in pochissimo tempo. Inoltre, può tenere tutti aggiornati sulle novità e sui miglioramenti da apportare.

In che modo la gestione della pipeline di vendita aiuta i rappresentanti a pianificare meglio il loro lavoro?

Come abbiamo visto nelle sezioni precedenti, la gestione della pipeline di vendita presenta numerosi vantaggi per i team di vendita. I rappresentanti possono ottimizzare ogni aspetto del loro lavoro sulla base delle informazioni ottenute per vendere meglio.

I rappresentanti che lavorano con gli strumenti di vendita, anche quelli di base, possono risparmiare tempo sulle attività amministrative di routine. Gli strumenti automatizzati li aiutano ad allineare i rappresentanti con i lead più qualificati, in modo che possano preparare in anticipo le loro proposte per lo specifico prospect.

Infine, conoscendo le metriche di performance, i rappresentanti possono decidere di aumentare le loro attività di vendita per far fronte al calo dei ricavi o pianificare un'attività di successo per il trimestre successivo.

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Conclusione

Una pipeline di vendita ben strutturata non è solo uno strumento: è la spina dorsale di una crescita prevedibile dei ricavi. Con solo il 3% del vostro mercato che acquista attivamente, mentre il 56% non è ancora pronto e il resto è ancora nelle fasi iniziali, una gestione efficace della pipeline di vendita aiuta a spostare un maggior numero di prospect verso la conversione.

Implementando le best practice per la gestione della pipeline di vendita, ottimizzando ogni fase e utilizzando strumenti basati sull'intelligenza artificiale come Compass, i team di vendita possono migliorare il flusso delle trattative, abbreviare i cicli di vendita e massimizzare il potenziale di guadagno. La chiave sta nel mantenere la visibilità, automatizzare i processi e prendere decisioni basate sui dati per garantire che ogni opportunità sia gestita in modo efficiente.