Calcolo degli incentivi nei fogli Excel: 11 problemi e soluzioni

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Il calcolo degli incentivi in Excel domina il mercato dei fogli di calcolo dagli anni '90 e rimane uno strumento potente per l'analisi dei dati. È uno strumento potente per gestire vari calcoli finanziari e di commissione.

Non fraintendeteci. Excel è fantastico perché:

È versatile
Facilita la raccolta dei dati
Consente di riepilogare e visualizzare i dati
Formule di supporto
Viene utilizzato in tutto il mondo

Tuttavia, uno studio ha rilevato che l'88% di tutti i fogli di calcolo contiene uno o più errori gravi. Non ricordiamo tutti la debacle della balena di Londra di JP Morgan, che nel 2012 ha subito una perdita di trading di 6 miliardi di dollari causata nientemeno che da un errore di Excel?

Se si tratta di gestire commissioni di vendita, bonus per i dipendenti o altri incentivi, Excel può semplificare il processo. Tuttavia, come ogni software, non è immune da problemi.

In questo blog esploreremo i problemi più comuni che si incontrano quando si calcolano gli incentivi in Excel e forniremo le soluzioni per risolverli.

Problemi con il calcolo degli incentivi nei fogli Excel e come Xoxoday Compass aiuta a risolverli

I fogli di calcolo non sono mai stati costruiti per calcolare gli incentivi. Sono stati costruiti per automatizzare semplici calcoli matematici, che avevano più matematica che logica. Non sono mai stati costruiti come un linguaggio di programmazione pesante, in grado di semplificare 28 livelli di if annidati.

Quindi, smettiamo di costringerli a fare qualcosa che non sono destinati a fare.

Ecco i problemi più comuni legati al calcolo degli incentivi nei fogli di Excel e come Xoxoday Compass per risolverli.

Manuale e dispendioso in termini di tempo
Incline all'errore umano
Manca la visibilità e la trasparenza in tempo reale
Non costruito in scala
Costoso
Non verificabile
Non condivisibile
Non si integra con i sistemi attuali come ERP, CRM, ecc.
Non è stato creato per la rendicontazione finanziaria e la conformità legale
Non è possibile automatizzare i pagamenti
Non costruito per gli incentivi

1. Manuale e dispendioso in termini di tempo

I fogli Excel non possono importare dati da fonti esistenti e devono essere gestiti manualmente, il che è noioso, richiede tempo e lascia ampio spazio agli errori manuali.

I dati da analizzare devono essere copiati e incollati o, peggio ancora, inseriti manualmente. È possibile farlo per una manciata di ripetizioni con poco sforzo, ma con l'aumentare delle righe e delle colonne dei dati diventa praticamente impossibile, rendendo l'operazione estremamente lenta.

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Con Xoxoday Compass , è possibile acquisire facilmente i dati in tempo reale e lasciare che Compass li calcoli automaticamente in tempo reale.

2. Incline all'errore umano

Oltre a richiedere molto tempo, i fogli Excel sono soggetti a errori manuali. Non è principalmente un linguaggio di codifica e può gestire solo calcoli matematici complessi, ma non una logica complessa.

Il calcolo degli incentivi è l'esatto contrario. È più logico e meno matematico. È proprio qui che è necessario l'intervento umano. È qui che un analista aziendale costruisce una query con 50 indici e 25 if annidati per calcolare l'incentivo. Dio non voglia che uno di essi vada storto. È fatalmente facile che l'errore dell'utente si insinui nel processo e distorca i risultati, potenzialmente sovrapagando o sottopagando i rappresentanti.

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Con Xoxoday Compass , è possibile creare facilmente programmi di incentivazione complessi con la familiarità di Excel in pochi clic.

3. Manca la visibilità e la trasparenza in tempo reale

Sui fogli Excel o anche sulle sue versioni online, a meno che qualcuno non li aggiorni manualmente ogni minuto, i dati diventano rapidamente obsoleti. I fogli Excel non sono collegati ai CRM e agli ERP e quindi non possono essere aggiornati in tempo reale. Di conseguenza, non c'è trasparenza o visibilità dei dati.

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Con Xoxoday Compass , i rappresentanti di vendita, i manager, gli amministratori, i team HR, i team finanziari e la direzione hanno accesso in tempo reale ai rendiconti degli incentivi. Avere questi dati a disposizione motiva i rappresentanti a vedere quanto hanno guadagnato e come possono guadagnare di più.

Oltre a motivare il team di vendita, Compass offre una trasparenza totale sui calcoli effettivi che stanno dietro ai numeri, e il team può fidarsi dei numeri che vede perché ha visibilità su come sono stati calcolati.

4. Non costruito in scala

Gli esperti descrivono Excel come un linguaggio di programmazione funzionale. Anche se Excel combina insieme analisi dei dati, visualizzazione e programmazione, funziona bene solo quando i dati sono piccoli e limitati a centinaia di record, possono essere inseriti manualmente o copiati e incollati e la logica è più matematica che complessa.

Le organizzazioni devono affrontare sfide significative quando cercano di costruire un software di incentivazione all'interno di Excel che richiede una logica complessa, rendendo impossibile il calcolo degli incentivi su scala.

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Con Xoxoday Compass , si ottiene il meglio di Excel, come un'interfaccia intuitiva insieme a variabili e opzioni di pagamento, ed è scalabile per piccole e gigantesche imprese e start-up.

5. Costoso

Quando si usa Excel per calcolare gli incentivi alle vendite, si impiegano risorse significative, tecnologia, risorse umane e tempo, e queste risorse hanno un costo associato.

Se si considera che l'88% dei fogli di calcolo contiene errori, ogni volta che ci si imbatte in un errore, si deve sostenere nuovamente il costo di tutte queste risorse, il che rende il tutto antieconomico a tutti i livelli, mandando in frantumi l'equilibrio.

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Con Xoxoday Compass , è possibile automatizzare il processo e gestire tutte le modifiche con pochi clic. Inoltre, consente di risparmiare molto tempo e di eliminare le imprecisioni, permettendo al vostro team di dedicare tempo ad altre aree critiche dell'azienda.

6. Non verificabile

Vi è mai capitato di tornare al vostro foglio Excel solo per scoprire che non è come l'avete lasciato? Oppure avete mai sovrascritto la vostra formula solo per trovare #ERROR! nelle celle? Se questo vi dà un senso di Deja Vu, lasciate che vi dica che non siete soli.

Excel non offre una cronologia di tutte le modifiche apportate a ciascuna cella, né è possibile vedere chi ha apportato le modifiche o se ha avuto l'approvazione per farlo. Inoltre, non è possibile impostare una catena di supporto. Nonostante Google Sheets abbia introdotto delle funzioni per superare questi problemi, controllare la cronologia delle modifiche per le singole celle è impossibile.

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Con Xoxoday Compass è possibile tenere traccia della cronologia e semplificare la verifica, mostrando agli utenti chi ha modificato cosa e quando. Inoltre, facilita l'automazione e consente di aggiungere facilmente una gerarchia di approvazione.

7. Non condivisibile

Excel è facile da condividere, giusto? Basta inserirlo come allegato in un'e-mail.

Forse lo è. Ma non quando si ha un team enorme di centinaia e migliaia di dipendenti che vogliono accedere allo stesso file. È qui che Excel crolla. Potete creare un foglio di incentivi in Excel per la vostra azienda, ma cosa succede se volete condividerlo con 50000 rappresentanti?

Ora, immaginate che questi rappresentanti siano raggruppati in 15 diversi piani di incentivazione. Aggiungete la complessità del fatto che i team leader possono vedere gli incentivi dei membri del loro team, ma non quelli degli altri.

Potete costruire il vostro foglio Excel, ma non potete dividerlo e condividerlo in modo che gli utenti possano vedere solo le informazioni che devono vedere. È proprio questo che lo rende non condivisibile e impegnativo.

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Con Xoxoday Compass , si ottiene il controllo degli utenti. È possibile controllare chi vede quali dati e questi sono sempre condivisi tra le parti interessate.

8. Non si integra con i sistemi attuali come ERP, CRM, ecc.

Excel, nonostante le sue versioni online, non è connesso. I calcoli complessi degli incentivi richiedono dati in tempo reale per tutte le fonti, come CRM, ERP e buste paga. È quasi impossibile estrarre i dati da queste fonti, lavorarci sopra e tenerli aggiornati in tempo reale. Questo processo è lento, manuale, soggetto a errori e non in tempo reale.

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Con Xoxoday Compass , è possibile estrarre facilmente questi dati dai sistemi esistenti. È possibile integrare Compass tramite webhook, API o SDK. Collegare e aggiungere filtri gate in caso di più fonti di dati.

9. Non è stato costruito per la rendicontazione finanziaria e la conformità legale

Excel è uno strumento aziendale costruito per i calcoli matematici con un semplice meccanismo di input, processo e output. Non consente di configurare le implicazioni fiscali, né tantomeno di basarsi su fasce o aree geografiche, e rende la rendicontazione finanziaria e la conformità legale indipendenti dal calcolo e dall'erogazione degli incentivi.

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Con Xoxoday Compass , oltre a consentire un calcolo degli incentivi equo, privo di errori e trasparente, si occupa dell'autenticazione degli utenti e di tutte le misure di sicurezza come GDPR o ISO e gestisce le implicazioni fiscali e la conformità geografica.

10. Non è possibile automatizzare i pagamenti

Excel è uno strumento di calcolo che può aiutare nel calcolo dell'incentivo finale. Non può andare oltre. Il calcolo degli incentivi è indipendente dal pagamento degli incentivi.

Per elaborare i pagamenti, dovrete rilasciare manualmente i pagamenti attraverso la banca o le carte regalo, il che lascia molte opportunità di errori manuali. Excel non consente di collegarsi ad API o a sistemi di pagamento per elaborare i pagamenti.

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Con Xoxoday Compass , potete gestire le implicazioni fiscali e la conformità geografica prima di pagare gli incentivi. Potete prendere in considerazione qualsiasi tipo di pagamento di incentivi, come bonifici bancari, un catalogo di oltre 20000 carte regalo digitali, carte prepagate, esperienze e portafogli in più di 80 Paesi, banconote di credito o il buon vecchio bonifico bancario. I pagamenti possono essere gestiti in diverse aree geografiche e valute senza soluzione di continuità.

11. Non costruito per gli incentivi

Excel è una tela bianca a due dimensioni. Non è in grado di gestire calcoli complessi accoppiati a livelli di logica. Dovrete ricorrere a 10 e 20 if e indici annidati per arrivare al valore finale. Dio non voglia che si sbagli con uno di quei 20.

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With Xoxoday Compass, you can quickly build a logic with n number of variables where your only input is defining the variable, and Compass will take care of the rest. Apart from easy incentive calculation, Compass helps you motivate your sales reps with gamified sales contests with a library of templates to choose from. Compass is also created to handle complex tax implications across geographies and tax brackets to enable seamless payouts.

Caso di studio: Un marchio tedesco di auto di lusso migliora le vendite top-line con l'automazione degli incentivi

Un'azienda automobilistica di lusso si è trovata di fronte alla sfida di comunicare efficacemente i propri programmi di provvigione e di coinvolgere il proprio team di vendita in continua espansione, disperso in 33 diverse sedi in franchising. L'azienda cercava una piattaforma unificata per aiutare il team di vendita a orientarsi tra i programmi di incentivazione e a creare una comunità connessa con la forza vendita in franchising.

Soluzione

Il marchio automobilistico di lusso si è rivolto a Compass per migliorare la produttività dei rappresentanti di vendita con un approccio multiforme. Compass ha fornito un hub centralizzato per la comunicazione continua dei programmi di retribuzione, ha semplificato i processi di distribuzione degli incentivi per i rappresentanti di vendita in tutto il paese e ha aumentato la trasparenza sugli incentivi guadagnati.

Risultato

Compass è stato fondamentale per migliorare il coinvolgimento del team di vendita del marchio automobilistico di lusso, offrendo funzionalità quali gruppi di comunità, Nudge e notifiche e modelli di gioco. Grazie a Compass, il marchio automobilistico di lusso ha ottenuto i seguenti risultati:

Configurazione di programmi di incentivi mensili per dirigenti di vendita e team leader.
Gestione e distribuzione degli incentivi attraverso un team centralizzato basato su un'unica linea guida.
Ha sfruttato Plum, un ampio portale di riscatto, per fornire oltre 1700 opzioni di pagamento, tra cui carte regalo di marca, carte in contanti, esperienze e altro ancora.
Ha lanciato programmi di coinvolgimento, trivia e quiz all'interno di vari gruppi.

Impatto

L'implementazione di Compass ha prodotto risultati significativi per il marchio automobilistico di lusso, tra cui:

Un aumento dell'11% delle vendite unitarie in meno di 90 giorni.
Un aumento del 5% del numero di qualificati in meno di 90 giorni.
Un impressionante tasso di adozione di Compass da parte dei team di vendita, pari al 92,8%.
Un notevole aumento del 96,2% nell'adozione di opzioni di pagamento.

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Xoxoday Compass garantisce una riduzione del 100% dei tempi di elaborazione, un risparmio del 10% sulle perdite di budget, un aumento dell'80% della produttività delle vendite e lo 0% di opacità nella comunicazione.

Potenziate il vostro team di vendita con il software di calcolo e automazione degli incentivi leader nel mondo. Prenotate subito una demo!

Conclusione

Excel, pur essendo uno strumento versatile, presenta dei limiti quando si tratta di calcoli complessi di incentivi. Il potenziale di errori manuali, la mancanza di dati in tempo reale e le difficoltà di scalabilità possono rappresentare sfide significative.

Xoxoday Compass offre una soluzione che semplifica i processi di calcolo degli incentivi, automatizza i pagamenti e migliora la trasparenza e l'accuratezza. Utilizzando Compass, le aziende possono potenziare i loro team di vendita, ridurre i tempi di elaborazione, aumentare la produttività ed eliminare l'opacità delle comunicazioni, il tutto garantendo la precisione dei calcoli degli incentivi.

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Imparare come

Calcolo degli incentivi nei fogli Excel: 11 problemi comuni e come risolverli