Calcolo degli incentivi nei fogli Excel: 11 problemi comuni e come risolverli

Il calcolo degli incentivi in Excel domina il mercato dei fogli di calcolo dagli anni '90 e rimane uno strumento potente per l'analisi dei dati. È uno strumento potente per gestire vari calcoli finanziari e dicalcoli delle commissioni.  

Non fraintendeteci. Excel è fantastico perché:  

1. È versatile 
2. Facilita la raccolta dei dati  
3. Consente di riepilogare e visualizzare i dati  
4. Formule di supporto 
5. Viene utilizzato in tutto il mondo 

Tuttavia, uno studio ha rilevato chel'88% di tutti i fogli di calcolocontengono uno o più errori gravi. Non ricordiamo tutti la debacle della balena di Londra di JP Morgan, che nel 2012 ha subito una perdita di trading di 6 miliardi di dollari causata nientemeno che da un errore di Excel? 

Quindi, sia che stiategestione delle commissioni di vendita, premi ai dipendenti o altri incentivi, Excel può semplificare il processo. Tuttavia, come ogni software, non è immune da problemi. 

In questo blog esploreremo i problemi più comuni che si incontrano quando si calcolano gli incentivi in Excel e forniremo le soluzioni per risolverli. 

Problemi con il calcolo degli incentivi nei fogli Excel e come Compass può risolverli 

I fogli di calcolo non sono mai stati costruiti per calcolare gli incentivi. Sono stati costruiti per automatizzare semplici calcoli matematici, che avevano più matematica che logica. Non sono mai stati costruiti come un linguaggio di programmazione pesante, in grado di semplificare 28 livelli di if annidati. 

Quindi, smettiamo di costringerli a fare qualcosa che non sono destinati a fare. 

Ecco i problemi più comuni nel calcolo degli incentivi nei fogli Excel e come fareCompassaiuta a risolverli. 

1. Manuale e dispendioso in termini di tempo  

I fogli Excel non possono importare dati da fonti esistenti e devono essere gestiti manualmente, il che è noioso, richiede tempo e lascia ampio spazio agli errori manuali.  

I dati da analizzare devono essere copiati e incollati o, peggio ancora, inseriti manualmente. È possibile farlo per una manciata di ripetizioni con poco sforzo, ma con l'aumentare delle righe e delle colonne dei dati diventa praticamente impossibile, rendendo l'operazione estremamente lenta.  

Con Compass, è possibile acquisire facilmente i dati in tempo reale e lasciare a Compass il compito di calcolarli automaticamente in tempo reale. 

2.Incline all'errore umano  

Oltre a richiedere molto tempo, i fogli Excel sono soggetti a errori manuali. Non è principalmente un linguaggio di codifica e può gestire solo calcoli matematici complessi, ma non una logica complessa.  

Il calcolo degli incentiviè l'esatto contrario. È più logico e meno matematico. È proprio qui che è necessario l'intervento umano. È qui che un analista aziendale costruisce una query con 50 indici e 25 if annidati per calcolare l'incentivo.

Dio non voglia che uno di essi vada storto. È fatalmente facile che l'errore dell'utente si insinui nel processo e distorca i risultati, potenzialmente sovrapagando o sottopagando i rappresentanti di vendita.  

Con Compass, è possibile creare facilmente programmi di incentivazione complessi con la familiarità di Excel in pochi clic.  

3.Manca la visibilità e la trasparenza in tempo reale  

Sui fogli Excel o anche sulle sue versioni online, a meno che qualcuno non li aggiorni manualmente ogni minuto, i dati diventano rapidamente obsoleti. I fogli Excel non sono collegati ai CRM e agli ERP e quindi non possono essere aggiornati in tempo reale. Di conseguenza, non c'è trasparenza o visibilità dei dati.   

Con Compass, i rappresentanti, i manager, gli amministratori, i team delle risorse umane, il team finanziario e la direzione hanno accesso in tempo reale agli estratti conto degli incentivi. Avere questi dati a disposizione motiva i rappresentanti a vedere quanto hanno guadagnato e come possono guadagnare di più.

Oltre a motivare il team di vendita, Compass offre una trasparenza totale sui calcoli effettivi che stanno dietro ai numeri, e il team può fidarsi dei numeri che vede perché ha visibilità su come sono stati calcolati. 

4. Non costruito in scala  

Gli esperti descrivono Excel come un linguaggio di programmazione funzionale. Anche se Excel combina insieme analisi dei dati, visualizzazione e programmazione, funziona bene solo quando i dati sono piccoli e limitati a centinaia di record, possono essere inseriti manualmente o copiati e incollati e la logica è più matematica che complessa.   

Le organizzazioni devono affrontare sfide significative quando cercano di costruire un software di incentivazione all'interno di Excel che richiede una logica complessa, rendendo impossibile il calcolo degli incentivi su scala.  

Con Compass si ottiene il meglio di Excel, come un'interfaccia intuitiva con variabili e opzioni di pagamento, ed è scalabile per piccole e gigantesche imprese e start-up.  

5. Costoso  

Quando si usa Excel per calcolare gli incentivi alle vendite, si impiegano risorse significative, tecnologia, risorse umane e tempo, e queste risorse hanno un costo associato.  

Se si considera che l'88% dei fogli di calcolo contiene errori, ogni volta che ci si imbatte in un errore, si deve sostenere nuovamente il costo di tutte queste risorse, il che rende il tutto antieconomico a tutti i livelli, mandando in frantumi l'equilibrio.   

Con Compass è possibile automatizzare il processo e gestire tutte le modifiche con pochi clic. Inoltre, consente di risparmiare molto tempo e di eliminare le imprecisioni, permettendo al vostro team di dedicare tempo ad altre aree critiche dell'azienda. 

6. Non verificabile  

Vi è mai capitato di tornare al vostro foglio Excel solo per scoprire che non è come l'avete lasciato? Oppure avete mai sovrascritto la vostra formula solo per trovare #ERROR! nelle celle? Se questo vi dà un senso di Deja Vu, lasciate che vi dica che non siete soli.  

Excel non offre una cronologia di tutte le modifiche apportate a ciascuna cella, né è possibile vedere chi ha apportato le modifiche o se ha avuto l'approvazione per farlo. Inoltre, non è possibile impostare una catena di supporto. Nonostante Google Sheets abbia introdotto delle funzioni per superare questi problemi, controllare la cronologia delle modifiche per le singole celle è impossibile.   

Con Compass è possibile tracciare facilmente la cronologia e facilitare la verifica, mostrando agli utenti chi ha modificato cosa e quando. Inoltre, facilita l'automazione e consente di aggiungere facilmente una gerarchia di approvazione. 

7. Non condivisibile  

Excel è facile da condividere, giusto? Basta inserirlo come allegato in un'e-mail.  

Forse lo è. Ma non quando si ha un team enorme di centinaia e migliaia di dipendenti che vogliono accedere allo stesso file. È qui che Excel crolla. Potete creare un foglio di incentivi in Excel per la vostra azienda, ma cosa succede se volete condividerlo con 50000 rappresentanti?  

Ora, immaginate che questi rappresentanti siano raggruppati in 15 diversi piani di incentivazione. Ora aggiungete la complessità del fatto che i team leader possono vedere gli incentivi dei membri del loro team, ma non quelli degli altri.   

Potete costruire il vostro foglio Excel, ma non potete dividerlo e condividerlo in modo che gli utenti possano vedere solo le informazioni che devono vedere. È proprio questo che lo rende non condivisibile e impegnativo.  

Con Compass si ottiene il controllo degli utenti. È possibile controllare chi vede quali dati e questi sono sempre condivisi tra le parti interessate. 

8. Non si integra con i sistemi attuali come ERP, CRM, ecc.  

Excel, nonostante le sue versioni online, non è connesso. I calcoli complessi degli incentivi richiedono dati in tempo reale per tutte le fonti, come CRM, ERP e buste paga.È quasi impossibile estrarre i dati da queste fonti, lavorarci sopra e tenerli aggiornati in tempo reale. Questo processo è lento, manuale, soggetto a errori e non in tempo reale.  

Con Compass, è possibile estrarre facilmente questi dati dai sistemi esistenti. È possibile integrare Compass tramite webhook, API o SDK. Collegare e aggiungere filtri gate in caso di fonti di dati multiple. 

9. Non è stato costruito per la rendicontazione finanziaria e la conformità legale  

Excel è uno strumento aziendale costruito per i calcoli matematici con un semplice meccanismo di input, processo e output. Non consente di configurare le implicazioni fiscali, né tantomeno di basarsi su fasce o aree geografiche, e rende la rendicontazione finanziaria e la conformità legale indipendenti dal calcolo e dall'erogazione degli incentivi.  

Compass, oltre a consentire un calcolo degli incentivi equo, privo di errori e trasparente, si occupa dell'autenticazione degli utenti e di tutte le misure di sicurezza come GDPR o ISO e gestisce le implicazioni fiscali e la conformità geografica. 

10. Non è possibile automatizzare i pagamenti  

Excel è uno strumento di calcolo che può aiutare nel calcolo dell'incentivo finale. Non può andare oltre. Il calcolo degli incentivi è indipendente dalpagamento degli incentivi.  

Per elaborare i pagamenti, dovrete rilasciare manualmente i pagamenti attraverso la banca o le carte regalo, il che lascia molte opportunità di errori manuali. Excel non consente di collegarsi ad API o a sistemi di pagamento per elaborare i pagamenti.  

Con Compass, potete gestire le implicazioni fiscali e la conformità geografica prima dei pagamenti degli incentivi. Potete prendere in considerazione qualsiasi tipo di pagamento di incentivi, come bonifici bancari, un catalogo di oltre 20000 carte regalo digitali, carte prepagate, esperienze e portafogli in più di 80 Paesi, note di credito o il buon vecchio bonifico bancario. I pagamenti possono essere gestiti in diverse aree geografiche e valute senza soluzione di continuità. 

11. Non costruito per gli incentivi  

Excel è una tela bianca a due dimensioni. Non è in grado di gestire calcoli complessi accoppiati a livelli di logica. Dovrete ricorrere a 10 e 20 if e indici annidati per arrivare al valore finale. Dio non voglia che si sbagli con uno di questi 20.  

Con Compass, potete costruire rapidamente una logica con un numero n di variabili in cui l'unico input è la definizione della variabile e Compass si occuperà del resto. Oltre alla facilità di calcolo degli incentivi, Compass vi aiuta amotivare i vostri rappresentanti con gare di vendita gamificatecon una libreria di modelli tra cui scegliere. Compass è stato creato anche per gestire le complesse implicazioni fiscali in tutte le aree geografiche e le fasce d'imposta, per consentire pagamenti senza interruzioni. 

5 vantaggi chiave dell'implementazione di un sistema di calcolo degli incentivi 

Ecco una tabella comparativa che illustra i vantaggi dell'installazione di un sistema di calcolo degli incentivi per i diversi target. 
 

Come passare da excel a un sistema di incentivi automatizzato? 

Passare da Excel a un sistema di incentivi automatizzato può migliorare l'efficienza e l'accuratezza nella gestione dei premi. Ecco una semplice guida su come effettuare questa transizione. 

1. Comprendere la necessità di automazione 

Innanzitutto, bisogna capire perché l'automazione è vantaggiosa. I sistemi automatizzati aiutano a gestire e tracciare gli incentivi in modo più efficace di Excel. Riducono gli errori e fanno risparmiare tempo automatizzando attività come la distribuzione dei premi e il monitoraggio delle prestazioni. 

2. Scegliere la piattaforma giusta 

Scegliete una piattaforma di automazione degli incentivi adatta alle vostre esigenze. Cercate caratteristiche come l'analisi in tempo reale, programmi personalizzabili e una facile integrazione con i sistemi esistenti, come il CRM o il software HR. In questo modo si garantisce che la piattaforma sia in grado di gestire i vostri requisiti specifici. 

3. Stabilire regole e criteri chiari 

Definite le regole per i vostri programmi di incentivazione. Ciò include la definizione di metriche di performance e di criteri di ammissibilità per i premi. Linee guida chiare aiuteranno il sistema a calcolare con precisione gli incentivi. 

4. Integrare le fonti di dati 

Collegate il sistema di automazione alle vostre fonti di dati. Queste potrebbero includere i dati di vendita, le metriche di performance dei dipendenti o le interazioni con i clienti. L'integrazione consente al sistema di accedere ai dati in tempo reale necessari per calcolare i premi. 

5. Automatizzare i calcoli e le notifiche 

Una volta impostato, il sistema deve calcolare automaticamente i premi in base ai criteri definiti. Dovrebbe anche inviare notifiche ai dipendenti o ai partner quando raggiungono le pietre miliari o ottengono incentivi. 

6. Monitorare le prestazioni e adeguarle in base alle necessità 

Utilizzate gli strumenti di analisi forniti dalla piattaforma per monitorare le prestazioni del programma. Esaminate regolarmente i tassi di partecipazione e l'efficacia dei premi. Queste informazioni vi aiuteranno ad apportare modifiche per ottimizzare le vostre strategie di incentivazione. 

7. Formare il team 

Assicuratevi che il vostro team capisca come utilizzare il nuovo sistema. Fornite una formazione su come accedere alle metriche di performance e comprendere la struttura degli incentivi. Questo incoraggerà l'impegno e la responsabilità dei partecipanti. 

Seguendo questi passaggi, potrete passare senza problemi dall'uso di Excel a un sistema di incentivi automatizzato, migliorando l'efficienza e l'efficacia del vostro programma. Prendiamo come esempio Mahindra Finance. Passando a un sistema di calcolo degli incentivi, ha notato il 98% di errori in meno nei calcoli. 

Compass come sistema affidabile di calcolo degli incentivi 

Compass è un efficace sistema di calcolo degli incentivi sia per i Chief Revenue Officer (CRO) che per i dipartimenti delle Risorse Umane (HR). Ecco come si avvantaggia per ogni ruolo: 

Per i CFO 

• Integrazione con i sistemi di buste paga: Compass può integrarsi perfettamente con vari sistemi di buste paga, come QuickBooks, Oracle Netsuite e Stripe. Ciò consente ai CFO di programmare e inviare i pagamenti delle commissioni ai rappresentanti di vendita in modo efficiente. 
• Pagamenti in blocco semplificati: Il sistema consente di elaborare più transazioni contemporaneamente. Questa funzione riduce lo sforzo manuale e fa risparmiare tempo prezioso, rendendo il processo di pagamento più efficiente. 
• Supporto di più valute: Compass supporta le transazioni in più valute, a vantaggio delle aziende che operano su scala internazionale. 
• Reportistica approfondita: La piattaforma genera report dettagliati che forniscono informazioni sul ritorno sull'investimento (ROI) dei piani commissionali. Ciò consente ai team finanziari di prendere decisioni informate sulle future allocazioni di budget. 
• Conformità fiscale e sicurezza dei dati: Compass calcola e trattiene automaticamente le imposte in base alle normative locali. Garantisce inoltre la crittografia dei dati per proteggere le informazioni sensibili sui pagamenti, mantenendo la conformità agli standard come l'ASC 606. 

Per le risorse umane 

• Gestione completa delle performance di vendita: Compass offre una soluzione completa per la gestione delle prestazioni di vendita, promuovendo una cultura competitiva e collaborativa tra i team di vendita. 
• Creazione rapida di piani di retribuzione: Le risorse umane possono creare rapidamente piani retributivi competitivi utilizzando modelli precostituiti. Ciò consente di adeguarsi alle mutate condizioni economiche senza lunghi ritardi. 
• Trasparenza nei piani di retribuzione: Il sistema offre visibilità sull'intero piano di incentivi, contribuendo a eliminare le controversie sui calcoli e sui potenziali guadagni. Questa trasparenza aumenta il morale dei dipendenti. 
• Pagamenti tempestivi: Compass assicura che i pagamenti degli incentivi avvengano in tempo, sostituendo gli ingombranti fogli di calcolo e consentendo piani di provvigione privi di errori su larga scala. 
• Analisi dell'efficacia: le risorse umane possono analizzare le prestazioni dei piani di incentivazione in tempo reale, utilizzando dashboard e report di confronto per misurarne l'efficacia e apportare le necessarie modifiche. 

Compass migliora l'efficienza dei calcoli degli incentivi sia per le CRO che per i professionisti delle risorse umane, automatizzando i processi, fornendo preziose informazioni e garantendo la conformità alle normative finanziarie. 

Conclusione 

Excel, pur essendo uno strumento versatile, presenta dei limiti quando si tratta di calcoli complessi di incentivi. Il potenziale di errori manuali, la mancanza di dati in tempo reale e le difficoltà di scalabilità possono rappresentare sfide significative.  

L'implementazione di un sistema di calcolo degli incentivi offre numerosi vantaggi alle aziende di tutte le dimensioni. Automatizzando le attività manuali, garantendo l'accuratezza e fornendo dati preziosi per l'ottimizzazione del programma, questi sistemi possono migliorare significativamente la gestione del programma di incentivazione. 

Compass offre una soluzione che semplifica i processi di calcolo degli incentivi, automatizza i pagamenti e migliora la trasparenza e l'accuratezza. Sfruttando Compass, le aziende possono potenziare i loro team di vendita, ridurre i tempi di elaborazione, aumentare la produttività ed eliminare l'opacità delle comunicazioni, il tutto garantendo la precisione dei calcoli degli incentivi. 

Domande frequenti