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La rédaction d'un courriel en dehors du bureau est plus qu'une simple réponse automatisée ; c'est l'occasion de faire preuve de professionnalisme et de maintenir une communication efficace même lorsque vous n'êtes pas au bureau.
L'e-mail ou le message en dehors du bureau (OOO) est un outil de communication essentiel sur le lieu de travail moderne. Que vous partiez en vacances, que vous assistiez à une conférence ou que vous preniez simplement un jour de congé, la mise en place d'un courriel OOO efficace permet de gérer les attentes et de s'assurer que les messages importants ne passent pas inaperçus.
Dans cet article de blog, nous vous proposons un guide complet pour rédiger le parfait courriel d'absence du bureau, avec des modèles et des conseils pour que votre message soit à la fois professionnel et informatif.
20 modèles de courriels en dehors du bureau
Voici 20 modèles d'e-mails polyvalents pour l'absence du bureau, adaptés à diverses situations, notamment les vacances, les congés prolongés, les conférences et les situations d'urgence. Personnalisez ces modèles pour créer des messages d'absence du bureau professionnels et informatifs répondant à vos besoins spécifiques.
1. Courriel standard en dehors du bureau
Objet : Absence du bureau
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement absent du bureau et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité et que je ne sois pas en mesure de vous répondre rapidement. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je répondrai à votre courriel dès que possible à mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement absent du bureau et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité et que je ne sois pas en mesure de vous répondre rapidement. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je répondrai à votre courriel dès que possible à mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
2. Courriel en dehors du bureau pour un congé prolongé
Objet : Absence prolongée du bureau
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé prolongé et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai accès ni au courrier électronique ni au téléphone. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Pour toute autre question, je répondrai à votre courriel à mon retour.
Merci de votre compréhension.
[Votre nom]
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé prolongé et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai accès ni au courrier électronique ni au téléphone. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Pour toute autre question, je répondrai à votre courriel à mon retour.
Merci de votre compréhension.
[Votre nom]
3. Courriel en dehors du bureau pour assister à une conférence ou à une formation
Objet : Participation à [conférence/formation]
Merci pour votre courriel. Je participe actuellement à [conférence/formation] et ne pourrai pas répondre aux courriels avant le [date de retour]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait vous causer. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact].
Sinon, je vous recontacterai à mon retour et je me réjouis d'être en contact avec vous à ce moment-là.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
Merci pour votre courriel. Je participe actuellement à [conférence/formation] et ne pourrai pas répondre aux courriels avant le [date de retour]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait vous causer. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact].
Sinon, je vous recontacterai à mon retour et je me réjouis d'être en contact avec vous à ce moment-là.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
4. Courriel d'absence du bureau pour vacances
Objet : Absence du bureau pour cause de vacances
Merci d'avoir pris contact avec moi. Je suis actuellement en vacances et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Je n'aurai qu'un accès limité au courrier électronique pendant cette période. Si votre problème est urgent, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Pour les questions non urgentes, je répondrai à votre courriel dès que possible à mon retour.
Je vous souhaite une excellente journée,
[Votre nom].
Merci d'avoir pris contact avec moi. Je suis actuellement en vacances et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Je n'aurai qu'un accès limité au courrier électronique pendant cette période. Si votre problème est urgent, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Pour les questions non urgentes, je répondrai à votre courriel dès que possible à mon retour.
Je vous souhaite une excellente journée,
[Votre nom].
5. Courriel en dehors du bureau pour des raisons personnelles
Objet : Absence du bureau pour raisons personnelles
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement absent du bureau pour des raisons personnelles et je ne pourrai pas répondre aux courriels avant le [date de retour]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait vous causer. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je répondrai à votre courriel à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement absent du bureau pour des raisons personnelles et je ne pourrai pas répondre aux courriels avant le [date de retour]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait vous causer. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je répondrai à votre courriel à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
6. Le courrier électronique en dehors du bureau pour un temps de déconnexion
Objet : Je fais une pause Merci pour votre message.
Je fais une pause bien nécessaire pour me ressourcer et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, je ne serai pas disponible pour répondre aux courriels. Si votre question nécessite une attention immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je me réjouis de reprendre contact avec vous à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Je fais une pause bien nécessaire pour me ressourcer et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pendant cette période, je ne serai pas disponible pour répondre aux courriels. Si votre question nécessite une attention immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Sinon, je me réjouis de reprendre contact avec vous à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
7. Courriel en dehors du bureau pour le travail à distance
Objet : Travail à distance Merci de m'avoir contacté.
Je travaille actuellement à distance et il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité en raison du décalage horaire. Je ferai de mon mieux pour vous répondre dans les 24 à 48 heures. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre adresse électronique/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et de votre patience.
Meilleures salutations,
[Votre nom]
Je travaille actuellement à distance et il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité en raison du décalage horaire. Je ferai de mon mieux pour vous répondre dans les 24 à 48 heures. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre adresse électronique/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et de votre patience.
Meilleures salutations,
[Votre nom]
8. Courriel en dehors du bureau avec des informations de contact supplémentaires
Objet : Absence du bureau
Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date de retour] et j'aurai un accès limité au courrier électronique. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact]. Pour les questions non urgentes, je répondrai à votre courriel dès mon retour. Dans l'intervalle, vous pouvez également me contacter sur mon adresse électronique personnelle à l'adresse [Votre adresse électronique personnelle].
Salutations chaleureuses,
[Votre nom].
Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date de retour] et j'aurai un accès limité au courrier électronique. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact]. Pour les questions non urgentes, je répondrai à votre courriel dès mon retour. Dans l'intervalle, vous pouvez également me contacter sur mon adresse électronique personnelle à l'adresse [Votre adresse électronique personnelle].
Salutations chaleureuses,
[Votre nom].
9. Courriel d'absence du bureau pour un nouvel emploi
Objet : Nouveaux départs
Merci pour votre courriel. J'ai récemment commencé un nouvel emploi et je ne serai pas disponible pour répondre aux courriels avant le [date de retour]. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et me réjouis de reprendre contact à mon retour.
Meilleurs vœux,
[Votre nom].
Merci pour votre courriel. J'ai récemment commencé un nouvel emploi et je ne serai pas disponible pour répondre aux courriels avant le [date de retour]. Si votre question est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et me réjouis de reprendre contact à mon retour.
Meilleurs vœux,
[Votre nom].
10. Courriel en dehors du bureau pour raison médicale
Objet : Congé médical Absence du bureau
Je suis actuellement en congé médical et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre aux courriels. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Votre compréhension et votre soutien pendant cette période sont grandement appréciés.
Salutations,
[Votre nom].
Je suis actuellement en congé médical et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre aux courriels. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Votre compréhension et votre soutien pendant cette période sont grandement appréciés.
Salutations,
[Votre nom].
11. Courrier électronique en dehors du bureau pour les voyages d'affaires
Objet : Absence du bureau - Voyage d'affaires
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en voyage d'affaires et je serai absent du [date de départ] au [date de retour]. Pendant cette période, il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité et que je ne sois pas en mesure de vous répondre rapidement. Pour une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je répondrai à votre courriel à mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en voyage d'affaires et je serai absent du [date de départ] au [date de retour]. Pendant cette période, il se peut que mon accès au courrier électronique soit limité et que je ne sois pas en mesure de vous répondre rapidement. Pour une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je répondrai à votre courriel à mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
12. Courriel en dehors du bureau pour le congé de maternité/paternité
Objet : Absence du bureau - Congé de maternité/paternité
Je suis actuellement en congé de maternité/paternité et je serai absente du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je ne pourrai pas répondre aux courriels. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et me réjouis de reprendre contact à mon retour.
Salutations chaleureuses,
[Votre nom].
Je suis actuellement en congé de maternité/paternité et je serai absente du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je ne pourrai pas répondre aux courriels. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [autre personne de contact] à [autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et me réjouis de reprendre contact à mon retour.
Salutations chaleureuses,
[Votre nom].
13. Courriel en dehors du bureau en cas de congé sabbatique
Objet : Absence du bureau - Congé sabbatique
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé sabbatique pour me consacrer à mon développement personnel et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre soutien et de votre compréhension pendant cette période.
Meilleurs vœux,
14. Courriel en dehors du bureau pour la formation continue [Votre nom]
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé sabbatique pour me consacrer à mon développement personnel et je ne consulterai pas mon courrier électronique avant le [date de retour]. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre soutien et de votre compréhension pendant cette période.
Meilleurs vœux,
14. Courriel en dehors du bureau pour la formation continue [Votre nom]
14. Courriel en dehors du bureau pour la formation continue
Objet : Absence du bureau - Formation continue
Je suis actuellement inscrit à un programme de formation continue et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas d'accès régulier au courrier électronique. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre patience et me réjouis de reprendre contact avec vous après mes études.
Salutations,
[Votre nom].
Je suis actuellement inscrit à un programme de formation continue et je serai absent du bureau jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas d'accès régulier au courrier électronique. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre patience et me réjouis de reprendre contact avec vous après mes études.
Salutations,
[Votre nom].
15. Courriel de départ à la retraite
Objet : Absence du bureau - Retraite
Après [années de service], je prends officiellement ma retraite et ne répondrai plus aux courriels. Je tiens à exprimer ma gratitude pour le merveilleux parcours que nous avons partagé. Si vous avez des souhaits ou des demandes à formuler après votre départ à la retraite, n'hésitez pas à contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie pour votre soutien tout au long de ma carrière.
Sincèrement,
[Votre nom]
Après [années de service], je prends officiellement ma retraite et ne répondrai plus aux courriels. Je tiens à exprimer ma gratitude pour le merveilleux parcours que nous avons partagé. Si vous avez des souhaits ou des demandes à formuler après votre départ à la retraite, n'hésitez pas à contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie pour votre soutien tout au long de ma carrière.
Sincèrement,
[Votre nom]
16. Courriel en dehors du bureau pour les congés personnels
Objet : Absence du bureau - Congé personnel
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé personnel et je serai absent jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas accès au courrier électronique. Si votre question nécessite une attention immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et répondrai à votre courriel dès mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement en congé personnel et je serai absent jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas accès au courrier électronique. Si votre question nécessite une attention immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et répondrai à votre courriel dès mon retour.
Meilleures salutations,
[Votre nom].
17. Courriel en dehors du bureau pour un séminaire de formation
Objet : Absence du bureau - Séminaire de formation
Je participe actuellement à un séminaire de formation pour améliorer mes compétences et je ne serai pas disponible par courrier électronique jusqu'au [date de retour]. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre patience et j'ai hâte d'appliquer mes nouvelles connaissances à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Je participe actuellement à un séminaire de formation pour améliorer mes compétences et je ne serai pas disponible par courrier électronique jusqu'au [date de retour]. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre patience et j'ai hâte d'appliquer mes nouvelles connaissances à mon retour.
Cordialement,
[Votre nom]
18. Courriel en dehors du bureau pour le devoir de juré
Objet : Out of Office - Jury Duty
Merci pour votre message. J'ai été sélectionné pour faire partie d'un jury et j'assumerai cette responsabilité civique jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas d'accès régulier au courrier électronique. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et répondrai à votre courriel à mon retour.
Meilleurs vœux,
[Votre nom].
Merci pour votre message. J'ai été sélectionné pour faire partie d'un jury et j'assumerai cette responsabilité civique jusqu'au [date de retour]. Pendant cette période, je n'aurai pas d'accès régulier au courrier électronique. Si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous remercie de votre compréhension et répondrai à votre courriel à mon retour.
Meilleurs vœux,
[Votre nom].
19. Courriel en dehors du bureau pour la relocalisation
Objet : Absence du bureau - Déménagement
Je suis actuellement en train de déménager et je ne serai pas disponible par courrier électronique avant le [date de retour]. Si vous avez des questions urgentes, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait occasionner et je me réjouis de reprendre contact avec vous lorsque je serai installé.
Salutations,
[Votre nom].
Je suis actuellement en train de déménager et je ne serai pas disponible par courrier électronique avant le [date de retour]. Si vous avez des questions urgentes, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Je vous prie de m'excuser pour les désagréments que cela pourrait occasionner et je me réjouis de reprendre contact avec vous lorsque je serai installé.
Salutations,
[Votre nom].
20. Courriel en dehors du bureau en cas de maladie imprévue
Objet : Absence du bureau - Maladie inattendue
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement victime d'une maladie inattendue et je serai absent du travail jusqu'au [date de retour]. Je ne pourrai pas répondre aux courriels pendant cette période. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Votre compréhension est grandement appréciée.
Sincèrement,
[Votre nom]
Merci pour votre courriel. Je suis actuellement victime d'une maladie inattendue et je serai absent du travail jusqu'au [date de retour]. Je ne pourrai pas répondre aux courriels pendant cette période. Pour toute question liée au travail, veuillez contacter [Autre personne de contact] à [Autre courriel/téléphone de contact]. Votre compréhension est grandement appréciée.
Sincèrement,
[Votre nom]
Veuillez adapter ces modèles à votre situation spécifique, notamment en ajoutant les dates et les informations de contact pertinentes.
Pourquoi envoyer des courriels en dehors du bureau ?
L'envoi de courriels en dehors du bureau (OOO) remplit plusieurs fonctions importantes dans le monde de la communication professionnelle. Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles l'envoi d'e-mails OOO est crucial :
- Gérer les attentes: Les courriels OOO informent l'expéditeur que vous êtes temporairement indisponible et fixent des attentes claires quant à votre temps de réponse. Cela permet d'éviter les frustrations et les malentendus lorsque les personnes ne reçoivent pas de réponse rapide à leurs courriels.
- Professionnalisme: il s'agit d'une preuve de professionnalisme et de courtoisie. Faire savoir aux gens que vous ne pourrez pas leur répondre immédiatement montre que vous respectez leur temps et contribue à maintenir une image positive de vous et de votre organisation.
- Fournir un contexte: Les messages OOO indiquent souvent la raison de votre absence, qu'il s'agisse de vacances, d'un voyage d'affaires, de raisons personnelles ou d'un congé prolongé. Fournir un contexte aide les autres à comprendre pourquoi vous n'êtes pas disponible et peut les aider à évaluer l'urgence de leur demande.
- Contacts alternatifs: Les courriels de l'OOO contiennent généralement des informations sur une personne ou une équipe de contact alternative qui peut aider l'expéditeur en votre absence. Cela permet de s'assurer que les questions urgentes peuvent être traitées rapidement, même si vous n'êtes pas disponible.
- Réduction des courriels de suivi: Lorsque les expéditeurs reçoivent une réponse de type OOO, ils sont moins susceptibles d'envoyer des courriels de suivi ou d'essayer de vous contacter par d'autres canaux, tels que les appels téléphoniques ou la messagerie instantanée. Cela peut vous aider à vous concentrer sur votre temps libre sans être constamment interrompu.
Conclusion
Les modèles de courrier électronique pour l'absence du bureau sont un moyen pratique et courtois de communiquer votre absence et de gérer les attentes. Avec ces modèles comme point de départ, vous pouvez vous assurer que vos contacts reçoivent des messages clairs et informatifs pendant votre absence.
N'oubliez pas de les personnaliser en fonction de votre situation spécifique et de toujours prévoir un autre contact pour les questions urgentes. Ce simple geste contribue à maintenir le professionnalisme et à assurer le bon déroulement des opérations, même lorsque vous n'êtes pas là.
Ainsi, la prochaine fois que vous prévoyez de prendre des congés, veillez à mettre en place un modèle d'e-mail pour l'absence du bureau afin que vos canaux de communication fonctionnent sans heurts.
