Mejores prácticas de gestión de la cartera de ventas para diferentes etapas que impulsan conversiones más rápidas

Un proceso de ventas bien gestionado ayuda a los equipos de ventas a centrarse en las oportunidades adecuadas, mejorar las previsiones y cerrar acuerdos de forma más eficaz. Sin una estructura adecuada, se pierden oportunidades valiosas, los ciclos de ventas se vuelven impredecibles y el crecimiento de los ingresos se ralentiza.

Según Harvard Business Reviewlas empresas que dedican sólo tres horas al mes a la gestión de la cartera de ventas de cada representante obtienen un 11% más de ingresos. El mismo estudio también reveló que las organizaciones que formaron a sus directivos en las mejores prácticas de gestión de las oportunidades de ventas experimentaron un crecimiento de los ingresos un 9 % más rápido.

Para mantenerse a la vanguardia, las empresas deben centrarse en la optimización del proceso de ventas, garantizando una visibilidad y eficiencia completas en cada etapa. Esta guía explica cómo gestionar eficazmente un proceso de ventas, mejorar el flujo de acuerdos y maximizar el potencial de ingresos.

¿Qué es un canal de ventas?

Un pipeline de ventas implica un mapa que detalla en qué punto se encuentra un cliente concreto en términos de ventas, desde las etapas iniciales hasta el cierre de ventas. Facilita que los equipos de ventas sigan el movimiento y se concentren en los siguientes pasos para que las operaciones lleguen a buen puerto. 

Los clientes pasan por escenarios de toma de decisiones, como la toma de conciencia de que se reconoce una necesidad u oportunidad, la consideración, en la que se recopila información, y, por último, la fase de decisión, en la que se selecciona un producto.

Las etapas implican actividades concretas como ponerse en contacto con los clientes potenciales, informarles y llegar a un acuerdo con ellos que les permita elegir su producto. 

Utilizando este modelo, se pueden prever las ventas que se espera realizar, las áreas que tienen problemas potenciales y la salud general del negocio. Un sistema tan organizado ayuda a garantizar que se incluyen todos los clientes potenciales y optimiza las ventas en general.

Canal de ventas frente a embudo de ventas frente a previsión de ventas

Dado que los tres términos tienen muchos puntos en común, es fácil confundir uno con otro, especialmente los términos canal de ventas y embudo de ventas.

El embudo de ventas representa el recorrido de todos los clientes potenciales hasta llegar al cliente desde su punto de vista. Comprende etapas como la concienciación, el interés, la decisión y la acción. El embudo se estrecha en cada etapa, y consiste en convencer a muchos prospectos para que avancen hacia la conversión. Sin embargo, sólo unos pocos de los que entran en el embudo llegan inicialmente al final.

El canal de ventas es análogo al embudo de ventas, pero representa el punto de vista del vendedor. Al igual que el embudo, el pipeline tiene diferentes etapas de prospección, como la cualificación del cliente potencial, el alcance, la propuesta, la negociación y el cierre.

Por otro lado, una previsión de ventas estima los clientes potenciales que probablemente se cerrarán en un periodo determinado. La previsión se basa en la posición de los prospectos en el pipeline y en la probabilidad de que pasen a la fase de cierre en el plazo definido.

¿Qué es la gestión de la cartera de ventas?

La gestión de la cartera de ventas implica la organización y el seguimiento de cuotas, objetivos y clientes potenciales. También permite a los representantes saber qué acuerdos necesitan una atención especial y en qué fase se encuentra cada uno. Con esa información, los representantes de ventas pueden predecir si hay suficientes operaciones para alcanzar las cuotas y los objetivos. La gestión de la cartera de ventas incluye los siguientes aspectos:

• Las métricas de pipeline incorporan: Todas las métricas utilizadas para analizar el proceso de ventas.
• Optimización de los procesos: Los pipelines de ventas bien gestionados permiten a los responsables de ventas evaluar y optimizar los procesos en cada etapa para una previsión precisa de los ingresos. La optimización también garantiza mayores ingresos al final del ciclo de ventas.
• Gestión del equipo de ventas: Implica la evaluación periódica y el seguimiento del progreso del personal de ventas, como cuándo y dónde aprovechan al máximo el proceso de ventas.
• Herramientas y aplicaciones de gestión de pipeline: Se diseñan e implementan para mejorar el proceso de ventas y el rendimiento del equipo de ventas.

Etapas del proceso de ventas y estrategias de gestión

Un proceso de ventas representa el recorrido estructurado de un cliente potencial desde el contacto inicial hasta que se convierte en un cliente de pago. La gestión eficaz de cada etapa garantiza mayores tasas de conversión, mejores previsiones y un mayor rendimiento de las ventas. A continuación, desglosamos las etapas clave del proceso de ventas y las mejores estrategias para optimizar cada paso.

1. Prospección: Encontrar clientes potenciales

Los equipos de ventas identifican y reúnen posibles clientes potenciales a través de diversos canales, como la captación en frío, el marketing entrante, los eventos de networking, las redes sociales y las referencias. El objetivo es atraer a personas o empresas que se ajusten a su perfil de cliente ideal (ICP) y puedan estar interesadas en su producto o servicio.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Utilice herramientas de generación de prospectos como LinkedIn Sales Navigator o Apollo para crear una lista de posibles clientes.
• Desarrollar una estrategia de divulgación multicanal que combine el correo electrónico, las llamadas telefónicas y la participación en las redes sociales.
• Puntúe los clientes potenciales en función de sus niveles de compromiso para dar prioridad a los clientes potenciales.
• Automatice los flujos de trabajo de captación y captación de clientes potenciales mediante un sistema CRM.

2. Cualificación de clientes potenciales: Filtrar los clientes potenciales adecuados

No todos los clientes potenciales están listos para comprar. En esta fase, los equipos de ventas evalúan los clientes potenciales utilizando marcos de cualificación como BANT (presupuesto, autoridad, necesidad, plazo) para determinar si son adecuados. Esto ayuda a garantizar que los esfuerzos de ventas se centran en clientes potenciales de alta calidad en lugar de perder el tiempo con clientes potenciales no cualificados.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Implemente un sistema de puntuación de clientes potenciales en para dar prioridad a los clientes potenciales en función de su adecuación y compromiso.
• Haga preguntas de cualificación desde el principio para evaluar la disposición y el interés potencial.
• Clasifique los clientes potenciales en alta, media y baja prioridad para una mejor asignación de recursos.
• Configure la automatización de CRM para filtrar y pasar los clientes potenciales cualificados a la siguiente fase.

3. Contacto inicial y descubrimiento: Comprender las necesidades del cliente

Los representantes de ventas inician llamadas, correos electrónicos o reuniones para presentarse, conocer el negocio del cliente potencial y descubrir sus puntos débiles. El objetivo es generar confianza e identificar cómo tu solución se ajusta a sus necesidades.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Personalice los mensajes de difusión en función del sector y los retos del cliente potencial.
• Siga un marco estructurado de llamadas de descubrimiento para formular preguntas perspicaces.
• Documentar las ideas clave, las objeciones y los criterios de decisión en el CRM.
• Utilice avisos basados en IA para recordar a los representantes cuándo deben realizar un seguimiento de los clientes potenciales.

4. Presentación y demostración de productos

Los representantes de ventas hacen una demostración detallada de cómo el producto o servicio resuelve el problema del cliente. Aquí es donde se abordan las objeciones, se destacan las ventajas competitivas y se refuerza el valor.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Personalice las presentaciones para responder a las necesidades específicas del cliente potencial en lugar de utilizar discursos genéricos.
• Utilice estudios de casos e historias de éxito para demostrar el impacto en el mundo real.
• Supervise los niveles de compromiso para evaluar el nivel de interés del cliente potencial.
• Automatice el seguimiento después de la demostración para mantener el impulso en la conversación de ventas.

5. Propuesta y negociación: Estructuración del acuerdo

Una vez que el cliente potencial manifiesta su interés, se le envía una propuesta o presupuesto formal en el que se detallan el precio, las condiciones y los productos. Antes de llegar a un acuerdo, pueden entablarse negociaciones para concretar el precio, las condiciones contractuales o las características adicionales.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Asegúrese de que las propuestas sean claras, concisas y adaptadas a las necesidades del cliente potencial.
• Utilice un software de seguimiento de propuestas para controlar cuándo un cliente potencial abre y revisa el documento.
• Prepárese para los escenarios habituales de negociación y tenga preparadas ofertas alternativas.
• Establezca recordatorios automáticos de contratos para evitar que los acuerdos se estanquen.

6. Cerrar el trato: Finalizar la venta

En este punto, el cliente potencial decide y se compromete a la compra. Los representantes de ventas se aseguran de que se firmen los contratos, se tramiten los pagos y se complete todo el papeleo.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Simplifique el proceso de cierre utilizando herramientas de firma electrónica como DocuSign.
• Comunique los siguientes pasos para que el cliente sepa qué esperar tras la firma.
• Implemente una lista de comprobación de revisión de acuerdos para verificar que se cumplen todos los términos y entregables.
• Supervise las métricas de la tasa de cierre para identificar las áreas en las que las operaciones se atascan.

7. Seguimiento y retención postventa: Reforzar las relaciones con los clientes

Después de cerrar un trato, las empresas se centran en la incorporación, la asistencia y la retención de los clientes. Los clientes comprometidos son más propensos a renovar contratos, repetir compras y recomendar nuevos clientes.

Cómo gestionar eficazmente esta etapa

• Cree un proceso de incorporación estructurado para ayudar a los clientes a empezar sin problemas.
• Programe reuniones periódicas para recabar opiniones y resolver los problemas lo antes posible.
• Utilice avisos basados en IA para alertar a los equipos de ventas sobre las oportunidades de renovación o de ventas adicionales.
• Fomente las recomendaciones ofreciendo incentivos exclusivos por las recomendaciones de los clientes.

¿Cómo ayuda la gestión de la cartera de ventas a los directivos a prever los ingresos?

Dado que el pipeline de ventas permite a los representantes ver en qué fase se encuentran los prospectos, pueden predecir cuántos pueden convertirse en un plazo determinado. Por ejemplo, si el pipeline tiene 100.000 dólares en valor de contrato y la tasa de conversión de prospectos es del 10%, entonces la previsión sería alcanzar un coste de negocio de 10.000 dólares.

Si el objetivo de ventas se fija en 20.000 dólares, entonces habrá que convertir el doble de clientes potenciales, y se podrá realizar un análisis del canal de ventas para identificar mejoras que permitan hacer avanzar antes a los clientes potenciales por el embudo de ventas.

¿Cómo se construye un canal de ventas?

Ahora que conocemos la gestión del canal de ventas, vamos a entender cómo construir uno.

1. Identificar el mercado potencial y las empresas objetivo

El primer paso para construir la cartera de ventas es conocer el perfil del cliente ideal (PCI). El PCI le da una estimación aproximada del número de clientes que su empresa podrá atender.

Elaborar el PCI es tarea de los ejecutivos de nivel C, como el CEO o el equipo fundador, que lo actualizarán a medida que la empresa crezca, sobre todo si se trata de una startup de menos de tres años. Las empresas objetivo se derivan del PCI e incluyen las organizaciones con las que se pretende hacer negocios.

2. Investigue a fondo sus objetivos

Una vez resuelto el ICP, es posible crear una lista interna de empresas objetivo y establecer contactos. El proceso de creación de listas suele implicar encontrar los nombres de los clientes objetivo, enriquecer su contacto con información adicional y profundizar para encontrar más información personal. Hay dos formas de confeccionar una lista interna:

• Comprar la lista

Los nombres de las empresas de su nicho a menudo se pueden comprar a vendedores con información detallada como nombres, contactos y datos personalizados. Sin embargo, es importante actuar con la debida diligencia, ya que la información puede no ser siempre de alta calidad. Cuando las personas cambian de organización, se llevan consigo sus contactos.

• Construir la lista

La elaboración de la lista es un proceso más laborioso que implica recopilar minuciosamente nombres e información personal a través de diversas fuentes. Aunque es engorroso, la información puede ser de gran calidad.

3. Llegar a los objetivos a través de múltiples canales

Llegar a sus canales por diferentes vías es esencial para crear tantos puntos de contacto como sea posible. Esto incluye correos electrónicos, mensajes, llamadas telefónicas o incluso reuniones físicas.

Sólo algunos prospectos son receptivos en los mismos canales, averigüe con qué medios se sienten más cómodos para iniciar la conversación y proceda a familiarizarse.

4. Establecer una rutina de comunicación

Dividir el pipeline en segmentos adoptando la venta basada en el valor. Formar a los representantes de ventas para que se conviertan en buenos comunicadores que establezcan relaciones humanas auténticas y mantengan conversaciones con los clientes potenciales.

Tiene un valor más excelente a la hora de nutrir a los clientes potenciales y hacer que vuelvan clientes potenciales que se enfriaron hace algún tiempo. Una vez que los SQL se trasladan a los ejecutivos de cuentas, se puede impulsar el cumplimiento de los objetivos.

10 mejores prácticas de gestión de la cartera de ventas

En esta sección, hemos reunido 10 mejores prácticas sobre cómo aumentar el canal de ventas que pueden aumentar sus ingresos. Aunque es posible que ya hayas puesto en práctica algunas de ellas, esta lista puede mostrarte rápidamente las áreas en las que podrías ser deficiente.

1. Siga a los clientes potenciales más cualificados

Aunque es tentador lanzar una red lo más amplia posible para aprovechar todas las oportunidades, es mejor seguir a los clientes potenciales más cualificados. Si analizamos detenidamente el proceso, veremos que el tiempo invertido en cerrar cada operación sigue siendo prácticamente el mismo.

Una encuesta indicaba que una cualificación inadecuada de los clientes potenciales podría una pérdida de ventas del 67lo que se traduce en una gran pérdida de tiempo y esfuerzo. En su lugar, centrarse en los clientes potenciales más cualificados garantiza que sus esfuerzos se destinen a los clientes potenciales con más probabilidades de conversión.

Por ejemplo, clasificar los clientes potenciales en función de su interés y compromiso, de mayor a menor, puede mostrarle quién tiene más posibilidades de convertirse en un cliente de pago.

2. Haga un seguimiento regular y elimine las pistas muertas

Los mejores vendedores se aseguran de hacer un seguimiento de sus clientes potenciales para conseguir la venta. Sin embargo, la mayoría de los vendedores se rinden después de dos llamadas, dejando todo ese dinero sobre la mesa. Hoy en día, los compradores tienen tantas opciones que tardan mucho tiempo en decidirse por ofertas que están muy próximas entre sí.

Lo que antes costaba 3,5 llamadas para cerrar un trato hace una década, ahora requiere 8 llamadas. Sus competidores están trabajando duro para inclinar la balanza, y usted debe asegurarse de que se incline de su lado.

La eficiencia consiste en centrar los esfuerzos en los mejores clientes potenciales y aprender a reconocer cuándo hay que abstenerse de gastar energía y tiempo en clientes potenciales que sabes que no son buenos. Es comprensible que resulte difícil abandonar un cliente potencial que has perseguido durante semanas o meses, pero también es importante no caer en la falacia del coste hundido.

El cliente potencial está muerto cuando deja claro que no es interesante, no responde o no se puede contactar con él. Es esencial identificar a estos clientes potenciales y podarlos para perseguir a los de alto valor.

3. Mantener el compromiso a través de un gran contenido

Las ventas se asocian normalmente con el contacto a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones; sin embargo, vetar a los clientes potenciales con un gran contenido que les resulte útil es una estrategia ganadora. El 88% de los profesionales del marketing B2B utilizan el marketing de contenidos como herramienta de generación de prospectos, lo que funciona de maravilla.

Los contenidos atractivos generan familiaridad y confianza con los clientes potenciales, más que las llamadas en frío y los correos electrónicos. Si les gusta el contenido que les envías, ya los tienes en una posición favorable, y las cifras también concuerdan: el marketing de contenidos cuesta un 62% menos. Sin embargo, genera tres veces más clientes potenciales que el marketing saliente.

Una estrategia de contenidos sólida le exigirá crear material para las distintas fases del embudo. La parte superior del embudo puede incluir blogs, artículos, vídeos, infografías y preguntas frecuentes. A mitad del embudo, libros electrónicos, estudios de casos, tutoriales en vídeo y libros blancosy la parte inferior del embudo pueden ser evaluaciones gratuitas, pruebas o cupones.

4. Revisar, mejorar y actualizar periódicamente la cartera de ventas.

Uno de los componentes esenciales de la gestión de la cartera de ventas es la mejora periódica. Las técnicas que fueron eficaces en su día (como la llamada en frío) pueden dejar de serlo. Los mejores vendedores examinan constantemente el proceso en busca de fallos y áreas de mejora.

Puede ser tan sencillo como cambiar el el discurso de venta para cada clientetodo es susceptible de mejora. Hacer pequeños experimentos te dirá lo que funciona y lo que no deberías volver a intentar.

La actualización también es esencial, ya que el proceso de ventas cambia constantemente: los clientes potenciales pasan de una fase a otra, se abandonan o se cierran acuerdos. Una limpieza periódica garantizará que siga siendo manejable y evitará ineficiencias y pérdidas de ventas.

Lo mejor puede ser administrar el pipeline, tener al día todos los leads y mantener notas de todas sus etapas. Es un esfuerzo adicional, pero merece la pena.

5. Normalizar el proceso de venta

Aunque cada cliente es diferente y el mejor enfoque para cada uno se adapta a sus necesidades, con el tiempo puede resultar ineficaz y los representantes pueden perder su ventaja en las técnicas de venta saliente.

La estandarización del proceso establece una línea de base que los representantes pueden seguir y a partir de la cual pueden crear rutinas de divulgación. Si se fija bien, se dará cuenta de que sus PCI comparten muchas cualidades y semejanzas, y de que su necesidad subyacente de su producto es más o menos similar.

Aquí es donde la estandarización facilita que los representantes se ciñan a un guión ganador e improvisen cuando sea necesario. Es importante mencionar que algunos de los equipos de ventas con mejores resultados también siguen procesos estandarizados.

6. Supervisar las métricas de rendimiento

Para obtener una lectura precisa de su cartera de ventas, debe supervisar las métricas de ventas críticas. métricas de ventasque incluyen elementos como:

• Número total de operaciones en curso
• Tamaño medio de las ofertas
• Ratio de cierre: porcentaje medio de operaciones cerradas
• Velocidad de venta: tiempo que se tarda en cerrar una operación.

Controlar estos indicadores cada semana le permite conocer su rendimiento y la salud de la cartera de ventas. El seguimiento de estos indicadores de rendimiento también indica cómo están dando resultado los cambios que has aplicado o tus estrategias.

7. Utilice las herramientas de venta adecuadas y automatice

Las herramientas de ventas adecuadas y el número de herramientas utilizadas pueden marcar la diferencia a la hora de generar clientes potenciales, mantener los tiempos de ciclo o cerrar acuerdos. Las herramientas de ventas pueden ahorrar mucho tiempo a los representantes en tareas administrativas.

También pueden generar clientes potenciales, asignarlos al representante adecuado, hacer un seguimiento de las conversaciones y enviar respuestas automáticas. El 67% de los encuestados por encuesta de GetAccept admitió utilizar entre 4 y 10 herramientas de ventas, y casi todos (97%) utilizan una herramienta.

Si se trata de una empresa pequeña, una simple hoja de Excel bastará para hacer un seguimiento de la mayoría de los detalles del proceso. Una empresa mediana necesita un CRM para almacenar los datos esenciales y ofrecer ayuda automatizada a los representantes para facilitar el proceso de ventas.

8. Mantener un ciclo de ventas corto

A diferencia del B2C, los ciclos de ventas B2B pueden ser bastante largos. En duración media del ciclo de ventas de las empresas B2B es de 102 días. Hay una sencilla razón por la que es bueno reducir esa cifra lo máximo posible.

Cuanto más tiempo deje decidir a sus clientes potenciales, más tiempo tendrán para buscar alternativas. Si tus clientes potenciales se enfrían a menudo o tu tasa de cierre es baja, podría deberse al largo ciclo de ventas.

Considere la posibilidad de reducir el número de días siempre que sea posible, como en el caso de los seguimientos, u ofrézcales una opción que requiera menos tiempo de decisión. Siempre se puede innovar para acortar el ciclo de ventas.

9. Alinear ventas y marketing

Según un estudio de Forrester, sólo el 8% de las organizaciones B2B tienen una fuerte alineación entre sus departamentos de marketing y ventas. La forma tradicional de trabajar es en compartimentos estancos: el equipo de marketing capta los clientes potenciales y se los pasa a ventas, y las ventas llaman o envían correos a los clientes potenciales para cerrar acuerdos.

Sin embargo, este sistema de prospección y llamadas brutas debe mejorar, ya que cada departamento trabaja independientemente del otro para hacer pasar por el sistema un diluvio de clientes potenciales.

Alinear los dos significaría que marketing capta y envía los consejos más cualificados a ventas para que los perfeccione. Esto reduce la pérdida de tiempo y el esfuerzo de ambos departamentos, ya que se centran en las pistas con más probabilidades de conversión.

Las ventajas son evidentes en las cifras: las empresas con equipos de marketing y ventas bien alineados tienen tasas de ventas un 38% más altas y tasas de retención de clientes un 36% más altas.

10. Facilitar documentación y formación

Los jefes de ventas y los representantes deben tener un buen conocimiento del canal de ventas y saber cómo utilizar la herramienta de forma óptima. Independientemente del tiempo que lleven trabajando con ella, una buena documentación que cubra los aspectos fundamentales siempre puede ayudar.

Una formación periódica mantendrá sus habilidades a punto y les dará nuevas ideas para probar y conseguir más acuerdos. Una documentación y un régimen de formación bien establecidos, especialmente en una herramienta de aprendizaje de ventas, pueden facilitar la incorporación de nuevos representantes y hacer que empiecen a vender productos en muy poco tiempo. También puede mantener a todo el mundo al día de las novedades y de cómo mejorar.

¿Cómo ayuda la gestión de la cartera de ventas a los representantes a planificar mejor su trabajo?

Como hemos visto en las secciones anteriores, la gestión del pipeline de ventas tiene numerosas ventajas para los equipos de ventas. Los comerciales pueden optimizar todos los aspectos de su trabajo basándose en la información obtenida para vender mejor.

Los representantes que trabajan con herramientas de ventas, incluso las más básicas, pueden ahorrar tiempo en tareas administrativas rutinarias. Las herramientas automatizadas les ayudan alineando a los representantes con los clientes potenciales más cualificados para que puedan preparar su discurso de antemano para el cliente potencial específico.

Por último, al conocer las métricas de rendimiento, los representantes pueden decidir aumentar sus actividades de venta para hacer frente a la caída de los ingresos o planificar una ejecución satisfactoria para el trimestre siguiente.

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Conclusión

Un proceso de ventas bien estructurado no es sólo una herramienta, sino la columna vertebral de un crecimiento previsible de los ingresos. Dado que solo el 3 % de su mercado compra activamente, mientras que el 56 % no está preparado y el resto aún se encuentra en las primeras fases, una gestión eficaz del proceso de ventas ayuda a que más clientes potenciales se conviertan.

Mediante la aplicación de las mejores prácticas de gestión del proceso de ventas, la optimización de cada etapa y el uso de herramientas basadas en IA como Compass, los equipos de ventas pueden mejorar el flujo de acuerdos, acortar los ciclos de ventas y maximizar el potencial de ingresos. La clave reside en mantener la visibilidad, automatizar los procesos y tomar decisiones basadas en datos para garantizar que cada oportunidad se gestiona de forma eficiente.