Seguimiento eficaz de las comisiones de ventas: Herramientas y consejos y automatización de Compass

Las comisiones de ventas son incentivos que se pagan a los comerciales en relación con las ventas realizadas por cada uno de ellos. Este pago se añade al componente salarial regular que se abona al equipo de ventas. Las comisiones levantan la moral de los comerciales y les motivan para trabajar mejor. 

Sin embargo, no todas las organizaciones tienen en la práctica un sistema adecuado de comisiones de ventas. Es importante hacer un seguimiento del pago de comisiones para regular el proceso y hacerlo eficaz. 

En este blog, hablaremos de algunas formas de hacer que el proceso de seguimiento sea eficaz. 

¿Qué es el seguimiento de las comisiones de ventas? 

El seguimiento de las comisiones de ventas es el proceso mediante el cual las organizaciones controlan el registro de las transacciones de ventas y los cálculos de comisiones correspondientes. Las comisiones se calculan en función de las tarifas y los intervalos acordados durante la incorporación. 

También tiene en cuenta el pago puntual de las comisiones. 

Formas de realizar el seguimiento de las comisiones de ventas 

Estas son algunas de las formas en las que puede hacer un seguimiento de las comisiones de su representante de ventas: 

1. Seguimiento manual 

Se trata de la antigua técnica de registrar manualmente todos los datos relacionados con las comisiones. Los cálculos también se realizan manualmente. Se trata de un proceso lento y solo es adecuado para pequeñas organizaciones en las que el volumen de datos es muy reducido. 

Quita mucho tiempo productivo y además es propenso a errores. 

2. Uso de hojas de cálculo 

Esto supone una mejora con respecto al proceso manual en el que los datos se introducen en hojas de cálculo. Las fórmulas para el cálculo de las comisiones pueden preconfigurarse en filas y columnas. Esto es mejor que el proceso manual, ya que reduce el tiempo necesario para los cálculos. 

Aún así, no hay automatización y la introducción de datos lleva muchísimo tiempo para una gran organización. 

3. Uso de programas informáticos

Se trata del uso de herramientas automatizadas para el seguimiento de las comisiones de ventas. El software hace un seguimiento de los datos en tiempo real y facilita los cálculos. 

Descargar datos de hojas de cálculo es más fácil sin intervención manual. Reduce las imprecisiones en los cálculos y hace que el proceso de seguimiento sea transparente. Hay una gran variedad de herramientas disponibles para el seguimiento de las comisiones de ventas, por lo que debe elegir la que mejor se adapte a su empresa.

Pero, ¿por qué cambiar a un sistema de seguimiento de comisiones de ventas? Averigüémoslo. 

Sistema heredado frente a un moderno software de seguimiento de comisiones de ventas: ¿Cuál es mejor? 

A la hora de decidir entre un sistema heredado y un moderno software de seguimiento de comisiones de ventas, la elección queda clara si se tienen en cuenta las diferencias de funcionalidad, flexibilidad y eficacia general. Analicemos las dos opciones y veamos por qué Compassun software moderno de gestión de comisiones, es la mejor opción para los equipos de ventas. 

Sistemas heredados: Los retos 

Los sistemas heredados de seguimiento de comisiones, como las hojas de cálculo o Excel, suelen presentar importantes inconvenientes. Estos sistemas son propensos a errores, ya que requieren cálculos manuales que no sólo consumen mucho tiempo, sino que también son propensos a errores. Por ejemplo, la conciliación de comisiones puede convertirse en un proceso tedioso, con incoherencias que a menudo provocan retrasos en los pagos y confusión entre los representantes de ventas. 

Los flujos de trabajo de los sistemas heredados suelen ser manuales y requieren actualizaciones y cálculos constantes que pueden resultar frustrantes tanto para el equipo financiero como para los responsables de ventas. Además, no existe un seguimiento en tiempo real de las comisiones, lo que dificulta el control del rendimiento y la compensación. Sin la capacidad de realizar ajustes rápidamente o de hacer un seguimiento eficaz de los cambios, la gestión de las comisiones de ventas se convierte en una tarea engorrosa. 

Los sistemas heredados también adolecen de interfaces obsoletas e integraciones limitadas, lo que significa que carecen de la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades de su empresa. Estos sistemas suelen requerir la introducción manual de datos de varios proveedores, lo que provoca problemas de integración de datos. Además, el soporte puede retrasarse y los precios pueden estar inflados, lo que provoca dolores de cabeza adicionales y costes innecesarios. 

A continuación se presenta una tabla comparativa de las principales características de los sistemas heredados y de Compass, que ayuda a ilustrar las ventajas de utilizar un moderno software de seguimiento de comisiones: 

Al comparar los sistemas heredados con una solución moderna como Compass, las ventajas son evidentes. Compass no solo simplifica el proceso de seguimiento de las comisiones, sino que también mejora la transparencia, la precisión y la rapidez. 

Al cambiar a Compassestá invirtiendo en un sistema de seguimiento de comisiones de ventas que ahorra tiempo, reduce errores y proporciona información práctica.

Las modernas funciones de Compass, incluido el seguimiento en tiempo real, los cálculos automatizados y los completos informes de comisiones, lo convierten en la opción ideal para las organizaciones que buscan optimizar la gestión de sus comisiones de ventas y aumentar el rendimiento.  

¿Cómo hacer eficaz el proceso de seguimiento de las comisiones de ventas? 

Estos son algunos consejos que podrían hacer que su forma de hacer un seguimiento eficaz de las comisiones: 

1. Normalizar el proceso 

Un proceso estandarizado establece políticas que deben seguir todos los miembros del equipo. Elimina cualquier confusión en los pasos que hay que dar o en el procedimiento de documentación. 

La normalización también ayuda a los empleados nuevos a adaptarse fácilmente. Agiliza el proceso y reduce la posibilidad de errores. 

• Mantener un flujo lógico de datos: Presentar los datos en un flujo lógico ayuda al equipo de ventas a determinar los pasos de cada actividad. El software que automatiza el proceso ayuda a mantener el flujo. 
• Personalice los informes para cada representante de ventas: Los informes personalizados ayudan a los representantes de ventas a acceder a sus datos específicos. No necesitan consultar una gran cantidad de datos, que incluirían también los informes de otros empleados. Las herramientas de seguimiento de comisiones filtran los datos de cada empleado, calculan la comisión y envían informes personalizados. Se pueden filtrar por equipos de ventas, regiones, etc. Esto ahorra mucho tiempo y hace que el proceso sea muy eficaz. 
• Etiquetado adecuado de los datos: El etiquetado ayuda a organizar correctamente los datos. Los representantes de ventas pueden entender fácilmente el proceso de seguimiento gracias al etiquetado. Las herramientas que ayudan en el seguimiento de las comisiones ofrecen la información necesaria sobre cálculos, etc. El etiquetado también ayuda a identificar fácilmente los datos del cuadro de mandos. Elimina la confusión y facilita la adopción del proceso. 

2. Automatizar el proceso 

El proceso de seguimiento de las comisiones de ventas debe automatizarse para aprovechar sus ventajas. La automatización ahorra mucho tiempo y también reduce la posibilidad de errores. 

Las herramientas automatizadas simplifican enormemente los cálculos. Al eliminar las incoherencias en el proceso de comisiones, se genera confianza en los representantes de ventas. Esto les motiva para contribuir mejor a la organización. 

Las herramientas automatizadas son flexibles para incluir cualquier cambio en el proceso de cálculo de comisiones. Esta flexibilidad las hace funcionales y eficaces. 

3. Simplificar el proceso

Un proceso simplificado es fácil de gestionar y utilizar por todas las partes interesadas. La simplificación hace que el proceso sea eficaz para que los representantes de ventas no tengan que preocuparse por sus comisiones. 

• Simplificar los cálculos: Para simplificar el proceso, los cálculos deben ser sencillos. Esto es posible con los distintos programas informáticos disponibles. El software recoge fácilmente los datos de las hojas de cálculo y calcula las comisiones de los representantes de ventas. De este modo, el proceso es rápido y sin errores. 
• Actualizaciones en tiempo real: El proceso de seguimiento de las comisiones de ventas debe ser flexible para las actualizaciones en tiempo real. Con la integración a los CRM, esto es más fácil. 

No habrá retrasos en los pagos, ni siquiera con la enorme cantidad de datos para los cálculos. También es fácil supervisar y hacer un seguimiento eficaz del proceso. 

Conclusión 

El seguimiento de las comisiones de ventas es esencial para mantener a los comerciales contentos y comprometidos con su empresa. Utilice un software de seguimiento para simplificar sus tareas, y tanto el personal de ventas como la empresa saldrán ganando.

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