Calcul de l'intéressement dans les feuilles Excel : 11 problèmes courants et comment les résoudre

Le calcul d'incitations dans Excel domine le marché des tableurs depuis les années 1990 et reste un outil puissant pour l'analyse des données. Il s'agit d'un outil puissant pour traiter divers calculs financiers et de commissions.calculs de commissions.  

Ne vous méprenez pas. Excel est extraordinaire parce que :  

1. Il est polyvalent 
2. Facilite la collecte des données  
3. Permet de résumer et de visualiser les données  
4. Soutient les formules 
5. Est utilisé dans le monde entier 

Cependant, une étude a révélé que88 % de toutes les feuilles de calculcontiennent une ou plusieurs erreurs graves. Ne nous souvenons-nous pas tous de la débâcle de la "baleine de Londres" de JP Morgan, qui, en 2012, a subi une perte de 6 milliards de dollars à cause d'une erreur dans Excel. 

Ainsi, qu'il s'agisse degérer des commissions de ventedes primes aux employés ou d'autres mesures incitatives, Excel peut simplifier le processus. Cependant, comme tout logiciel, il n'est pas à l'abri des problèmes. 

Dans ce blog, nous allons explorer les problèmes les plus courants rencontrés lors du calcul des primes dans Excel et fournir des solutions pour les résoudre. 

Problèmes liés au calcul des incitations dans les feuilles Excel et comment Compass aide à les résoudre 

Les tableurs n'ont jamais été conçus pour calculer des incitations. Elles ont été conçues pour automatiser des calculs mathématiques simples, qui comportaient plus de mathématiques que de logique. Elles n'ont jamais été conçues comme un langage de programmation robuste capable de simplifier 28 niveaux de "ifs" imbriqués. 

Cessons donc de les forcer à faire quelque chose qu'ils ne sont pas censés faire. 

Voici les problèmes les plus courants liés au calcul des primes dans les feuilles Excel et comment y remédierCompasspermet de les résoudre. 

1. Manuel et fastidieux  

Les feuilles Excel ne peuvent pas importer de données à partir de sources existantes et doivent être gérées manuellement, ce qui est fastidieux, prend du temps et laisse beaucoup de place à l'erreur manuelle.  

Les données à analyser doivent être copiées et collées ou, pire encore, saisies manuellement. Cela peut être fait pour une poignée de représentants avec peu d'efforts, mais au fur et à mesure que les lignes et les colonnes de données augmentent, cela devient pratiquement impossible, ce qui rend le processus extrêmement lent.  

Avec Compass, vous pouvez facilement capturer des données en direct et laisser Compass effectuer des calculs automatiques en temps réel. 

2.Risque d'erreur humaine  

Outre le fait qu'elles prennent énormément de temps, les feuilles Excel sont sujettes à des erreurs manuelles. Ce n'est pas un langage de codage à proprement parler et il ne peut traiter que des calculs mathématiques complexes, mais pas une logique complexe.  

Le calcul des incitationsest tout le contraire. Il s'agit davantage de logique et moins de mathématiques. C'est exactement là que l'intervention humaine est nécessaire. C'est là qu'un analyste d'entreprise construit une requête avec 50 index et 25 ifs imbriqués pour calculer l'intéressement.

Dieu nous en préserve, si l'un d'entre eux ne fonctionne pas correctement. Il est extrêmement facile pour l'utilisateur de se glisser dans le processus et de fausser les résultats, ce qui peut conduire à surpayer ou à sous-payer vos commerciaux.  

Avec Compass, vous pouvez facilement élaborer des programmes d'incitation complexes en quelques clics, avec la familiarité d'Excel.  

3.Manque de visibilité et de transparence en temps réel  

Sur les feuilles Excel ou même leurs versions en ligne, à moins que quelqu'un ne les mette à jour manuellement chaque minute, les données deviennent rapidement obsolètes. Les feuilles Excel ne sont pas connectées aux CRM et aux ERP et ne peuvent donc pas être mises à jour en temps réel. Par conséquent, il n'y a pas de transparence ou de visibilité des données.   

Avec Compass, les commerciaux, les managers, les administrateurs, les équipes RH, l'équipe financière et la direction ont accès en temps réel aux relevés de primes. Le fait d'avoir ces données à portée de main motive les commerciaux à voir ce qu'ils ont gagné et comment ils peuvent gagner plus.

En plus de motiver votre équipe de vente, Compass offre une transparence totale sur les calculs réels qui se cachent derrière les chiffres, et votre équipe peut faire confiance aux chiffres qu'elle voit parce qu'elle a une visibilité sur la façon dont ils sont calculés. 

4. Pas à l'échelle  

Les experts décrivent Excel comme un langage de programmation fonctionnel. Même si Excel combine l'analyse de données, la visualisation et la programmation, il ne fonctionne bien que lorsque les données sont peu nombreuses et limitées à des centaines d'enregistrements, qu'elles peuvent être saisies manuellement ou copiées et collées, et que la logique est plus mathématique que complexe.   

Les organisations sont confrontées à des défis importants lorsqu'elles essaient de créer un logiciel d'incitation dans Excel qui nécessite une logique complexe, ce qui rend impossible le calcul des incitations à grande échelle.  

Avec Compass, vous bénéficiez du meilleur d'Excel, comme une interface intuitive avec des variables et des options de paiement, et il est évolutif pour les petites et gigantesques entreprises ainsi que pour les start-ups.  

5. Coûteux  

Lorsque vous utilisez Excel pour calculer les incitations à la vente, vous mettez en œuvre des ressources importantes, de la technologie, des ressources humaines et du temps, et ces ressources ont un coût associé.  

Sachant que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, chaque fois que vous rencontrez une erreur, vous devez à nouveau supporter le coût de toutes ces ressources, ce qui rend la situation non rentable à tous les niveaux et rompt l'équilibre.   

Avec Compass, vous pouvez automatiser le processus et toutes les modifications peuvent être traitées en quelques clics. Cela permet également de gagner beaucoup de temps, d'éliminer les inexactitudes et de permettre à votre équipe de se consacrer à d'autres domaines essentiels de l'entreprise. 

6. Non contrôlable  

Êtes-vous déjà revenu à votre feuille Excel pour découvrir qu'elle n'était pas comme vous l'aviez laissée ? Ou avez-vous déjà écrasé votre formule pour trouver #ERROR ! dans les cellules ? Si cela vous donne un sentiment de déjà-vu, laissez-moi vous dire que vous n'êtes pas seul.  

Excel n'offre pas d'historique de toutes les modifications apportées à chaque cellule, et vous ne pouvez pas savoir qui a effectué les modifications ni même s'il avait l'autorisation de le faire. Il n'est pas non plus possible de mettre en place une chaîne de soutien. Bien que Google Sheets ait introduit des fonctionnalités permettant de résoudre ces problèmes, il est impossible de vérifier l'historique des modifications apportées à chaque cellule.   

Avec Compass, vous pouvez facilement suivre l'historique et faciliter l'audit en montrant aux utilisateurs qui a modifié quoi et quand. Il facilite également l'automatisation et vous permet d'ajouter facilement une hiérarchie d'approbation. 

7. Non partageable  

Excel est facile à partager, n'est-ce pas ? Il suffit de le déposer en pièce jointe dans un courriel.  

C'est peut-être le cas. Mais pas lorsque vous avez une équipe massive de centaines et de milliers d'employés qui veulent accéder au même fichier. C'est là qu'Excel s'effondre. Vous pouvez créer une feuille de calcul de motivation dans Excel pour votre entreprise, mais qu'en est-il si vous voulez la partager avec 50000 représentants ?  

Imaginez maintenant que ces représentants soient regroupés dans 15 plans d'intéressement différents. Ajoutez à cela la complexité du fait que les chefs d'équipe peuvent voir les primes des membres de leur équipe, mais pas celles des autres membres de l'équipe.   

Vous pouvez créer votre feuille de calcul Excel, mais vous ne pouvez pas la diviser et la partager de manière à ce que les utilisateurs ne puissent voir que les informations dont ils ont besoin. C'est précisément ce qui le rend non partageable et difficile.  

Avec Compass, vous disposez d'un contrôle de l'utilisateur. Vous pouvez contrôler qui voit quelles données et celles-ci sont toujours partagées entre les parties prenantes. 

8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc.  

Excel, malgré ses versions en ligne, n'est pas connecté. Les calculs d'incitation complexes nécessitent des données en temps réel pour toutes les sources telles que le CRM, l'ERP et la paie.Il est pratiquement impossible d'extraire les données de ces sources, de les traiter et de les mettre à jour en temps réel. Ce processus est lent, manuel, sujet aux erreurs et n'est pas en temps réel.  

Avec Compass, vous pouvez facilement extraire ces données de vos systèmes existants. Vous pouvez intégrer Compass via des webhooks, des API ou des SDK. Liez et ajoutez des filtres de porte en cas de sources de données multiples. 

9. Pas conçu pour l'information financière et la conformité légale  

Excel est un outil commercial conçu pour les calculs mathématiques avec un mécanisme simple d'entrée, de traitement et de sortie. Il ne permet pas de configurer les implications fiscales, encore moins en fonction des tranches ou des zones géographiques, et rend les rapports financiers et la conformité légale indépendants du calcul et des paiements des incitations.  

Avec Compass, en plus de permettre un calcul équitable, sans erreur et transparent des incitations, il prend en charge l'authentification de l'utilisateur et toutes les mesures de sécurité telles que GDPR ou ISO, et gère les implications fiscales géographiques et la conformité. 

10. Impossibilité d'automatiser les paiements  

Excel est un outil de calcul qui peut vous aider à calculer l'incitation finale. Il ne peut pas aller plus loin. Le calcul de l'intéressement reste indépendant desdes versements de l'intéressement.  

Pour traiter les paiements, vous devrez les débloquer manuellement par l'intermédiaire de la banque ou de cartes-cadeaux, ce qui laisse de nombreuses possibilités d'erreurs manuelles. Excel ne vous permet pas de le connecter à des API ou à des passerelles de paiement pour traiter les paiements.  

Avec Compass, vous pouvez gérer les implications fiscales géographiques et la conformité avant les paiements incitatifs. Vous pouvez envisager tous les types de paiements incitatifs, comme les virements bancaires, un catalogue de récompenses de plus de 20000 cartes cadeaux numériques, cartes prépayées, expériences et portefeuilles dans plus de 80 pays, des notes de crédit ou de bons vieux virements bancaires. Les paiements peuvent être gérés de manière transparente dans plusieurs zones géographiques et dans plusieurs devises. 

11. Pas conçu pour les mesures d'incitation  

Excel est une toile blanche à deux dimensions. Il ne peut pas gérer des calculs complexes couplés à des couches de logique. Vous devrez recourir à des dizaines et des dizaines d'ifs et d'index imbriqués pour parvenir à la valeur finale. Dieu vous garde de vous tromper dans l'un de ces 20.  

Avec Compass, vous pouvez rapidement construire une logique avec n nombre de variables où votre seule entrée est de définir la variable, et Compass s'occupera du reste. Outre le calcul facile des primes, Compass vous aide àmotiver vos commerciaux grâce à des concours de vente ludiquesavec une bibliothèque de modèles à choisir. Compass est également conçu pour gérer des implications fiscales complexes dans différentes zones géographiques et tranches d'imposition, afin de permettre des paiements transparents. 

5 avantages clés de la mise en œuvre d'un système de calcul des incitations 

Voici un tableau comparatif qui montre les avantages de l'installation d'un système de calcul des incitations pour différents personas. 
 

Comment passer d'Excel à un système d'incitation automatisé ? 

Passer d'Excel à un système d'incitation automatisé peut améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des récompenses. Voici un guide simple sur la manière d'effectuer cette transition. 

1. Comprendre le besoin d'automatisation 

Tout d'abord, il faut savoir pourquoi l'automatisation est bénéfique. Les systèmes automatisés permettent de gérer et de suivre les primes plus efficacement qu'Excel. Ils réduisent les erreurs et font gagner du temps en automatisant des tâches telles que la distribution des récompenses et le suivi des performances. 

2. Choisir la bonne plateforme 

Sélectionnez une plateforme d'automatisation des programmes d'incentive qui réponde à vos besoins. Recherchez des fonctionnalités telles que l'analyse en temps réel, des programmes personnalisables et une intégration facile avec des systèmes existants tels que les logiciels de gestion de la relation client ou des ressources humaines. Vous aurez ainsi la certitude que la plateforme peut répondre à vos besoins spécifiques. 

3. Fixer des règles et des critères clairs 

Définissez les règles de vos programmes d'incitation. Il s'agit notamment de définir des mesures de performance et des critères d'éligibilité pour les récompenses. Des lignes directrices claires aideront le système à calculer les primes avec précision. 

4. Intégrer les sources de données 

Connectez le système d'automatisation à vos sources de données. Il peut s'agir de données sur les ventes, de mesures des performances des employés ou d'interactions avec les clients. L'intégration permet au système d'accéder en temps réel aux données nécessaires au calcul des récompenses. 

5. Automatiser les calculs et les notifications 

Une fois configuré, le système doit calculer automatiquement les récompenses en fonction des critères définis. Il doit également envoyer des notifications aux employés ou aux partenaires lorsqu'ils franchissent des étapes ou obtiennent des primes. 

6. Contrôler les performances et les ajuster si nécessaire 

Utilisez les outils d'analyse fournis par la plateforme pour suivre les performances du programme. Examinez régulièrement les taux de participation et l'efficacité des récompenses. Ces informations vous aideront à faire des ajustements pour optimiser vos stratégies d'incitation. 

7. Formez votre équipe 

Assurez-vous que votre équipe comprend comment utiliser le nouveau système. Fournissez une formation sur la manière d'accéder à leurs mesures de performance et de comprendre la structure d'incitation. Cela encouragera l'engagement et la responsabilisation des participants. 

En suivant ces étapes, vous pouvez passer en douceur de l'utilisation d'Excel à un système d'incitation automatisé, améliorant ainsi l'efficacité de votre programme. Prenons l'exemple de Mahindra Finance. L'entreprise est passée à un système de calcul des primes et a constaté une diminution de 98 % des erreurs de calcul. 

Compass , un système fiable de calcul des incitations 

Compass est un système efficace de calcul des primes pour les Chief Revenue Officers (CRO) et les départements des ressources humaines (RH). Voici comment il profite à chacun d'entre eux : 

Pour les directeurs financiers 

• Intégration avec les systèmes de paie: Compass peut s'intégrer de manière transparente à divers systèmes de paie, tels que QuickBooks, Oracle Netsuite et Stripe. Cela permet aux directeurs financiers de planifier et d'envoyer les paiements de commissions aux représentants commerciaux de manière efficace. 
• Rationalisation des paiements de masse : Le système permet de traiter plusieurs transactions à la fois. Cette fonction réduit le travail manuel et permet de gagner un temps précieux, ce qui rend le processus de paiement plus efficace. 
• Prise en charge de plusieurs devises : Compass prend en charge les transactions dans plusieurs devises, ce qui est avantageux pour les entreprises opérant à l'échelle internationale. 
• Des rapports détaillés : La plateforme génère des rapports détaillés qui fournissent des informations sur le retour sur investissement (ROI) des plans de commission. Cela permet aux équipes financières de prendre des décisions éclairées concernant les futures allocations budgétaires. 
• Conformité fiscale et sécurité des données : Compass calcule et retient automatiquement les taxes en fonction des réglementations locales. Il assure également le cryptage des données afin de protéger les informations de paiement sensibles et de maintenir la conformité avec des normes telles que la norme ASC 606. 

Pour les RH 

• Gestion complète des performances de vente: Compass offre une solution complète de gestion des performances commerciales, favorisant une culture de compétition et de collaboration au sein des équipes de vente. 
• Création rapide de plans de rémunération : Les RH peuvent créer rapidement des plans de rémunération compétitifs à l'aide de modèles préétablis. Cela permet de procéder à des ajustements en fonction de l'évolution de la situation économique, sans longs délais. 
• Transparence des plans de rémunération : Le système offre une visibilité sur l'ensemble du plan d'incitation, ce qui permet d'éliminer les litiges sur les calculs et les gains potentiels. Cette transparence renforce le moral des employés. 
• Paiements en temps voulu : Compass veille à ce que les primes soient versées à temps, remplaçant ainsi les feuilles de calcul encombrantes et permettant de mettre en place des plans de commission sans erreur à grande échelle. 
• Analyse de l'efficacité : les RH peuvent analyser la performance des plans d'incitation en temps réel, à l'aide de tableaux de bord et de rapports de comparaison, afin de mesurer leur efficacité et de procéder aux ajustements nécessaires. 

Compass améliore l'efficacité du calcul des primes pour les ORC et les professionnels des ressources humaines en automatisant les processus, en fournissant des informations précieuses et en garantissant la conformité avec les réglementations financières. 

Conclusion 

Excel, bien qu'étant un outil polyvalent, présente des limites lorsqu'il s'agit de calculer des incitations complexes. Le risque d'erreurs manuelles, le manque de données en temps réel et les difficultés d'évolutivité peuvent poser des problèmes importants.  

La mise en place d'un système de calcul des primes offre de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. En automatisant les tâches manuelles, en garantissant la précision et en fournissant des données précieuses pour l'optimisation du programme, ces systèmes peuvent améliorer de manière significative la gestion de votre programme de stimulation. 

Compass propose une solution qui rationalise les processus de calcul des primes, automatise les paiements et améliore la transparence et la précision. Grâce à Compass, les entreprises peuvent dynamiser leurs équipes de vente, réduire les délais de traitement, augmenter la productivité et éliminer l'opacité de la communication, tout en garantissant la précision du calcul des primes. 

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