حساب الحوافز في أوراق Excel: 11 مشكلة شائعة وكيفية إصلاحها

هيمن حساب الحوافز في Excel على سوق جداول البيانات منذ تسعينيات القرن الماضي، ولا يزال أداة قوية لتحليل البيانات. إنه أداة قوية للتعامل مع مختلف الحسابات المالية وحسابات العمولات. 

لا تفهمنا بشكل خاطئ. برنامج Excel رائع لأن: 

1. إنه متعدد الاستخدامات
2. يجعل تجميع البيانات أمرا سهلا 
3. دعنا نلخص البيانات ونتصورها 
4. يدعم الصيغ
5. يستخدم في جميع أنحاء العالم

ومع ذلك، فقد وجدت إحدى الدراسات أن 88% من جميع جداول البيانات تحتوي على خطأ أو أكثر من الأخطاء الفادحة. ألا نتذكر جميعًا كارثة "حوت لندن" التي وقعت في عام 2012، حيث تكبّد بنك JP Morgan خسارة تداول بقيمة 6 مليارات دولار أمريكي بسبب خطأ في برنامج Excel.

لذا، سواء كنت تدير عمولات المبيعات أو مكافآت الموظفين أو غيرها من الحوافز، يمكن لبرنامج Excel تبسيط العملية. ومع ذلك، مثل أي برنامج، فهو ليس بمنأى عن المشاكل.

سنستكشف في هذه المدونة المشاكل الشائعة التي يواجهها الأشخاص عند حساب الحوافز في Excel وسنقدم حلولاً لإصلاحها.

مشاكل حساب الحوافز في أوراق Excel وكيف يساعد Xoxoday Compass في حلها

لم يتم تصميم جداول البيانات أبدًا لحساب الحوافز. لقد تم تصميمها لأتمتة الحسابات الرياضية البسيطة، والتي كانت تحتوي على رياضيات أكثر من المنطق. لم يتم بناؤها أبدًا كلغة برمجة ثقيلة يمكنها تبسيط 28 مستوى من مستويات ifs المتداخلة.

لذا، دعونا نتوقف عن إجبارهم على فعل شيء ليس من المفترض أن يفعلوه.

فيما يلي المشاكل الشائعة في حساب الحوافز في أوراق Excel وكيف Xoxoday Compass يساعد في إصلاحها.

1. يدوي ويستغرق وقتاً طويلاً 
2. عرضة للخطأ البشري 
3. يفتقر إلى الرؤية والشفافية في الوقت الفعلي 
4. غير مصمم للمقياس 
5. مكلف
6. غير قابل للتدقيق 
7. غير قابل للمشاركة 
8. لا يتكامل مع أنظمتك الحالية مثل ERP و CRMs وما إلى ذلك. 
9. غير مصمم لإعداد التقارير المالية والامتثال القانوني 
10. لا يمكن أتمتة المدفوعات 
11. غير مصممة للحوافز 

1. يدوي ويستغرق وقتاً طويلاً 

لا يمكن لأوراق Excel استيراد البيانات من المصادر الموجودة ويجب إدارتها يدويًا، وهو أمر ممل ويستغرق وقتًا طويلاً ويترك مجالاً واسعًا للخطأ اليدوي. 

يجب نسخ البيانات المراد تحليلها ولصقها، أو الأسوأ من ذلك، إدخالها يدويًا. يمكن القيام بذلك بالنسبة لعدد قليل من الممثلين دون بذل جهد يذكر، ولكن مع زيادة الصفوف والأعمدة في البيانات، يصبح الأمر مستحيلًا تقريبًا، مما يجعل الأمر بطيئًا للغاية. 

2. عرضة للخطأ البشري 

إلى جانب كونه يستهلك الكثير من الوقت، فإن أوراق Excel عرضة للأخطاء اليدوية. فهو ليس لغة ترميز في المقام الأول ويمكنه فقط التعامل مع الحسابات الرياضية المعقدة وليس المنطق المعقد. 

حساب الحوافز هو العكس تمامًا. فهو أكثر منطقًا وأقل رياضيات. هذا هو بالضبط المكان الذي يتطلب تدخلاً بشريًا. هذا هو المكان الذي ينشئ فيه محلل الأعمال استعلامًا يحتوي على 50 فهرسًا و25 حالة متداخلة لحساب الحافز. لا سمح الله إذا حدث خطأ في أحدها. من السهل جدًا أن يتسلل خطأ المستخدم إلى العملية ويؤدي إلى تحريف النتائج، مما قد يؤدي إلى دفع مبالغ زائدة أو أقل من اللازم لمندوبي المبيعات لديك. 

3. تفتقر إلى الرؤية والشفافية في الوقت الحقيقي 

في أوراق Excel أو حتى إصداراته عبر الإنترنت، ما لم يقم شخص ما بتحديثها يدويًا كل دقيقة، سرعان ما تصبح البيانات قديمة. لا يتم توصيل أوراق Excel بأجهزة إدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات المباشرة، وبالتالي لا يمكن تحديثها في الوقت الفعلي. ونتيجة لذلك، لا توجد شفافية أو رؤية للبيانات.  

4. غير مصمم للمقياس 

يصف الخبراء Excel بأنه لغة برمجة وظيفية. على الرغم من أن Excel يجمع بين تحليل البيانات والتصور والبرمجة معًا، إلا أنه يعمل بشكل جيد فقط عندما تكون البيانات صغيرة ومحدودة بمئات السجلات، ويمكن إدخالها يدويًا أو يمكن نسخها ولصقها، ويكون المنطق رياضيًا أكثر منه معقدًا.  

تواجه المؤسسات تحديات كبيرة عندما تحاول بناء برامج حوافز ضمن برنامج Excel الذي يتطلب منطقاً معقداً، مما يجعل من المستحيل حساب الحوافز على نطاق واسع. 

5. باهظة الثمن 

عند استخدامك لبرنامج Excel لحساب حوافز المبيعات، فإنك تضع موارد وتقنيات وموارد بشرية ووقتًا كبيرًا، وهذه الموارد لها تكلفة مرتبطة بها. 

إذا أخذنا في الاعتبار أن 88% من جداول البيانات تحتوي على أخطاء، ففي كل مرة تصادف فيها خطأ، فإنك تتكبد تكلفة كل هذه الموارد مرة أخرى، مما يجعلها غير اقتصادية على جميع المستويات، وبالتالي اختلال التوازن.  

6. غير قابل للتدقيق 

هل سبق لك العودة إلى ورقة Excel الخاصة بك لتكتشف أنها ليست كما تركتها من قبل؟ أو هل سبق لك أن قمت بالكتابة فوق الصيغة الخاصة بك فقط لتجد #ERROR! عبر الخلايا؟ إذا كان هذا يمنحك إحساسًا بالديجا فو، دعني أخبرك أنك لست وحدك. 

لا يقدم Excel تاريخًا لكل تغيير تم إجراؤه على كل خلية، ولا يمكنك معرفة من قام بالتغييرات أو ما إذا كان لديه الموافقة على القيام بذلك. لا يمكنك أيضًا إعداد سلسلة دعم. على الرغم من تقديم جداول بيانات Google Sheets ميزات للتغلب على هذه المشاكل، إلا أن التحقق من سجل التغييرات للخلايا الفردية أمر مستحيل.  

7. غير قابل للمشاركة 

من السهل مشاركة Excel، أليس كذلك؟ فقط ضعه كمرفق في رسالة بريد إلكتروني. 

ربما يكون كذلك. ولكن ليس عندما يكون لديك فريق ضخم من مئات وآلاف الموظفين الذين يريدون الوصول إلى نفس الملف. هذا هو المكان الذي ينهار فيه Excel. يمكنك إنشاء جدول بيانات تحفيزي في Excel لشركتك، ولكن ماذا لو كنت تريد مشاركته مع 50000 مندوب؟ 

والآن، تخيل أن هؤلاء الممثلين تم تجميعهم في 15 خطة حوافز مختلفة. أضف الآن التعقيد المتمثل في قدرة قادة الفرق على رؤية حوافز أعضاء فريقهم دون أعضاء الفريق الآخرين.  

يمكنك إنشاء جدول بيانات Excel الخاص بك، ولكن لا يمكنك تقسيمه ومشاركته بطريقة تمكن المستخدمين من رؤية المعلومات التي يحتاجون إلى رؤيتها فقط. هذا هو بالضبط ما يجعلها غير قابلة للتقسيم والتحدي. 

8. لا يتكامل مع أنظمتك الحالية مثل تخطيط موارد المؤسسات، وإدارة علاقات العملاء، وما إلى ذلك. 

برنامج Excel، على الرغم من إصداراته على الإنترنت، غير متصل. تحتاج حسابات الحوافز المعقدة إلى بيانات في الوقت الفعلي لجميع المصادر مثل إدارة علاقات العملاء، وتخطيط موارد المؤسسات، وكشوف المرتبات. يكاد يكون من المستحيل استخراج البيانات من هذه المصادر والعمل عليها وتحديثها في الوقت الفعلي. هذه العملية بطيئة ويدوية ومعرضة للأخطاء وليست في الوقت الحقيقي. 

9. غير مصمم لإعداد التقارير المالية والامتثال القانوني 

Excel هو أداة عمل مصممة للحسابات الرياضية بآلية إدخال ومعالجة وإخراج بسيطة. وهو لا يسمح لك بتكوين الآثار الضريبية، ناهيك عن أنه لا يسمح لك بتكوين الآثار الضريبية، ناهيك عن استناده إلى الشرائح أو المناطق الجغرافية، ويجعل إعداد التقارير المالية والامتثال القانوني مستقلاً عن حساب الحوافز والمدفوعات. 

10. لا يمكن أتمتة المدفوعات 

Excel هو أداة حسابية يمكن أن تساعدك في حساب الحافز النهائي. ولا يمكن أن تتجاوز ذلك بخطوة واحدة. فهو يبقي حساب الحوافز مستقلاً عن مدفوعات الحوافز. 

لمعالجة المدفوعات، سيتعين عليك تحرير المدفوعات يدويًا من خلال البنك أو من خلال بطاقات الهدايا، مما يترك الكثير من الفرص للأخطاء اليدوية. لا يسمح لك Excel بتوصيله بأي واجهات برمجة تطبيقات أو واجهات برمجة تطبيقات أو عمليات دفع لمعالجة المدفوعات. 

11. غير مبني للحوافز 

Excel عبارة عن لوحة فارغة ذات بعدين. لا يمكنه التعامل مع العمليات الحسابية المعقدة المقترنة بطبقات من المنطق. سيتعين عليك اللجوء إلى استخدام 10 و20 من الفرضيات والفهارس المتداخلة للوصول إلى القيمة النهائية. لا سمح الله إذا أخطأت في واحدة من تلك الـ 20. 

دراسة حالة: تعمل علامة تجارية ألمانية للسيارات الفاخرة على تحسين مبيعاتها من خلال أتمتة الحوافز

واجهت إحدى شركات السيارات الفاخرة تحدي التواصل الفعال مع برامج عمولتها وإشراك فريق مبيعاتها الذي يتوسع باستمرار والموزع على 33 موقعاً مختلفاً من مواقع الامتياز. وقد سعت الشركة إلى إيجاد منصة موحدة لمساعدة فريق المبيعات لديها في التنقل بين برامج الحوافز وتعزيز التواصل مع فريق المبيعات من أصحاب الامتياز.

حل

لجأت العلامة التجارية للسيارات الفاخرة إلى Compass لتعزيز إنتاجية مندوبي المبيعات من خلال نهج متعدد الأوجه. Compass وفّر مركزاً مركزياً للتواصل السلس لبرامج التعويضات، وعمليات توزيع الحوافز المبسطة لمندوبي المبيعات في جميع أنحاء البلاد، وزيادة الشفافية فيما يتعلق بالحوافز المكتسبة.

نتيجة

Compass دورًا محوريًا في تعزيز المشاركة داخل فريق مبيعات العلامة التجارية للسيارات الفاخرة من خلال تقديم ميزات مثل مجموعات المجتمع والنداءات والإشعارات وقوالب الألعاب. من خلال Compass ، حققت العلامة التجارية للسيارات الفاخرة ما يلي:

• إعداد برامج دفع الحوافز الشهرية لمديري المبيعات التنفيذيين وقادة الفرق.
• الحوافز المُدارة والموزعة من خلال فريق مركزي يستند إلى مبدأ توجيهي واحد.
• استفد من بوابة Plum، وهي بوابة استرداد شاملة، لتوفير أكثر من 1700 خيار للدفع، بما في ذلك بطاقات الهدايا ذات العلامات التجارية والبطاقات النقدية والتجارب وغيرها.
• إطلاق برامج تفاعلية ومسابقات ومسابقات تفاعلية ومسابقات ضمن مجموعات مختلفة.

تأثير

أسفر تطبيق Compass عن نتائج مهمة لعلامة السيارات الفاخرة، بما في ذلك:

• زيادة بنسبة 11% في مبيعات الوحدات في أقل من 90 يوماً.
• زيادة بنسبة 5% في عدد المؤهلين في أقل من 90 يومًا.
• معدل اعتماد مثير للإعجاب بنسبة 92.8% على الموقع الإلكتروني Compass من قبل فرق المبيعات.
• زيادة ملحوظة بنسبة 96.2% في اعتماد خيارات الدفع.

استنتاج

على الرغم من أن برنامج Excel أداة متعددة الاستخدامات، إلا أنه يواجه قيودًا عندما يتعلق الأمر بحسابات الحوافز المعقدة. فاحتمال حدوث أخطاء يدوية، ونقص البيانات في الوقت الحقيقي، والصعوبات في قابلية التوسع، يمكن أن تشكل تحديات كبيرة. 

Xoxoday Compass حلًا يعمل على تبسيط عمليات حساب الحوافز وأتمتة المدفوعات وتعزيز الشفافية والدقة. وبالاستفادة من Compass ، يمكن للشركات تعزيز فرق المبيعات لديها، وتقليل وقت المعالجة، وزيادة الإنتاجية، والقضاء على غموض التواصل، كل ذلك مع ضمان دقة حسابات الحوافز.