حساب الحوافز في أوراق Excel: 11 مشكلة شائعة وكيفية إصلاحها

هيمن حساب الحوافز في Excel على سوق جداول البيانات منذ تسعينيات القرن الماضي، ولا يزال أداة قوية لتحليل البيانات. إنه أداة قوية للتعامل مع مختلف العمليات المالية ووحسابات العمولات.  

لا تفهمنا بشكل خاطئ. برنامج Excel رائع لأن:  

1. إنه متعدد الاستخدامات 
2. يجعل تجميع البيانات أمرا سهلا  
3. دعنا نلخص البيانات ونتصورها  
4. يدعم الصيغ 
5. يستخدم في جميع أنحاء العالم 

ومع ذلك، وجدت إحدى الدراسات أن88% من جميع جداول البياناتتحتوي على خطأ أو أكثر من الأخطاء الفادحة. ألا نتذكر جميعًا كارثة "حوت لندن" التي وقعت في عام 2012، حيث تكبّد بنك JP Morgan خسارة تداول بقيمة 6 مليارات دولار أمريكي بسبب خطأ في برنامج Excel. 

لذا، سواء كنتإدارة عمولات المبيعاتأو مكافآت الموظفين أو غيرها من الحوافز، يمكن لبرنامج Excel تبسيط العملية. ومع ذلك، مثل أي برنامج، فهو ليس بمنأى عن المشاكل. 

سنستكشف في هذه المدونة المشاكل الشائعة التي يواجهها الأشخاص عند حساب الحوافز في Excel وسنقدم حلولاً لإصلاحها. 

مشاكل حساب الحوافز في أوراق Excel وكيف يساعد Compass في حلها 

لم يتم تصميم جداول البيانات أبدًا لحساب الحوافز. لقد تم تصميمها لأتمتة الحسابات الرياضية البسيطة، والتي كانت تحتوي على رياضيات أكثر من المنطق. لم يتم بناؤها أبدًا كلغة برمجة ثقيلة يمكنها تبسيط 28 مستوى من مستويات ifs المتداخلة. 

لذا، دعونا نتوقف عن إجبارهم على فعل شيء ليس من المفترض أن يفعلوه. 

فيما يلي المشاكل الشائعة في حساب الحوافز في أوراق Excel وكيفية ذلكCompassفي إصلاحها. 

1. يدوي ويستغرق وقتاً طويلاً  

لا يمكن لأوراق Excel استيراد البيانات من المصادر الموجودة ويجب إدارتها يدويًا، وهو أمر ممل ويستغرق وقتًا طويلاً ويترك مجالاً واسعًا للخطأ اليدوي.  

يجب نسخ البيانات المراد تحليلها ولصقها، أو الأسوأ من ذلك، إدخالها يدويًا. يمكن القيام بذلك بالنسبة لعدد قليل من الممثلين دون بذل جهد يذكر، ولكن مع زيادة الصفوف والأعمدة في البيانات، يصبح الأمر مستحيلًا تقريبًا، مما يجعل الأمر بطيئًا للغاية.  

باستخدام Compass يمكنك بسهولة التقاط البيانات المباشرة وتركها لـ Compass لحسابها تلقائيًا في الوقت الفعلي. 

2.عرضة للخطأ البشري  

إلى جانب كونه يستهلك الكثير من الوقت، فإن أوراق Excel عرضة للأخطاء اليدوية. فهو ليس لغة ترميز في المقام الأول ويمكنه فقط التعامل مع الحسابات الرياضية المعقدة وليس المنطق المعقد.  

حساب الحوافزهو العكس تماماً. فهو أكثر منطقًا وأقل رياضيات. هذا هو بالضبط المكان الذي يتطلب تدخلاً بشريًا. هذا هو المكان الذي ينشئ فيه محلل الأعمال استعلامًا يحتوي على 50 فهرسًا و25 حالة متداخلة لحساب الحافز.

لا سمح الله إذا أخطأ أحدهم. فمن السهل للغاية أن يتسلل خطأ المستخدم إلى العملية ويؤدي إلى تحريف النتائج، مما قد يؤدي إلى زيادة أو نقصان رواتب مندوبي المبيعات لديك.  

باستخدام Compass يمكنك بسهولة إنشاء برامج تحفيزية معقدة باستخدام برنامج Excel المألوف في غضون بضع نقرات.  

3.تفتقر إلى الرؤية والشفافية في الوقت الحقيقي  

في أوراق Excel أو حتى إصداراته عبر الإنترنت، ما لم يقم شخص ما بتحديثها يدويًا كل دقيقة، سرعان ما تصبح البيانات قديمة. لا يتم توصيل أوراق Excel بأجهزة إدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات المباشرة، وبالتالي لا يمكن تحديثها في الوقت الفعلي. ونتيجة لذلك، لا توجد شفافية أو رؤية للبيانات.   

مع Compass يتوفر لمندوبي المبيعات والمديرين والمشرفين وفرق الموارد البشرية وفريق الشؤون المالية والإدارة إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى بيانات الحوافز. إن وجود هذه البيانات متاحة بسهولة يحفز مندوبي المبيعات على معرفة ما كسبوه وكيف يمكنهم كسب المزيد.

بصرف النظر عن تحفيز فريق المبيعات لديك، يوفر Compass شفافية كاملة في الحسابات الفعلية وراء الأرقام، ويمكن لفريقك أن يثق في الأرقام التي يرونها لأن لديهم رؤية واضحة لكيفية حسابها. 

4. غير مصمم للمقياس  

يصف الخبراء Excel بأنه لغة برمجة وظيفية. على الرغم من أن Excel يجمع بين تحليل البيانات والتصور والبرمجة معًا، إلا أنه يعمل بشكل جيد فقط عندما تكون البيانات صغيرة ومحدودة بمئات السجلات، ويمكن إدخالها يدويًا أو يمكن نسخها ولصقها، ويكون المنطق رياضيًا أكثر منه معقدًا.   

تواجه المؤسسات تحديات كبيرة عندما تحاول بناء برامج حوافز ضمن برنامج Excel الذي يتطلب منطقاً معقداً، مما يجعل من المستحيل حساب الحوافز على نطاق واسع.  

مع Compass يمكنك الحصول على أفضل ما في Excel، مثل واجهة سهلة الاستخدام إلى جانب المتغيرات وخيارات الدفع، وهو قابل للتطوير للشركات الصغيرة والعملاقة والشركات الناشئة على حد سواء.  

5. باهظة الثمن  

عند استخدامك لبرنامج Excel لحساب حوافز المبيعات، فإنك تضع موارد وتقنيات وموارد بشرية ووقتًا كبيرًا، وهذه الموارد لها تكلفة مرتبطة بها.  

إذا أخذنا في الاعتبار أن 88% من جداول البيانات تحتوي على أخطاء، ففي كل مرة تصادف فيها خطأ، فإنك تتكبد تكلفة كل هذه الموارد مرة أخرى، مما يجعلها غير اقتصادية على جميع المستويات، وبالتالي اختلال التوازن.   

باستخدام Compass يمكنك أتمتة العملية، ويمكن التعامل مع جميع التغييرات ببضع نقرات فقط. كما أنه يوفر الكثير من الوقت ويقضي على عدم الدقة ويسمح لفريقك بقضاء الوقت في مجالات أخرى مهمة في العمل. 

6. غير قابل للتدقيق  

هل سبق لك العودة إلى ورقة Excel الخاصة بك لتكتشف أنها ليست كما تركتها من قبل؟ أو هل سبق لك أن قمت بالكتابة فوق الصيغة الخاصة بك فقط لتجد #ERROR! عبر الخلايا؟ إذا كان هذا يمنحك إحساسًا بالديجا فو، دعني أخبرك أنك لست وحدك.  

لا يقدم Excel تاريخًا لكل تغيير تم إجراؤه على كل خلية، ولا يمكنك معرفة من قام بالتغييرات أو ما إذا كان لديه الموافقة على القيام بذلك. لا يمكنك أيضًا إعداد سلسلة دعم. على الرغم من تقديم جداول بيانات Google Sheets ميزات للتغلب على هذه المشاكل، إلا أن التحقق من سجل التغييرات للخلايا الفردية أمر مستحيل.   

باستخدام Compass يمكنك بسهولة تتبع السجل وتسهيل التدقيق من خلال إظهار المستخدمين الذين قاموا بتغيير ماذا ومتى. كما أنه يسهل الأتمتة ويتيح لك إضافة تسلسل هرمي للموافقة بسهولة. 

7. غير قابل للمشاركة  

من السهل مشاركة Excel، أليس كذلك؟ فقط ضعه كمرفق في رسالة بريد إلكتروني.  

ربما يكون كذلك. ولكن ليس عندما يكون لديك فريق ضخم من مئات وآلاف الموظفين الذين يريدون الوصول إلى نفس الملف. هذا هو المكان الذي ينهار فيه Excel. يمكنك إنشاء جدول بيانات تحفيزي في Excel لشركتك، ولكن ماذا لو كنت تريد مشاركته مع 50000 مندوب؟  

والآن، تخيل أن هؤلاء الممثلين تم تجميعهم في 15 خطة حوافز مختلفة. أضف الآن التعقيد المتمثل في قدرة قادة الفرق على رؤية حوافز أعضاء فريقهم دون أعضاء الفريق الآخرين.   

يمكنك إنشاء جدول بيانات Excel الخاص بك، ولكن لا يمكنك تقسيمه ومشاركته بطريقة تمكن المستخدمين من رؤية المعلومات التي يحتاجون إلى رؤيتها فقط. هذا هو بالضبط ما يجعلها غير قابلة للتقسيم والتحدي.  

مع Compass، يمكنك الحصول على عناصر تحكم المستخدم. يمكنك التحكم في من يرى البيانات ويتم مشاركتها دائما بين المساهمين. 

8. لا يتكامل مع أنظمتك الحالية مثل تخطيط موارد المؤسسات، وإدارة علاقات العملاء، وما إلى ذلك.  

برنامج Excel، على الرغم من إصداراته على الإنترنت، غير متصل. تحتاج حسابات الحوافز المعقدة إلى بيانات في الوقت الفعلي لجميع المصادر مثل إدارة علاقات العملاء، وتخطيط موارد المؤسسات، وكشوف المرتبات.يكاد يكون من المستحيل استخراج البيانات من هذه المصادر والعمل عليها وتحديثها في الوقت الفعلي. هذه العملية بطيئة ويدوية ومعرضة للأخطاء وليست في الوقت الحقيقي.  

باستخدام Compass يمكنك بسهولة سحب هذه البيانات من أنظمتك الحالية. يمكنك دمج Compass عبر خطافات الويب أو واجهات برمجة التطبيقات أو حزم SDK. ربط وإضافة فلاتر البوابة في حالة تعدد مصادر البيانات. 

9. غير مصمم لإعداد التقارير المالية والامتثال القانوني  

Excel هو أداة عمل مصممة للحسابات الرياضية بآلية إدخال ومعالجة وإخراج بسيطة. وهو لا يسمح لك بتكوين الآثار الضريبية، ناهيك عن أنه لا يسمح لك بتكوين الآثار الضريبية، ناهيك عن استناده إلى الشرائح أو المناطق الجغرافية، ويجعل إعداد التقارير المالية والامتثال القانوني مستقلاً عن حساب الحوافز والمدفوعات.  

مع Compass بصرف النظر عن تمكين حسابات الحوافز العادلة والخالية من الأخطاء والشفافة، فإنه يعتني بمصادقة المستخدم وجميع التدابير الأمنية مثل اللائحة العامة لحماية البيانات أو ISO ويتعامل مع الآثار الضريبية الجغرافية والامتثال. 

10. لا يمكن أتمتة المدفوعات  

Excel هو أداة حسابية يمكن أن تساعدك في حساب الحافز النهائي. ولا يمكنها أن تتجاوز ذلك بخطوة واحدة. فهو يبقي حساب الحوافز مستقلاً عنمدفوعات الحوافز.  

لمعالجة المدفوعات، سيتعين عليك تحرير المدفوعات يدويًا من خلال البنك أو من خلال بطاقات الهدايا، مما يترك الكثير من الفرص للأخطاء اليدوية. لا يسمح لك Excel بتوصيله بأي واجهات برمجة تطبيقات أو واجهات برمجة تطبيقات أو عمليات دفع لمعالجة المدفوعات.  

مع Compass يمكنك التعامل مع الآثار الضريبية الجغرافية والامتثال الضريبي قبل دفعات الحوافز. يمكنك التفكير في أي أو جميع أنواع مدفوعات الحوافز مثل التحويلات المصرفية، أو كتالوج المكافآت الذي يضم أكثر من 20000 بطاقة هدايا رقمية، أو بطاقات الهدايا المدفوعة مسبقاً، أو البطاقات المدفوعة مسبقاً، أو التجارب، أو المحافظ في أكثر من 80 دولة، أو الأوراق الائتمانية، أو التحويلات المصرفية القديمة الجيدة. يمكن إدارة المدفوعات عبر مناطق جغرافية وعملات متعددة بسلاسة. 

11. غير مبني للحوافز  

Excel عبارة عن لوحة فارغة ذات بعدين. لا يمكنه التعامل مع العمليات الحسابية المعقدة المقترنة بطبقات من المنطق. سيتعين عليك اللجوء إلى استخدام 10 و20 من الفرضيات والفهارس المتداخلة للوصول إلى القيمة النهائية. لا سمح الله إذا أخطأت في واحدة من تلك الـ 20.  

باستخدام Compass يمكنك بناء منطق يحتوي على عدد n من المتغيرات بسرعة حيث يكون مدخلك الوحيد هو تحديد المتغير، وستتولى Compass الباقي. بصرف النظر عن سهولة حساب الحوافز، يساعدك Compass علىتحفيز مندوبي المبيعات لديك من خلال مسابقات المبيعات المُحَفِّزةمع مكتبة من النماذج للاختيار من بينها. تم إنشاء Compass أيضًا للتعامل مع الآثار الضريبية المعقدة عبر المناطق الجغرافية والشرائح الضريبية لتمكين الدفعات بسلاسة. 

5 فوائد أساسية لتطبيق نظام حساب الحوافز 

فيما يلي جدول مقارن يعرض فوائد تثبيت نظام حساب الحوافز لمختلف الأشخاص. 
 

كيف يمكن الانتقال من نظام Excel إلى نظام الحوافز الآلي؟ 

يمكن أن يؤدي الانتقال من نظام Excel إلى نظام الحوافز الآلي إلى تحسين الكفاءة والدقة في إدارة المكافآت. إليك دليل بسيط حول كيفية إجراء هذا الانتقال. 

1. فهم الحاجة إلى الأتمتة 

أولاً، تعرف على سبب فائدة الأتمتة. تساعد الأنظمة الآلية في إدارة الحوافز وتتبعها بشكل أكثر فعالية من برنامج Excel. فهي تقلل من الأخطاء وتوفر الوقت من خلال أتمتة المهام مثل توزيع المكافآت وتتبع الأداء. 

2. اختر المنصة المناسبة 

اختر منصة أتمتة الحوافز التي تناسب احتياجاتك. ابحث عن ميزات مثل التحليلات في الوقت الفعلي، والبرامج القابلة للتخصيص، وسهولة التكامل مع الأنظمة الحالية مثل إدارة علاقات العملاء أو برامج الموارد البشرية. سيضمن ذلك قدرة المنصة على التعامل مع متطلباتك الخاصة. 

3. وضع قواعد ومعايير واضحة 

حدد قواعد برامج الحوافز الخاصة بك. يتضمن ذلك تحديد مقاييس الأداء ومعايير الأهلية للحصول على المكافآت. ستساعد الإرشادات الواضحة النظام على حساب الحوافز بدقة. 

4. دمج مصادر البيانات 

قم بتوصيل نظام التشغيل الآلي بمصادر بياناتك. يمكن أن يشمل ذلك بيانات المبيعات أو مقاييس أداء الموظفين أو تفاعلات العملاء. يسمح التكامل للنظام بالوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي اللازمة لحساب المكافآت. 

5. أتمتة الحسابات والإشعارات 

بمجرد الإعداد، يجب أن يقوم النظام تلقائياً بحساب المكافآت بناءً على المعايير المحددة. كما يجب أن يرسل إشعارات إلى الموظفين أو الشركاء عندما يحققون إنجازات أو يكسبون حوافز. 

6. رصد الأداء وتعديله حسب الحاجة 

استخدم أدوات التحليلات التي توفرها المنصة لتتبع أداء البرنامج. راجع بانتظام معدلات المشاركة وفعالية المكافآت. ستساعدك هذه المعلومات على إجراء تعديلات لتحسين استراتيجيات الحوافز الخاصة بك. 

7. تدريب فريقك 

تأكد من فهم فريقك لكيفية استخدام النظام الجديد. قم بتوفير التدريب على كيفية الوصول إلى مقاييس الأداء الخاصة بهم وفهم هيكل الحوافز. سيشجع ذلك على المشاركة والمساءلة بين المشاركين. 

باتباع هذه الخطوات، يمكنك الانتقال بسلاسة من استخدام Excel إلى نظام الحوافز الآلي، مما يعزز كفاءة برنامجك وفعاليته. خذ Mahindra Finance كمثال. فقد انتقلوا إلى نظام حساب الحوافز ولاحظوا انخفاض الأخطاء في الحسابات بنسبة 98%. 

Compass كنظام موثوق لحساب الحوافز 

يُستخدم Compass كنظام فعال لحساب الحوافز لكل من الرؤساء التنفيذيين للإيرادات وأقسام الموارد البشرية. إليك كيفية الاستفادة من كل دور: 

للمديرين الماليين 

• التكامل مع أنظمة الرواتب: Compass التكامل بسلاسة مع أنظمة الرواتب المختلفة، مثل QuickBooks وOracle Netsuite وStripe. يتيح ذلك للمديرين الماليين جدولة مدفوعات العمولات وإرسالها إلى مندوبي المبيعات بكفاءة. 
• مدفوعات مجمّعة مبسّطة: يتيح النظام معالجة معاملات متعددة في وقت واحد. تقلل هذه الميزة من الجهد اليدوي وتوفر وقتاً ثميناً، مما يجعل عملية الدفع أكثر كفاءة. 
• دعم العملات المتعددة: تدعم Compass المعاملات بعملات متعددة، وهو أمر مفيد للشركات التي تعمل على نطاق دولي. 
• تقارير ثاقبة: تُنشئ المنصة تقارير مفصلة توفر رؤى حول العائد على الاستثمار (ROI) لخطط العمولة. وهذا يُمكِّن فرق الشؤون المالية من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مخصصات الميزانية المستقبلية. 
• الامتثال الضريبي وأمن البيانات: يحسب Compass الضرائب ويقتطعها تلقائياً بناءً على اللوائح المحلية. كما يضمن تشفير البيانات لحماية معلومات الدفع الحساسة، والحفاظ على الامتثال لمعايير مثل ASC 606. 

بالنسبة للموارد البشرية 

• إدارة شاملة لأداء المبيعات: Compass حلاً متكاملاً لإدارة أداء المبيعات، وتعزيز ثقافة تنافسية وتعاونية بين فرق المبيعات. 
• إنشاء خطة تعويضات سريعة: يمكن للموارد البشرية إنشاء خطط تعويضات تنافسية بسرعة باستخدام قوالب معدة مسبقًا. وهذا يسمح بإجراء تعديلات استجابة للظروف الاقتصادية المتغيرة دون تأخير طويل. 
• الشفافية في خطط التعويضات: يوفر النظام رؤية واضحة لخطة الحوافز بأكملها، مما يساعد في القضاء على الخلافات حول الحسابات والأرباح المحتملة. وتعزز هذه الشفافية معنويات الموظفين. 
• المدفوعات في الوقت المناسب: تضمن Compass أن يتم دفع مدفوعات الحوافز في الوقت المحدد، مما يحل محل جداول البيانات المرهقة ويتيح خطط عمولات خالية من الأخطاء على نطاق واسع. 
• تحليل الفعالية: يمكن للموارد البشرية تحليل أداء خطط الحوافز في الوقت الفعلي، باستخدام لوحات المعلومات وتقارير المقارنة لقياس فعاليتها وإجراء التعديلات اللازمة. 

تعمل Compass على تعزيز كفاءة حسابات الحوافز لكل من مديري حسابات الحوافز والمتخصصين في الموارد البشرية من خلال أتمتة العمليات وتوفير رؤى قيمة وضمان الامتثال للوائح المالية. 

في المخص: 

على الرغم من أن برنامج Excel أداة متعددة الاستخدامات، إلا أنه يواجه قيودًا عندما يتعلق الأمر بحسابات الحوافز المعقدة. فاحتمال حدوث أخطاء يدوية، ونقص البيانات في الوقت الحقيقي، والصعوبات في قابلية التوسع، يمكن أن تشكل تحديات كبيرة.  

يوفر تطبيق نظام حساب الحوافز مجموعة كبيرة من المزايا للشركات من جميع الأحجام. فمن خلال أتمتة المهام اليدوية، وضمان الدقة، وتوفير بيانات قيّمة لتحسين البرنامج، يمكن لهذه الأنظمة أن تعزز إدارة برنامج الحوافز بشكل كبير. 

تقدم Compass حلاً يعمل على تبسيط عمليات حساب الحوافز وأتمتة المدفوعات وتعزيز الشفافية والدقة. وبالاستفادة من Compass يمكن للشركات تعزيز فرق المبيعات لديها، وتقليل وقت المعالجة، وزيادة الإنتاجية، والتخلص من غموض التواصل، كل ذلك مع ضمان دقة حسابات الحوافز. 

الأسئلة الشائعة