Como automatizar as comissões de vendas e aumentar o desempenho das vendas

Como Diretor Executivo, está constantemente a fazer malabarismos entre satisfazer as necessidades imediatas da sua empresa e assegurar o crescimento a longo prazo - especialmente numa empresa em fase de arranque. Uma das decisões mais difíceis que terá de enfrentar é a de investir agressivamente em iniciativas orientadas para o futuro ou adotar uma abordagem mais conservadora e rentável. Um excelente exemplo deste dilema é a clássica decisão "construir versus comprar" quando se trata de soluções de software. 

Quando se adiciona tecnologia à sua pilha, a questão não é apenas se deve ser construída, mas se vale a pena. O desenvolvimento de uma plataforma de automatização de incentivos, por exemplo, requer tempo e recursos significativos - que podem ser mais bem empregues na criação do seu produto principal gerador de receitas. Por outro lado, confiar em soluções prontas a usar tem as suas próprias considerações. 

Historicamente, a criação de software personalizado tem sido um processo dispendioso e moroso - 53% dos projectos acabam por custar 189% mais do que o previsto e 31% são completamente cancelados. Apesar destes riscos, muitas empresas continuam a optar pelo desenvolvimento interno, subestimando frequentemente os desafios a longo prazo da manutenção e da escalabilidade. 

Então, porque é que esta luta vai para além da simples construção de uma plataforma de automatização de incentivos? O verdadeiro desafio reside na sua manutenção. Eis a razão: 

Porque é que o seu sistema interno de automatização das comissões de vendas vai falhar 

Seguem-se as razões pelas quais o seu sistema interno de automatização das comissões de vendas irá falhar. 

1. Não é ágil 

A maioria das organizações opera num cenário comercial em rápida mudança. As suas equipas de vendas têm promoções de vendas, lançamentos de produtos, alterações de preços e novos territórios para lançar. 

Para responder às necessidades comerciais em constante mudança, os programas de incentivos às vendas devem ser altamente dinâmicos. Afinal de contas, programas de comissões de vendas impulsionam os comportamentos de vendas. Por esta razão, efetuar alterações ao seu programa de comissões de vendas deve ser rápido e fácil. 

No entanto, sem um conhecimento profundo dos vários planos de incentivo de vendas e da sua estrutura lógica subjacente, é bastante difícil criar um sistema flexível onde as alterações solicitadas e os novos requisitos sejam incorporados rapidamente. A maioria dos softwares de cálculo de incentivos internos requerem uma revisão significativa do código ou uma nova conceção - mesmo para pequenas alterações que tornam todo o processo lento. 

E não se pode dar ao luxo de esperar várias semanas para que a sua equipa técnica faça alterações ou redesenhe totalmente a sua automatização interna. A maioria das equipas técnicas está bastante ocupada a criar o software que gera receitas para a organização e quaisquer alterações aos sistemas existentes são automaticamente descuradas. Conseguir que as alterações à sua solução interna sejam feitas à velocidade que necessita pode ser exaustivo. 

Não faz qualquer sentido que a sua equipa técnica decida fazer pequenas alterações nos programas de vendas 12 semanas após o pedido de alterações. 

2. Segurança dos dados e conformidade legal 

Os dados de incentivo às vendas são dados altamente sensíveis. Para calcular incentivos de vendaso sistema deve ter acesso a todas as transacções comerciais. Também requer acesso a dados confidenciais adicionais, como salários de empregados, estrutura de remuneração, etc. 

É fundamental ter um sistema que controle adequadamente o acesso dos utilizadores a planos de incentivos, dados relacionados com comissões e pagamentos. É muito importante ter um sistema que permita dar acesso à informação com base nas suas funções e antiguidade. 

No entanto, a implementação de um controlo de acesso adequado é apenas o primeiro passo. Também é necessário pensar na retenção de dados, nos relatórios seguros e na gestão de alterações. É improvável que a sua equipa técnica consiga acompanhar os pedidos de alterações aos planos de incentivos para pequenas edições, quanto mais para fazer alterações significativas a todo o software.  

É ainda mais improvável que tenham tempo para implementar uma encriptação adequada, políticas de retenção de dados, um registo de auditoria exaustivo, gateways de pagamento no caso de permitirem a automatização de pagamentos, o que é uma funcionalidade rara no caso de software construído internamente. 

Inevitavelmente, a segurança adequada dos dados irá impedir o fornecimento de um programa de comissões de vendas ágil, dinâmico e reativo e, consequentemente, de um software de cálculo de incentivos. Isto pode forçá-lo a comprometer a agilidade em detrimento da segurança - levando a decisões difíceis e a atrasos. 

3. Solução vulnerável 

Conceção de uma solução abrangente e flexível solução de cálculo de incentivos de vendas requer uma arquitetura única. Esta deve basear-se num pipeline de processamento de dados. Deve decompor o processo de cálculo das comissões em fases independentes, tais como a obtenção, a filtragem, o corte, o cálculo, a repartição e a apresentação. 

A maior parte das equipas de tecnologia fornecerá uma "solução funcional" com bastante rapidez. No entanto, à medida que são acrescentados requisitos adicionais, como a inclusão de níveis cumulativos, comissões divididas, concursos baseados em produtos e geografia, a sua solução interna pode começar a desmoronar-se.  

Poderá então ter de escolher entre as duas coisas mais perigosas, implementar uma solução rápida ou recorrer a uma extensa re-arquitetura do sistema para acomodar até mesmo pequenas alterações. (Já o avisámos sobre a queda de 31% do projeto, não foi?) 

Poderá também ter desacordos com a sua equipa técnica quando esta lhe explicar que "este tipo de alteração demorará 8 semanas" ou que "não suportamos este tipo de cálculo". Além disso, pode esperar alguns (ou muitos) custos ocultos no futuro (avisámo-lo sobre o custo de 189% do projeto). 

Todas estas limitações fazem com que o software de cálculo de incentivos criado internamente seja, na melhor das hipóteses, um movimento de automatização parcial e, na pior, caótico. 

Torna o seu software interno de cálculo de incentivos numa gloriosa folha de cálculo, na melhor das hipóteses. 

Se decidiu criar uma automatização interna das comissões de vendas, já sabe o custo de não automatizar as comissões de vendas. E os custos são enormes. E há muita coisa em jogo. Mas o que está mais em jogo é a oportunidade.

5 razões pelas quais precisa de um sistema de automatização de vendas 

1. Melhoria da visibilidade do processo de comissões de vendas

A adoção dos novos softwares de comissões de vendas garante o acesso em tempo real aos cálculos das comissões, para os representantes de vendas, os seus gestores e possivelmente qualquer pessoa na organização. O facto de ter esta informação prontamente disponível motiva os representantes a verem o que ganharam e a esforçarem-se por ganhar mais. Os gestores de vendas também podem motivar as suas equipas, mantendo-se atentos aos seus progressos. 

Compassajuda-o a turbinar as suas equipas de vendas, permite menos relatórios manuais e proporciona transparência nos cálculos reais por detrás dos números, o que ajuda os representantes a confiarem nos números que vêem, porque podem ver como são calculados com apenas um clique. Além disso, com os pagamentos automáticos, pode ter uma visão clara das tendências de resgate.

2. Aumento da produtividade das equipas de vendas e finanças 

A introdução manual de dados em folhas de cálculo deixa margem para erros e torna o processo extremamente lento e aborrecido. São necessárias horas e dias para calcular as comissões de todos os representantes. A possibilidade de erro humano provoca ceticismo. Os representantes de vendas passam horas a calcular, confirmar e reconfirmar as suas declarações de comissões finais com os seus gestores e equipas financeiras. Quando se tem uma força de trabalho maciça a gastar tanto tempo em actividades fúteis, isso leva à perda de eficiência, desperdício de tempo e esforço. 

Compass elimina a necessidade de intervenção humana no cálculo das comissões e no processo de pagamento, eliminando assim o erro do processo de comissões de vendas. Também permite que as equipas de vendas se concentrem nas vendas em vez de perderem tempo a calcular as suas comissões. 

A gestão manual das comissões limita a escalabilidade e o crescimento. As organizações enfrentam grandes desafios quando tentam criar um software de comissões no Excel que requer uma lógica complexa, tornando impossível o cálculo de comissões à escala. 

Com o Compass, obtém o melhor do excelente, como uma interface intuitiva, juntamente com variáveis, opções de pagamento e é escalável para pequenas e grandes empresas e empresas em fase de arranque. 

3. Maior exatidão em todo o processo das comissões 

Sabia que 88% das folhas de cálculo contêm erros. Isso é de loucos, não é? Imagine que calcula comissões no Excel para centenas de milhares de representantes de vendas e que 88% das mesmas estão incorrectas. O desperdício de recursos em termos de perda de tempo, esforços e dinheiro, juntamente com o caos que resulta em representantes de vendas desmotivados, é uma situação horrível.  

Agora imagine que isto acontece regularmente. O cálculo incorreto das comissões leva à insatisfação dos vendedores, o que resulta em elevadas taxas de rotatividade. Outro desafio que se coloca quando os pagamentos são efectuados manualmente é, em primeiro lugar, a possibilidade de erro ao efetuar o pagamento e a rigidez dos vales de caixa e de marca. 

A automatização reduz o erro humano - eliminando, em última análise, mais de 90% dos erros - para que possa ter confiança nos seus dados e nos factos que sustentam as suas decisões. 

Com Compasspode facilmente criar programas de comissões complexos com a familiaridade do Excel em apenas alguns cliques, libertar pagamentos em termos de transferências bancárias, notas de crédito ou cartões de oferta com a opção de resgatar entre mais de 20000 opções, reduzindo também a fricção constante entre as equipas de vendas, RH e finanças.

4. Melhor acesso a dados e conhecimentos críticos 

Com todas as transacções e cálculos a serem efectuados através do sistema, os sistemas de comissões permitem a elaboração de relatórios abrangentes sobre as informações relativas às comissões de vendas. Os painéis analíticos e de controlo permitem que os representantes de vendas, os chefes de equipa e a gestão analisem a informação disponível de várias formas. 

Compass torna-se instantaneamente a única fonte de verdade que garante que todos os elementos do ecossistema empresarial baseiam as decisões comerciais nos mesmos dados e obtêm informações sobre as acções. 

Compass fornece-lhe um painel de instrumentos e relatórios configuráveis que o ajuda a medir o que interessa com widgets configuráveis para administradores e utilizadores finais.  

Permite que os utilizadores administradores configurem widgets como o ROI do investimento, a participação no programa, a tabela de classificação, o desempenho regional, o desempenho da equipa e capacita os utilizadores finais com widgets que incluem tendências de ganhos, tabela de classificação da equipa, simulador de ganhos e muito mais. 

5. Conformidade fiscal e legal superior 

Quando se calculam manualmente as comissões no Excel, não é possível configurar as implicações fiscais, e muito menos integrar os dados com base em escalões ou regiões geográficas, tornando os relatórios financeiros e a conformidade legal independentes do cálculo das comissões e dos pagamentos. 

Compass, para além de permitir cálculos de incentivos justos, sem erros e transparentes, encarrega-se da autenticação do utilizador e de todas as medidas de segurança, como o RGPD ou a ISO, e trata das implicações fiscais geográficas e da conformidade 

A dura verdade é que não é possível ser estratégico, mesmo que esteja a gerir manualmente um aspeto do seu processo de vendas. Porque está concentrado em medidas tácticas em vez de estratégicas - e, pior ainda, os seus dados são estáticos, pelo que as suas decisões são reactivas em vez de proactivas, o que lhe custa centenas de dólares, uma vez que abandona os seus melhores representantes de vendas, tempo crítico e esforços cruciais. 

Como criar um sistema de automatização das comissões de vendas?  

Eis um quadro comparativo sobre a forma de o fazer: 
 

Superando desafios comuns na automatização de comissões de vendas com o Compass 

A automatização dos cálculos de comissões pode simplificar significativamente o seu processo de compensação de vendas, mas vem com o seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão os cinco principais obstáculos que as empresas enfrentam e como Compass ajuda a superá-los de forma eficaz. 

Desafio #1: Estruturas complexas da Comissão 

Muitas organizações têm planos de comissões complexos com vários níveis, bónus e excepções. Gerir estes planos manualmente é difícil, mas mesmo a automatização pode ser complicada se o sistema não estiver equipado para lidar com a complexidade. 

Desafio #2: Integração de dados 

Os pagamentos exactos de comissões dependem de uma integração perfeita de dados de várias fontes, como os sistemas CRM e ERP. A má qualidade dos dados ou a existência de registos não coincidentes podem levar a erros nos pagamentos de comissões.

Desafio #3: Resolução de litígios 

As disputas de comissões podem surgir devido a erros de cálculo, falhas de comunicação ou políticas pouco claras. A falta de transparência no acompanhamento das comissões pode frustrar as equipas de vendas e baixar o moral.

Desafio #4: Formação e adoção 

Mesmo a melhor ferramenta de automatização de comissões é ineficaz se a sua equipa de vendas não souber como a utilizar. A implementação de programas de formação pode consumir muito tempo, atrasando a adoção.

A terminar: 

Automatizar as comissões de vendas não tem apenas a ver com eficiência - tem a ver com exatidão, motivação e crescimento do negócio. Um sistema interno pode parecer uma medida de economia de custos, mas as despesas ocultas, os riscos de segurança e a falta de agilidade podem torná-lo uma batalha difícil. Compass elimina estes desafios com uma plataforma escalável e sem código que simplifica os cálculos de comissões, garante a conformidade e aumenta o desempenho das vendas. Se pretende impulsionar as vendas sem as dores de cabeça dos cálculos manuais ou do software interno inflexível, Compass é a sua solução ideal. 

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